Como uma equipa global deixou de perder potenciais clientes com elevado interesse — e fechou mais 20% de negócios

Visão geral

O agendamento não é apenas coordenação. É o momento em que o interesse de entrada se transforma em receita real e, para a Rankingonai.com, esse momento estava a falhar.

Com uma equipa distribuída globalmente e leads a chegar de vários fusos horários, o intervalo entre alguém manifestar interesse e conseguir falar numa chamada estava a custar negócios à Rankingonai.com. Eles resolveram isso fazendo com que esse intervalo desaparecesse por completo.

O desafio: perda de dinâmica no vai e vem

Para a Rankingonai.com, o problema nunca foi a procura. A fundadora Tanya Van Gastel costuma falar em conferências com mais de 500 pessoas sobre SEO e visibilidade de IA.

Quando um lead com elevado interesse, como um fundador de SaaS ou diretor de marketing, chegava ao site, estava pronto para agir. Mas se agendar uma chamada significasse esperar por um horário disponível, trocar e-mails ou lidar com a confusão dos fusos horários, essa prontidão evaporava-se rapidamente. As prioridades mudavam. Outras opções preenchiam o espaço, mesmo quando se criavam boas ligações offline.

"A ideia de andar manualmente para trás e para diante para definir a hora de uma reunião é penosa." Tanya Van Gastel, Fundadora, Rankingonai.com

Esse atrito tinha um custo real:

Os leads genuinamente interessados não convertiam e a equipa passava horas todas as semanas na coordenação que em nada contribuía para fechar negócios.

A Rankingonai.com optou por eliminar por completo o atrito no agendamento. Integraram o Cal.com diretamente nas suas páginas de destino para que os potenciais clientes pudessem agendar no momento em que estivessem prontos, sem e-mails de acompanhamento, sem salas de espera, sem vai e vem.

"Utilizamos o Cal.com para todas as chamadas de vendas, bem como para reuniões internas e externas. Está integrado em todas as nossas páginas de destino, para que os leads possam agendar instantaneamente connosco sem qualquer vai e vem, o que torna todo o processo fluido," Tanya Van Gastel

Também adicionaram perguntas de entrada personalizadas a cada fluxo de agendamento. Quando a chamada acontece, a equipa já sabe com quem está a falar, o que o potencial cliente está a tentar resolver e por que razão entrou em contacto, sem gastar os primeiros dez minutos de cada chamada a tentar perceber isso.

Os resultados: conversas mais rápidas, mais negócios fechados

A mudança mais imediata foi a velocidade. As conversas que costumavam demorar dias a agendar passaram a acontecer enquanto o interesse ainda era elevado, e essa diferença de tempo refletiu-se diretamente na receita.

"O Cal.com reduziu a perda de leads ao permitir que os potenciais clientes agendassem instantaneamente, o que aumentou a nossa taxa de fecho em cerca de 20%," Tanya Van Gastel

Essa velocidade não se reflete apenas nos números. Modela a forma como os potenciais clientes experienciam a Rankingonai.com desde a primeira interação. André Bastié, CEO da HappyScribe, notou isso pessoalmente:

Internamente, o impacto multiplicou-se. O tempo que costumava ser dedicado à coordenação de calendários passou a ser dedicado às vendas e à entrega. A alternância de contexto diminuiu. E a gestão de uma equipa distribuída globalmente em vários fusos horários, que antes era uma das maiores dores de cabeça operacionais, agora acontece de forma automática.

"O Cal provavelmente poupou-me mais de 20 horas por mês, para não falar na alternância de contexto que foi evitada ao resolver o problema do agendamento," Tanya Van Gastel

O resultado: o agendamento como motor de crescimento

O que começou como uma solução para um processo frustrante tornou-se numa infraestrutura essencial.

Ao encurtar a distância entre o interesse e a ação, a Rankingonai.com facilitou a interação dos potenciais clientes e tornou mais fácil para a sua equipa realizar o trabalho que realmente importa. Podem passar diretamente a entregar um excelente trabalho para clientes satisfeitos, sem qualquer complicação com agendamentos.

"O Cal.com é a espinha dorsal do nosso fluxo de vendas inbound e da eficiência interna", disse Tanya. "Sinceramente, já não conseguiria imaginar gerir a minha agenda e reuniões sem o Cal."