De impact van geautomatiseerde planning op de werk-privébalans van medewerkers
Wanneer het plannen en beheren van werkdiensten op de agenda komt, is de belangrijkste zorg meestal hoe een bedrijf hiervan zal profiteren. Maar hier is een tip uit de cursus Human Resources Management 101: werknemers zijn de sleutel tot het succes. Als ze gelukkig en gemotiveerd zijn, kunnen ze de omzet verhogen gewoon door de kwaliteit van het werk en de diensten die ze leveren. Deze regel werkt ook in omgekeerde zin: overbelaste en ongehoorde werknemers zijn minder geneigd om 101% bij te dragen aan hun werk. Ze doen gewoon het vereiste minimum, wachtend tot de dienst eindigt – of voldoen zelfs niet aan de minimale werkverwachtingen.
Bovendien zal geautomatiseerd plannen de naleving van nieuwe regelgeving over arbeidsomstandigheden gemakkelijker en efficiënter maken.
Je weet dit als een verantwoordelijk en intelligent bedrijfseigenaar, dus laten we ons richten op meer technische zaken. Hoe kun je je planningsproces automatiseren om medewerkers de optimale roosters te geven, een goede werk-privébalans te krijgen en zich over het algemeen gewaardeerd te voelen?
In het kort moet je kiezen voor een betrouwbaar en krachtig hulpmiddel voor geautomatiseerd plannen. Dan ben je klaar om je omzet en de tevredenheid en het behoud van werknemers te laten groeien.
Voordelen van Geautomatiseerde Medewerkerplanning
Betaalbare planningssoftware zou je moeten helpen om verschillende belangrijke doelen met betrekking tot de arbeidskrachten en hun behoeften te bereiken, dus laten we deze voordelen in detail verkennen.
1. Lagere Arbeidskosten
Het introduceren van geautomatiseerd plannen betekent niet dat je automatisch iemand zult ontslaan omdat je hen niet meer nodig hebt, en dat je dus geld bespaart op hun salaris. Dat zou een onverstandige benadering zijn. In plaats daarvan laat geautomatiseerd plannen je de knelpunten in je personeelsbenadering begrijpen en hoe je deze kunt verbeteren.
Op zijn beurt zal een verbeterde shiftverdeling geld besparen op overuren, uitgaven aan veiligheidskwesties, ongevallen of geldverliezen door verloren klanten of overbezetting in lage seizoenen/tijden van de dag.
Als we goed kijken, wordt alles duidelijk. Handmatige planning is vaak onbedoeld bevooroordeeld en open voor menselijke fouten en gewoontedaden. Sommige werknemers kunnen aan meer diensten worden toegewezen terwijl anderen niet genoeg krijgen. Of uitdagende diensten met veel klanten zijn onderbezet of bemand door onervaren werknemers, terwijl rustige periodes een toevlucht nemen van werknemers met weinig te doen.
Moeilijke werknemers hebben de neiging om meer ongevallen te hebben, en onervaren werknemers hebben wellicht meer vaardigheden nodig om met drukke diensten om te gaan. Dit leidt allemaal tot geldverliezen in plaats van winst.
Wanneer je een fundamentele analyse maakt van de factoren waarmee je rekening moet houden en deze vervolgens integreert in je planningshulpmiddel, bouwt de machine een eerlijke shiftstructuur. Iedereen heeft kans om te rusten, en alle diensten zijn goed bemand om aan de vraag te voldoen.
2. Gestroomlijnde Operaties
Handmatige planning omvat altijd belangrijke gegevens in de besluitvorming, dus problemen zullen altijd optreden. Iemand kan bijvoorbeeld niet op een bepaalde dag of tijd komen of vraagt om een vrije dag in plaats van extra diensten te werken. Daarnaast is feedback en nauw contact met werknemers een must, bij voorkeur verzameld op één plek, toegankelijk voor zowel managers als werknemers.
Een goede automatiseringsplanner kan alle eisen en factoren verwerken zonder iets te 'vergeten'. Dan stelt het werknemers in staat om hun zorgen rechtstreeks in de app te communiceren, zodat hun verzoeken niet verloren gaan. Plannen wordt gestroomlijnd en efficiënter, en mensen voelen zich gehoord en gerespecteerd.
3. Verbeterde Werknemerstevredenheid & Behoud
Dit punt vloeit voort uit de twee voorgaande: wanneer diensten redelijk zijn verdeeld, heeft iedereen zijn aandeel in werk en vrije tijd. Dus er is weinig reden voor hen om op te zeggen. Geld is slechts een deel van het behoud van werknemers. Echte werk-privébalans is net zo belangrijk als compensatie. Dus wanneer je roosters kunt creëren die de behoeften en rechten van werknemers respecteren (terwijl je je bedrijf draaiende houdt), doe het dan.
