Como uma equipa global deixou de perder leads com alta intenção — e fechou mais 20% de negócios
Quando uma lead qualificada está pronta para falar, cada minuto conta.
Para a Rankingonai.com, os atrasos no agendamento estavam a criar fricção no pior momento possível — precisamente quando a intenção era mais alta. Ao mudarem para o agendamento instantâneo com Cal.com, eliminaram totalmente esse intervalo, transformando interesse inbound em conversas reais mais depressa — e aumentando as taxas de fecho em 20%.
A Rankingonai.com é uma agência de SEO com IA que ajuda empresas SaaS a posicionarem-se em motores de pesquisa com IA como ChatGPT, Perplexity e Google AI Overviews. Com a confiança de empresas com ARR de 8 dígitos, já geraram mais de 1M de sessões provenientes de IA para os seus clientes.
- Industry
- Marketing e publicidade
- Company size
- 1-10
- Founded
- 2023
- Website
- Rankingonai
Visão geral
O agendamento não é apenas coordenação. É o momento em que o interesse inbound se transforma em receita real e, para a Rankingonai.com, esse momento estava a falhar.
Com uma equipa distribuída globalmente e leads a chegar de vários fusos horários, o intervalo entre alguém demonstrar interesse e entrar efetivamente numa chamada estava a custar negócios à Rankingonai.com. Resolveram isso fazendo esse intervalo desaparecer por completo.
O desafio: impulso perdido no vai e vem
Para a Rankingonai.com, o problema nunca foi a procura. A fundadora Tanya Van Gastel fala frequentemente em conferências com +500 pessoas sobre SEO e visibilidade em IA.
Quando uma lead com alta intenção, como um fundador de SaaS ou diretor de marketing, chegava ao site, essas leads estavam prontas para agir. Mas se marcar uma chamada significasse esperar por uma hora disponível, trocar emails ou lidar com confusão de fusos horários, essa disponibilidade desaparecia rapidamente. As prioridades mudavam. Outras opções preenchiam o intervalo, mesmo quando tinham sido criadas ligações fortes offline.
“"A ideia de andar manualmente para trás e para a frente para marcar uma hora de reunião é dolorosa." Tanya Van Gastel, Fundadora, Rankingonai.com”
Essa fricção tinha um custo real:
Leads que estavam genuinamente interessadas não convertiam, e a equipa passava horas por semana em coordenação que nada tinha a ver com fechar negócio.
A Rankingonai.com decidiu eliminar totalmente a fricção no agendamento. Integraram o Cal.com diretamente nas suas landing pages para que os potenciais clientes pudessem reservar no momento em que estivessem prontos, sem email de seguimento, sem sala de espera, sem vai e vem.
“"Usamos o Cal.com para todas as chamadas de vendas, bem como para reuniões internas e externas. Está integrado em todas as nossas landing pages, para que as leads possam reservar tempo connosco instantaneamente, sem qualquer vai e vem, o que torna todo o processo sem fricção", Tanya Van Gastel”
Também adicionaram perguntas de entrada personalizadas a todos os fluxos de agendamento. Quando a chamada acontece, a equipa já sabe com quem vai falar, o que o potencial cliente está a tentar resolver e porque entrou em contacto, sem gastar os primeiros dez minutos de cada chamada a descobrir isso.
Os resultados: conversas mais rápidas, mais negócios fechados
A mudança mais imediata foi a velocidade. Conversas que antes levavam dias a agendar passaram a acontecer enquanto a intenção ainda estava alta. E essa diferença de timing refletiu-se diretamente na receita.
“"O Cal.com reduziu a perda de leads ao permitir que os potenciais clientes reservassem instantaneamente, o que aumentou a nossa taxa de fecho em cerca de 20%", Tanya Van Gastel”
Essa velocidade não aparece apenas nos números. Molda a forma como os potenciais clientes experienciam a Rankingonai.com desde a primeira interação. André Bastié, CEO da HappyScribe, reparou nisso em primeira mão:
Internamente, o impacto acumulou-se. O tempo que antes era gasto em coordenação de calendário passou a ser dedicado a vendas e entrega. A troca de contexto diminuiu. E gerir uma equipa distribuída globalmente por vários fusos horários, antes uma das maiores dores operacionais, agora acontece automaticamente.
“"O Cal provavelmente poupou-me +20 horas por mês, sem contar com a troca de contexto que foi evitada ao resolver o agendamento", Tanya Van Gastel”
O resultado: agendamento como alavanca de crescimento
O que começou como uma correção para um processo frustrante tornou-se infraestrutura essencial.
Ao fechar o intervalo entre interesse e ação, a Rankingonai.com tornou mais fácil para os potenciais clientes interagirem e mais fácil para a sua equipa fazer o trabalho que realmente importa. Podem passar diretamente à entrega de um ótimo trabalho para clientes satisfeitos, sem qualquer complicação de agendamento.
“_"O Cal.com é a espinha dorsal do nosso fluxo de vendas inbound e da nossa eficiência interna", disse Tanya. "Sinceramente, já não consigo imaginar gerir o meu calendário e as minhas reuniões sem o Cal."
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