Resolvendo Desafios de Agendamento: Como a Storyblok Aproveitou o Cal.com

O Storyblok é uma solução de CMS para programadores e profissionais de marketing que está a mudar a forma como as pessoas pensam sobre a gestão de conteúdos headless. O produto vem com um editor visual integrado e ajuda os utilizadores a acelerar o tempo de colocação no mercado. Desde a idealização até à gestão de ativos digitais e recursos de localização, o Storyblok elimina as dores de cabeça associadas à construção e ao lançamento de produtos em escala. Fá-lo facilitando a colaboração entre os membros da equipa e otimizando a sua forma de trabalhar.

Uma das excelentes coisas sobre o Storyblok é que eles praticam o que pregam. Afinal, uma coisa é uma startup dizer que o seu produto é diferente, mas outra totalmente diferente é mostrá-lo na realidade. O Storyblok acredita no seu produto. É por isso que têm uma equipa de executivos de contas e engenheiros de relações com programadores que estão prontos para oferecer demonstrações ao vivo do produto.

Este é um recurso essencial que ajuda os principais decisores de potenciais organizações a verem as suas perguntas respondidas em tempo real. Significa também que estas pessoas-chave podem ver como o produto funciona em tempo real, tornando mais fácil para elas vislumbrar o valor que este representa.

O desafio: distribuição desigual de reuniões

O Storyblok recorreu ao Cal.com porque tinha um problema. As reuniões não estavam a ser distribuídas uniformemente entre a sua equipa de engenheiros de relações com programadores. Muitas vezes, um pequeno grupo de engenheiros acabava com 90% das marcações. Esta estava longe de ser uma solução ideal, pois poderia contribuir para o esgotamento físico e mental e significava que outras pessoas disponíveis não estavam a ser aproveitadas em plena capacidade. Este desequilíbrio afetava negativamente os parceiros internos e externos.

A mudança para o agendamento round-robin fixo do Cal.com otimizou drasticamente o nosso processo de demonstração. Os nossos executivos de contas já não têm dificuldades em combinar a disponibilidade com a dos programadores, e registámos um aumento de 50% na eficiência das demonstrações.

Além disso, como o Storyblok é uma organização totalmente remota que opera e serve clientes em 40 países diferentes, enfrentavam regularmente desafios ao gerir várias disponibilidades em diferentes fusos horários.

O Cal.com tornou o agendamento de demonstrações de vendas perfeito. Associa automaticamente a nossa equipa aos engenheiros certos, equilibrando a carga de trabalho e otimizando a disponibilidade.

Antes de utilizarem o Cal.com, tudo isto era gerido manualmente com o Calendly, o qual, infelizmente, não tinha as ferramentas integradas necessárias para tornar este processo eficiente e impactante. Isto significava que o processo de marcação de reuniões acabava por ser significativamente mais dispendioso, tanto em termos de tempo como de pessoal, do que precisava de ser.

Cal.com: A solução

O Cal.com é personalizável, de código aberto e construído por uma equipa focada no trabalho remoto e assíncrono. Isto significa que vem com uma vasta gama de ferramentas para simplificar tudo o que diz respeito à infraestrutura de agendamento de calendários. O Cal.com conseguiu resolver o problema do Storyblok através de um recurso chamado Round Robin Fixo. Este é um tipo de reunião que o Cal.com desenvolveu especificamente para o Storyblok.

Com a ajuda do Cal.com, o Storyblok transformou por completo o seu processo de demonstração. Acabou-se o malabarismo entre a disponibilidade dos programadores e os horários dos executivos de contas — agora tudo é otimizado automaticamente para ambas as partes.

O tipo de reserva round-robin fixo do Cal.com foi desenvolvido especificamente para o Storyblok, embora mais tarde tenha sido lançado e disponibilizado para todos os utilizadores pagos. Este tipo de evento facilitou uma carga de trabalho equilibrada entre os engenheiros do Storyblok e os executivos de contas. Fê-lo ao associar a distribuição clássica de reuniões em regime de round-robin e a alocação de faixas horárias ao conceito de anfitriões pré-designados.

A tecnologia do Cal.com permite que os Executivos de Contas se foquem naquilo que fazem melhor — vender o Storyblok. A associação automática entre a nossa equipa de vendas global e os programadores garante que cada cliente recebe uma demonstração de alta qualidade sem atrasos de agendamento.

A utilização do Cal.com para gerir a marcação de reuniões mudou tudo para o Storyblok. Significou que as reuniões passaram a ser distribuídas uniformemente pelos membros certos da equipa. Reduziu também o esgotamento das equipas e ajudou a equilibrar os custos, garantindo que os membros da equipa não ficassem sobrecarregados nem subaproveitados.

O resultado

Ao mudar do Calendly para o Cal.com, o Storyblok conseguiu associar de forma fácil e sem esforço os potenciais clientes à equipa de demonstração certa, com base em fatores relacionados com a disponibilidade, fuso horário e região. Isto, por sua vez, aumentou a eficiência global, pois significou que a equipa do Storyblok não tinha de gerir nenhuma das marcações de reuniões manualmente nem rever as reservas para verificar a existência de erros.

A mudança do Calendly para o Cal.com poupou horas de conversas aos executivos de contas do Storyblok para tentar encontrar programadores disponíveis. Agora, deixam que o sistema trate do agendamento, o que equilibra as cargas de trabalho em mais de 40 países e garante que os clientes se liguem sempre ao engenheiro certo para as suas necessidades.

Além disso, dado que o produto de infraestrutura do Cal.com é de fácil localização e está disponível em mais de 25 idiomas, esta era uma solução que podia ser aplicada a todos os representantes do Storyblok de forma abrangente a nível internacional. O Storyblok é uma das muitas startups que o Cal.com tem o orgulho de capacitar através da nossa infraestrutura de agendamento. Esta parceria destaca a forma como o Cal.com continua a apoiar o crescimento e o sucesso de empresas inovadoras como o Storyblok a nível global.

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