Die Auswirkungen automatisierter Terminplanung auf die Work-Life-Balance von Mitarbeitenden

Wenn Terminplanung und die Verwaltung von Arbeitsschichten in den Fokus rücken, geht es meist vor allem darum, wie ein Unternehmen davon profitiert. Aber hier ein Tipp aus dem Kurs Human Resources Management 101: Mitarbeitende sind der wichtigste Vermögenswert. Wenn sie zufrieden und motiviert sind, können sie den Umsatz schon allein durch die Qualität ihrer Arbeit und der von ihnen erbrachten Leistungen steigern. Diese Regel gilt auch umgekehrt: Überlastete und nicht gehörte Mitarbeitende tragen weniger dazu bei, 101 % für ihre Arbeit zu geben. Sie machen nur das Nötigste und warten, bis die Schicht endet – oder erfüllen nicht einmal die Mindestanforderungen an die Arbeit.

Außerdem wird automatisierte Terminplanung die Einhaltung neuer Vorschriften zu Arbeitsbedingungen einfacher und effizienter machen.

Du weißt das als verantwortungsbewusste und kluge Geschäftsinhaberin bzw. als verantwortungsbewusster und kluger Geschäftsinhaber, also konzentrieren wir uns auf den technischeren Teil. Wie kannst du deinen Terminplanungsprozess automatisieren, damit Mitarbeitende optimale Schichten bekommen, eine vernünftige Work-Life-Balance haben und sich insgesamt wertgeschätzt fühlen?

Kurz gesagt: Du musst ein zuverlässiges und leistungsstarkes Tool für automatisierte Terminplanung wählen. Dann bist du bereit, deinen Umsatz und die Zufriedenheit sowie Bindung deiner Mitarbeitenden zu steigern.

Vorteile automatisierter Mitarbeiterplanung

Richtig gute Planungssoftware sollte dir helfen, mehrere wichtige Ziele in Bezug auf die Belegschaft und ihre Bedürfnisse zu erreichen. Schauen wir uns diese Vorteile also im Detail an.

1. Niedrigere Personalkosten

Automatisierte Terminplanung einzuführen bedeutet nicht, dass du automatisch jemanden entlässt, weil du ihn oder sie nicht mehr brauchst, und so Geld beim Lohn sparst. Das wäre unverantwortlich. Stattdessen hilft dir automatisierte Terminplanung zu verstehen, wo die Engpässe deines Personaleinsatzes liegen und wie du ihn verbessern kannst.

Dadurch sparst du mit einer besseren Schichtverteilung Geld bei Überstundenvergütungen, Ausgaben für Sicherheitsprobleme, Unfälle oder Geldverluste durch verärgerte Kundschaft oder zu stark besetzte Schichten in der Nebensaison bzw. zu ruhigen Tageszeiten.

Wenn wir genau hinschauen, wird alles offensichtlich. Manuelle Planung ist oft unbeabsichtigt voreingenommen und anfällig für menschliche Fehler und Gewohnheiten. Deshalb bekommen manche Mitarbeitende vielleicht mehr Schichten zugeteilt, während andere nicht genug bekommen. Oder anspruchsvolle Schichten mit vielen Kundinnen und Kunden sind unterbesetzt oder mit unerfahrenen Arbeitskräften besetzt, während in ruhigeren Phasen mehr Leute da sind, die wenig zu tun haben.

Erschöpfte Mitarbeitende neigen zu mehr Unfällen, und unerfahrene Arbeitskräfte brauchen vielleicht mehr Fähigkeiten, um mit stressigen Schichten umzugehen. All das führt zu Geldverlusten, statt Gewinn zu bringen.

Wenn du eine grundlegende Analyse der zu berücksichtigenden Faktoren durchführst und sie dann in dein Planungstool integrierst, erstellt die Maschine ein faires Schichtmodell. Alle Menschen haben die Chance, sich auszuruhen, und alle Schichten sind passend besetzt, um die Nachfrage zu decken.

2. Straffere Abläufe

Manuelle Planung bezieht wichtige Daten immer in die Entscheidungsfindung ein, deshalb werden immer Probleme auftauchen. Jemand kann an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit einfach nicht erscheinen oder bittet statt zusätzlicher Schichten um einen freien Tag. Außerdem sind Feedback und enger Austausch mit Mitarbeitenden ein Muss, am besten an einem Ort gesammelt, der für Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen zugänglich ist.

Ein gutes Automatisierungs-Tool für die Planung kann alle Anforderungen und Faktoren berücksichtigen, ohne irgendetwas zu „vergessen“. Dann können Mitarbeitende ihre Anliegen direkt in die App kommunizieren, damit ihre Anfragen nicht verloren gehen. Die Planung wird straffer und effizienter, und die Leute fühlen sich gehört und respektiert.

3. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Dieser Punkt ergibt sich aus den beiden vorherigen: Wenn Schichten vernünftig verteilt werden, haben alle ihren Anteil an Arbeit und Freizeit. Es gibt also wenig Grund, zu kündigen. Geld ist nur ein Teil der Mitarbeiterbindung. Eine echte Work-Life-Balance ist genauso wichtig wie die Vergütung. Wenn du also Arbeitspläne erstellen kannst, die die Bedürfnisse und Rechte der Beschäftigten respektieren (während dein Geschäft weiterläuft), dann tu es.

