Erfahre, wie du deine Terminlinks in Cal.com einrichtest

Was sind Terminlinks in Cal.com

In Cal.com sind Terminlinks die verschiedenen Kategorien von Terminen, Meetings oder Sessions, die du nach deinen speziellen Anforderungen einrichten und verwalten kannst. Diese Terminlinks ermöglichen es dir, das Buchungserlebnis für dich, dein Team oder deine gesamte Organisation anzupassen und sicherzustellen, dass jede Art von Meeting nach ihren eigenen Regeln, ihrer Verfügbarkeit und Struktur behandelt wird.

Die verschiedenen Arten von Terminlinks

Cal.com bietet eine Vielzahl von Terminlinks, die unterschiedliche Anforderungen an die Terminplanung abdecken. Diese Optionen zu verstehen ist entscheidend, um einen reibungslosen und effizienten Terminplanungsprozess zu schaffen. Jeder Terminlink bietet einzigartige Funktionen und Möglichkeiten, die dir helfen, deinen Kalender so zu organisieren, wie du arbeitest – egal, ob du persönliche Meetings planst oder teamweite Termine verwaltest. Schauen wir uns die verschiedenen Arten von Terminlinks in Cal.com genauer an, aus denen du wählen kannst.

Persönliche Terminlinks

Persönliche Terminlinks in Cal.com sind die häufigste Art von Ereignis und sind für 1:1-Meetings gedacht. Ob für Beratungen, Vorstellungsgespräche oder private Sessions – mit diesem Terminlink kannst du ganz einfach dedizierte Zeit mit jemandem einplanen. Du kannst deine Verfügbarkeit und die Dauer des Meetings festlegen (z. B. 30 Minuten oder eine Stunde) und den Buchungslink teilen, sodass die andere Person einen Zeitpunkt auswählen kann, der für euch beide passt.

Auch wenn persönliche Terminlinks typischerweise für 1:1-Meetings verwendet werden, können sie auch so angepasst werden, dass zusätzliche Teilnehmer eingeladen werden. So sind sie flexibel für kleine Gruppenmeetings oder Team-Check-ins, wenn nötig.

Kollektive Terminlinks

Kollektive Terminlinks in Cal.com vereinfachen den Terminplanungsprozess, wenn mehrere Hosts beteiligt sind. Anstatt separate Kalender für jede Person abzustimmen, ermöglicht ein kollektives Ereignis, mehrere Teammitglieder oder Hosts zusammenzubringen, um sich gleichzeitig mit einer externen teilnehmenden Person oder Gruppe zu treffen. Ein Sales-Demo kann zum Beispiel ein paar Account Executives und einen Solutions Engineer einbeziehen, oder ein Bewerbungsgespräch kann einen Recruiter und eine Führungskraft aus der Fachabteilung zusammenbringen.

Diese Art von Ereignis löst viele Terminplanungsprobleme für Teams. Sie beendet endlose E-Mail-Ketten auf der Suche nach einem Zeitpunkt, der für alle passt, verringert das Risiko von Doppelbuchungen und hilft sicherzustellen, dass alle nötigen Teilnehmenden im Meeting dabei sind. Kollektive Ereignisse vereinfachen die Abstimmung und schaffen mehr Transparenz, sodass der Terminplanungsprozess für alle Beteiligten effizienter wird.

Round-Robin-Terminlinks

Round-Robin-Terminlinks in Cal.com sind der am häufigsten verwendete Terminlink für Teams und helfen dabei, Aufgaben oder Termine gleichmäßig unter mehreren Teammitgliedern in einer zyklischen Reihenfolge zu verteilen. Das sorgt für Fairness und verhindert, dass einzelne Teammitglieder überlastet werden. Wenn Kund:innen Termine buchen, rotiert das System verfügbare Zeitfenster zwischen den Teammitgliedern, bietet Kund:innen mehr Auswahl und hält die Arbeitslast ausgeglichen. Besonders nützlich ist das für Sales-, Support- und Healthcare-Teams, die viele Aufgaben oder Termine verwalten müssen.

