Wie man Pufferzeiten nutzt
In unserem früheren Artikel haben wir über Pufferzeiten gesprochen. Genauer gesagt haben wir untersucht, was es ist und wie es sich auf die Planung von Terminen und das tägliche Leben auswirkt.
Diesmal werden wir untersuchen, wie eine Person Pufferzeiten nutzen kann, um ihre Lebensqualität zu verbessern. Pufferzeiten sind großartig, um die Work-Life-Balance zu verbessern. Um dies als Teil der Terminplanung umzusetzen, müssen Sie die Menge an Pufferzeit identifizieren, die Sie benötigen.
Wie bestimmen wir die benötigte Menge an Pufferzeit für einen Termin oder eine Aufgabe? Dazu müssen Sie das betreffende Ereignis aus einer objektiven Sicht betrachten. Das bedeutet, nicht nur darüber nachzudenken, wie lange ein Meeting dauert, sondern auch, wie viel Zeit unmittelbar vor und nach dem Meeting benötigt wird.
Hier ist ein Beispiel. Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein buchbares Ereignis zur Überprüfung des Kontos eines Kunden einrichten. Sie wissen, dass Sie vor dem Start eines Meetings mit einem Kunden 8 bis 12 Minuten benötigen, um etwaige Nachrichten zu prüfen, die möglicherweise zu ihrem Profil hinzugefügt wurden, und um ein paar Formulare auszudrucken. Sie wissen auch, dass Sie, nachdem Sie das Meeting beendet haben, alle relevanten Kommentare oder Bedenken, die während des Meetings aufgetaucht sind, zum Profil des Kunden hinzufügen möchten. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Teammitglieder beim nächsten Mal die richtigen Informationen abrufen können, wenn dieser Fall überprüft wird. Wenn Sie keine Pufferzeit nutzen, besteht immer die Möglichkeit, dass Sie doppelt gebucht werden oder unter Druck geraten, sodass es Ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnte, einen Termin abzuschließen oder sich angemessen auf den nächsten vorzubereiten. Dies ist nur ein Fall, der veranschaulicht, warum es eine gute Idee ist, individuelle Pufferzeiten festzulegen.
Betrachten wir ein zweites Beispiel dafür, wie Sie Pufferzeiten nutzen können. Angenommen, Sie haben einen buchbaren Veranstaltungstyp erstellt, damit Ihre Freunde Zeit mit Ihnen buchen können. Da Ihr Freundeskreis aus Menschen besteht, die es gerne locker angehen, wissen Sie, dass Sie vor dem Termin fünf Minuten benötigen, um sicherzustellen, dass Sie sich erinnern, wo Sie Ihre Schlüssel hingelegt haben, und das ist alles; keine zusätzliche Vorbereitung ist erforderlich. Da Ihre Freunde entspannt sind und nicht viel auf Förmlichkeit legen, wissen Sie, dass es keine langen Abschiede geben wird, sodass Sie nach dem Treffen keine Pufferzeit benötigen. Bei der Erstellung eines buchbaren Ereignisses für Geselligkeiten mit Ihrem Freundeskreis benötigen Sie also nur eine Pufferzeit von fünf Minuten vor dem Beginn der Veranstaltung.
Studieren wir ein drittes und letztes Beispiel dafür, wie man Pufferzeiten nutzt. Vielleicht nutzen Sie buchbare Ereignisse in einem Bildungsumfeld. Sie könnten beispielsweise Nachhilfedienste anbieten. Es könnte sein, dass eine Nachhilfesitzung typischerweise eine Stunde dauert und dass Sie vor jeder Sitzung 10 Minuten benötigen, um eine virtuelle oder persönliche Lernumgebung für den Schüler einzurichten. Darüber hinaus benötigen Sie nach der Sitzung 30 Minuten, um die Unterlagen des Schülers zu aktualisieren und einen Lehrplan für die nächste Sitzung vorzubereiten. In diesem Szenario möchten Sie ein buchbares Ereignis erstellen, das von Pufferzeiten umgeben ist. Eine Pufferzeit beträgt 10 Minuten vor Beginn der Veranstaltung und eine zweite Pufferzeit sind 30 Minuten gleich nach dem Ende der Veranstaltung. Dies stellt sicher, dass Sie immer die Zeit haben, die Sie benötigen, um sich auf jede Nachhilfesitzung vorzubereiten und sie abzuschließen.
Einer der am wenigsten genutzten Vorteile der Terminplanung ist, dass Sie die Pufferzeit für jeden Termin/Jede Veranstaltung anpassen können. Darüber hinaus können Sie auch mehrere Pufferzeiten hinzufügen, sodass jeder Termin über eine eingebaute zeitbasierte Absicherung verfügt, die seine Integrität schützt. Einfach ausgedrückt, ist Pufferzeit eines der einfachsten Werkzeuge, um die Auswirkungen Ihrer bevorzugten Infrastruktur zur Terminplanung zu erhöhen.
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