L'impact de la planification automatisée sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des employés
Lorsque la planification et la gestion des shifts de travail sont au centre des préoccupations, la principale préoccupation est généralement de savoir comment une entreprise en bénéficiera. Mais voici un conseil tiré du cours de Gestion des Ressources Humaines 101 : les employés sont l'atout clé. S'ils sont heureux et motivés, ils peuvent augmenter les revenus simplement grâce à la qualité de travail et des services qu'ils fournissent. Cette règle fonctionne également à l'inverse : les employés surchargés et ignorés sont moins enclins à contribuer à 101 % à leur travail. Ils se contentent de faire le minimum requis, attendant la fin du shift – ou ne répondent même pas aux attentes minimales de travail.
De plus, la planification automatisée facilitera la conformité avec les nouvelles réglementations concernant les conditions de travail.
Vous le savez en tant que propriétaire d'entreprise responsable et intelligent, alors concentrons-nous sur des choses plus techniques. Comment pouvez-vous automatiser votre processus de planification pour aider les employés à obtenir des horaires optimaux, à avoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et à se sentir généralement appréciés ?
En résumé, vous devez choisir un outil fiable et puissant pour la planification automatisée. Ensuite, vous serez prêt à augmenter vos revenus et la satisfaction et la fidélisation de vos employés.
Avantages de la Planification Automatisée des Employés
Un bon logiciel de planification devrait vous aider à atteindre plusieurs objectifs importants liés à la main-d'œuvre et à leurs besoins, alors explorons ces avantages en détail.
1. Réduction des Coûts de Main-d'Œuvre
Introduire la planification automatisée ne signifie pas que vous allez automatiquement licencier quelqu'un parce que vous n'en avez plus besoin, et ainsi vous économiserez de l'argent sur leurs salaires. Ce serait une approche irresponsable. Au lieu de cela, la planification automatisée vous permettra de comprendre les goulets d'étranglement de votre approche de staffing et comment l'améliorer.
En retour, une distribution améliorée des shifts vous fera économiser de l'argent sur les compensations pour heures supplémentaires, les dépenses liées aux problèmes de sécurité, aux accidents, ou des pertes financières causées par des clients perdus ou des shifts surchargés durant la basse saison/le moment de la journée.
Si nous regardons de près, tout devient évident. La planification manuelle est souvent involontairement biaisée et sujette aux erreurs humaines et aux actions habituelles. Ainsi, certains employés peuvent se voir attribuer plus de shifts tandis que d'autres n'en obtiennent pas assez. Ou des shifts difficiles avec de nombreux clients sont sous-staffés ou gérés par des travailleurs inexpérimentés, tandis que les périodes creuses voient un afflux de travailleurs avec peu à faire.
Les employés fatigués ont tendance à avoir plus d'accidents, et les travailleurs inexpérimentés peuvent avoir besoin de plus de compétences pour gérer des shifts chargés. Tout cela conduit à des pertes d'argent au lieu de générer un profit.
Lorsque vous réalisez une analyse fondamentale des facteurs à prendre en compte et que vous les intégrez ensuite dans votre outil de planification, la machine construit un schéma de shifts équitable. Tout le monde a la chance de se reposer, et tous les shifts sont correctement dotés pour répondre à la demande.
2. Opérations Rationalisées
La planification manuelle implique toujours des données importantes dans la prise de décision, donc des problèmes surviendront toujours. Quelqu'un ne peut tout simplement pas se présenter un jour ou à un moment particulier ou demande un jour de congé au lieu de shifts supplémentaires à travailler. De plus, le feedback et une communication étroite avec les employés sont indispensables, de préférence recueillis en un seul endroit, accessible à la fois aux managers et aux employés.
Un bon planificateur automatisé peut intégrer toutes les demandes et facteurs sans rien 'oublier'. Ensuite, il permettra aux employés de communiquer directement leurs préoccupations dans l'application afin que leurs demandes ne se perdent pas. La planification devient rationalisée et plus efficace, et les gens se sentent entendus et respectés.
3. Amélioration de la Satisfaction et de la Fidélisation des Employés
Ce point découle des deux précédents : lorsque les shifts sont distribués de manière raisonnable, tout le monde a sa part de travail et de loisirs. Il y a donc peu de raisons de partir pour eux. L'argent n'est qu'une partie de la fidélisation des employés. Un vrai équilibre entre vie professionnelle et vie privée est aussi important que la rémunération. Donc, quand vous pouvez créer des horaires de travail qui respectent les besoins et les droits des travailleurs (tout en gardant votre entreprise en marche), faites-le.