Zu den Vorteilen der Round-Robin-Terminplanung gehören eine faire Arbeitsverteilung, höhere Effizienz und eine bessere Kundenzufriedenheit. Sie automatisiert die Zuweisung von Aufgaben, reduziert manuellen Aufwand und sorgt für Verbindlichkeit. Egal, ob du Lastenausgleich oder maximale Verfügbarkeit wählst – Round Robin hilft dir, die Terminplanung zu optimieren und einen reibungslosen Ablauf für dein Team und deine Kund:innen sicherzustellen.

Verwaltete Terminlinks

Verwaltete Terminlinks in Cal.com sind dafür gemacht, Teams mehr Kontrolle und Konsistenz bei der Terminplanung ihrer Ereignisse zu geben. Mit verwalteten Ereignissen können Team-Admins Event-Vorlagen erstellen, die im gesamten Team einheitlich bleiben und Konsistenz bei Buchungsfragen, Dauer und Erinnerungen sicherstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Teams, die einen professionellen, standardisierten Buchungsprozess beibehalten müssen, während einzelne Teammitglieder bestimmte Aspekte des Ereignisses personalisieren können.

Der größte Vorteil verwalteter Ereignisse ist die Möglichkeit, kritische Felder zu sperren, wodurch Fehler verhindert und Einheitlichkeit bei allen Teammitgliedern gewährleistet wird, die den Terminlink nutzen. Während Admins die wesentlichen Details steuern, können sie nicht kritische Felder (wie Titel oder Beschreibung) freigeben, um bei Bedarf Personalisierung zu ermöglichen. Diese Funktion ist ideal für Teams, die sowohl Kontrolle als auch Flexibilität brauchen, und sorgt für einen reibungslosen und standardisierten Terminplanungsprozess, der Fehler reduziert und das Onboarding neuer Teammitglieder verbessert.

So erstellst du einen Terminlink in Cal.com

Einen Terminlink in Cal.com zu erstellen ist einfach und in nur wenigen Schritten erledigt. So richtest du ihn ein:

1. Melde dich bei Cal.com an

Melde dich in deinem Cal.com-Konto an oder erstelle ein neues Cal.com-Konto.

2. Erstelle einen neuen Terminlink

Sobald du angemeldet bist, gehe zum Terminlinks-Dashboard und klicke auf den „+ New“-Button, um mit der Erstellung eines neuen Terminlinks zu beginnen.

3. Wähle den Typ des Terminlinks

Wähle den Typ von Ereignis, den du erstellen möchtest. Persönlich, verwaltet, kollektiv oder Round Robin. Fülle dann die grundlegenden Details für dein Ereignis aus, zum Beispiel den Namen, die Dauer und die Beschreibung.

4. Lege die Teilnehmenden des Ereignisses fest (bei persönlichen Ereignissen nicht nötig)

Für kollektive oder Round-Robin-Ereignisse musst du auswählen, welche Teammitglieder Teil des Ereignisses sein sollen. Du kannst jedes Teammitglied einzeln auswählen oder ein ganzes (Unter-)Team wählen. Bei verwalteten Ereignissen wählst du die Teammitglieder aus, die diese Vorlage verwenden sollen.

5. Verfügbarkeit konfigurieren

Nachdem du die Teilnehmenden festgelegt hast, klicke auf den Tab „Verfügbarkeit“, um die Zeitfenster auszuwählen, die für alle passen. Bei persönlichen Ereignissen kannst du deine eigene Verfügbarkeit hinzufügen, damit sie zu deinem individuellen Kalender passt. Bei verwalteten Ereignissen kann der Admin die Verfügbarkeitseinstellungen sperren oder Teammitglieder können ihre Verfügbarkeit personalisieren, wenn sie freigegeben ist.

6. Schließe dein Setup ab

Passe weitere Einstellungen an, zum Beispiel Erinnerungen, Buchungsfragen und Meeting-Links, je nach Art des Ereignisses. Sobald du alle nötigen Anpassungen vorgenommen hast, speichere deinen Terminlink. Wenn du mehr detaillierte Informationen zu diesen Funktionen brauchst, lies weiter im Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie du deine Terminlinks konfigurierst und optimierst.

