Como a Reda poupa 20 horas por mês em agendamentos com o Cal.com

A Reda utiliza o Cal.com para encaminhar reuniões automaticamente entre equipas e marcas, eliminando a coordenação manual e garantindo que os clientes agendam sempre com as pessoas certas.

Reda.ai ajuda equipas financeiras a automatizar o processamento de faturas e os fluxos de trabalho de contas a pagar. A sua plataforma lê faturas, extrai dados financeiros e encaminha aprovações para que as equipas de contabilidade possam processar faturas mais rapidamente e com menos erros.

À medida que a Reda crescia e trabalhava com mais clientes em várias equipas e marcas, a coordenação de reuniões tornou-se confusa. O agendamento de chamadas, demonstrações e conversas com clientes exigia frequentemente uma coordenação manual para garantir que o cliente certo chegava à equipa certa. Tudo isto tornava o processo pouco prático para clientes e contactos.

A Reda resolveu isto com o Cal.com.

O desafio

Para uma empresa como a Reda, as reservas online são críticas. Chamadas de demonstração, sessões de integração e conversas com clientes são frequentemente fundamentais para angariar e reter clientes.

Se o agendamento se torna lento ou confuso, essas conversas não acontecem.

Para a Reda, o desafio de agendamento era ainda mais complexo. A empresa serve várias marcas sob o mesmo teto, e as reuniões precisam frequentemente de ser encaminhadas para a equipa correta, sem sacrificar a velocidade.

Antes de implementar o Cal.com, esse encaminhamento acontecia manualmente. Alguém na equipa tinha de intervir para garantir que cada reserva terminava com a pessoa certa.

“Antes perdíamos tempo a coordenar reuniões entre diferentes equipas e contactos de clientes”, afirma o CEO da Reda, Nils Törnström.

O processo não só era lento para os clientes, como, com o tempo, essas pequenas tarefas acumulavam-se. A equipa estima que estava a gastar cerca de uma hora por dia a coordenar reuniões — cerca de 20 horas por mês perdidas em logística de agendamento. 

A solução

Com o Cal.com, a Reda centralizou os agendamentos entre equipas, mantendo a experiência de reserva de cada marca distinta.

Calendários que carregam rapidamente e um fluxo de reserva que não requer idas e vindas tornam a experiência de agendamento rápida e simples para os clientes.

Em vez de encaminhar reuniões manualmente, os clientes podem agora agendar diretamente com a pessoa certa.

“O Cal.com centralizou inteiramente a coordenação de reuniões. A pessoa certa é agendada com a equipa certa, com a marca certa de forma automática”, disse Nils. 

Várias funcionalidades fizeram uma diferença imediata.

Agendamento multi-equipas com personalização da marca

As primeiras impressões são importantes, e os logótipos das empresas criam afinidade com a marca desde o início. Ter uma ligação de agendamento genérica ou com a marca errada pode minar a confiança logo à partida. As pessoas querem saber com quem estão a interagir antes de introduzirem os seus dados pessoais. 

 “Servimos várias marcas sob o mesmo teto, e poder dar a cada equipa o seu próprio logótipo e cores com o Cal é uma enorme vitória para nós”, disse Nils. 

Adicionar um logótipo, nome de equipa e descrição de equipa é fácil com o Cal.

Uma experiência de reserva limpa e profissional

Muitos dos testemunhos sobre a Reda focam-se na facilidade de utilização, disponibilidade e automatização.

Um sistema de reservas pouco prático prejudicaria essa experiência. A implementação do Cal permite à empresa estabelecer um padrão elevado de profissionalismo desde o início. 

“A experiência de reserva do Cal é limpa e profissional. Simplesmente funciona, e os nossos clientes notam”, disse Nils. 

Agendamentos flexíveis e integrações

À medida que as empresas crescem, as suas necessidades mudam. Com a sua ênfase na extensibilidade através de API e um mercado de aplicações que se ligam perfeitamente, o Cal está construído para ser uma infraestrutura de agendamento a longo prazo. 

“A flexibilidade e as integrações poupam-nos imensa coordenação manual”, enfatizou Nils. 

Para a Reda, o agendamento situa-se no início de muitas interações com os clientes — desde demonstrações a chamadas de integração. Ao automatizar a forma como as reuniões são encaminhadas entre equipas, o Cal.com garante que os potenciais e atuais clientes se podem ligar rapidamente às pessoas certas, sem que a coordenação interna atrase o processo.

Os resultados

Ao automatizar os agendamentos, a Reda eliminou a necessidade de gerir manualmente as reservas entre equipas.

O que antes exigia coordenação diária, agora acontece de forma automática.

A equipa estima que o Cal.com lhes poupa cerca de uma hora todos os dias, somando um valor estimado de: 

• 20 horas poupadas por mês, o equivalente a recuperar 2–3 dias de trabalho por mês

• Menos clientes a lidar com trocas de e-mails longas e frustrantes.

Em vez de gerir calendários, a equipa da Reda pode focar-se no que mais importa: falar com os clientes e fazer crescer a sua plataforma.

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