4. Volledige Naleving van de Cyclus
Onderdelen van de arbeidwetgeving worden regelmatig herzien om werknemers te beschermen tegen oneerlijke behandeling. Het is moeilijk om alle nieuwe eisen in overweging te nemen bij handmatige planning. Met name vragen planningsvoorschriften dat werknemers tijdig over hun diensten worden geïnformeerd, zodat ze hun plannen kunnen aanpassen of hun werkgever kunnen vragen om hun dienst naar een ander tijdslot te verplaatsen. Het is illegaal (en onredelijk, voor dat bedrag) om mensen te informeren dat hun dienst over een uur of zelfs over 30 minuten begint. Geautomatiseerd plannen stelt je in staat om roosters ver vooruit te maken en te voldoen aan strikte regelgeving. Automatisering helpt om de klus waarvoor 3 tot 5 uur werk vereist is, in een half uur te passen. Dus je kunt snel en nauwkeurig goede roosters opstellen zonder deze vreselijke taak uit te stellen.
5. Flexibiliteit van de Arbeidskrachten
Een goed planningshulpmiddel biedt tweewegscommunicatie die werknemers de mogelijkheid geeft om een stem te hebben in het maken van roosters. Sommige mensen kunnen goede redenen hebben om om verschillende diensten of specifieke tijden van de dag te vragen, en het is redelijk om naar deze eisen te luisteren. Zodra ze hun verzoeken via het planningshulpmiddel hebben verzonden, kan het je over deze specifieke voorkeuren informeren. Je hoeft dus niet op het laatste moment naar een vervanger te zoeken. Automatische planning maakt flexibiliteit van de arbeidskrachten haalbaar, en dat is geweldig.
6. Werk-privébalans en geautomatiseerde processen
Wanneer diensten automatisch worden toegewezen met inachtneming van een gelijke verdeling van dag- en nachtdiensten, verbetert de algemene werk-privébalans van je werknemers. Je kunt het hulpmiddel zo programmeren dat het aanpast aan de behoeften van mensen met kinderen die om specifieke tijdslots vragen of om andere serieuze redenen die mensen kunnen hebben. Dan win je toegewijde werknemers die 200% in hun werk investeren en minder burn-outs of redenen hebben om te vertrekken.
Het enige wat je hoeft te doen is software te krijgen die geen waardevolle gegevens mist bij het opstellen van roosters en die het rechtvaardig verdelen van shiften kan bijhouden. Je bespaart een goed deel van monotoon en foutgevoelig werk en bouwt een sterk, gezond en hoog gemotiveerd team voor je bedrijf.
Hoe Planningsproblemen Juist Oplossen
Nu je weet hoe een goed automatiseringshulpmiddel je en je personeel kan helpen, laten we eens kijken hoe je deze software kunt implementeren en verfijnen om er het meeste uit te halen.
1. Identificeer je specifieke planningsproblemen
Elk bedrijf is uniek, en je organisatie kan plannings- en personeelsproblemen ondervinden die verschillen van die van vergelijkbare organisaties. Kijk dus goed waar en wanneer je planningsproblemen ontstaan: op bepaalde tijden van de dag, op bepaalde dagen, of seizoensgebonden. Overbezetting of onderbezetting? Werknemers aan een dienst koppelen? Afwezigheid? Burn-out en een hoog verloop? Bepaal de specifieke problemen die je eerst moet oplossen.
2. Verzamel medewerkersfeedback over planningsproblemen
De volgende stap is om te horen wat mensen te zeggen hebben. Hun opmerkingen en verzoeken kunnen de oplossingen zijn voor de problemen die je hebt geïdentificeerd. Verzamel de feedback en kijk hoe deze past in de problematische gebieden die je hebt gevonden. Klachten over chronisch gebrek aan werknemers kunnen wijzen op onderbezetting of over shifts wanneer er meer werknemers zouden moeten komen werken. Burn-out en de wens om op te zeggen vanwege vermoeidheid en gebrek aan werk-privébalans wijzen op de oneerlijke verdeling van shifts. Afwezigheid is een duidelijke indicatie van een gebroken systeem voor planningsberichten en -planning zonder input van werknemers. De lijst kan lang zijn; jouw taak is om te luisteren en te horen wat wordt gezegd.
