Resolver desafios de agendamento: como a Storyblok tirou partido do Cal.com

A Storyblok é uma solução de CMS para programadores e marketers que está a mudar a forma como as pessoas pensam sobre gestão de conteúdos headless. O produto vem com um editor visual integrado e ajuda os utilizadores a acelerar o tempo de lançamento no mercado. Da ideação à gestão de ativos digitais e às funcionalidades de localização, a Storyblok elimina a dor de cabeça de criar e lançar produtos à escala. Faz isto ao facilitar a colaboração entre membros da equipa e ao simplificar a forma como trabalham.

Uma das grandes vantagens da Storyblok é que faz o que diz. Afinal, uma coisa é uma startup dizer que o seu produto é diferente, outra é demonstrá-lo na prática. A Storyblok acredita no seu produto. É por isso que tem uma equipa de executivos de conta e engenheiros de relações com programadores pronta para oferecer demos ao vivo do produto.

Esta é uma funcionalidade essencial que ajuda os principais decisores de organizações interessadas a obter respostas às suas perguntas em tempo real. Também significa que estas pessoas-chave podem ver como o produto funciona em tempo real, tornando mais fácil imaginar o valor que ele representa.

O desafio: distribuição desigual das reuniões

A Storyblok recorreu ao Cal.com porque tinha um problema. As reuniões não estavam a ser distribuídas de forma uniforme pela sua equipa de engenheiros de relações com programadores. Muitas vezes, um pequeno grupo de engenheiros acabava com 90% das reservas. Isto estava longe de ser uma solução ideal, pois podia contribuir para burnout e significava que outras pessoas disponíveis não estavam a ser aproveitadas em pleno. Este desequilíbrio teve um impacto negativo tanto nos parceiros internos como nos externos.

“A mudança para o agendamento round robin fixo da Cal.com simplificou drasticamente o nosso processo de demos. Os nossos executivos de conta já não têm dificuldade em alinhar disponibilidades com programadores, e vimos um aumento de 50% na eficiência das demos.”

Além disso, como a Storyblok é uma organização totalmente remota que opera e serve clientes em 40 países diferentes, enfrentava regularmente desafios ao gerir várias disponibilidades em diferentes fusos horários.

“O Cal.com tornou o agendamento de demos de vendas simples. Faz automaticamente a correspondência entre a nossa equipa e os engenheiros certos, equilibrando a carga de trabalho e otimizando a disponibilidade.”

Antes de usar o Cal.com, tudo isto era gerido manualmente com Calendly, que infelizmente não tinha as ferramentas integradas necessárias para tornar este processo eficiente e impactante. Isto significava que o processo de reservar reuniões acabava por ser bastante mais caro, tanto em tempo como em pessoas, do que precisava de ser.

Cal.com: a solução

O Cal.com é personalizável, de código aberto e criado por uma equipa remota por princípio e assíncrona. Isto significa que inclui uma ampla gama de ferramentas para simplificar tudo o que está relacionado com infraestrutura de agendamento. O Cal.com conseguiu resolver o problema da Storyblok através de uma funcionalidade chamada Round Robin Fixo. Trata-se de um tipo de reunião que o Cal.com desenvolveu especificamente para a Storyblok.

“Com a ajuda da Cal.com, a Storyblok transformou por completo o seu processo de demos. Deixou de haver malabarismos entre a disponibilidade dos programadores e os horários dos executivos de conta — agora, tudo era otimizado automaticamente para ambos os lados.”

O tipo de agendamento round robin fixo da Cal.com foi criado especificamente para a Storyblok, embora mais tarde tenha sido lançado e disponibilizado a todos os utilizadores pagos. Este tipo de evento facilitou uma carga de trabalho equilibrada entre os engenheiros e executivos de conta da Storyblok. Fê-lo ao combinar a distribuição clássica de reuniões por round robin e a atribuição de horários com o conceito de anfitriões pré-designados.

“A tecnologia da Cal.com permite que os executivos de conta se foquem no que fazem melhor — vender Storyblok. A correspondência automática entre a nossa equipa global de vendas e os programadores garante que cada cliente recebe uma demo de alta qualidade sem atrasos no agendamento.”

Usar o Cal.com para gerir o agendamento mudou tudo para a Storyblok. Significou que as reuniões passaram a ser distribuídas de forma uniforme pelos membros certos da equipa. Também reduziu o burnout e ajudou a equilibrar custos, garantindo que os membros da equipa não ficavam nem sobrecarregados nem subaproveitados.

O resultado

Ao mudar do Calendly para o Cal.com, a Storyblok conseguiu fazer corresponder facilmente e sem esforço potenciais clientes à equipa de demos certa, com base em fatores como disponibilidade, fuso horário e região. Isto, por sua vez, aumentou a eficiência geral, pois significou que a equipa da Storyblok não tinha de gerir manualmente nenhuma das reservas de reuniões nem percorrer reservas para verificar erros.

“Mudar do Calendly para o Cal.com poupou aos executivos de conta da Storyblok horas de idas e vindas para encontrar engenheiros disponíveis. Agora, deixam o sistema tratar do agendamento, o que equilibra cargas de trabalho em 40+ países e garante que os clientes se ligam sempre ao engenheiro certo para as suas necessidades.”

Além disso, como o produto de infraestrutura da Cal.com está preparado para localização e disponível em mais de 25 idiomas, esta era uma solução que podia ser aplicada a todos os representantes da Storyblok a nível internacional. A Storyblok é uma das muitas startups que a Cal.com tem orgulho em potenciar através da nossa infraestrutura de agendamento. Esta parceria mostra como a Cal.com continua a apoiar o crescimento e o sucesso de empresas visionárias como a Storyblok à escala global.

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