Qu'est-ce que la planification en tourniquet?

La planification en tourniquet est une méthode d'attribution des tâches, des rendez-vous ou des clients à des personnes dans un ordre fixe et cyclique. L'objectif est d'assurer une répartition juste et équitable du travail, éliminant les biais et empêchant qu'un membre de l'équipe soit submergé ou sous-utilisé. Cette méthode fonctionne en parcourant une liste de personnes ou de ressources et en attribuant à chacune une tâche en séquence, répétant le cycle une fois que tout le monde a été assigné.

Le principe fondamental de la planification en tourniquet est sa simplicité et son équité. Par exemple, dans une équipe de vente, le tourniquet peut répartir les prospects entrants à chaque vendeur tour à tour, assurant à chacun une chance équitable de s'engager avec des clients potentiels. Dans le support client, il peut être utilisé pour attribuer équitablement les tickets aux agents, contribuant à équilibrer les charges de travail et les temps de réponse.

Comment fonctionne la planification en tourniquet?

La planification en tourniquet fonctionne en attribuant des tâches, des rendez-vous ou des clients dans un ordre fixe et cyclique. Le système parcours une liste de personnes ou de ressources, attribuant à chacune une tâche ou un rendez-vous tour à tour, et répète le cycle une fois que tout le monde a eu son tour. Cela garantit une répartition équitable du travail ou des créneaux horaires au sein de l'équipe, empêchant la surcharge d'un individu en particulier.

Dans le contexte de la planification de rendez-vous, le tourniquet peut également être utilisé pour maximiser la disponibilité pour les réservations potentielles. Par exemple, lorsque des clients souhaitent planifier une réunion, le système fait tourner les créneaux horaires disponibles entre plusieurs membres de l'équipe. Cela offre aux clients une plus grande variété d'options et assure que les rendez-vous sont répartis de manière équitable entre tous les membres de l'équipe, augmentant les chances de réservation.

La méthode est automatisée dans la plupart des systèmes, permettant d'attribuer rapidement et efficacement les tâches ou les rendez-vous sans intervention manuelle. Que vous équilibriez les charges de travail ou amélioriez l'accès des clients aux créneaux disponibles, la planification en tourniquet offre une solution flexible et efficiente.

Les principaux avantages de la planification en tourniquet pour les équipes

La planification en tourniquet offre plusieurs avantages clés pour les équipes :

• Répartition équitable du travail : En faisant tourner les affectations de manière équitable, le tourniquet empêche qu'un membre de l'équipe soit surchargé, assurant une charge de travail équilibrée au sein de l'équipe.

• Efficacité accrue : L'automatisation de l'attribution des tâches réduit l'effort manuel, économisant du temps et assurant que les tâches sont traitées rapidement sans retard.

• Responsabilité améliorée : Chaque membre de l'équipe sait quand il sera assigné à une tâche ou un rendez-vous, augmentant la responsabilité et réduisant le risque de tâches manquées.

• Disponibilité améliorée pour les clients : Lorsqu'elle est utilisée dans la planification de rendez-vous, la planification en tourniquet maximise le nombre de créneaux ouverts disponibles pour les clients, améliorant la satisfaction client en offrant des options de réservation plus flexibles.

• Réduction des biais : Puisque les tâches ou rendez-vous sont attribués dans un ordre fixe, le tourniquet élimine le favoritisme ou les biais humains dans l'allocation des tâches, favorisant l'équité.

En somme, la planification en tourniquet aide les équipes à rester organisées, travailler efficacement et offrir un meilleur service aux clients ou aux consommateurs.

Cas d'utilisation de la planification en tourniquet

La planification en tourniquet est largement utilisée dans divers secteurs pour améliorer l'efficacité, équilibrer les charges de travail et améliorer l'accessibilité. Voici quelques cas d'utilisation courants :

• Équipes de vente : La planification en tourniquet peut être utilisée pour distribuer les leads entrants aux vendeurs, assurant à chaque représentant une chance égale de s'engager avec des clients potentiels.

• Support client : Dans les équipes de service client, le tourniquet attribue des tickets de support aux agents, assurant une répartition équitable de la charge de travail et réduisant le temps de réponse.

• Planification de rendez-vous : Pour les entreprises offrant des services, le tourniquet peut être utilisé pour attribuer des créneaux disponibles aux clients, maximisant les opportunités de réservation et offrant aux clients un éventail d'options plus large.

• Santé : Dans les milieux de santé, le tourniquet aide à répartir équitablement les patients entre les médecins ou les infirmières, assurant des charges de travail équilibrées et réduisant les temps d'attente.