3. Bezie en actualiseer je planningsbeleid
Wanneer je voor het eerst probeert roosters te herschikken, moet je nieuwe planningsbeleid en -praktijken met de hand opstellen om alles bij te houden. Je beslist welke stappen je zult introduceren (of verwijderen) om de planning te verbeteren en welke suggesties beleid worden. Geef aan wat niet is toegestaan en hoe flexibele wijziging en aanpassing van roosters kunnen worden onderhandeld (en wanneer).
4. Gebruik planningssoftware of -hulpmiddelen
Je kunt de software inzetten wanneer je deze nieuwe beleidsregels hebt opgesteld en besproken met je werknemers. Voer alle details en specifieke verzoeken in die je hebt verzameld en laat het programma draaien. Kijk hoe het rooster wordt gemaakt en bespreek het met mensen. Als alles goed lijkt, pas het rooster toe. Verzamel dan feedback, analyseer hoe het nu met het bedrijf gaat, en verfijn indien nodig verder.
5. Ontwikkel een gestandaardiseerd verzoekproces voor vrijetijd
Verzoeken om tijd vrij zijn waarschijnlijk een van de meest prikkelende onderwerpen voor jou en je werknemers. Dus, om conflicten te vermijden en hun redelijke verzoeken te honoreren, ontwikkel een gestroomlijnd beleid voor deze situatie. Leg uit hoe ver van tevoren mensen moeten vragen, hoe vaak men om wijzigingen in het rooster kan vragen, enzovoort. Werknemers die geen tijd hebben om op te laden, lopen burn-out en zeggen op. Het is eenvoudiger om een redelijk rooster te regelen dat hun behoeften en de zakelijke behoeften in evenwicht brengt dan om te zien dat je hele team op een dag opzegt.
Automatisering van Handmatige Processen
Naast de automatisering van de planning is het redelijk om de taken die je werknemers moeten doen zoveel mogelijk te automatiseren. We bedoelen niet dat we hun rollen helemaal willen verminderen. We bedoelen dat je je team waardevolle hulpmiddelen geeft om monotoon werk te vergemakkelijken en energie te besparen voor het werk dat ertoe doet, zoals het bedienen van klanten.
1. Identificeer de taken die geautomatiseerd kunnen worden
Praat opnieuw met je team en analyseer individueel wat kan en moet worden geautomatiseerd. Automatisering minimaliseert de mogelijkheid van fouten en verhoogt de productiviteit zonder je team te overweldigen. Dat is heel belangrijk. Elke kleine taak die tijd verliest en automatisch kan worden uitgevoerd, moet worden uitbesteed aan software.
2. Kies de benodigde automatiseringstools
Wanneer je weet wat je moet doen, is het tijd om tools te kiezen. Als je van plan bent om grootschalige automatisering in te voeren door veel apps en functies in één netwerk te integreren, kijk dan naar Zapier. Het is een uitgebreid instrument dat je sociale netwerken verbindt, e-mail koppelt aan het CRM-systeem, betaal- en feedbacktools in je dashboard integreert, en nog veel meer.
Als je meer specifieke en fijnmazige automatisering nodig hebt, kijk dan naar Google Docs. Hun toolkit kan helpen om kleinere taken te automatiseren zonder een apart softwarepakket aan te schaffen – en het efficiënt te doen.
We dringen er bij je op aan om speciale aandacht te besteden aan de automatisering van labelmakingsprocessen, die tijdrovend kunnen zijn en foutgevoelig als alles handmatig wordt gedaan. Labels worden overal gebruikt, van verzending tot productmarkering. Dus het maken van nauwkeurige labels verbetert je bedrijfsprocessen.
Foxy Labels is een optimaal instrument voor de automatisering van labelprinting omdat het Google Docs als basis gebruikt. Het haalt informatie uit je CRM en andere tools in Google Docs, helpt je om nette en stijlvolle labels voor verschillende doeleinden in deze omgeving te creëren en stuurt ze onmiddellijk naar de printer. Deze app doet het meeste werk terwijl jij je op andere urgente taken richt, en je je geen zorgen hoeft te maken over nauwkeurigheid en snelheid.
3. Configureer je automatisering
Als je je automatiseringstool hebt ingesteld, voer dan een proef uit en kijk waar de mogelijke knelpunten zijn. Verzamel feedback van werknemers. Configureer het hulpmiddel totdat het voor 100% aan jouw behoeften voldoet.
Je medewerkers zullen automatiseringsinstrumenten waarderen als een aanvulling op hun werkgereedschap, vooral als het hen helpt productief te zijn terwijl ze een werk-privébalans behouden. Je bedrijf zal er ook veel baat bij hebben.
