Die Auswirkungen von automatisierter Planung auf die Work-Life-Balance der Mitarbeiter
Wenn die Planung und Verwaltung von Arbeitszeiten in den Fokus gerückt wird, ist das Hauptanliegen normalerweise, wie ein Unternehmen davon profitieren kann. Aber hier ist ein Tipp aus dem Kurs Human Resource Management 101: die Mitarbeiter sind das wichtigste Gut. Wenn sie glücklich und motiviert sind, können sie die Einnahmen allein durch die herausragende Qualität der Arbeit und Dienstleistungen, die sie erbringen, steigern. Diese Regel gilt auch umgekehrt: Überarbeitete und ungehörte Mitarbeiter sind weniger geneigt, 101 % zu ihrem Job beizutragen. Sie tun nur das notwendigste Minimum, warten bis die Schicht endet – oder erfüllen nicht einmal die minimalen Arbeitserwartungen.
Darüber hinaus wird die automatisierte Planung die Einhaltung neuer Vorschriften zu Arbeitsbedingungen einfacher und effizienter machen.
Das wissen Sie als verantwortungsbewusster und intelligenter Unternehmensinhaber, also konzentrieren wir uns auf technischere Aspekte. Wie können Sie Ihren Planungsprozess automatisieren, um den Mitarbeitern optimale Zeitpläne zu ermöglichen, ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu erreichen und sich allgemein wertgeschätzt zu fühlen?
Kurz gesagt, Sie müssen ein zuverlässiges und leistungsstarkes Tool für die automatisierte Planung auswählen. Dann sind Sie bereit, Ihre Einnahmen und die Zufriedenheit sowie die Bindung Ihrer Mitarbeiter zu steigern.
Vorteile der automatisierten Mitarbeitereinsatzplanung
Eine wirklich gute Planungssoftware sollte Ihnen helfen, mehrere wichtige Ziele in Bezug auf die Belegschaft und deren Bedürfnisse zu erreichen, also lassen Sie uns diese Vorteile im Detail erkunden.
1. Niedrigere Arbeitskosten
Die Einführung der automatisierten Planung bedeutet nicht, dass Sie automatisch jemanden entlassen, weil Sie ihn nicht mehr brauchen, und somit Geld bei den Gehältern sparen. Das wäre ein verantwortungsloser Ansatz. Stattdessen lässt die automatisierte Planung Sie die Engpässe Ihrer Personalstrategie verstehen und wie Sie diese verbessern können.
Im Gegenzug wird eine verbesserte Verteilung der Schichten Geld bei Überstundenvergütungen, Ausgaben für Sicherheitsfragen, Unfälle oder monetäre Verluste durch verlorene Kunden oder überbesetzte Schichten in Niedrigsaison/zu den weniger frequentierten Tageszeiten sparen.
Wenn wir genau hinschauen, wird alles offensichtlich. Manuelle Planung ist oft unbeabsichtigt voreingenommen und anfällig für menschliche Fehler und gewohnheitsmäßige Handlungen. Einige Mitarbeiter erhalten möglicherweise mehr Schichten, während andere nicht genug bekommen. Oder herausfordernde Schichten mit vielen Kunden sind unterbesetzt oder werden von unerfahrenen Arbeitskräften besetzt, während ruhige Arbeitszeiten einen Zustrom von Mitarbeitern mit wenig zu tun sehen.
Müde Mitarbeiter neigen dazu, mehr Unfälle zu haben, und unerfahrene Arbeiter benötigen möglicherweise mehr Fähigkeiten, um mit geschäftigen Schichten umzugehen. All dies führt zu Geldverlusten, anstatt Gewinn zu machen.
Wenn Sie eine grundlegende Analyse der zu berücksichtigenden Faktoren durchführen und diese dann in Ihr Planungstool integrieren, erstellt die Maschine ein faires Schichtschema. Alle Menschen haben die Möglichkeit, sich auszuruhen, und alle Schichten sind angemessen besetzt, um der Nachfrage gerecht zu werden.
