Steigern Sie die Teamproduktivität mit der Instant Meetings-Funktion von Cal.com

Was sind Sofort-Meetings?

Vielleicht haben Sie schon einmal von der Sofort-Meetings-Funktion von Cal.com gehört. Es handelt sich um einen benutzerdefinierten Ereignistyp, der ursprünglich für Deel entwickelt wurde, nun aber allen Cal.com Enterprise-Abonnenten zur Verfügung steht. Wenn Sie unsere Fallstudie oder unser Highlight zu Sofort-Meetings gelesen haben, dann wissen Sie bereits, was für eine großartige Option das ist. Es ist eine Funktion, die Zeit spart, Missverständnisse reduziert und es Menschen einfach leichter macht, sich zu treffen.

Häufige Fragen zu Sofort-Meetings

Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie diese Funktion für Ihre eigene Organisation aktivieren können. Nun, dann ist dies der Artikel, den Sie brauchen. Wir behandeln alle grundlegenden Dinge, die Sie wissen müssen, um Sofortbuchungen einzurichten und loszulegen.

Das bedeutet, dass wir grundlegende Fragen dazu beantworten werden, was Sofort-Meetings sind und wie sie funktionieren, und Sie außerdem Schritt für Schritt durch den Prozess der Einrichtung führen.

Was sind Sofort-Meetings?

Um Sofort-Meetings zu aktivieren, müssen Sie Mitglied einer Organisation mit einem Cal.com Enterprise-Konto sein. Das liegt daran, dass diese Funktion ausschließlich für Abonnenten mit komplexen Planungsanforderungen entwickelt wurde. Vorausgesetzt, dass Sie Mitglied eines Enterprise-Kontos sind, können Sofortbuchungen ganz einfach über Ihr Ereignistypen-Dashboard eingerichtet werden. Sie können dies entweder tun, indem Sie einen neuen Ereignistyp erstellen oder einen zuvor erstellten Ereignistyp in eine Sofortbuchung umwandeln. Wenn Sie einen zuvor erstellten Ereignistyp in eine Sofortbuchung umwandeln möchten, folgen Sie einfach den untenstehenden Schritten. So oder so: Alles, was Sie tun müssen, ist den untenstehenden Schritten zu folgen.

So richten Sie Sofort-Meetings ein

Vorausgesetzt, Sie sind Mitglied eines Enterprise-Kontos, ist das Einrichten von Sofort-Meetings sehr unkompliziert. So geht’s:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Cal.com-Konto an.

2. Gehen Sie zu Ihrem Ereignistypen-Dashboard.

3. Wählen Sie einen zuvor erstellten Ereignistyp aus oder erstellen Sie einen neuen.

4. Wenn Sie einen neuen Ereignistyp erstellen, werden Sie aufgefordert, das Ereignis zu benennen und dessen Dauer festzulegen.

5. Andernfalls klicken Sie einfach auf das bereits erstellte Ereignis, um auf dessen Einstellungen zuzugreifen.

6. Sobald Sie die Einstellungen auf Ereignisebene geöffnet haben, sehen Sie eine Liste von Tabs.

7. Direkt unter dem Tab „Workflows“ sehen Sie einen Eintrag mit dem Namen „Instant Bookings“.

8. Klicken Sie auf diesen Tab, um auf Ihre Einstellungen für „Instant Booking“ zuzugreifen.

9. Sobald Sie den Tab „Instant Booking“ geöffnet haben, gibt es einen Schalter, den Sie aktivieren müssen, um die Funktion „Instant Bookings“ einzuschalten.

10. Sie werden feststellen, dass darunter zusätzliche Einstellungen vorhanden sind, mit denen Sie Ihre Sofortbuchungen feinabstimmen können.

11. Dazu gehören Verfügbarkeitspläne, Parameter sowie die Zeitspanne, die ein Host hat, um auf das Meeting zu reagieren und es zu starten.

12. Außerdem würden Sie hier Webhooks einrichten.

13. Wenn Sie alle Änderungen und Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Speichern“.

Wer hat Zugriff auf Sofort-Meetings?