4. Conformité Complète
Des parties de la législation du travail sont régulièrement révisées pour protéger les travailleurs d'un traitement injuste. Il est difficile de prendre en compte toutes les nouvelles exigences tout en faisant les horaires manuellement. En effet, les réglementations de planification demandent que les employés soient informés de leurs shifts longtemps à l'avance afin qu'ils puissent ajuster leurs plans ou demander à leur employeur de déplacer leur shift à un autre créneau horaire. Informer les gens que leur shift commence dans une heure ou même dans 30 minutes est illégal (et déraisonnable, en l'occurrence). La planification automatisée vous permet de créer des horaires longtemps à l'avance et de respecter des réglementations strictes. L'automatisation aide à intégrer un travail nécessitant 3 à 5 heures dans une demi-heure. Ainsi, vous pouvez construire des horaires appropriés rapidement et précisément sans retarder cette tâche redoutable.
5. Flexibilité de la Main-d'Œuvre
Un bon outil de planification permet une communication bidirectionnelle qui permet aux travailleurs d'avoir leur mot à dire dans la création des horaires. Certaines personnes peuvent avoir de bonnes raisons de demander des shifts différents ou des moments spécifiques de la journée, et il est raisonnable d'écouter ces demandes. Une fois qu'ils ont envoyé leurs requêtes via l'outil de planification, il peut vous notifier de ces préférences spécifiques. Vous n'aurez donc pas à chercher un remplaçant à la dernière minute. La planification automatique rend la flexibilité de la main-d'œuvre réalisable, et c'est incroyable.
6. Équilibre Vie-Travail et Processus Automatisés
Lorsque les shifts sont attribués automatiquement en tenant compte de la distribution égale des shifts de jour et de nuit, l'équilibre général entre vie professionnelle et vie privée de vos travailleurs s'améliore. Vous pouvez programmer l'outil pour s'ajuster aux besoins des personnes avec des enfants qui demandent des créneaux horaires spécifiques ou d'autres raisons sérieuses que les gens peuvent avoir. Alors, vous gagnez des employés dévoués qui investiront 200 % dans leur travail et auront moins de burnouts ou de raisons de partir.
Tout ce que vous avez à faire est d'obtenir un logiciel qui ne manquera pas de données précieuses lors de l'élaboration des horaires et qui suivra la répartition équitable des shifts. Vous évitez une bonne part de travail monotone et sujet aux erreurs et construisez une équipe solide, saine et très motivée pour votre entreprise.
Comment Résoudre les Problèmes de Planification Correctement
Maintenant que vous savez comment un bon outil d'automatisation peut vous aider, vous et votre personnel, explorons comment déployer et affiner ce logiciel pour en tirer le meilleur parti.
1. Identifiez vos problèmes de planification spécifiques
Chaque entreprise est unique, et votre organisation peut rencontrer des problèmes de planification et de staffing différents de ceux que rencontrent des organisations similaires. Alors regardez de près quand et où vos problèmes de planification apparaissent : à certaines heures de la journée, certains jours, ou saisonnièrement. Surcharge de personnel ou sous-effectif ? Assortir les travailleurs à un shift ? Absences ? Burnout et forte rotation ? Identifiez les problèmes spécifiques à résoudre en premier.
2. Collectez les retours des employés sur les problèmes de planification
La prochaine étape est d'écouter ce que les gens ont à dire. Leurs remarques et demandes peuvent être les solutions aux problèmes que vous avez identifiés. Recueillez le feedback et voyez comment il s'intègre dans les domaines problématiques que vous avez trouvés. Les plaintes concernant le manque chronique de travailleurs peuvent signaler un sous-effectif ou des shifts lorsque plus d'employés devraient se présenter au travail. Le burnout et le désir de quitter en raison de la fatigue et du manque d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pointent vers une distribution injuste des shifts. L'absentéisme est un signal fort d'un système de notifications de planning et de planification des shifts cassé sans l'entrée des travailleurs. La liste peut être longue ; votre tâche est d'écouter et d'entendre ce qui est dit.
