Améliorez la productivité de l'équipe avec la fonctionnalité de réunions instantanées de Cal.com
Qu'est-ce que les réunions instantanées ?
Vous avez peut-être entendu parler de la fonctionnalité de réunions instantanées de Cal.com auparavant. C'est un type d'événement personnalisé qui a d'abord été conçu pour Deel, mais qui est désormais disponible pour tous les abonnés de Cal.com Entreprise. Si vous avez lu notre étude de cas ou notre mise en avant des réunions instantanées, vous savez déjà à quel point c'est une option merveilleuse. C'est une fonctionnalité qui fait gagner du temps, réduit les malentendus, et facilite simplement les rencontres.
Questions fréquentes sur les réunions instantanées
Vous vous demandez peut-être comment activer cette fonctionnalité pour votre propre organisation. Eh bien, dans ce cas, cet article est celui dont vous avez besoin. Nous allons couvrir toutes les choses de base que vous devez savoir pour configurer les réservations instantanées et faire décoller les choses.
Cela signifie que nous allons répondre aux questions de base sur ce que sont les réunions instantanées et comment elles fonctionnent, ainsi que vous guider à travers le processus de mise en place d'une réunion.
Qu'est-ce que les réunions instantanées ?
Pour activer les réunions instantanées, vous devez être membre d'une organisation avec un compte Cal.com Entreprise. En effet, cette fonctionnalité a été conçue exclusivement pour les abonnés ayant des besoins de planification complexes. En supposant que vous êtes membre d'un compte Entreprise, les réservations instantanées peuvent être facilement configurées depuis votre tableau de bord des types d'événements. Vous pouvez le faire en créant un nouveau type d'événement ou en transformant un type d'événement préalablement créé en une réservation instantanée. Si vous souhaitez transformer un type d'événement précédemment créé en réservation instantanée, suivez simplement les étapes ci-dessous. Dans tous les cas, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous.
Comment configurer les réunions instantanées
En supposant que vous êtes membre d'un compte Entreprise, la configuration des réunions instantanées est très simple. Voici comment procéder :
Connectez-vous à votre compte Cal.com.
Allez à votre tableau de bord des types d'événements.
Sélectionnez un type d'événement précédemment créé ou choisissez d'en créer un nouveau.
Si vous créez un nouveau type d'événement, il vous sera demandé de nommer cet événement et de spécifier sa durée.
Sinon, cliquez simplement sur l'événement pré-créé pour accéder à ses paramètres.
Maintenant que vous avez accès aux paramètres au niveau de l'événement, vous verrez qu'il y a une liste d'onglets.
Juste en dessous de l'onglet Workflows, vous verrez un élément nommé Réservations instantanées.
Cliquez sur cet onglet pour accéder à vos paramètres de Réservation Instantanée.
Une fois que vous avez accédé à l'onglet Réservation Instantanée, il y aura un interrupteur que vous devrez activer pour activer la fonctionnalité de Réservations Instantanées.
Vous remarquerez qu'en dessous de cela, il y a des paramètres supplémentaires que vous pouvez utiliser pour affiner vos réservations instantanées.
Cela inclut les horaires de disponibilité, les paramètres et la durée que l'hôte a pour répondre à la réunion et la commencer.
De plus, c'est ici que vous configureriez des webhooks.
Une fois que vous avez apporté tous vos changements et personnalisations, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit.
Qui a accès aux réunions instantanées ?
Tout comme tous vos autres événements réservables, les réservations instantanées peuvent être cachées ou publiques. Si une réservation instantanée est publique, alors quiconque visite votre profil de réservation pourra la voir. Si une réservation instantanée est définie comme cachée, alors un lien devra être partagé pour qu'une autre personne puisse accéder au type de réservation. Ce lien pourrait se trouver dans votre signature d'e-mail ou cela pourrait être un bouton sur une page web.
Tout comme tous vos autres types d'événements réservables, les réservations instantanées peuvent être couplées avec des formulaires de routage afin de réduire la confusion pour les clients et d'améliorer l'efficacité. Vous pouvez également visiter l'onglet Réservations Instantanées dans vos paramètres au niveau de l'événement pour définir des paramètres d'URL uniques.
Personnalisation des réunions instantanées
La personnalisation de votre réservation instantanée se fait dans l'onglet Réservations Instantanées. Les modifications apportées à une réservation instantanée ne s'appliqueront qu'à cet événement réservable spécifique. La seule exception à cela est si un administrateur de votre organisation utilise des modèles d'événements gérés pour créer un type de réservation instantanée, qui est distribué à plusieurs personnes. Dans ce cas, chaque fois que l'administrateur met à jour le type d'événement géré, les paramètres seront mis à jour pour quiconque utilisant ce modèle.
Comment les membres de l'équipe sont-ils informés qu'une réunion instantanée est en attente ?
Il est facile de configurer des notifications pour les membres de l'équipe en personnalisant le composant webhook de vos réservations instantanées.
Cependant, si vous n'êtes pas à l'aise avec l'utilisation des webhooks directement, vous pouvez également installer des applications comme Make ou Zapier. Une fois que vous avez choisi votre méthode de connexion préférée, il s'agit simplement de décider comment vous souhaitez que vos membres d'équipe soient informés.
Vont-ils recevoir un message sur Slack, un appel vocal d'IA, ou peut-être un e-mail marqué urgent dans leur boîte de réception ? La seule chose qui vous limite en ce qui concerne le partage de la notification d'une réservation instantanée est votre imagination.
Que voit le client lorsqu'il réserve une réunion instantanée ?
Après avoir sélectionné un créneau horaire, les personnes réservant des réservations instantanées verront un bouton en bas de l'écran marqué Se connecter maintenant. Une fois qu'ils auront cliqué sur ce bouton, ils seront invités à entrer leur nom et leurs coordonnées. Après avoir soumis ces informations, un écran d'attente s'affichera.
L'écran d'attente disparaîtra soit lorsqu'un membre de l'équipe répondra à la demande de réunion, soit lorsqu'il aura expiré. Une fois qu'un membre de l'équipe rejoindra le lien de la réunion, l'événement se déroulera normalement. Cela signifie que la réunion aura lieu sur la plateforme que vous avez choisie comme lieu de réservation instantanée.
Utiliser des réservations instantanées est un excellent moyen de se démarquer de la foule en facilitant la prise de contact pour vos collègues et clients lorsqu'il le faut. Si vous souhaitez en savoir plus sur les offres Entreprise de Cal.com, n'hésitez pas à contacter un membre de notre équipe de vente. Merci d'avoir lu cet article, et comme toujours, bonne planification !
Cal.com est toujours GRATUIT pour les particuliers - Inscrivez-vous !