4. Durchgängige Einhaltung von Vorschriften

Teile des Arbeitsrechts werden regelmäßig überarbeitet, um Beschäftigte vor unfairer Behandlung zu schützen. Es ist schwer, alle neuen Anforderungen zu berücksichtigen, wenn man Pläne manuell erstellt. Konkret verlangen Planungsregeln, dass Mitarbeitende weit im Voraus über ihre Schichten informiert werden, damit sie ihre Pläne anpassen oder ihren Arbeitgeber bitten können, die Schicht in ein anderes Zeitfenster zu verschieben. Menschen erst eine Stunde oder sogar 30 Minuten vor Schichtbeginn zu informieren, ist illegal (und übrigens auch unvernünftig). Automatisierte Terminplanung ermöglicht es dir, Pläne weit im Voraus zu erstellen und strenge Vorschriften einzuhalten. Automatisierung hilft dabei, einen Job, der 3 bis 5 Stunden Arbeit erfordert, in eine halbe Stunde zu packen. So kannst du schnell und präzise ordentliche Pläne erstellen, ohne diese lästige Aufgabe unnötig hinauszuzögern.

5. Mehr Flexibilität für die Belegschaft

Ein gutes Planungstool ermöglicht eine wechselseitige Kommunikation, damit Beschäftigte bei der Planung mitreden können. Manche Menschen haben gute Gründe, andere Schichten oder bestimmte Tageszeiten zu wünschen, und es ist vernünftig, auf diese Wünsche einzugehen. Sobald sie ihre Anfragen über das Planungstool gesendet haben, kann es dich über diese besonderen Präferenzen benachrichtigen. So musst du nicht in letzter Minute nach einer Vertretung suchen. Automatische Terminplanung macht Flexibilität für die Belegschaft erreichbar, und das ist großartig.

6. Work-Life-Balance und automatisierte Prozesse

Wenn Schichten automatisch unter Berücksichtigung einer gleichmäßigen Verteilung von Tag- und Nachtschichten vergeben werden, verbessert sich die gesamte Work-Life-Balance deiner Mitarbeitenden. Du kannst das Tool so programmieren, dass es die Bedürfnisse von Menschen mit Kindern berücksichtigt, die bestimmte Zeitfenster oder andere ernsthafte Gründe haben. Dann gewinnst du engagierte Mitarbeitende, die 200 % in ihre Arbeit investieren und seltener ausbrennen oder kündigen wollen.

Alles, was du tun musst, ist Software zu verwenden, die wertvolle Daten beim Erstellen von Plänen nicht übersieht und die faire Schichtverteilung im Blick behält. Du sparst dir einen großen Teil der monotonen und fehleranfälligen Arbeit und baust ein starkes, gesundes und hochmotiviertes Team für dein Unternehmen auf.

Wie du Planungsprobleme richtig löst

Jetzt, da du weißt, wie ein gutes Automatisierungstool dir und deinem Team helfen kann, schauen wir uns an, wie du diese Software einführst und fein abstimmst, um das Maximum daraus herauszuholen.

1. Identifiziere deine konkreten Planungsprobleme

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und deine Organisation kann mit anderen Planungs- und Personaleinsatzproblemen konfrontiert sein als ähnliche Organisationen. Schau dir also genau an, wann und wo deine Planungsprobleme auftreten: zu bestimmten Tageszeiten, an bestimmten Tagen oder saisonal. Überbesetzung oder Unterbesetzung? Mitarbeitende einer Schicht zuordnen? Fehlzeiten? Burnout und hohe Fluktuation? Mach die konkreten Probleme ausfindig, die du zuerst lösen solltest.

2. Sammle Feedback von Mitarbeitenden zu Planungsproblemen

Der nächste Schritt ist, zuzuhören, was die Leute zu sagen haben. Ihre Bemerkungen und Wünsche können die Lösungen für die Probleme sein, die du bereits identifiziert hast. Sammle das Feedback und sieh dir an, wie es sich in die problematischen Bereiche einfügt, die du gefunden hast. Beschwerden über chronischen Personalmangel können auf Unterbesetzung hinweisen oder auf Schichten, bei denen mehr Mitarbeitende zur Arbeit erscheinen sollten. Burnout und der Wunsch zu kündigen, weil Erschöpfung und mangelnde Work-Life-Balance da sind, deuten auf eine unfaire Verteilung der Schichten hin. Fehlzeiten sind ein lautes Signal für ein kaputtes System von Schichtankündigungen und die Planung von Schichten ohne Beteiligung der Mitarbeitenden. Die Liste kann lang sein; deine Aufgabe ist es zuzuhören und zu verstehen, was gesagt wird.

