Steigern Sie die Teamproduktivität mit der Instant Meetings-Funktion von Cal.com
Was sind sofortige Meetings?
Sie haben vielleicht zuvor von der Funktion für sofortige Meetings von Cal.com gehört. Es handelt sich um einen benutzerdefinierten Veranstaltungstyp, der ursprünglich für Deel entwickelt wurde, jetzt aber allen Cal.com Enterprise-Abonnenten zur Verfügung steht. Wenn Sie unsere Fallstudie oder unser Highlight zu sofortigen Meetings gelesen haben, wissen Sie bereits, wie wunderbar diese Option ist. Es handelt sich um eine Funktion, die Zeit spart, Missverständnisse reduziert und es den Menschen einfach erleichtert, sich zu treffen.
Häufige Fragen zu sofortigen Meetings
Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie diese Funktion für Ihre eigene Organisation aktivieren können. In diesem Fall ist dies der Artikel, den Sie benötigen. Wir werden alle grundlegenden Dinge abdecken, die Sie wissen müssen, um sofortige Buchungen einzurichten und den Ball ins Rollen zu bringen.
Das bedeutet, dass wir grundlegende Fragen darüber beantworten werden, was sofortige Meetings sind und wie sie funktionieren, sowie Sie durch den Prozess führen werden, wie man eines einrichtet.
Was sind sofortige Meetings?
Um sofortige Meetings zu aktivieren, müssen Sie Mitglied einer Organisation mit einem Cal.com Enterprise-Konto sein. Dies liegt daran, dass diese Funktion ausschließlich für Abonnenten mit komplexen Planungsbedürfnissen entwickelt wurde. Vorausgesetzt, Sie sind Mitglied eines Enterprise-Kontos, können sofortige Buchungen ganz einfach über Ihr Dashboard für Veranstaltungstypen eingerichtet werden. Sie können dies tun, indem Sie entweder einen neuen Veranstaltungstyp erstellen oder einen zuvor erstellten Veranstaltungstyp in eine sofortige Buchung umwandeln. Wenn Sie einen zuvor erstellten Veranstaltungstyp in eine sofortige Buchung umwandeln möchten, folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten. So oder so, alles, was Sie tun müssen, ist, die folgenden Schritte zu befolgen.
Wie man sofortige Meetings einrichtet
Vorausgesetzt, Sie sind Mitglied eines Enterprise-Kontos, ist die Einrichtung sofortiger Meetings sehr unkompliziert. So geht's:
Loggen Sie sich in Ihr Cal.com-Konto ein.
Gehen Sie zu Ihrem Dashboard für Veranstaltungstypen.
Wählen Sie einen zuvor erstellten Veranstaltungstyp oder entscheiden Sie sich, einen neuen zu erstellen.
Wenn Sie einen neuen Veranstaltungstyp erstellen, werden Sie aufgefordert, diese Veranstaltung zu benennen und ihre Dauer anzugeben.
Andernfalls klicken Sie einfach auf die bereits erstellte Veranstaltung, um auf deren Einstellungen zuzugreifen.
Jetzt, da Sie auf die Einstellungen auf Veranstaltungsebene zugegriffen haben, sehen Sie, dass es eine Liste von Tabs gibt.
Direkt unter dem Tab „Workflows“ sehen Sie einen Punkt mit dem Namen „Sofortige Buchungen“.
Klicken Sie auf diesen Tab, um auf Ihre Einstellungen für sofortige Buchungen zuzugreifen.
Sobald Sie auf den Tab „Sofortige Buchung“ zugegriffen haben, gibt es einen Schalter, den Sie aktivieren müssen, um die Funktion „Sofortige Buchungen“ zu aktivieren.
Sie werden feststellen, dass sich darunter zusätzliche Einstellungen befinden, die Sie verwenden können, um Ihre sofortigen Buchungen anzupassen.
Diese umfassen Verfügbarkeitspläne, Parameter und die Zeitspanne, die ein Gastgeber hat, um auf das Meeting zu antworten und es zu starten.
Darüber hinaus können Sie hier Webhooks einrichten.
