Quels sont les événements gérés et comment fonctionnent-ils ?

Les événements gérés permettent aux administrateurs d'équipe de créer des types d'événements qui peuvent être attribués aux membres. Contrairement aux événements personnels, qui sont entièrement contrôlés par l'individu, les événements gérés permettent à l'administrateur de verrouiller certains champs tout en laissant d'autres éditables par les membres affectés. Cela garantit que les détails critiques tels que les questions de réservation, la durée et les rappels restent cohérents au sein de l'équipe, tandis que les champs non critiques peuvent être personnalisés.

Les défis communs que les événements gérés résolvent incluent :

• Assurer l'uniformité des types d'événements entre plusieurs membres de l'équipe.

• Réduire les erreurs de planification causées par des configurations incohérentes.

• Simplifier l'intégration des nouveaux membres de l'équipe en fournissant des types d'événements préconfigurés.

En utilisant des événements gérés, les équipes peuvent maintenir une image professionnelle et améliorer l'efficacité de la planification.

La fonctionnalité de verrouillage dans les événements gérés

Une caractéristique fondamentale des événements gérés est la fonctionnalité de verrouillage, représentée par une icône de verrouillage à côté des champs dans le type d'événement. Par défaut, chaque champ pouvant être modifié dans un type d'événement standard est automatiquement verrouillé pour les membres de l'équipe. Cela garantit que les détails critiques comme les questions de réservation, la durée ou les règles de planification restent cohérents pour tous les membres utilisant l'événement géré. Les membres de l'équipe ne peuvent pas modifier ces champs verrouillés eux-mêmes, préservant la standardisation et réduisant les erreurs.

En tant qu'administrateur ou créateur de l'événement géré, vous pouvez choisir de déverrouiller des champs spécifiques. Cela permet aux membres individuels de personnaliser certains aspects du type d'événement. Par exemple, il est courant de déverrouiller le titre et la description, afin que chaque membre puisse adapter l'événement à son style ou à son auditoire. Pendant ce temps, les champs essentiels tels que les questions de réservation, les rappels ou les règles de disponibilité restent généralement verrouillés pour maintenir l'uniformité au sein de l'équipe.

La fonction de verrouillage est l'un des principaux différenciateurs des événements gérés, donnant aux administrateurs un contrôle total tout en permettant de la flexibilité là où cela compte le plus. Elle garantit que tous les membres de l'équipe présentent une expérience professionnelle et cohérente sans limiter leur capacité à personnaliser les parties non critiques de leurs types d'événements.

Comment configurer des événements gérés dans Cal.com

Suivez ces étapes pour créer et configurer des événements gérés :

1. Connectez-vous à Cal.com
   D'abord, créez un compte Cal.com ou connectez-vous à votre compte existant.

2. Créez un nouveau type d'événement
   Sur le tableau de bord des types d'événements, cliquez sur '+ Nouveau' pour créer un nouveau type d'événement.

3. Sélectionnez une équipe et un type d'événement
   Dans le menu déroulant, sélectionnez une de vos (sous)équipes, puis choisissez 'événement géré' comme type d'événement. Remplissez les détails de base de votre événement.

4. Configurez les membres de l'équipe gérés
   Choisissez les membres de l'équipe qui devraient faire partie de l'événement géré. Vous pouvez choisir chaque membre individuellement ou ajouter tout le monde dans une (sous)équipe spécifique, y compris les membres futurs.

5. Cliquez sur disponibilité et sélectionnez le calendrier de disponibilité souhaité pour tout le monde
   Il utilisera le calendrier de disponibilité 'par défaut' comme standard. Vous pouvez également déverrouiller l'onglet de disponibilité, permettant aux membres de l'équipe de choisir leur propre calendrier de disponibilité.

Événements gérés vs événements personnels

Les événements personnels et les événements gérés sont assez similaires dans leur structure, mais la différence clé réside dans le contrôle. Les événements gérés sont gérés par l'administrateur, ce qui signifie que certains champs peuvent être verrouillés pour maintenir la cohérence au sein de l'équipe. Les événements personnels, en revanche, sont entièrement modifiables par les utilisateurs individuels. Les événements gérés sont idéaux lorsque vous voulez standardiser un type d'événement récurrent au sein de votre équipe, tandis que les événements personnels donnent aux membres de l'équipe la liberté totale de personnaliser leurs réservations. Essentiellement, les événements gérés vous permettent de gérer un type d'événement personnel pour votre équipe, offrant à la fois contrôle et efficacité.

Principaux avantages d'utiliser des événements gérés pour la planification

L'utilisation d'événements gérés offre plusieurs avantages pour les équipes et les organisations :

• Cohérence parmi les membres de l'équipe : Les champs verrouillés garantissent que chaque événement maintient la même structure, les mêmes questions et la même apparence.

• Réduction des erreurs et des malentendus : Les paramètres prédéfinis réduisent la probabilité de configurations incorrectes.

• Amélioration de l'intégration : Les nouveaux membres de l'équipe peuvent rapidement commencer à utiliser des types d'événements préconfigurés sans avoir à apprendre des paramètres complexes.

• Flexibilité là où ça compte : Les champs déverrouillés permettent la personnalisation des éléments non critiques tels que les titres ou les descriptions.

• Évolutivité : À mesure que votre équipe grandit, les événements gérés facilitent le déploiement de types d'événements standardisés aux nouveaux membres.

Cas d'utilisation réels pour les événements gérés

1. Ventes et succès des clients

Les événements gérés permettent aux équipes de vente d'assigner des sessions de démonstration ou des consultations client cohérentes aux membres de l'équipe. En verrouillant les champs critiques, les gestionnaires peuvent s'assurer que les questions, la durée et les ressources sont uniformes pour toutes les réunions tout en laissant les membres individuels personnaliser des détails mineurs.

2. Recrutement et embauche

Les recruteurs et les gestionnaires d'embauche peuvent attribuer des modèles d'entretiens standards à leur équipe. Les champs verrouillés garantissent que les questions essentielles d'entretiens et les processus restent cohérents, réduisant les écarts et améliorant l'expérience des candidats.

3. Services professionnels et consultation

Les consultants et les agences coordonnent souvent plusieurs spécialistes pour les appels clients. Les événements gérés garantissent que toutes les réunions suivent la même structure tout en permettant aux consultants de personnaliser des détails mineurs tels que les introductions ou les descriptions de session.

4. Éducation et santé

Les enseignants, professeurs ou professionnels de la santé peuvent assigner des rendez-vous standardisés aux membres de l'équipe. Les champs critiques tels que les formulaires de réservation et les instructions restent cohérents, tandis que les notes personnelles ou les styles de communication peuvent être ajustés individuellement.

Conclure sur la puissance des événements gérés dans la planification

Les événements gérés sont une solution puissante pour les équipes cherchant à rationaliser la planification tout en maintenant le contrôle et la cohérence. En fournissant des modèles gérés par l'administrateur, la fonction de verrouillage et des options d'attribution flexibles, Cal.com aide les équipes à réduire les erreurs, gagner du temps et offrir une expérience professionnelle aux clients, étudiants ou collègues.

Prêt à optimiser le processus de planification de votre équipe ? Découvrez Cal.com dès aujourd'hui et commencez à utiliser des événements gérés pour rationaliser votre flux de travail.