3. Überprüfe und aktualisiere deine Planungsrichtlinien

Wenn du zum ersten Mal versuchst, Pläne neu zu sortieren, solltest du neue Planungsrichtlinien und -praktiken von Hand entwerfen, um den Überblick über alles zu behalten. Du entscheidest, welche Schritte du einführst (oder entfernst), um die Planung zu verbessern, und welche Vorschläge zu Richtlinien werden. Lege fest, was tabu ist und wie flexible Planänderungen und Anpassungen ausgehandelt werden können (und wann).

4. Nutze Planungssoftware oder -tools

Du kannst die Software einsetzen, wenn du diese neuen Richtlinien entworfen und mit deinen Mitarbeitenden besprochen hast. Trage alle Details und konkreten Wünsche ein, die du gesammelt hast, und starte das Programm. Schau dir an, wie der Plan erstellt wird, und bespreche ihn mit den Leuten. Wenn alles gut aussieht, setze den Plan um. Sammle dann Feedback, analysiere, wie es dem Unternehmen jetzt geht, und feine bei Bedarf weiter nach.

5. Entwickle einen standardisierten Prozess für Urlaubsanträge

Anträge auf freie Zeit sind wahrscheinlich eines der emotionalsten Themen für dich und deine Mitarbeitenden. Um Konflikte zu vermeiden und angemessene Wünsche zu respektieren, solltest du für diesen Fall eine klare Richtlinie entwickeln. Erkläre, wie weit im Voraus Menschen Bescheid geben müssen, wie oft man Planänderungen anfragen kann und so weiter. Mitarbeitende, die keine Zeit zum Auftanken haben, brennen aus und kündigen. Es ist einfacher, einen vernünftigen Plan zu erstellen, der ihre Bedürfnisse und die Bedürfnisse des Unternehmens ausgleicht, als eines Tages das ganze Team kündigen zu sehen.

Automatisierung manueller Prozesse

Zusammen mit der Automatisierung der Terminplanung ist es sinnvoll, auch die Aufgaben, die deine Mitarbeitenden erledigen müssen, so weit wie möglich zu automatisieren. Wir meinen damit nicht, ihre Rollen komplett zu streichen. Wir meinen, deinem Team wertvolle Tools zu geben, die monotone Aufgaben erleichtern und Energie für die wirklich wichtige Arbeit sparen, etwa für die Betreuung von Kundinnen und Kunden.

1. Identifiziere die Aufgaben, die automatisiert werden können

Sprich auch hier mit deinem Team und analysiere im Einzelnen, was automatisiert werden kann und sollte. Automatisierung verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und erhöht die Produktivität, ohne dein Team zu überlasten. Das ist sehr wichtig. Jede kleine Aufgabe, die Zeit frisst und automatisch erledigt werden kann, sollte an Software ausgelagert werden.

2. Wähle die erforderlichen Automatisierungstools

Wenn du weißt, was zu tun ist, ist es Zeit, Tools auszuwählen. Wenn du groß angelegte Automatisierung einführen willst, also viele Apps und Funktionen in ein einziges Netzwerk integrieren möchtest, schau dir Zapier an. Es ist ein umfangreiches Werkzeug, das deine Social-Media-Konten verbindet, E-Mails mit dem CRM-System verknüpft, Zahlungs- und Feedback-Tools in dein Dashboard integriert und vieles mehr.

Wenn du präzisere und fein abgestimmte Automatisierung brauchst, schau dir Google Docs an. Mit ihrem Toolkit kannst du kleinere Aufgaben automatisieren, ohne ein separates Softwarepaket zu kaufen – und das effizient.

Wir raten dir, der Automatisierung von Etikettenerstellungsprozessen besondere Aufmerksamkeit zu schenken, denn diese können zeitaufwendig sein und Fehler begünstigen, wenn alles manuell gemacht wird. Etiketten werden überall verwendet, vom Versand bis zur Produktkennzeichnung. Die Erstellung genauer Etiketten verbessert also deine Geschäftsprozesse.

Foxy Labels ist ein optimales Tool für die Automatisierung des Etikettendrucks, weil es Google Docs als Grundlage nutzt. Es überträgt Informationen aus deinem CRM und anderen Tools in Google Docs, hilft dir dabei, in dieser Umgebung saubere und stilvolle Etiketten für verschiedene Zwecke zu erstellen, und sendet sie direkt in den Druck. Diese App erledigt den Großteil der Arbeit, während du dich auf andere dringende Aufgaben konzentrierst, und du musst dir keine Sorgen um Genauigkeit und Geschwindigkeit machen.

3. Konfiguriere deine Automatisierung

Sobald du dein Automatisierungstool eingerichtet hast, führe einen Testlauf durch und prüfe, wo die möglichen Engpässe liegen. Sammle Feedback von den Mitarbeitenden. Konfiguriere das Tool so lange, bis es deine Anforderungen zu 100 % erfüllt.

Deine Mitarbeitenden werden Automatisierungs-Tools als Ergänzung zu ihrem Arbeitswerkzeugkasten zu schätzen wissen, besonders wenn sie ihnen helfen, produktiv zu sein und gleichzeitig eine Work-Life-Balance zu bewahren. Auch dein Unternehmen wird davon stark profitieren.