Maîtriser le tableau de bord et les paramètres de l'équipe Cal.com : un aperçu
Planification de calendrier qui fait la différence
Aujourd'hui, nous allons explorer le tableau de bord et les paramètres de l'équipe de Cal.com. Il s'agit d'un ensemble d'outils et de fonctionnalités percutants qui travaillent ensemble pour permettre aux organisations ainsi qu'aux individus de maximiser l'efficacité, la portée et la synergie de leur infrastructure de planification Cal.com. Pour accéder à la page des paramètres de l'équipe, vous devez être connecté à votre compte Cal.com et être un administrateur autorisé.
Une fois cela fait, vous pourrez accéder pleinement à l'onglet Équipes, qui se trouve sur le côté gauche de votre tableau de bord, juste en dessous de Disponibilité. En consultant le tableau de bord de l'équipe, vous pourrez voir les équipes actuellement établies ainsi qu'en ajouter de nouvelles. Si vous souhaitez créer une nouvelle équipe, il vous suffit de cliquer sur le bouton [+nouveau] dans le coin supérieur droit. À partir de là, vous pouvez spécifier un nom d'équipe, un logo d'équipe, ainsi que les membres qui composent l'équipe.
Navigation dans le tableau de bord de l'équipe
Le tableau de bord vous permet de :
Voir les équipes existantes.
Initier de nouvelles équipes en cliquant sur le bouton "Nouveau" en haut à droite. Spécifiez le nom, le logo et les membres de l'équipe.
Modifier les équipes existantes.
Apercevoir la page de réservation de l'équipe.
Inviter de nouveaux membres ou dissoudre une équipe.
Si vous venez de configurer votre première équipe, vous remarquerez que les étapes recommandées suivantes sont d'inviter des membres d'équipe, de créer un événement et de personnaliser l'apparence. Nous allons prendre un peu de temps dans cet article pour couvrir toutes ces options et voir comment elles peuvent être exploitées pour bénéficier au flux de travail de votre organisation.
Ajout de nouveaux membres d'équipe
Cliquez sur le bouton "Inviter" pour accéder à la zone « Membres » des paramètres de votre compte. Une fois ici, vous verrez un bouton qui dit "[+ Ajouter]" dans le coin supérieur droit de la page. Il vous suffit de cliquer sur ce bouton pour ajouter de nouveaux membres d'équipe. Vous remarquerez, une fois que vous l'avez fait, qu'une fenêtre contextuelle est générée.
Cette fenêtre vous offre la possibilité d'inviter des membres d'équipe individuellement en saisissant leur adresse e-mail ou leur nom d'utilisateur Cal.com, s'ils ont déjà un compte. Lorsque vous invitez des membres de cette manière, vous pourrez également spécifier via le menu déroulant si l'individu sera ajouté en tant que membre régulier, administrateur ou propriétaire. C'est une méthode rapide et efficace si vous travaillez dans une petite équipe avec seulement quelques membres.
Cependant, si vous faites partie d'une grande organisation qui dispose de nombreuses équipes avec une grande variété de membres, vous voudrez peut-être utiliser la fonction d'importation en masse. Cela peut être accédé en cliquant simplement sur l'onglet Importation en masse. Une fois cela fait, vous remarquerez que vous avez deux options pour envoyer des invitations en masse.
La première option vous permet de coller ou de taper les adresses e-mail des parties concernées dans le champ "Inviter par e-mail". En faisant cela, il est important de s'assurer que chaque adresse e-mail est séparée par une virgule. La deuxième option vous permet de télécharger un fichier CSV contenant toutes les coordonnées des invités prévus.
Une fois cela fait, vous pouvez utiliser un menu déroulant identique à celui qui se trouvait sous l'onglet d'invitation individuelle pour spécifier si toutes les invitations en masse que vous venez de mettre en place sont pour des membres réguliers, des administrateurs ou des propriétaires.