Einrichtung des Terminlinks im Detail

Sobald du deinen Terminlink in Cal.com erstellt hast, hast du Zugriff auf mehrere Tabs, mit denen du jeden Aspekt deines Ereignisses konfigurieren kannst. Jeder Tab bietet eine eigene Reihe von Funktionen, mit denen du feinjustieren kannst, wie deine Ereignisse funktionieren. Von den Grundlagen und der Verfügbarkeit bis hin zu erweiterten Funktionen wie wiederkehrenden Optionen und Workflows führt dich dieser Abschnitt durch alle Tabs und zeigt, wie du sie nutzen kannst, um dein Ereignis-Setup zu optimieren.

Lass uns sie nacheinander durchgehen, damit du das Maximum aus deinem Cal.com-Ereignis-Setup herausholen kannst!

1. Basis-Tab

Im Basis-Tab legst du die grundlegenden Details für deinen Terminlink fest. Hier kannst du wichtige Informationen wie Titel, Beschreibung und Dauer des Ereignisses an deine Anforderungen anpassen. Lass uns die wichtigsten Einstellungen im Basis-Tab durchgehen:

• Grundinformationen:
  Beginne damit, den Titel und die Beschreibung für dein Ereignis hinzuzufügen. Du kannst auch die Sprache der Oberfläche für das Ereignis auswählen. Eine spannende Funktion hier ist die Möglichkeit, die Option Titel und Beschreibung mit KI in die Browsersprache des Besuchers übersetzen zu aktivieren. Das sorgt für ein persönlicheres Erlebnis für deine internationalen Kund:innen, da die Sprache automatisch an ihre Präferenzen angepasst wird.

• Dauer des Ereignisses:
  In diesem Abschnitt kannst du die Dauer des Ereignisses in Minuten festlegen. Du kannst außerdem die Funktion Dem Buchenden erlauben, aus mehreren Dauern zu wählen aktivieren. Wenn sie aktiviert ist, kann der Buchende zwischen mehreren Daueroptionen wählen, zum Beispiel 15 oder 30 Minuten. Du kannst auch eine Standarddauer festlegen – wenn ein Buchender keine Dauer auswählt, wird die Standarddauer verwendet (z. B. 15 Minuten).

• Ort:
  Für die Ortseinstellungen kannst du aus drei Optionen wählen:

  • Videokonferenz: Wähle ein Videokonferenz-Tool aus, das du im App-Marktplatz oder in den Konferenzeinstellungen hinzugefügt hast.

  • Vor Ort: Wenn das Ereignis persönlich stattfindet, wähle entweder die Adresse der teilnehmenden Person oder der organisierenden Person aus.

  • Sonstiges: Für benutzerdefinierte Orte oder Link-Meetings wähle diese Option. Du kannst sogar mehrere Orte erlauben, sodass der Buchende flexibel die Option auswählen kann, die für ihn am besten passt.

2. Verfügbarkeits-Tab

Der Verfügbarkeits-Tab ermöglicht es dir, Zeitfenster für dein Ereignis auszuwählen. Standardmäßig wird dein allgemeiner Verfügbarkeitsplan verwendet, du kannst ihn aber anpassen. Bei persönlichen Ereignissen können Teilnehmende ihre eigene Verfügbarkeit hinzufügen. Bei verwalteten Ereignissen kann der Admin die Einstellungen sperren oder Teammitgliedern erlauben, sie anzupassen. Für Round-Robin- und kollektive Ereignisse kannst du für jedes Teammitglied auswählen, welcher Verfügbarkeitsplan verwendet werden soll, damit alle Teilnehmenden vor der Terminvergabe verfügbar sind.

3. Zuweisungs-Tab (nur für kollektive, Round-Robin- und verwaltete Ereignisse)

Im Zuweisungs-Tab verwaltest du die Zuweisungen von Teammitgliedern für Round-Robin-, kollektive und verwaltete Ereignisse.

