Die Bedienung des Team-Dashboards und der Einstellungen von Cal.com: Ein Überblick
Kalenderplanung, die einen Unterschied macht
Heute werden wir das Team-Dashboard und die Einstellungen von Cal.com erkunden. Dies ist eine Sammlung von wirkungsvollen Tools und Funktionen, die zusammenarbeiten, um Organisationen sowie Einzelpersonen zu ermöglichen, die Effizienz, Reichweite und Synergie ihrer Cal.com-Planungsinfrastruktur zu maximieren. Um auf die Teameinstellungen-Seite zuzugreifen, müssen Sie sich in Ihr Cal.com-Konto einloggen und ein autorisierter Administrator sein.
Nachdem dies abgeschlossen ist, haben Sie vollen Zugriff auf den Reiter "Teams", der sich auf der linken Seite Ihres Dashboards direkt unter Verfügbarkeit befindet. Wenn Sie das Team-Dashboard anzeigen, können Sie die derzeit eingerichteten Teams sehen und neue hinzufügen. Wenn Sie ein neues Team erstellen möchten, müssen Sie lediglich auf die Schaltfläche [+neu] in der oberen rechten Ecke klicken. Von hier aus können Sie einen Teamnamen, ein Teamlogo sowie die Mitglieder, die das Team bilden, festlegen.
Navigation im Team-Dashboard
Das Dashboard ermöglicht Ihnen:
Bestehende Teams zu sehen.
Neue Teams zu initiieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Neu" oben rechts klicken. Geben Sie den Namen, das Logo und die Mitglieder des Teams an.
Bestehende Teams zu bearbeiten.
Die Buchungsseite des Teams vorzuschauen.
Neue Mitglieder einzuladen oder ein Team aufzulösen.
Wenn Sie gerade erst Ihr erstes Team eingerichtet haben, werden Sie feststellen, dass die empfohlenen nächsten Schritte darin bestehen, Teammitglieder einzuladen, ein Ereignis zu erstellen und das Erscheinungsbild anzupassen. In diesem Artikel werden wir uns Zeit nehmen, um all diese Optionen abzudecken und zu sehen, wie sie genutzt werden können, um den Workflow Ihrer Organisation zu verbessern.
Neue Teammitglieder hinzufügen
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Einladen" klicken, gelangen Sie zum Bereich "Mitglieder" der Teameinstellungen Ihres Kontos. Sobald Sie hier sind, werden Sie eine Schaltfläche sehen, die in der oberen rechten Ecke der Seite "[+ Hinzufügen]" sagt. Klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche, um neue Teammitglieder hinzuzufügen. Sie werden feststellen, dass ein Pop-up-Fenster geöffnet wird, nachdem Sie dies getan haben.
Dieses Fenster bietet Ihnen die Möglichkeit, Teammitglieder einzeln einzuladen, indem Sie deren E-Mail oder Cal.com-Benutzernamen eingeben, falls sie bereits ein Konto haben. Wenn Sie Mitglieder auf diese Weise einladen, können Sie auch über das Dropdown-Menü angeben, ob die Person als reguläres Mitglied, Administrator oder Eigentümer hinzugefügt wird. Dies ist eine schnelle und effiziente Methode, wenn Sie in einem kleinen Team mit nur wenigen Mitgliedern arbeiten.
Wenn Sie jedoch Teil einer großen Organisation sind, die viele verschiedene Teams mit einer Vielzahl von Mitgliedern hat, möchten Sie möglicherweise die Funktion für den Massenimport verwenden. Dies kann erreicht werden, indem Sie einfach auf den Reiter "Massenimport" klicken. Sobald dies erledigt ist, werden Sie feststellen, dass Sie zwei Optionen für das Versenden von Massen-Einladungen haben.
Die erste Option ermöglicht es Ihnen, die E-Mail-Adressen der betreffenden Parteien im Feld "Einladen per E-Mail" einzufügen oder einzugeben. Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass jede E-Mail-Adresse durch ein Komma getrennt ist. Die zweite Option ermöglicht es Ihnen, eine CSV-Datei mit allen Kontaktdaten der eingeladenen Personen hochzuladen.
Nachdem dies abgeschlossen ist, können Sie ein Dropdown-Menü verwenden, das demjenigen, das unter dem einzelnen Einladungsreiter gefunden wurde, identisch ist, um anzugeben, ob alle von Ihnen gerade eingerichteten Massen-Einladungen für reguläre Mitglieder, Administratoren oder Eigentümer gedacht sind.
