Resolver o problema de disponibilidade mista de forma eficaz
Por Leo Giovanetti, Engenheiro Full Stack Sénior na Cal.com, com base na experiência adquirida durante os seus 12 anos numa grande empresa de software.
A disponibilidade é complicada. Pode ser uma pequena ou uma grande empresa, e pode ter investido muito para estar disponível para os seus clientes sempre que eles precisem de si, mas a realidade, mais cedo ou mais tarde, bate-lhe à porta: há MUITAS plataformas de calendário por aí, e não se pode obrigar nenhum cliente a usar a que você usa ou mesmo pensar em mudar a sua própria.
As plataformas de calendário são essenciais para qualquer negócio; gerir o tempo de forma eficiente é imprescindível, como diz o ditado familiar: tempo é dinheiro. Portanto, garantir que a sua disponibilidade para os clientes está bem organizada é fundamental para o seu negócio prosperar. Infelizmente, o vasto número de plataformas e a incapacidade de funcionarem bem em conjunto é um grande problema ao organizar a sua disponibilidade.
Considere o Google Calendar e o Microsoft Outlook. Dois dos suspeitos habituais. Suponha que a sua empresa depende inteiramente do Google Workspace, enviando e recebendo convites para organizar a sua disponibilidade. Tudo parece maravilhoso até que um cliente com Microsoft Outlook aparece. Existem alguns cenários; vamos examinar cada um.
Problema 1: Trabalho manual
Imagine ter de organizar manualmente uma reunião entre algumas pessoas por email ou mesmo pelo Slack. É aqui que entram mensagens do tipo "Estou disponível X horas na segunda e terça-feira", para as quais você recebe uma resposta amigável e calorosa "Oh, não estou disponível de todo na terça-feira, e estou disponível Y horas na segunda-feira apenas, você consegue fazer isso?", ao que você pode aceitar e ter de reorganizar tudo à volta ou continuar a roda viva de lançar disponibilidades esperando o melhor, mas ficando pior.
Sem mencionar quando tem de se encontrar com um grupo maior de pessoas, prepare-se para gastar um bom dia ou dois a ter de organizar essa reunião. É aí que você começa a esperar que todo esse esforço valha a pena, colocando uma pressão inconsciente para ter um bom resultado na reunião.
Não é um bom plano se você me perguntar. O que mais há?
Problema 2: Dificuldade de sincronização
Está tudo bem, o seu cliente foi gentil o suficiente para lhe dar uma conta na plataforma dele, então você deveria ser capaz de ver a disponibilidade dele imediatamente e encontrar o melhor horário possível. Mas espere, não é só você. Você precisa encontrar o melhor horário possível para 3-4 pessoas, talvez mais, à medida que mais partes interessadas entram na conversa. É aí que entra o seu solucionador de problemas e pensa que deve haver uma maneira de sincronizar o seu calendário com o que você tem na plataforma do cliente— a mesma plataforma para todos interessados em participar da reunião.
Felizmente, existem alguns scripts de sincronização automática que você pode configurar para resolver o seu problema, mas eles não são fáceis de configurar se você não tem conhecimentos de linguagens de programação. Você precisa estar mais claro sobre o que eles fazem internamente; e se eles enviarem cada evento agendado para um calendário externo, invadindo a sua privacidade? Esse é o tipo de comportamento fraudulento com o qual você precisa ter cuidado.
Além disso, esses scripts de sincronização não estão completos nem de longe. Você pode ter sorte o suficiente para configurá-los para sincronizar os seus eventos da sua plataforma para a plataforma dos seus clientes. No entanto, você vai precisar de outra ferramenta de sincronização para sincronizar os eventos da plataforma dos seus clientes para a sua plataforma, e você terá que manter ambas ao longo do tempo. As interfaces podem mudar, e os scripts devem ser atualizados conforme necessário e reconfigurados. Uma luta que eu não recomendo.
Deve haver uma maneira de resolver esse problema com facilidade, certo? Bem, há!
Solução Cal.com
A Cal.com especializa-se em criar e evoluir a melhor plataforma possível para agendamentos. Ponto. Não há nada na Cal.com que você não possa auditar, se precisar. É uma plataforma de Software Comercial Open Source (COSS) totalmente aberta para você usar. Oferecemos uma conta completamente gratuita para indivíduos, com todas as funcionalidades incluídas, mas também a melhor solução que você poderia encontrar para empresas.
Como resolve a Cal.com o problema da disponibilidade mista? Você tem a sua própria conta na plataforma Cal.com. A capacidade de conectar o seu Google Calendar e o seu calendário do Microsoft Outlook está tudo num só lugar. Então você cria diferentes tipos de eventos com os quais gostaria que qualquer pessoa o agendasse, incluindo Zoom ou talvez Google Meet. Uma verificação de quinze minutos, reuniões rápidas de trinta minutos, consultas recorrentes de cada duas semanas, reuniões de suporte noturnas com confirmação requerida, o que você puder imaginar. O cliente entra na sua página de perfil na plataforma Cal.com e escolhe um dia/horário de acordo com a sua disponibilidade mesclada de todos os seus calendários conectados, e é isso! Ambos recebem uma notificação por email, a reunião é criada no seu calendário principal, e a vida continua sem complicações.
Ah, mas e aquela reunião com mais de duas pessoas? Você pode criar equipes dentro da plataforma Cal.com e ter tipos de eventos tomando um posicionamento rotativo ou coletivo para melhor moldar o tipo de evento que você precisa oferecer ao seu cliente. Todos trazem a sua disponibilidade a partir dos seus calendários conectados para cada membro da equipe. Não é extremamente prático ter isso?
Além disso, juntamente com a funcionalidade de Workflow dentro da Cal.com, existe uma App Store para você moldar a sua disponibilidade e agendar como desejar. Que fixe é isso? Você quer sincronizar o seu CRM preferido com qualquer um que lhe agende um evento? Feito! Quer experimentar outra plataforma de vídeo para as suas reuniões? Está a um clique de distância. Quer fazer algo muito elaborado quando recebe uma nova reserva? Crie um novo fluxo de trabalho num instante. Sem mencionar a possibilidade de ser criativo e usar a API da Cal.com para gerir todos os aspectos que você precisar.
Escolha a sua própria aventura
Existem muitas opções para você dar uma oportunidade à plataforma Cal.com. Você pode sempre ir para a opção individual de SaaS para ver como funciona ou pedir uma demonstração. Existem também formas oficiais de testar a plataforma.
Para começar, você pode executar a sua própria plataforma nas suas instalações, tendo de manter a vigilância para obter correções e novas funcionalidades. Alternativamente, nós podemos executar uma instância para você, garantindo que se mantém atualizada, recebendo correções e novas funcionalidades conforme elas são disponibilizadas. E deixe-me recomendar pessoalmente o nível Enterprise. Essa é a melhor oferta, uma enorme vitória para todos, onde você consegue a melhor plataforma, e nós podemos continuar a trabalhar nela, beneficiando da comunidade Open Source.