Bei verwalteten und kollektiven Ereignissen ist das Zuweisen von Teammitgliedern unkompliziert – du wählst einfach die Personen aus, die im Ereignis enthalten sein sollen. Du kannst diesen Ereignissen auch zukünftige Teammitglieder hinzufügen, damit neue Mitarbeitende automatisch eingeschlossen werden.

Für Round-Robin-Ereignisse gibt es erweiterte Zuweisungsoptionen. Nachdem du deine Teammitglieder ausgewählt hast, kannst du das Round-Robin-Setup weiter anpassen, indem du zwischen zwei Modi wählst:

• Lastenausgleich: Verteilt Termine oder Aufgaben gleichmäßig unter den Teammitgliedern.

• Verfügbarkeit maximieren: Rotiert verfügbare Zeitfenster zwischen den Teammitgliedern, um Buchenden mehr Auswahl zu geben und die Chancen auf eine Buchung zu erhöhen.

Zusätzlich kannst du Prioritäten für Teammitglieder anpassen (z. B. hohe oder niedrige Priorität), gewichtete Verteilung aktivieren (um Aufgaben nach Prozentsatz zuzuweisen) und feste Hosts festlegen (damit wichtige Personen immer zugewiesen werden). Für komplexere Setups kannst du außerdem Round-Robin-Gruppen erstellen, um Teammitglieder nach Abteilung oder Rolle zu organisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

4. Limits-Tab

Der Limits-Tab ermöglicht es dir, verschiedene Einschränkungen für deinen Terminlink zu konfigurieren und gibt dir so mehr Kontrolle über Buchungen. Du kannst Limits für Dinge wie Pufferzeiten, Buchungshäufigkeit, Mindestvorlaufzeit und mehr festlegen, damit dein Kalender reibungslos läuft. Es wird empfohlen, alle Funktionen einmal zu aktivieren, um zu sehen, wie sie funktionieren, und sie dann an deine Bedürfnisse anzupassen. Dieser Tab bietet eine flexible Möglichkeit, die Verfügbarkeit deines Ereignisses anzupassen und Buchungen effizient zu verwalten.

5. Erweitert-Tab

Der Erweitert-Tab bietet umfangreiche Anpassungsoptionen für deine Terminlinks. Er enthält die Möglichkeit, Buchungsfragen hinzuzufügen, mit denen du verschiedene Arten von Informationen abfragen kannst, darunter kurzer Text, langer Text, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Du kannst E-Mail-basierte Buchungen (bei denen nur eine E-Mail erforderlich ist) oder telefonbasierte Buchungen (bei denen nur eine Telefonnummer erforderlich ist) erstellen, passend zu deinen Anforderungen.

Über Buchungsfragen hinaus kannst du in diesem Tab weitere Einstellungen konfigurieren, zum Beispiel Kalenderintegration, Buchungsbestätigungen und Regeln fürs Neu terminieren. Du kannst Funktionen wie E-Mail-Verifizierung, Stornierung und Neu terminieren aktivieren oder deaktivieren sowie Weiterleitungen nach der Buchung einrichten und das Erscheinungsbild deiner Ereignisse anpassen.

Es wird empfohlen, alle verfügbaren Funktionen nacheinander zu aktivieren, um zu verstehen, wie jede einzelne funktioniert, und die beste Konfiguration für deinen Buchungsprozess zu finden.

6. Wiederkehrend-Tab

Der Wiederkehrend-Tab ermöglicht es dir, Ereignisse einzurichten, die sich regelmäßig wiederholen, zum Beispiel wöchentliche Kurse oder Team-Meetings. Du kannst die Häufigkeit wählen (z. B. wöchentlich, monatlich) und eine maximale Anzahl an Vorkommen festlegen. Wenn sich ein Buchender abmeldet, werden alle zukünftigen Ereignisse automatisch storniert. Das Neu terminieren wiederkehrender Ereignisse ist nicht möglich, daher ist es wichtig, den Zeitplan sorgfältig anzupassen.