2. Optimierte Abläufe
Manuelle Planung beinhaltet immer wichtige Daten in der Entscheidungsfindung, sodass Probleme immer auftreten werden. Jemand kann einfach an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit nicht erscheinen oder verlangt einen Tag frei statt zusätzlicher Schichten. Außerdem ist Feedback und enge Kommunikation mit den Mitarbeitern ein Muss, vorzugsweise an einem Ort gesammelt, der für Manager und Mitarbeiter gleichermaßen zugänglich ist.
Ein guter Automatisierungsplaner kann alle Anforderungen und Faktoren einbeziehen, ohne etwas zu 'vergessen'. Dann kann er den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Anliegen direkt in die App zu kommunizieren, sodass ihre Anfragen nicht verloren gehen. Die Planung wird optimiert und effizienter, und die Menschen fühlen sich gehört und respektiert.
3. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit & Bindung
Dieser Punkt ergibt sich aus zwei vorherigen Punkten: Wenn die Schichten vernünftig verteilt sind, hat jeder seinen Anteil an Arbeit und Freizeit. Es gibt also wenig Grund, für sie zu kündigen. Geld ist nur ein Teil der Bindung der Mitarbeiter. Ein echtes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben ist so wichtig wie die Vergütung. Wenn Sie also Arbeitspläne erstellen können, die die Bedürfnisse und Rechte der Arbeiter respektieren (während Sie Ihr Geschäft am Laufen halten), tun Sie es.
4. Vollständige Einhaltung
Teile der Arbeitsgesetzgebung werden regelmäßig überprüft, um die Arbeitnehmer vor unfairen Praktiken zu schützen. Es ist schwierig, alle neuen Anforderungen zu berücksichtigen, während man Zeitpläne manuell erstellt. Nämlich verlangen die Planungsvorschriften, dass die Mitarbeiter weit im Voraus über ihre Schichten informiert werden, damit sie ihre Pläne anpassen oder ihren Arbeitgeber bitten können, ihre Schicht auf einen anderen Zeitrahmen zu verschieben. Menschen zu informieren, dass ihre Schicht in einer Stunde oder sogar in 30 Minuten beginnt, ist illegal (und unvernünftig, was die Sache betrifft). Automatisierte Planung ermöglicht es Ihnen, Zeitpläne weit im Voraus zu erstellen und strengen Vorschriften zu entsprechen. Automatisierung hilft dabei, die Arbeit, die 3 bis 5 Stunden benötigt, in eine halbe Stunde zu integrieren. So können Sie ordnungsgemäße Zeitpläne schnell und genau erstellen, ohne diese lästige Aufgabe aufzuschieben.
5. Flexibilität der Belegschaft
Ein gutes Planungstool ermöglicht eine wechselseitige Kommunikation, die es den Mitarbeitern ermöglicht, bei der Erstellung von Zeitplänen ein Mitspracherecht zu haben. Einige Personen haben möglicherweise ausreichende Gründe, um nach anderen Schichten oder bestimmten Tageszeiten zu fragen, und es ist vernünftig, auf diese Anforderungen zu hören. Sobald sie ihre Anfragen über das Planungstool gesendet haben, kann das Tool Sie über diese spezifischen Präferenzen benachrichtigen. So müssen Sie nicht in letzter Minute nach einem Ersatz suchen. Die automatische Planung macht Flexibilität der Belegschaft zu einer erreichbaren Sache, und das ist großartig.
6. Work-Life-Balance und automatisierte Prozesse
Wenn Schichten automatisch unter Berücksichtigung einer gleichmäßigen Verteilung von Tages- und Nachtschichten zugewiesen werden, verbessert sich das allgemeine Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben Ihrer Mitarbeiter. Sie können das Tool so programmieren, dass es auf die Bedürfnisse von Menschen mit Kindern reagiert, die nach bestimmten Zeitslots fragen oder anderen ernsthaften Gründen, die Menschen haben können. Dann gewinnen Sie engagierte Mitarbeiter, die 200 % in ihre Arbeit investieren und weniger Erschöpfung oder Gründe zum Verlassen haben.
