Comment utiliser le temps tampon
Comment Utiliser le Temps Tampon
Dans notre article précédent, nous avons parlé du temps tampon. Plus précisément, nous avons exploré ce que c'était et comment cela s'applique à la planification des calendriers et à la vie quotidienne.
Cette fois-ci, nous allons examiner comment une personne peut utiliser le temps tampon pour améliorer sa qualité de vie. Le temps tampon est excellent pour améliorer l'équilibre entre le travail et la vie privée. Afin de mettre cela en œuvre dans le cadre de la planification des calendriers, vous devez identifier la quantité de temps tampon dont vous avez besoin.
Comment déterminons-nous la quantité de temps tampon nécessaire pour un rendez-vous ou une tâche ? Pour ce faire, vous devez évaluer l'événement en question avec un point de vue objectif. Cela signifie ne pas seulement penser à la durée d'une réunion, mais aussi combien de temps est nécessaire immédiatement avant et après la réunion.
Voici un exemple. Imaginons que vous allez organiser un événement réservable pour passer en revue le compte d'un client. Vous savez qu'avant de commencer une réunion avec un client, vous aurez besoin de 8 à 12 minutes pour évaluer les messages qui pourraient avoir été ajoutés à son profil et imprimer quelques formulaires. Vous savez aussi qu'une fois que vous avez terminé la réunion, vous souhaitez ajouter tous les commentaires ou préoccupations pertinents qui ont émergé pendant celle-ci au profil du client. Cela garantit que tous les membres de l'équipe concernés peuvent faire référence aux bonnes informations lors de la prochaine révision de ce cas. Si vous n'utilisez pas de temps tampon, il y a toujours un risque que vous soyez doublement réservé ou que vous soyez pressé au point de compromettre votre capacité à conclure un rendez-vous ou à vous préparer adéquatement pour le suivant. C'est juste un cas qui illustre pourquoi il est judicieux de définir des temps tampons personnalisés.
Considérons un deuxième exemple de la manière dont vous pouvez utiliser le temps tampon. Disons que vous avez créé un type d'événement réservable afin que vos amis puissent réserver du temps avec vous. Comme votre cercle social est composé de personnes qui aiment garder les choses décontractées, vous savez qu'avant le rendez-vous, vous aurez besoin de cinq minutes pour vous assurer de vous souvenir où vous avez mis vos clés, et c'est tout ; aucune préparation supplémentaire n'est nécessaire. Comme vos amis sont détendus et pas très formels, vous savez qu'il n'y aura pas de longs au revoir, donc vous n'aurez pas besoin de temps tampon après la rencontre. Lorsque vous créez un événement réservable pour socialiser avec votre cercle intime, vous n'avez besoin que d'un temps tampon de cinq minutes avant le début de l'événement.
Étudions un troisième et dernier exemple de la manière d'utiliser le temps tampon. Peut-être que vous utilisez des événements réservables dans un cadre éducatif. Vous pourriez, par exemple, fournir des services de tutorat. Il se peut qu'une séance de tutorat dure généralement une heure et que, avant chaque séance, vous ayez besoin de 10 minutes pour mettre en place un environnement d'apprentissage virtuel ou en personne pour l'étudiant. De plus, après la séance, vous avez besoin de 30 minutes pour mettre à jour les dossiers de l'étudiant et préparer un plan de leçon pour la prochaine séance. Dans ce scénario, vous voudrez créer un événement réservable encadré par des temps tampons. Un temps tampon est de 10 minutes avant le début de l'événement, et un deuxième temps tampon est de 30 minutes juste après la fin de l'événement. Cela garantit qu'en toutes circonstances, vous avez toujours le temps nécessaire pour vous préparer et finaliser chaque séance de tutorat.
Un des avantages les plus sous-utilisés de la planification de calendrier est que vous pouvez personnaliser le temps tampon pour chaque rendez-vous ou événement. De plus, vous pouvez également ajouter plusieurs temps tampons afin que chaque rendez-vous dispose d'une assurance basée sur le temps intégrée qui protège son intégrité. Pour résumer, le temps tampon est l'un des outils les plus simples pour augmenter l'impact de votre infrastructure de planification de calendrier de choix.
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