7. Apps-Tab

Der Apps-Tab in Cal.com ermöglicht es dir, die Funktionalität deiner Ereignisse zu erweitern, indem du sie mit verschiedenen Kalenderanbietern, Videokonferenz-Software und anderen Plattformen verbindest. Apps können auch zusätzliche Funktionen hinzufügen, zum Beispiel die App Wipe my Cal zum Massen-Neu-terminieren deines Tages. Du kannst den Cal.com App Store durchsuchen, Apps nach Kategorien finden und sie mit nur einem Klick installieren. Einige Apps erfordern möglicherweise eine Authentifizierung, etwa wenn du dein Google-Konto verbindest.

Nach der Installation kannst du deine Apps verwalten, Integrationen aktivieren oder deaktivieren und Einstellungen direkt auf der Seite Installierte Apps anpassen.

8. Workflows-Tab

Der Workflows-Tab in Cal.com ermöglicht es dir, Aktionen basierend auf bestimmten Auslösern zu automatisieren, zum Beispiel wenn eine Buchung erstellt, storniert oder kurz vor dem Start steht. Das reduziert manuellen Aufwand, verbessert die Kommunikation und sorgt dafür, dass dein Terminplanungsprozess reibungslos läuft.

Du kannst einen Workflow einrichten, indem du einen Auslöser auswählst (z. B. Buchung erstellt, Ereignis storniert) und eine Aktion definierst (z. B. E-Mail senden, SMS senden oder eine WhatsApp-Nachricht senden). Du kannst Nachrichten außerdem mit dynamischen Textvariablen anpassen, zum Beispiel mit Ereignisdetails, Teilnehmerinformationen und Meeting-URLs. So kannst du personalisierte Benachrichtigungen, Erinnerungen und Follow-up-Nachrichten automatisch versenden.

Es wird empfohlen, alle verfügbaren Auslöser und Aktionen zu testen, um die Möglichkeiten der Workflows vollständig zu verstehen und deinen Terminplanungsprozess zu optimieren. Detailliertere Anleitungen findest du in unserem vollständigen Workflows-Hilfeartikel.

9. Webhooks-Tab

Der Webhooks-Tab ermöglicht es dir, Integrationen mit anderen Apps zu automatisieren, indem Aktionen ausgelöst werden, wenn bestimmte Ereignisse in Cal.com eintreten, zum Beispiel wenn eine Buchung erstellt, storniert oder neu terminiert wird. Du kannst Webhooks so einrichten, dass sie auf diese Ereignisse hören und Daten an eine benutzerdefinierte Subscriber-URL senden, oder Integrationen wie Zapier nutzen, um andere Apps ohne Entwicklungsaufwand anzubinden.

Webhooks können auf verschiedenen Ebenen eingerichtet werden, darunter auf Benutzer-, Terminlink- und Teamebene, sodass du genau steuern kannst, welche Ereignisse Aktionen auslösen. Du kannst aus einer Vielzahl von Auslösern wählen (z. B. Buchung erstellt, Meeting gestartet, Aufnahme bereit) und Aktionen definieren (z. B. E-Mails senden, SMS senden oder externe Apps aktualisieren). Auch benutzerdefinierte Payloads können verwendet werden, sodass du die mit jedem Webhook gesendeten Daten ganz einfach anpassen kannst.

Es wird empfohlen, mit diesen Funktionen zu experimentieren und die Webhooks zu testen, um zu verstehen, wie sie in deinem Setup funktionieren. Für ausführlichere Hinweise sieh dir unseren vollständigen Webhooks-Hilfeartikel an.

Bist du bereit, deine Terminlinks einzurichten?

Jetzt, da du mit den Schritten und Funktionen zum Erstellen und Anpassen von Terminlinks in Cal.com vertraut bist, hast du alle Werkzeuge, die du brauchst, um deinen Terminplanungsprozess zu optimieren. Egal, ob du persönliche, Round Robin, kollektive oder wiederkehrende Termine verwaltest, du kannst jeden Terminlink an deine Bedürfnisse anpassen. Beginne, mit diesen Einstellungen zu experimentieren, und schaffe ein nahtloses, effizientes Buchungserlebnis für dich und dein Team.

Bereit loszulegen? Jetzt bei Cal.com registrieren und deine Terminplanung noch heute optimieren!