Por Leo Giovanetti, Engenheiro Full Stack Sénior na Cal.com, com base na experiência adquirida durante os seus 12 anos numa grande empresa de software.

A disponibilidade é complicada. Pode ser uma pequena ou uma grande empresa, e pode ter investido muito para estar disponível para os seus clientes sempre que eles precisem de si, mas a realidade, mais cedo ou mais tarde, bate-lhe à porta: há MUITAS plataformas de calendário por aí, e não se pode obrigar nenhum cliente a usar a que você usa ou mesmo pensar em mudar a sua própria.

As plataformas de calendário são essenciais para qualquer negócio; gerir o tempo de forma eficiente é imprescindível, como diz o ditado familiar: tempo é dinheiro. Portanto, garantir que a sua disponibilidade para os clientes está bem organizada é fundamental para o seu negócio prosperar. Infelizmente, o vasto número de plataformas e a incapacidade de funcionarem bem em conjunto é um grande problema ao organizar a sua disponibilidade.

Considere o Google Calendar e o Microsoft Outlook. Dois dos suspeitos habituais. Suponha que a sua empresa depende inteiramente do Google Workspace, enviando e recebendo convites para organizar a sua disponibilidade. Tudo parece maravilhoso até que um cliente com Microsoft Outlook aparece. Existem alguns cenários; vamos examinar cada um.

Problema 1: Trabalho manual

Imagine ter de organizar manualmente uma reunião entre algumas pessoas por email ou mesmo pelo Slack. É aqui que entram mensagens do tipo "Estou disponível X horas na segunda e terça-feira", para as quais você recebe uma resposta amigável e calorosa "Oh, não estou disponível de todo na terça-feira, e estou disponível Y horas na segunda-feira apenas, você consegue fazer isso?", ao que você pode aceitar e ter de reorganizar tudo à volta ou continuar a roda viva de lançar disponibilidades esperando o melhor, mas ficando pior.

Sem mencionar quando tem de se encontrar com um grupo maior de pessoas, prepare-se para gastar um bom dia ou dois a ter de organizar essa reunião. É aí que você começa a esperar que todo esse esforço valha a pena, colocando uma pressão inconsciente para ter um bom resultado na reunião. 

Não é um bom plano se você me perguntar. O que mais há?

Problema 2: Dificuldade de sincronização

Está tudo bem, o seu cliente foi gentil o suficiente para lhe dar uma conta na plataforma dele, então você deveria ser capaz de ver a disponibilidade dele imediatamente e encontrar o melhor horário possível. Mas espere, não é só você. Você precisa encontrar o melhor horário possível para 3-4 pessoas, talvez mais, à medida que mais partes interessadas entram na conversa. É aí que entra o seu solucionador de problemas e pensa que deve haver uma maneira de sincronizar o seu calendário com o que você tem na plataforma do cliente— a mesma plataforma para todos interessados em participar da reunião.

Felizmente, existem alguns scripts de sincronização automática que você pode configurar para resolver o seu problema, mas eles não são fáceis de configurar se você não tem conhecimentos de linguagens de programação. Você precisa estar mais claro sobre o que eles fazem internamente; e se eles enviarem cada evento agendado para um calendário externo, invadindo a sua privacidade? Esse é o tipo de comportamento fraudulento com o qual você precisa ter cuidado. 

Além disso, esses scripts de sincronização não estão completos nem de longe. Você pode ter sorte o suficiente para configurá-los para sincronizar os seus eventos da sua plataforma para a plataforma dos seus clientes. No entanto, você vai precisar de outra ferramenta de sincronização para sincronizar os eventos da plataforma dos seus clientes para a sua plataforma, e você terá que manter ambas ao longo do tempo. As interfaces podem mudar, e os scripts devem ser atualizados conforme necessário e reconfigurados. Uma luta que eu não recomendo. 

Deve haver uma maneira de resolver esse problema com facilidade, certo? Bem, há!

Solução Cal.com

A Cal.com especializa-se em criar e evoluir a melhor plataforma possível para agendamentos. Ponto. Não há nada na Cal.com que você não possa auditar, se precisar. É uma plataforma de Software Comercial Open Source (COSS) totalmente aberta para você usar. Oferecemos uma conta completamente gratuita para indivíduos, com todas as funcionalidades incluídas, mas também a melhor solução que você poderia encontrar para empresas.

Como resolve a Cal.com o problema da disponibilidade mista? Você tem a sua própria conta na plataforma Cal.com. A capacidade de conectar o seu Google Calendar e o seu calendário do Microsoft Outlook está tudo num só lugar. Então você cria diferentes tipos de eventos com os quais gostaria que qualquer pessoa o agendasse, incluindo Zoom ou talvez Google Meet. Uma verificação de quinze minutos, reuniões rápidas de trinta minutos, consultas recorrentes de cada duas semanas, reuniões de suporte noturnas com confirmação requerida, o que você puder imaginar. O cliente entra na sua página de perfil na plataforma Cal.com e escolhe um dia/horário de acordo com a sua disponibilidade mesclada de todos os seus calendários conectados, e é isso! Ambos recebem uma notificação por email, a reunião é criada no seu calendário principal, e a vida continua sem complicações.

Ah, mas e aquela reunião com mais de duas pessoas? Você pode criar equipes dentro da plataforma Cal.com e ter tipos de eventos tomando um posicionamento rotativo ou coletivo para melhor moldar o tipo de evento que você precisa oferecer ao seu cliente. Todos trazem a sua disponibilidade a partir dos seus calendários conectados para cada membro da equipe. Não é extremamente prático ter isso?

Além disso, juntamente com a funcionalidade de Workflow dentro da Cal.com, existe uma App Store para você moldar a sua disponibilidade e agendar como desejar. Que fixe é isso? Você quer sincronizar o seu CRM preferido com qualquer um que lhe agende um evento? Feito! Quer experimentar outra plataforma de vídeo para as suas reuniões? Está a um clique de distância. Quer fazer algo muito elaborado quando recebe uma nova reserva? Crie um novo fluxo de trabalho num instante. Sem mencionar a possibilidade de ser criativo e usar a API da Cal.com para gerir todos os aspectos que você precisar.

Escolha a sua própria aventura

Existem muitas opções para você dar uma oportunidade à plataforma Cal.com. Você pode sempre ir para a opção individual de SaaS para ver como funciona ou pedir uma demonstração. Existem também formas oficiais de testar a plataforma.

Para começar, você pode executar a sua própria plataforma nas suas instalações, tendo de manter a vigilância para obter correções e novas funcionalidades. Alternativamente, nós podemos executar uma instância para você, garantindo que se mantém atualizada, recebendo correções e novas funcionalidades conforme elas são disponibilizadas. E deixe-me recomendar pessoalmente o nível Enterprise. Essa é a melhor oferta, uma enorme vitória para todos, onde você consegue a melhor plataforma, e nós podemos continuar a trabalhar nela, beneficiando da comunidade Open Source.