3. Révisez et mettez à jour vos politiques de planification
Lorsque vous essayez pour la première fois de réorganiser les horaires, vous devriez rédiger de nouvelles politiques et pratiques de planification à la main pour garder une trace de tout. Vous décidez quelles étapes vous allez introduire (ou supprimer) pour améliorer la planification et quelles suggestions deviennent des politiques. Indiquez ce qui est hors limites et comment les changements et ajustements de planning flexibles peuvent être négociés (et quand).
4. Utilisez des logiciels ou outils de planification
Vous pouvez déployer le logiciel une fois que vous avez rédigé ces nouvelles politiques et en avez discuté avec vos travailleurs. Entrez tous les détails et demandes spécifiques que vous avez recueillis et lancez le programme. Voyez comment l'horaire est confectionné et discutez-en avec les gens. Si tout semble en ordre, appliquez l'horaire. Ensuite, recueillez des retours, analysez comment les choses se passent pour l'entreprise maintenant, et peaufinez davantage, si nécessaire.
5. Développez un processus standardisé de demande de congé
Les demandes de congé sont probablement l'un des sujets les plus délicats pour vous et vos employés. Donc, pour éviter les conflits et honorer leurs demandes raisonnables, développez une politique rationalisée pour cette situation. Expliquez combien de temps à l'avance les gens doivent demander, à quelle fréquence on peut demander des changements d'horaire, et ainsi de suite. Les employés qui n'ont pas le temps de se ressourcer s'épuisent et quittent. Il est plus simple d'organiser un horaire raisonnable qui équilibres leurs besoins et les besoins de l'entreprise que de voir toute votre équipe partir un jour.
Automatisation des Processus Manuels
Parallèlement à l'automatisation de la planification, il est raisonnable d'automatiser autant que possible les tâches que vos travailleurs doivent effectuer. Nous ne voulons pas dire supprimer complètement leurs rôles. Nous voulons donner à votre équipe des outils précieux pour faciliter les tâches monotones et économiser leur énergie pour le travail qui compte, comme servir les clients.
1. Identifiez les tâches qui peuvent être automatisées
Encore une fois, parlez à votre équipe et analysez individuellement ce qui peut et doit être automatisé. L'automatisation minimise la possibilité d'erreurs et augmente la productivité sans surcharger votre équipe. C'est très important. Toute petite tâche qui perd du temps et peut être effectuée automatiquement devrait être sous-traitée à un logiciel.
2. Choisissez les outils d'automatisation requis
Lorsque vous savez quoi faire, il est temps de choisir des outils. Si vous envisagez de déployer une automatisation à grande échelle, intégrant de nombreuses applications et fonctions dans un seul réseau, jetez un œil à Zapier. C'est un instrument vaste qui connecte vos comptes de réseaux sociaux, lie les e-mails au système CRM, intègre les paiements et les outils de feedback dans votre tableau de bord, et bien plus encore.
Si vous avez besoin d'une automatisation plus spécifique et affinée, regardez Google Docs. Leur boîte à outils peut aider à automatiser de petites tâches sans acheter un ensemble de logiciels séparés – et le faire efficacement.
Nous vous exhortons à prêter une attention particulière à l'automatisation des processus de fabrication d'étiquettes, qui peuvent être chronophages et sujettes aux erreurs si tout est fait manuellement. Les étiquettes sont utilisées partout, de l'expédition à l'étiquetage des produits. Donc, la création d'étiquettes précises améliore vos processus d'affaires.
Foxy Labels est un instrument optimal pour l'automatisation de l'impression des étiquettes car il utilise Google Docs comme base. Il transfère des informations de votre CRM et d'autres outils vers Google Docs, vous aide à créer des étiquettes soignées et stylées pour différents usages dans cet environnement, et les envoie à l'impression immédiatement. Cette application fait la plupart du travail pendant que vous vous concentrez sur d'autres tâches urgentes, et ne vous inquiétez pas de la précision et de la vitesse.
3. Configurez votre automatisation
Une fois que vous avez configuré votre outil d'automatisation, effectuez un essai et voyez où se trouvent les goulets d'étranglement possibles. Recueillez des retours des travailleurs. Configurez l'outil jusqu'à ce qu'il réponde à vos besoins à 100 %.
Vos travailleurs apprécieront les instruments d'automatisation comme un ajout à leur boîte à outils de travail, surtout si cela les aide à être productifs tout en maintenant un équilibre vie-travail. Votre entreprise en tirera également de nombreux avantages.
