Verhoog de teamproductiviteit met de instant meetings functie van Cal.com
Wat zijn directe vergaderingen?
Misschien heb je eerder over de functie voor directe vergaderingen van Cal.com gehoord. Het is een aangepast evenementtype dat aanvankelijk is gebouwd voor Deel, maar nu beschikbaar is voor alle Cal.com Enterprise-abonnees. Als je onze case study of onze hoogtepunten van directe vergaderingen hebt gelezen, weet je al hoe geweldig deze optie is. Het is een functie die tijd bespaart, miscommunicatie vermindert en het gewoon makkelijker maakt voor mensen om elkaar te ontmoeten.
Veelgestelde vragen over directe vergaderingen
Je vraagt je misschien af hoe je deze functie voor je eigen organisatie kunt inschakelen. Nou, in dat geval is dit het artikel dat je nodig hebt. We zullen alle basisdingen behandelen die je moet weten om directe boekingen in te stellen en de bal aan het rollen te krijgen.
Dit betekent dat we basisvragen gaan beantwoorden over wat directe vergaderingen zijn en hoe ze werken, en je door het proces van het instellen ervan zullen begeleiden.
Wat zijn directe vergaderingen?
Om directe vergaderingen in te schakelen, moet je lid zijn van een organisatie met een Cal.com Enterprise account. Dit komt omdat deze functie exclusief is gebouwd voor abonnees met complexe planningsbehoeften. Aannemende dat je een lid bent van een Enterprise-account, kunnen directe boekingen eenvoudig worden ingesteld vanuit je evenementtypes-dashboard. Je kunt dit doen door een nieuw evenementtype te maken of een eerder gemaakt evenementtype om te zetten in een directe boeking. Als je een eerder gemaakt evenementtype wilt omzetten in een directe boeking, volg dan simpelweg de onderstaande stappen. Hoe dan ook, alles wat je hoeft te doen is de onderstaande stappen volgen.
Hoe directe vergaderingen in te stellen
Aannemende dat je een lid bent van een Enterprise-account, is het instellen van directe vergaderingen heel eenvoudig. Hier is hoe je het doet:
Log in op je Cal.com account.
Ga naar je evenementtypes-dashboard.
Kies een eerder gemaakt evenementtype of kies ervoor om een nieuw exemplaar te maken.
Als je een nieuw evenementtype maakt, krijg je de prompt om dat evenement een naam te geven en de duur ervan op te geven.
Anders, klik gewoon op het vooraf gemaakte evenement om toegang te krijgen tot de instellingen ervan.
Nu je toegang hebt gekregen tot de instellingen op evenementniveau, zie je dat er een lijst met tabbladen is.
Net onder het tabblad Workflows zie je een item genaamd Directe Boekingen.
Klik op dit tabblad om toegang te krijgen tot je instellingen voor Directe Boekingen.
Zodra je toegang hebt tot het tabblad Directe Boekingen, zie je een schakelaar die je moet inschakelen om de functie voor Directe Boekingen aan te zetten.
Je zult opmerken dat hieronder er extra instellingen zijn die je kunt gebruiken om je directe boekingen af te stemmen.
Deze omvatten beschikbaarheidsschema's, parameters en de hoeveelheid tijd die een host heeft om op de vergadering te reageren en deze te starten.
Bovendien is dit waar je webhooks zou instellen.
Als je al je wijzigingen en aanpassingen hebt aangebracht, klik dan op de knop Opslaan in de rechterbovenhoek.
Wie heeft toegang tot directe vergaderingen?
Net als al je andere boekbare evenementen, kunnen directe boekingen verborgen of openbaar zijn. Als een directe boeking openbaar is, kan iedereen die je boekingsprofiel bezoekt deze zien. Als een directe boeking is ingesteld op verborgen, moet er een link worden gedeeld zodat een andere persoon toegang krijgt tot het boekingstype. Deze link kan in je e-mailhandtekening worden gevonden of het kan een knop op een webpagina zijn.
Net als al je andere boekbare evenementtypes, kunnen directe boekingen worden gekoppeld aan routeringsformulieren om verwarring voor cliënten te verminderen en de efficiëntie te vergroten. Je kunt ook het tabblad Directe Boekingen binnen je instellingen op evenementniveau bezoeken om unieke URL-parameters in te stellen.
Directe vergaderingen aanpassen
Het aanpassen van je directe boeking gebeurt binnen het tabblad Directe Boekingen. De wijzigingen die worden aangebracht in een directe boeking, zijn alleen van toepassing op dat specifieke boekbare evenement. De enige uitzondering hierop is als een beheerder binnen je organisatie beheerde evenementtemplates gebruikt om een type directe boeking te maken, dat aan meerdere personen wordt verspreid. In dat geval, wanneer de beheerder het beheerde evenementtype bijwerkt, worden de instellingen bijgewerkt voor iedereen die dat sjabloon gebruikt.
Hoe worden teamleden op de hoogte gesteld dat een directe vergadering in behandeling is?
Het is eenvoudig om meldingen voor teamleden in te stellen door de webhookcomponent van je directe boekingen aan te passen.
Als je je ongemakkelijk voelt bij het gebruik van webhooks, kun je ook apps zoals Make of Zapier installeren. Zodra je je voorkeursverbinding hebt gekozen, is het simpelweg een kwestie van beslissen hoe je wilt dat je teamleden op de hoogte worden gesteld.
Ontvangen ze een bericht in Slack, een AI-voice call of misschien een e-mail gemarkeerd als urgent in hun inbox? Het enige waar je door beperkt bent als het gaat om het delen van meldingen van een directe boeking, is je verbeeldingskracht.
Wat ziet de klant wanneer ze een directe vergadering boeken?
Na het selecteren van een tijdslot, zullen individuen die directe boekingen maken een knop onderaan het scherm zien met het label Verbind nu. Zodra ze op deze knop hebben geklikt, worden ze gevraagd om hun naam en contactinformatie in te voeren. Na het indienen van deze informatie, verschijnt er een wacht scherm.
Het wacht scherm verdwijnt ofwel wanneer een teamlid reageert op het vergaderverzoek of wanneer het is verlopen. Zodra een teamlid de vergaderlink join, zal het evenement verdergaan zoals normaal. Dit betekent dat de vergadering zal plaatsvinden op het platform dat je hebt gekozen als je locatie voor directe boekingen.
Het gebruik van directe boekingen is een geweldige manier om op te vallen, doordat je het gemakkelijk maakt voor je collega's en klanten om je te bereiken wanneer het er toe doet. Als je meer wilt leren over de Enterprise-aanbiedingen van Cal.com, neem dan gerust contact op met een lid van ons verkoopteam. Bedankt voor het lezen van dit artikel, en zoals altijd, veel plezier met plannen!