Weitere Mitgliedereinstellungen
Der Mitgliederbereich Ihrer Cal.com-Teameinstellungen ermöglicht es Ihnen auch, andere Parameter wie Benutzernachahmung und Datenschutz festzulegen. Die Einstellung zur Benutzernachahmung kann aktiviert werden, um Teaminhabern und Administratoren zu ermöglichen, temporär als andere Mitglieder anzumelden. Dies ist großartig zur Fehlersuche bei kontospezifischen Problemen sowie zur Anpassung der Konten neuer Mitarbeiter vor der Einarbeitung. Direkt unter der Einstellung zur Benutzernachahmung finden Sie Ihre Datenschutzeinstellung. Die Aktivierung der Funktion "Team privat machen" bedeutet, dass Teammitglieder nicht sehen können, wer sonst noch Teil desselben Teams ist. Dies ist nützlich in Situationen, in denen Sicherheit von größter Bedeutung ist und Informationen nur nach dem Bedarf-zu-wissen-Prinzip bereitgestellt werden.
Einzigartige Ereignistypen für Teams
Wenn wir zurück zu Ihrem Cal.com-Team-Dashboard gehen, werden Sie feststellen, dass es eine Option gibt, spezielle Ereignistypen nur für das Team zu erstellen. Sie können wählen, ob Sie verwaltete, kollektive oder Round-Robin-Ereignisse erstellen möchten. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Erstellen" klicken, wird ein Pop-up-Fenster geöffnet, das es Ihnen ermöglicht, das neue Ereignis zu benennen, aus einer von drei Optionen zu wählen und es dann weiter anzupassen. Unsere kollektiven Ereignisse werden für Meetings mit mehreren obligatorischen Teammitgliedern verwendet. Round-Robin-Ereignisse hingegen werden für Meetings genutzt, die je nach Verfügbarkeit zwischen Teammitgliedern zirkulieren. Schauen Sie sich unsere Benutzerdokumentation an, wenn Sie mehr über diese verschiedenen Ereignistypen und die Vorteile ihrer Nutzung erfahren möchten.
Verwalten des Erscheinungsbildes der Buchungsseite
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" im Bereich Erscheinungsbild Ihres Team-Dashboards klicken, werden Sie zur Erscheinungsbildsektion Ihrer Teameinstellungen weitergeleitet. Von hier aus können Sie das Thema auswählen, das auf den Buchungsseiten Ihres Teams angewendet wird. Die Themenoptionen reichen von systemdefiniert über hell bis dunkel. Darüber hinaus können Sie die Markenfarben Ihres Teams anpassen, die Cal.com-Branding deaktivieren und auch die Schaltfläche "Ein Teammitglied buchen" auf Ihren öffentlichen Seiten ausblenden. Nachdem Sie Ihre gewünschten Änderungen vorgenommen haben, ist es wichtig, dass Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren" in der unteren linken Ecke klicken, um diese anzuwenden. Wenn Sie die Änderungen nicht sofort nach dem Klick sehen, versuchen Sie einfach, sich von Ihrem Konto abzumelden und dann wieder anzumelden.
Weitere Teameinstellungen
Es gibt zwei weitere Bereiche, die Sie in Ihrer Cal.com-Teameinstellung finden werden. Der erste heißt "Abrechnung" und hier können Sie Ihre Abrechnungsdetails anzeigen und verwalten. Nachdem Sie diesen Reiter ausgewählt haben, werden Sie eine Schaltfläche sehen, auf die Sie klicken können, die Sie zum Abrechnungsportal weiterleitet. Sobald Sie im Abrechnungsportal sind, können Sie Änderungen vornehmen, wie das Aktualisieren oder Hinzufügen zusätzlicher Zahlungsmethoden. Die zweite Einstellung, die Sie finden werden, heißt SAML. Hier können Sie Ihre Single-Sign-On-Optionen konfigurieren. Dies ermöglicht Ihnen Anpassungen, die es Ihren Teammitgliedern ermöglichen, sich mit einem Identitätsanbieter in ihr Konto einzuloggen. Sie finden hier Optionen zur Konfiguration von Single Sign-On mit SSO mit SAML oder SSO mit OIDC.
Die Navigation im Cal.com-Team-Dashboard und in den Einstellungen kann zunächst überwältigend erscheinen, aber die Plattform ist darauf ausgelegt, die Teamkoordination, Sicherheit und Personalisierung zu verbessern. Mit einer Fülle von Funktionen, die von der Hinzufügung von Mitgliedern über einzigartige Ereigniskonfigurationen bis hin zu Erscheinungsbildanpassungen sowie Abrechnungs- und Anmeldungs-Konfigurationen reichen, bietet Cal.com Teams die Flexibilität, die sie benötigen, um Planungsabläufe zu optimieren.
Ein zentraler Raum zur Verwaltung all dieser Funktionen bietet eine effiziente Möglichkeit, Teaminteraktionen und Benutzererfahrungen zu steuern. Durch die Nutzung der Funktionen von Cal.com können Teams administrative Aufgaben reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern und das gesamte Buchungserlebnis sowohl für Teammitglieder als auch für diejenigen, die mit ihnen buchen möchten, verbessern.
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