Alles, was Sie tun müssen, ist, eine Software zu erhalten, die keine wertvollen Daten übersieht, während sie Zeitpläne erstellt, und die eine gerechte Verteilung der Schichten nachverfolgt. Sie umgehen eine Menge monotoner und fehleranfälliger Arbeiten und bauen ein starkes, gesundes und hochmotiviertes Team für Ihr Geschäft auf.
Wie man Planungsprobleme richtig löst
Jetzt, wo Sie wissen, wie ein gutes Automatisierungstool Ihnen und Ihrem Personal helfen kann, lassen Sie uns erkunden, wie Sie diese Software einführen und optimieren können, um das Beste daraus zu holen.
1. Identifizieren Sie Ihre spezifischen Planungsprobleme
Jedes Unternehmen ist einzigartig, und Ihre Organisation könnte mit Planungs- und Personalproblemen konfrontiert sein, die sich von denen ähnlicher Organisationen unterscheiden. Schauen Sie also genau hin, wann und wo Ihre Planungsprobleme auftreten: zu bestimmten Zeiten des Tages, an bestimmten Tagen oder saisonal. Überbesetzung oder Unterbesetzung? Arbeitnehmer bestimmten Schichten zuweisen? Fehlzeiten? Erschöpfung und hohe Fluktuation? Bestimmen Sie die spezifischen Probleme, die Sie zuerst lösen müssen.
2. Sammeln Sie das Feedback der Mitarbeiter zu Planungsproblemen
Der nächste Schritt besteht darin, zuzuhören, was die Menschen zu sagen haben. Ihre Anmerkungen und Anfragen könnten Lösungen für die Probleme sein, die Sie identifiziert haben. Sammeln Sie das Feedback und sehen Sie, wie es in die problematischen Bereiche passt, die Sie gefunden haben. Beschwerden über chronischen Mangel an Arbeitskräften können auf Unterbesetzung oder auf Schichten hinweisen, zu denen mehr Mitarbeiter erscheinen sollten. Erschöpfung und der Wunsch zu kündigen aufgrund von Müdigkeit und mangelndem Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben weisen auf die unfaire Verteilung der Schichten hin. Fehlzeiten sind ein lautes Signal über ein defektes System von Schichtmitteilungen und Planung von Schichten ohne die Eingabe der Arbeitnehmer. Die Liste kann lang sein; Ihre Aufgabe ist es, zuzuhören und zu hören, was gesagt wird.
3. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Planungsrichtlinien
Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Zeitpläne umzustellen, sollten Sie neue Planungsrichtlinien und -praktiken von Hand entwerfen, um alles im Auge zu behalten. Sie entscheiden, welche Schritte Sie einführen (oder entfernen) werden, um die Planung zu verbessern und welche Vorschläge zu Richtlinien werden. Geben Sie an, was tabu ist und wie flexible Änderungen und Anpassungen von Zeitplänen verhandelt werden können (und wann).
4. Verwenden Sie Planungssoftware oder -tools
Sie können die Software einsetzen, wenn Sie diese neuen Richtlinien entworfen und mit Ihren Mitarbeitern besprochen haben. Geben Sie alle Details und spezifischen Anfragen ein, die Sie gesammelt haben, und lassen Sie das Programm laufen. Sehen Sie sich an, wie der Zeitplan erstellt wird, und besprechen Sie ihn mit den Menschen. Wenn alles in Ordnung zu sein scheint, wenden Sie den Zeitplan an. Dann sammeln Sie Feedback, analysieren, wie es dem Geschäft jetzt geht, und achten darauf, dass Sie nach Bedarf weitere Optimierungen vornehmen.