Genau wie alle Ihre anderen buchbaren Ereignisse können Sofortbuchungen verborgen oder öffentlich sein. Wenn eine Sofortbuchung öffentlich ist, kann jeder, der Ihr Buchungsprofil besucht, sie sehen. Wenn eine Sofortbuchung auf verborgen gesetzt ist, muss ein Link geteilt werden, damit eine andere Person auf diesen Buchungstyp zugreifen kann. Dieser Link kann in Ihrer E-Mail-Signatur zu finden sein oder als Button auf einer Webseite.

Genau wie alle Ihre anderen buchbaren Ereignistypen können Sofortbuchungen mit Routing-Formularen gekoppelt werden, um Verwirrung bei Kunden zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Sie können außerdem den Tab „Instant Bookings“ in Ihren Einstellungen auf Ereignisebene besuchen, um eindeutige URL-Parameter festzulegen.

Sofort-Meetings anpassen

Die Anpassung Ihrer Sofortbuchung erfolgt im Tab „Instant Bookings“. Die Änderungen, die an einer Sofortbuchung vorgenommen werden, gelten nur für dieses spezifische buchbare Ereignis. Die einzige Ausnahme ist, wenn ein Administrator in Ihrer Organisation verwaltete Ereignisvorlagen verwendet, um einen Sofortbuchungstyp zu erstellen, der an mehrere Personen verteilt wird. In diesem Fall werden die Einstellungen für alle, die diese Vorlage verwenden, aktualisiert, sobald der Administrator den verwalteten Ereignistyp aktualisiert.

Wie werden Teammitglieder benachrichtigt, dass ein Sofort-Meeting aussteht?

Es ist einfach, Benachrichtigungen für Teammitglieder einzurichten, indem Sie die Webhook-Komponente Ihrer Sofortbuchungen anpassen.

Wenn Sie sich jedoch unwohl dabei fühlen, Webhooks direkt zu verwenden, können Sie auch Apps wie Make oder Zapier installieren. Sobald Sie Ihre bevorzugte Verbindungsmethode gewählt haben, geht es nur noch darum zu entscheiden, wie Ihre Teammitglieder benachrichtigt werden sollen.

Sollen sie eine Nachricht in Slack, einen KI-Sprachanruf oder vielleicht eine als dringend markierte E-Mail in ihrem Posteingang erhalten? Das Einzige, was Sie beim Teilen einer Benachrichtigung über eine Sofortbuchung begrenzt, ist Ihre Vorstellungskraft.

Was sieht der Kunde, wenn er ein Sofort-Meeting bucht?

Nachdem ein Zeitfenster ausgewählt wurde, sehen Personen, die Sofortbuchungen buchen, unten auf dem Bildschirm einen Button mit der Aufschrift Jetzt verbinden. Sobald sie auf diesen Button geklickt haben, werden sie aufgefordert, ihren Namen und ihre Kontaktdaten einzugeben. Nach dem Absenden dieser Informationen wird ein Wartebildschirm angezeigt.

Der Wartebildschirm verschwindet entweder, wenn ein Teammitglied auf die Meeting-Anfrage reagiert, oder sobald die Zeit abgelaufen ist. Sobald ein Teammitglied dem Meeting-Link beitritt, läuft das Ereignis wie gewohnt ab. Das bedeutet, dass das Meeting auf der Plattform stattfindet, die Sie als Ort für Ihre Sofortbuchung ausgewählt haben.

Sofortbuchungen zu nutzen ist eine großartige Möglichkeit, sich von der Masse abzuheben, indem es Ihren Kollegen und Kunden erleichtert wird, Sie zu erreichen, wenn es darauf ankommt. Wenn Sie mehr über die Enterprise-Angebote von Cal.com erfahren möchten, können Sie sich gerne an ein Mitglied unseres Vertriebsteams wenden. Vielen Dank, dass Sie diesen Artikel gelesen haben, und wie immer: viel Spaß beim Planen!

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