Autres paramètres des membres
La zone Membres de vos paramètres d'équipe Cal.com vous permet également de définir d'autres paramètres tels que l'imitation utilisateur et la confidentialité. Le paramètre d'imitation utilisateur peut être activé pour permettre aux propriétaires et aux administrateurs d'équipe de se connecter temporairement en tant que d'autres membres. C'est génial pour résoudre des problèmes au niveau du compte ainsi que pour personnaliser les comptes des nouveaux employés avant leur intégration. Juste en dessous du paramètre d'imitation utilisateur, vous pouvez trouver votre option de confidentialité. Activer la fonctionnalité "Rendre l'équipe privée" signifie que les membres de l'équipe ne pourront pas voir qui d'autre fait partie de la même équipe. Cela est utile dans des situations où la sécurité est primordiale et où les informations ne sont fournies que sur une base de besoin de savoir.
Types d'événements uniques pour les équipes
Si nous revenons à votre tableau de bord d'équipe Cal.com, vous remarquerez qu'il existe une option pour créer des types d'événements spéciaux réservés aux équipes. Vous pouvez choisir de créer des événements gérés, collectifs ou en rotation. En cliquant sur le bouton "Créer" désigné, une fenêtre contextuelle s'ouvrira, vous permettant de nommer le nouvel événement, de choisir l'une des trois options et ensuite de le personnaliser davantage. Nos événements collectifs sont utilisés pour des réunions avec plusieurs membres d'équipe obligatoires. Les événements en rotation, en revanche, sont utilisés pour des réunions cyclées entre les membres de l'équipe selon leur disponibilité. N'hésitez pas à consulter notre documentation utilisateur si vous souhaitez en savoir un peu plus sur ces différents types d'événements et les avantages de les utiliser.
Gestion de l'apparence de la page de réservation
Si vous cliquez sur le bouton "Modifier" dans la zone Apparence du tableau de bord de votre équipe, vous serez redirigé vers la section apparence de la page des paramètres de votre équipe. À partir de là, vous pourrez choisir le thème qui est appliqué aux pages de réservation de votre équipe. Les options de thème varient de la valeur par défaut du système aux thèmes clair et sombre. De plus, vous pouvez personnaliser les couleurs de votre marque, choisir de désactiver le branding Cal.com, et également cacher le bouton "Réserver un membre d'équipe" de vos pages publiques. Une fois que vous avez effectué les modifications souhaitées, il est essentiel de cliquer sur le bouton "Mettre à jour" dans le coin inférieur gauche pour les appliquer. Si vous ne voyez pas les modifications reflétées immédiatement après cela, essayez simplement de vous déconnecter de votre compte puis de vous reconnecter.
Autres paramètres d'équipe
Il y a deux autres zones que vous trouverez dans la zone des paramètres de votre équipe Cal.com. La première s'appelle « Facturation » et c'est là que vous pouvez voir et gérer vos détails de facturation. Une fois que vous avez sélectionné cet onglet, vous remarquerez un bouton sur lequel vous pouvez cliquer, qui vous redirigera vers le portail de facturation. Une fois dans le portail de facturation, vous pourrez apporter des modifications telles que la mise à jour ou l'ajout de méthodes de paiement supplémentaires. Le deuxième paramètre que vous trouverez s'appelle SAML. C'est ici que vous pouvez configurer vos options de connexion unique. Cela vous permettra d'apporter des modifications qui permettront à vos membres d'équipe de se connecter à leur compte en utilisant un fournisseur d'identité. Vous trouverez ici des options pour configurer la connexion unique à l'aide de SSO avec SAML ou de SSO avec OIDC.
Naviguer sur le tableau de bord et les paramètres d'équipe Cal.com peut sembler initialement décourageant, mais la plateforme est conçue pour améliorer la coordination, la sécurité et la personnalisation de l'équipe. Avec une pléthore de fonctionnalités allant des ajouts de membres, configurations d'événements uniques, personnalisations de l'apparence, à la facturation et configurations de connexion, Cal.com offre aux équipes la flexibilité dont elles ont besoin pour rationaliser les opérations de planification.
Avoir un espace centralisé pour gérer toutes ces fonctionnalités offre un moyen efficace de contrôler les interactions d'équipe et les expériences utilisateur. En utilisant les capacités de Cal.com, les équipes peuvent réduire les charges administratives, améliorer la collaboration et améliorer l'expérience globale de réservation pour les membres d'équipe et ceux qui souhaitent planifier avec eux.
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