• Planification d'événements : Pour la planification de réunions ou événements avec plusieurs participants, le tourniquet peut garantir que tous les membres de l'équipe ont une disponibilité égale, facilitant le choix d'un moment convenant à tous pour les clients ou collègues.

La planification en tourniquet est un outil flexible pouvant être adapté à de nombreux besoins différents, des ventes aux entreprises de services, pour optimiser le flux de travail et améliorer l'expérience client.

Comment configurer la planification en tourniquet dans Cal.com

Configurer la planification en tourniquet dans Cal.com est facile et offre une flexibilité pour répondre aux différents besoins de l'équipe. Avec Cal.com, vous pouvez choisir entre les options équilibrage de la charge et maximisation de la disponibilité, ajuster les priorités des membres de l'équipe et utiliser des fonctionnalités avancées comme la distribution pondérée et les groupes en tourniquet. Voici comment commencer :

1. Connectez-vous à Cal.com

Tout d'abord, créez un compte Cal.com ou connectez-vous à votre compte Cal.com.

2. Créez un nouveau type d'événement

Sur le tableau de bord des types d'événements, cliquez sur '+ Nouveau' pour créer un nouveau type d'événement.

3. Sélectionnez une équipe et un type d'événement

Dans le menu déroulant, sélectionnez une de vos (sous-)équipes, puis choisissez 'tourniquet' comme type d'événement. Remplissez les détails de base de votre événement.

4. Configurez les membres de l'équipe en tourniquet

Choisissez les membres de l'équipe qui doivent faire partie de l'événement en tourniquet. Vous pouvez :

• Choisir chaque membre de l'équipe individuellement.

• Ajouter tout le monde dans une (sous-)équipe spécifique, y compris les membres futurs.

• Ajouter tout le monde avec un attribut spécifique associé à eux.

5. Continuez avec les fonctionnalités supplémentaires de la planification en tourniquet dans Cal.com

Fonctionnalités supplémentaires de la planification en tourniquet dans Cal.com

Une fois les membres de l'équipe sélectionnés, la configuration de base pour votre type d'événement en tourniquet est terminée. Cependant, vous avez des étapes supplémentaires optionnelles pour personnaliser davantage l'événement en tourniquet.

1. Choisissez votre type de tourniquet

Cal.com offre deux principaux modes de planification en tourniquet :

• Équilibrage de la charge : Cette option distribue équitablement les tâches ou rendez-vous entre les membres de l'équipe, s'assurant que personne n'est surchargé.

• Maximiser la disponibilité (le plus souvent utilisé) : Avec ce paramètre, le tourniquet fait tourner les créneaux horaires disponibles entre les membres de l'équipe, offrant plus d'options aux réservants potentiels et augmentant les chances de trouver un créneau libre.

2. Définir les priorités des membres de l'équipe

Ajustez la priorité de chaque membre de l'équipe sur une échelle de très basse, basse, moyenne (par défaut), haute, ou très haute. Cela assure que certains membres de l'équipe sont prioritaires pour les tâches ou rendez-vous, leur donnant plus d'occasions d'être attribués.

3. Activer la distribution pondérée

Pour une personnalisation supplémentaire, appliquez la distribution pondérée, qui alloue les tâches en fonction des allocations de pourcentage. Ceci est utile lorsque vous voulez que certains membres de l'équipe gèrent plus de rendez-vous ou de tâches. Définissez le pourcentage de chaque membre de l'équipe pour contrôler leur charge de travail.

4. Configurer les hôtes fixes

Désignez certains membres de l'équipe comme hôtes fixes. Ces membres de l'équipe seront toujours attribués à l'événement, indépendamment du cycle en tourniquet, aux côtés de l'un des membres supplémentaires. Ceci est utile pour s'assurer que des personnes clés sont toujours présentes dans l'événement.

5. Créez des groupes en tourniquet

Pour des besoins de planification plus complexes, utilisez les groupes en tourniquet. Cette fonctionnalité vous permet d'organiser les membres de l'équipe en groupes distincts, comme des départements ou des rôles. Par exemple, un représentant commercial et un ingénieur solutions pourraient être dans des groupes différents mais tous deux participer à la même événement. Cela garantit que les rôles clés sont représentés dans l'événement, améliorant la collaboration.

6. Définir les détails supplémentaires pour votre type d'événement

Complétez la configuration de l'événement avec des détails supplémentaires, tels que :

• Titre et description

• Paramètres de temps

• Applications de conférence (comme Zoom, Google Meet, etc.)