5. Entwickeln Sie einen standardisierten Prozess für Zeitabwesenheitsanfragen
Anfragen für Freistellungen sind wahrscheinlich eines der auslösendsten Themen für Sie und Ihre Mitarbeiter. Um Konflikte zu vermeiden und um ihren vernünftigen Anfragen Rechnung zu tragen, entwickeln Sie eine optimierte Richtlinie für diese Situation. Erklären Sie, wie weit im Voraus die Menschen fragen müssen, wie oft man Änderungen des Zeitplans anfordern kann und so weiter. Mitarbeiter, die keine Zeit haben, sich zu regenerieren, ermüden und kündigen. Es ist einfacher, einen angemessenen Plan zu erstellen, der ihre Bedürfnisse und die geschäftlichen Anforderungen ausgleicht, als zu sehen, wie Ihr ganzes Team an einem Tag kündigt.
Automatisierung von manuellen Prozessen
Neben der Planungsautomatisierung ist es sinnvoll, die Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter so weit wie möglich erledigen müssen, zu automatisieren. Wir meinen damit nicht, ihre Rollen insgesamt abzubauen. Wir meinen, Ihrem Team wertvolle Werkzeuge an die Hand zu geben, um monotone Aufgaben zu erleichtern und Energie für die wichtige Arbeit, z.B. für die Bedienung von Kunden, zu sparen.
1. Identifizieren Sie die Aufgaben, die automatisiert werden können
Nochmals, sprechen Sie mit Ihrem Team und analysieren Sie individuell, was automatisiert werden kann und sollte. Automatisierung minimiert die Möglichkeit von Fehlern und steigert die Produktivität, ohne Ihr Team zu überlasten. Das ist sehr wichtig. Jede kleine Aufgabe, die Zeit verschwendet und automatisch durchgeführt werden kann, sollte an Software ausgelagert werden.
2. Wählen Sie die erforderlichen Automatisierungswerkzeuge
Wenn Sie wissen, was zu tun ist, ist es an der Zeit, Werkzeuge auszuwählen. Wenn Sie große Automatisierungen planen, bei denen viele Anwendungen und Funktionen in ein einzelnes Netzwerk integriert werden, sollten Sie sich Zapier ansehen. Es ist ein umfassendes Instrument, das Ihre Konten in sozialen Netzwerken verbindet, E-Mail mit dem CRM-System verknüpft, Zahlungen und Feedback-Tools in Ihr Dashboard integriert und vieles mehr.
Wenn Sie spezifischere und fein abgestimmte Automatisierungen benötigen, schauen Sie sich Google Docs an. Deren Toolkit kann helfen, kleinere Aufgaben zu automatisieren, ohne ein separates Softwarepaket kaufen zu müssen – und das effizient zu tun.
Wir raten Ihnen, besondere Aufmerksamkeit auf die Automatisierung von Etikettierungsprozessen zu legen, die zeitaufwendig sein können und anfällig für Fehler sind, wenn alles manuell erledigt wird. Etiketten werden überall verwendet, von Versand bis zur Produktkennzeichnung. So verbessert die Erstellung genauer Etiketten Ihre Geschäftsprozesse.
Foxy Labels ist ein optimales Instrument zur Automatisierung des Etikettendrucks, da es Google Docs als Grundlage nutzt. Es überträgt Informationen aus Ihrem CRM und anderen Tools in Google Docs, hilft Ihnen, saubere und ansprechende Etiketten für verschiedene Zwecke in dieser Umgebung zu erstellen, und sendet sie sofort zum Druck. Diese App übernimmt den Großteil der Arbeit, während Sie sich auf andere dringende Aufgaben konzentrieren und sich keine Sorgen um Genauigkeit und Geschwindigkeit machen müssen.
3. Konfigurieren Sie Ihre Automatisierung
Sobald Sie Ihr Automatisierungstool eingerichtet haben, führen Sie einen Testlauf durch und sehen Sie, wo die möglichen Engpässe sind. Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitern. Konfigurieren Sie das Tool, bis es zu 100 % Ihren Bedürfnissen entspricht.
Ihre Mitarbeiter werden Automatisierungstools als eine Bereicherung für ihr Arbeitswerkzeug schätzen, insbesondere wenn es ihnen hilft, produktiv zu sein und gleichzeitig eine Work-Life-Balance zu wahren. Ihr Unternehmen wird auch in hohem Maße davon profitieren.
