Améliorez la productivité de l'équipe avec la fonctionnalité de réunions instantanées de Cal.com

Qu'est-ce que les réunions instantanées ?

Vous avez peut-être entendu parler de la fonctionnalité de réunions instantanées de Cal.com auparavant. C'est un type d'événement personnalisé qui a été initialement conçu pour Deel, mais est maintenant disponible pour tous les abonnés Cal.com Enterprise. Si vous avez lu notre étude de cas ou notre mise en avant des réunions instantanées, alors vous savez déjà à quel point cette option est merveilleuse. C'est une fonctionnalité qui fait gagner du temps, réduit les malentendus et facilite tout simplement les rencontres entre les personnes.

Questions fréquentes sur les réunions instantanées

Vous vous demandez peut-être comment activer cette fonctionnalité pour votre propre organisation. Eh bien, dans ce cas, c'est l'article qu'il vous faut. Nous couvrirons toutes les bases que vous devez connaître pour configurer les réservations instantanées et démarrer.

Cela signifie que nous allons répondre à des questions de base sur ce que sont les réunions instantanées et comment elles fonctionnent, ainsi que vous guider à travers le processus de mise en place d'une réunion instantanée.

Qu'est-ce que les réunions instantanées ?

Pour activer les réunions instantanées, vous devez être membre d'une organisation avec un compte Enterprise Cal.com. Cela est dû au fait que cette fonction a été conçue exclusivement pour les abonnés ayant des besoins de planification complexes. En supposant que vous soyez membre d'un compte Enterprise, les réservations instantanées peuvent être facilement configurées à partir du tableau de bord de vos types d'événements. Vous pouvez le faire en créant un nouveau type d'événement ou en transformant un type d'événement précédemment créé en réservation instantanée. Si vous souhaitez transformer un type d'événement précédemment créé en réservation instantanée, suivez simplement les étapes ci-dessous. Quoi qu'il en soit, suivez simplement les étapes ci-dessous.

Comment configurer les réunions instantanées

En supposant que vous soyez membre d'un compte Enterprise, configurer des réunions instantanées est très simple. Voici comment le faire :

1. Connectez-vous à votre compte Cal.com.

2. Allez sur le tableau de bord de vos types d'événements.

3. Sélectionnez un type d'événement précédemment créé ou choisissez d'en créer un nouveau.

4. Si vous créez un nouveau type d'événement, vous serez invité à nommer cet événement et à en spécifier la durée.

5. Sinon, cliquez simplement sur l'événement pré-créé pour accéder à ses paramètres.

6. Maintenant que vous avez accédé aux paramètres au niveau de l'événement, vous verrez qu'il y a une liste d'onglets.

7. Juste en dessous de l'onglet Workflows, vous verrez un élément nommé Réservations instantanées.

8. Cliquez sur cet onglet pour accéder à vos paramètres de réservation instantanée.

9. Une fois que vous avez accédé à l'onglet Réservation instantanée, vous trouverez un bouton que vous devez activer pour désigner la fonction de réservation instantanée.

10. Vous remarquerez qu'en dessous de cela, il y a des paramètres supplémentaires que vous pouvez utiliser pour affiner vos réservations instantanées.

11. Celles-ci incluent les horaires de disponibilité, les paramètres et le temps que l'hôte a pour répondre à la réunion et la démarrer.

12. De plus, c'est là que vous pouvez configurer des webhooks.

13. Une fois que vous avez apporté toutes vos modifications et personnalisation, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit.

Qui a accès aux réunions instantanées ?

Tout comme tous vos autres événements réservables, les réservations instantanées peuvent être cachées ou publiques. Si une réservation instantanée est publique, alors quiconque visite votre profil de réservation pourra la voir. Si une réservation instantanée est définie sur cachée, alors un lien devra être partagé pour qu'un autre individu puisse accéder au type de réservation. Ce lien pourrait se trouver dans votre signature d'e-mail ou être un bouton sur une page web.

Tout comme tous vos types d'événements réservables, les réservations instantanées peuvent être associées à des formulaires de routage pour réduire la confusion des clients et améliorer l'efficacité. Vous pouvez également visiter l'onglet Réservations instantanées au sein de vos paramètres d'évènement pour configurer des paramètres d'URL uniques.

Personnalisation des réunions instantanées

La personnalisation de votre réservation instantanée se fait dans l'onglet Réservations instantanées. Les modifications apportées à une réservation instantanée ne s'appliqueront qu'à cet événement réservable spécifique. La seule exception à cela est si un administrateur de votre organisation utilise des modèles d'événements gérés pour créer un type de réservation instantanée, qui est distribué à plusieurs personnes. Dans ce cas, chaque fois que l'administrateur met à jour le type d'événement géré, les paramètres seront mis à jour pour quiconque utilise ce modèle.

Comment les membres de l'équipe sont-ils informés qu'une réunion instantanée est en attente ?

Il est facile de configurer des notifications pour les membres de l'équipe en personnalisant le composant webhook de vos réservations instantanées.

Cependant, si vous êtes mal à l'aise d'utiliser directement les webhooks, vous pouvez également installer des applications comme Make ou Zapier. Une fois que vous avez choisi votre méthode de connexion préférée, il s'agit simplement de décider comment vous souhaitez que vos membres de l'équipe soient informés.

Vont-ils recevoir un message sur Slack, un appel vocal AI, ou peut-être un courriel marqué urgent dans leur boîte de réception ? La seule limite que vous avez lorsqu'il s'agit de partager la notification d'une réservation instantanée est votre imagination.

Que voit le client lorsqu'il réserve une réunion instantanée ?

Après avoir sélectionné un créneau, les individus réservant les réunions instantanées verront un bouton en bas de l'écran marqué Connectez-vous maintenant. Une fois qu'ils auront cliqué sur ce bouton, il leur sera demandé de saisir leur nom et leurs coordonnées. Après avoir soumis ces informations, un écran d'attente apparaîtra.

L'écran d'attente disparaîtra soit lorsqu'un membre de l'équipe répondra à la demande de réunion, soit une fois qu'elle aura expiré. Une fois qu'un membre de l'équipe rejoint le lien de la réunion, l'événement se déroulera normalement. Cela signifie que la réunion aura lieu sur la plateforme que vous avez choisie pour votre localisation de réservation instantanée.

Utiliser les réservations instantanées est un excellent moyen de se démarquer en facilitant l'accès à vous-même par vos collègues et clients quand cela compte. Si vous souhaitez en savoir plus sur les offres Enterprise de Cal.com, n'hésitez pas à contacter un membre de notre équipe commerciale. Merci d'avoir lu cet article et, comme toujours, bonne planification !

Cal.com est toujours GRATUIT pour les particuliers - Inscrivez-vous !