• Questions de réservation

• Paramètres de disponibilité

• Limites (pour le nombre maximum de participants ou la durée des sessions)

• Toute autre fonctionnalité pertinente en fonction de vos besoins

La planification en tourniquet vs d'autres méthodes de planification

Dans Cal.com, nous proposons plusieurs méthodes de planification pour répondre aux différents besoins des équipes et des individus. Voici une comparaison rapide entre la planification en tourniquet et les autres méthodes disponibles :

1. Événements personnels

Les événements personnels sont conçus pour la planification individuelle, où un utilisateur gère sa propre disponibilité. Cette méthode permet aux utilisateurs de définir leurs propres créneaux horaires pour des réunions, sans impliquer d'autres membres de l'équipe. Elle est idéale pour des réunions individuelles ou des rendez-vous où l'accent est uniquement mis sur la disponibilité de l'individu.

Différence clé : Les événements personnels ne sont pas basés sur les équipes. L'accent est mis sur une seule personne gérant sa disponibilité, contrairement au tourniquet, qui répartit équitablement les tâches ou les créneaux horaires parmi plusieurs membres de l'équipe.

2. Événements collectifs

Les événements collectifs permettent à un groupe de participer à une réunion ou un événement, mais la différence clé avec le tourniquet est qu'ils n'impliquent pas la distribution des tâches ou des créneaux horaires. Au lieu de cela, tous les membres d'un groupe partagent la même disponibilité, et une réunion est planifiée lorsque tous les participants sont libres. C'est utile pour des réunions de toute l'équipe où tout le monde doit être présent au même moment.

Différence clé : Les événements collectifs se concentrent sur la recherche d'un moment commun pour un groupe, tandis que le tourniquet attribue équitablement les tâches ou les créneaux horaires aux individus.

3. Événements gérés

Les événements gérés sont idéaux lorsque qu'une équipe ou un responsable doit contrôler le processus de planification. Un responsable peut décider comment l'événement est attribué, que ce soit géré manuellement ou impliquant une équipe dans un cadre contrôlé. C'est une approche plus flexible où l'organisateur conserve un contrôle total sur qui est attribué à quelles tâches ou créneaux horaires.

Différence clé : Les événements gérés offrent plus de contrôle manuel comparé au tourniquet, où les attributions sont automatisées dans un ordre cyclique. Les événements gérés sont utiles quand la flexibilité est nécessaire pour planifier des membres spécifiques de l'équipe ou contrôler le processus.

4. Liens de groupes dynamiques

Les liens de groupes dynamiques vous permettent de créer un lien de planification qui inclut automatiquement les membres de l'équipe en fonction de règles préétablies ou d'attributs. Cette fonctionnalité est parfaite pour les situations où vous souhaitez sélectionner de manière dynamique un groupe de participants basé sur des facteurs tels que la disponibilité, le rôle ou tout autre attribut personnalisé. Par exemple, si vous organisez un événement nécessitant des participants de différents départements, les liens de groupes dynamiques peuvent garantir que les bonnes personnes sont incluses, même si les membres de l'équipe changent.

Différence clé : Contrairement au tourniquet, qui attribue des tâches de manière cyclique, les liens de groupes dynamiques permettent de sélectionner automatiquement les membres du groupe en fonction de critères spécifiques, ce qui est utile pour les besoins de planification plus flexibles et dynamiques.

Conclusion : Pourquoi la planification en tourniquet est essentielle pour une planification efficace des équipes

La planification en tourniquet est un outil essentiel pour les équipes cherchant à optimiser leur processus de planification tout en maintenant l'équité et l'efficacité. En répartissant équitablement les tâches ou rendez-vous, le tourniquet garantit qu'aucun membre de l'équipe ne soit surchargé, aidant à prévenir le burn-out et améliorer la productivité globale. Que vous cherchiez à maximiser la disponibilité pour les clients ou équilibrer la charge de travail au sein des membres de l'équipe, le tourniquet offre une solution simple mais puissante.

Sa nature automatisée réduit l'intervention manuelle, économisant du temps et minimisant les erreurs lors de l'attribution des tâches. De plus, avec des fonctionnalités telles que la priorisation des membres de l'équipe, la distribution pondérée et les liens de groupes dynamiques, la planification en tourniquet peut être personnalisée pour répondre aux besoins uniques de toute équipe ou entreprise.

Prêt à optimiser la planification de votre équipe et améliorer l'efficacité? Commencez à utiliser la planification en tourniquet dans Cal.com dès aujourd'hui! Que vous équilibriez les charges de travail ou maximisiez la disponibilité, nos outils faciles à utiliser facilitent la configuration et la personnalisation des événements en tourniquet pour votre équipe. Inscrivez-vous maintenant et découvrez par vous-même les avantages de la planification automatisée, équitable et efficiente.