Sobald Sie alle Ihre Änderungen und Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ in der oberen rechten Ecke.
Wer hat Zugang zu sofortigen Meetings?
Wie bei all Ihren anderen buchbaren Veranstaltungen können sofortige Buchungen versteckt oder öffentlich sein. Wenn eine sofortige Buchung öffentlich ist, kann jeder, der Ihr Buchungsprofil besucht, sie sehen. Wenn eine sofortige Buchung auf verborgen gesetzt ist, muss ein Link geteilt werden, damit eine andere Person auf den Buchungstyp zugreifen kann. Dieser Link könnte in Ihrer E-Mail-Signatur zu finden sein oder er könnte ein Button auf einer Webseite sein.
Wie bei all Ihren anderen buchbaren Veranstaltungstypen können sofortige Buchungen mit Routing-Formularen kombiniert werden, um Verwirrung für die Kunden zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Sie können auch den Tab „Sofortige Buchungen“ in Ihren Einstellungen auf Veranstaltungsebene besuchen, um einzigartige URL-Parameter festzulegen.
Anpassung von sofortigen Meetings
Die Anpassung Ihrer sofortigen Buchung erfolgt im Tab „Sofortige Buchungen“. Die Änderungen, die an einer sofortigen Buchung vorgenommen werden, gelten nur für diese spezifische buchbare Veranstaltung. Die einzige Ausnahme ist, wenn ein Administrator in Ihrer Organisation verwaltete Veranstaltungsvorlagen verwendet, um einen Typ sofortiger Buchung zu erstellen, der an mehrere Personen verteilt wird. In diesem Fall werden bei jeder Aktualisierung des verwalteten Veranstaltungstyps durch den Administrator die Einstellungen für alle Benutzer dieser Vorlage aktualisiert.
Wie werden Teammitglieder benachrichtigt, dass ein sofortiges Meeting aussteht?
Es ist einfach, Benachrichtigungen für Teammitglieder einzurichten, indem Sie die Webhook-Komponente Ihrer sofortigen Buchungen anpassen.
Wenn Sie sich jedoch unsicher fühlen, Webhooks direkt zu verwenden, können Sie auch Apps wie Make oder Zapier installieren. Sobald Sie Ihre bevorzugte Verbindungsmethode gewählt haben, müssen Sie nur entscheiden, wie Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder benachrichtigt werden.
Werden sie eine Nachricht in Slack, einen Anruf von einer KI oder vielleicht eine als dringend markierte E-Mail in ihrem Posteingang erhalten? Das einzige, was Sie beim Teilen der Benachrichtigung über eine sofortige Buchung einschränkt, ist Ihre Vorstellungskraft.
Was sieht der Kunde, wenn er ein sofortiges Meeting bucht?
Nachdem sie einen Zeitrahmen ausgewählt haben, sehen Personen, die sofortige Buchungen vornehmen, einen Button am unteren Bildschirmrand mit der Aufschrift Jetzt verbinden. Nachdem sie auf diesen Button geklickt haben, werden sie aufgefordert, ihren Namen und Kontaktdaten einzugeben. Nach der Übermittlung dieser Informationen wird ein Wartungsbildschirm angezeigt.
Der Wartungsbildschirm verschwindet entweder, wenn ein Teammitglied auf die Meetinganfrage antwortet, oder sobald die Zeit abgelaufen ist. Sobald ein Teammitglied dem Meeting-Link beitritt, wird die Veranstaltung wie gewohnt fortgesetzt. Dies bedeutet, dass das Meeting auf der von Ihnen gewählten Plattform für den Standort der sofortigen Buchung stattfinden wird.
Die Nutzung sofortiger Buchungen ist eine großartige Möglichkeit, sich von der Masse abzuheben, indem Sie es Ihren Kollegen und Kunden erleichtern, Sie zu erreichen, wenn es darauf ankommt. Wenn Sie mehr über die Enterprise-Angebote von Cal.com erfahren möchten, zögern Sie bitte nicht, sich an ein Mitglied unseres Vertriebsteams zu wenden. Vielen Dank, dass Sie diesen Artikel gelesen haben, und wie immer viel Spaß beim Planen!
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