Types de rendez-vous d'équipe : Round Robin et plus | Cal.com
Planification de calendrier qui répond aux besoins de votre équipe
Le tableau de bord de l'équipe de Cal.com sert de point central pour gérer divers types d'événements, garantissant l'efficacité organisationnelle et la clarté des communications. Dans nos articles précédents, les événements collectifs, en rond-robin et gérés ont été brièvement abordés. Cet article fournit des informations supplémentaires pour aider votre organisation à mieux comprendre ces types d'événements. Cette perspective aidera votre administrateur et les chefs d'équipe à tirer parti des fonctionnalités de Cal.com afin de les exploiter au maximum de leur potentiel. Cela améliorera à son tour la collaboration au sein de l'organisation et augmentera l'efficacité des communications autour des opérations liées à la planification.
Quels sont les événements collectifs ?
Les événements collectifs servent de moyen de rassembler plusieurs membres de l'équipe, garantissant des discussions et des décisions collaboratives. Ce sont des solutions idéales pour les situations qui exigent la présence de plusieurs membres de l'équipe, que ce soit pour des séances de brainstorming, des réunions générales, des présentations de projet ou l'intégration de nouveaux employés.
Configurer un événement collectif :
Accédez à votre tableau de bord d'équipe.
Cliquez sur le bouton Créer situé sous les événements Collectif ou Round Robin.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de donner un titre à votre événement et de choisir la nature de l'événement.
Après avoir étiqueté et choisi "événement collectif", cliquez sur Continuer.
Une fonctionnalité supplémentaire, l'onglet Attribution, apparaîtra. C'est ici que vous déterminez quels membres sont essentiels pour l'événement, assurant leur participation.
Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe en les sélectionnant dans le champ déroulant de l'équipe.
Après avoir choisi tous les membres de l'équipe pertinents, veuillez finaliser votre sélection en cliquant sur le bouton de sauvegarde situé vers le coin supérieur droit de l'écran.
Les événements collectifs sont un outil polyvalent qui peut être utilisé pour gérer les communications internes et externes. En interne, ces types d'événements peuvent favoriser l'unité, combler les fossés départementaux et stimuler le partage d'idées. Cela est excellent pour cultiver une culture organisationnelle cohérente. En externe, de tels événements diffusent l'éthique, les évolutions et les visions stratégiques d'une entreprise, tout en renforçant les relations avec les parties prenantes et en établissant une crédibilité sur le marché plus large.
Quels sont les événements en round robin ?
Les événements en round robin révolutionnent la façon dont les réunions sont planifiées entre plusieurs membres de l'équipe en promouvant des attributions rotatives. Cela garantit que les événements sont planifiés en fonction des besoins de l'entreprise et de la disponibilité du personnel. Le processus de configuration ressemble à celui des événements collectifs avec une variante dans l'onglet d'attribution.
Configurer un événement en round robin
Accédez à votre tableau de bord d'équipe.
Après avoir créé votre événement, rendez-vous à l'onglet Attribution.
Cet onglet offre deux options distinctes : Hôtes Fixes et Hôtes en Round Robin.
Les Hôtes Fixes sont des individus dont la présence est requise pour certaines réunions en round robin, peut-être en raison de leur expertise ou de leur rôle spécifique. Par exemple, les recruteurs seniors peuvent être des hôtes fixes pour des événements d'entretien.
Les Hôtes en Round Robin, en revanche, tournent en fonction de leur disponibilité. Cela peut être bénéfique pour des rôles comme le service client où des perspectives et compétences variées peuvent être précieuses.
Enfin, cliquez sur le bouton de sauvegarde situé vers le coin supérieur droit de l'écran.
Après avoir configuré votre événement, le système prendra automatiquement en compte la disponibilité de tous les hôtes, garantissant que les réunions sont non seulement alignées sur les objectifs commerciaux mais aussi respectueuses des horaires individuels. Cela introduit une fluidité dynamique qui s'adapte aux changements imprévus, assurant qu'aucune réunion n'est laissée sans surveillance. Pour modifier ou ajuster les attributions de vos hôtes, il suffit de revenir à l'onglet Attribution et de faire les ajustements nécessaires.
Mettre régulièrement à jour le système garantit une efficacité et une productivité optimales. Utiliser la fonctionnalité de round robin de Cal.com est un moyen simple pour les entreprises de favoriser une collaboration sans faille, une communication efficace et, surtout, une répartition équilibrée des responsabilités.
Quels sont les événements gérés ?
Enfin, les événements gérés sont conçus pour un contrôle méticuleux. Contrairement aux types d'événements précédents, les événements gérés donnent un contrôle administratif sur des paramètres spécifiques de l'événement, garantissant qu'ils s'alignent parfaitement sur les exigences organisationnelles. Une fois configurés par un administrateur, les paramètres de l'événement restent inchangés par les utilisateurs désignés, assurant l'uniformité et le respect des normes organisationnelles. Cela est idéal pour des procédures standardisées comme le mentorat des employés, les réponses constantes du service client et les pratiques de fidélisation des clients.
Pour créer un événement géré :
Retournez à votre tableau de bord d'équipe.
Cliquez sur le bouton Créer dans la zone des événements.
Nommez votre événement dans la fenêtre contextuelle suivante puis optez pour la catégorie Événement Géré avant d'appuyer sur Continuer.
Une version légèrement différente de l'onglet Attribution vous accueillera.
Utilisez le champ d'Attribution pour sélectionner les membres de l'équipe qui utiliseront ce type d'événement.
Enfin, cliquez sur le bouton de sauvegarde situé vers le coin supérieur droit de l'écran.
Utiliser des événements gérés maintient la qualité des processus réguliers et donne aux membres de l'équipe des conseils clairs, réduisant toute confusion. Cette approche aide les entreprises à fonctionner de manière plus prévisible, conduisant à des opérations efficaces et à des résultats positifs. Gardez à l'esprit que même si les détails de l'événement géré sont définis par l'administrateur, il est possible d'ajuster ou de mettre à jour les éléments au fur et à mesure que les choses évoluent, assurant que le processus reste actuel. En choisissant des événements gérés, vous mettez en avant l'exactitude, la fiabilité et l'unité de l'entreprise, en veillant à ce que chaque étape prise soit alignée sur les meilleures pratiques de l'entreprise. De plus, à mesure que les entreprises continuent d'évoluer et de s'adapter, disposer d'outils flexibles à leur disposition devient essentiel.
C'est ici que des plateformes comme Cal.com entrent en jeu. Naviguer dans les paramètres d'événements polyvalents sur le tableau de bord d'équipe de Cal.com garantit que les organisations peuvent adapter leur gestion des événements pour répondre à des besoins distincts. Que ce soit pour viser une large participation à travers des événements collectifs, une inclusion rotative via des événements en round-robin, ou un suivi méticuleux avec des événements gérés, la plateforme fournit aux équipes les outils nécessaires pour rationaliser les opérations, favoriser la collaboration et maintenir des normes professionnelles. Adopter ces fonctionnalités est un moyen simple d'investir dans l'efficacité opérationnelle et l'impact de votre organisation.
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