Verhoog de teamproductiviteit met de instant meetings functie van Cal.com

Wat zijn instant meetings?

Je hebt misschien al eerder gehoord over Cal.com's instant meetings-functie. Het is een aangepast eventtype dat oorspronkelijk is gebouwd voor Deel, maar nu beschikbaar is voor alle Cal.com Enterprise-abonnees. Als je onze casestudy of onze uitgelichte instant meetings hebt gelezen, dan weet je al hoe geweldig deze optie is. Het is een functie die tijd bespaart, miscommunicatie vermindert en het voor mensen gewoon makkelijker maakt om af te spreken.

Veelgestelde vragen over instant meetings

Misschien vraag je je af hoe je die functie voor je eigen organisatie inschakelt. Nou, in dat geval is dit het artikel dat je nodig hebt. We behandelen alle basiszaken die je moet weten om instant bookings in te stellen en op gang te komen.

Dat betekent dat we basisvragen gaan beantwoorden over wat instant meetings zijn en hoe ze werken, en je ook door het proces zullen leiden om er een in te stellen.

Wat zijn instant meetings?

Om instant meetings in te schakelen, moet je lid zijn van een organisatie met een Cal.com Enterprise-account. Dat komt doordat deze functie exclusief is gebouwd voor abonnees met complexe planningsbehoeften. Ervan uitgaande dat je lid bent van een Enterprise-account, kunnen instant bookings eenvoudig worden ingesteld vanuit je dashboard voor eventtypes. Je kunt dit doen door ofwel een nieuw eventtype aan te maken of een eerder aangemaakt eventtype om te zetten in een instant booking. Als je een eerder aangemaakt eventtype wilt omzetten in een instant booking, volg dan gewoon de onderstaande stappen. Hoe dan ook, je hoeft alleen maar de onderstaande stappen te volgen.

Hoe stel je instant meetings in

Als je lid bent van een Enterprise-account, is het instellen van instant meetings heel eenvoudig. Zo doe je dat:

1. Log in op je Cal.com-account.

2. Ga naar je dashboard voor eventtypes.

3. Selecteer een eerder aangemaakt eventtype of kies ervoor een nieuwe aan te maken.

4. Als je een nieuw eventtype maakt, krijg je de vraag om dat event een naam te geven en de duur ervan op te geven.

5. Anders klik je gewoon op het vooraf aangemaakte event om toegang te krijgen tot de instellingen.

6. Nu je toegang hebt tot de instellingen op eventniveau, zie je dat er een lijst met tabbladen is.

7. Direct onder het tabblad Workflows zie je een item met de naam Instant Bookings.

8. Klik op dit tabblad om toegang te krijgen tot je Instant Booking-instellingen.

9. Zodra je het tabblad Instant Booking hebt geopend, zie je een schakelaar die je moet inschakelen om de functie Instant Bookings aan te zetten.

10. Je zult merken dat er daaronder extra instellingen zijn waarmee je je instant bookings kunt afstemmen.

11. Deze omvatten beschikbaarheidsschema's, parameters en de hoeveelheid tijd die een host heeft om op de meeting te reageren en deze te starten.

12. Daarnaast stel je hier webhooks in.

13. Nadat je alle wijzigingen en aanpassingen hebt doorgevoerd, klik je op de knop Opslaan in de rechterbovenhoek.

Wie heeft toegang tot instant meetings?

Net als al je andere boekbare events kunnen instant bookings verborgen of openbaar zijn. Als een instant booking openbaar is, kan iedereen die je boekingsprofiel bezoekt het zien. Als een instant booking op verborgen staat, moet er een link worden gedeeld zodat een ander individu toegang kan krijgen tot het bookingtype. Deze link kan in je e-mailhandtekening staan of een knop op een webpagina zijn.

Net als al je andere boekbare eventtypes kunnen instant bookings worden gekoppeld aan routeringsformulieren om verwarring voor klanten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Je kunt ook het tabblad Instant Bookings binnen je instellingen op eventniveau bezoeken om unieke URL-parameters in te stellen.

Instant meetings aanpassen

Het aanpassen van je instant booking gebeurt binnen het tabblad Instant Bookings. De wijzigingen die aan een instant booking worden aangebracht, zijn alleen van toepassing op dat specifieke boekbare event. De enige uitzondering hierop is als een beheerder binnen je organisatie beheerde eventsjablonen gebruikt om een instant bookingtype te maken, dat aan meerdere mensen wordt verstrekt. In dat geval worden, telkens wanneer de beheerder het beheerde eventtype bijwerkt, de instellingen bijgewerkt voor iedereen die dat sjabloon gebruikt.

Hoe worden teamleden op de hoogte gebracht dat er een instant meeting in behandeling is?

Het is eenvoudig om meldingen voor teamleden in te stellen door het webhook-onderdeel van je instant bookings aan te passen.

Als je het echter niet prettig vindt om webhooks rechtstreeks te gebruiken, kun je ook apps zoals Make of Zapier installeren. Zodra je je voorkeursmethode voor verbinding hebt gekozen, komt het er simpelweg op neer te bepalen hoe je wilt dat je teamleden worden geïnformeerd.

Krijgen ze een bericht in Slack, een AI-telefoongesprek, of misschien een e-mail met het label urgent in hun inbox? Het enige waaraan je beperkt bent als het gaat om het delen van een melding van een instant booking, is je verbeelding.

Wat ziet de klant wanneer ze een instant meeting boeken?

Na het selecteren van een tijdslot zien personen die instant bookings boeken onderaan het scherm een knop met de tekst Nu verbinden. Zodra ze op deze knop hebben geklikt, krijgen ze de vraag hun naam en contactgegevens in te vullen. Na het indienen van deze informatie verschijnt er een wachtscherm.

Het wachtscherm verdwijnt zodra een teamlid reageert op het vergaderverzoek of zodra de tijd is verstreken. Zodra een teamlid de vergaderlink heeft geopend, verloopt het event zoals normaal. Dit betekent dat de meeting plaatsvindt op het platform dat je hebt gekozen als locatie voor je instant booking.

Instant bookings gebruiken is een geweldige manier om je te onderscheiden van de massa door het voor je collega's en klanten gemakkelijk te maken om je te bereiken wanneer het ertoe doet. Als je meer wilt weten over Cal.com's Enterprise-aanbiedingen, neem dan gerust contact op met een lid van ons salesteam. Bedankt voor het lezen van dit artikel, en zoals altijd: veel succes met plannen!

Cal.com is altijd GRATIS voor individuen - Meld je aan!