Résoudre le problème de disponibilité mixte pour de bon
Par Leo Giovanetti, ingénieur senior Full Stack chez Cal.com, fort de son expérience de 12 ans dans une grande entreprise de logiciels.
La disponibilité est délicate. Vous pouvez être une petite ou une grande entreprise, et vous avez peut-être investi beaucoup pour pouvoir être là pour vos clients quand ils ont besoin de vous, mais la réalité frappe tôt ou tard en pleine face : il y a BEAUCOUP de plateformes de calendrier là-bas, et vous ne pouvez pas forcer un client à utiliser celle que vous utilisez ou même à envisager de changer la vôtre.
Les plateformes de calendrier sont essentielles pour toute entreprise ; gérer le temps efficacement est incontournable, comme le dit l'adage familier : le temps c'est de l'argent. Par conséquent, s'assurer que votre disponibilité pour les clients est bien organisée est primordial pour que votre entreprise prospère. Malheureusement, le grand nombre de plateformes et l'incapacité à bien travailler ensemble constituent un problème majeur lors de l'organisation de votre disponibilité.
Prenez Google Calendar et Microsoft Outlook. Deux des suspects habituels. Disons que votre entreprise dépend entièrement de Google Workspace, envoyant et recevant des invitations pour organiser votre disponibilité. Tout est pétales et roses jusqu'à ce qu'un client avec Microsoft Outlook fasse son apparition. Il y a quelques scénarios ; plongeons dans chacun d'eux.
Problème 1 : Travail manuel
Imaginez devoir organiser manuellement une réunion entre quelques personnes par email ou même Slack. C'est là que les messages du type « Je suis disponible X heure le lundi et le mardi » entrent en jeu, pour lesquels vous recevez un « Oh, je ne suis pas du tout disponible le mardi, et je suis disponible Y heure seulement le lundi, peux-tu le faire ? » amical et chaleureux, auquel vous pourriez accepter et devoir réorganiser tout autour ou continuer le tourniquet des disponibilités en espérant le meilleur, tout en empirant.
Sans parler du moment où vous devez rencontrer un plus grand groupe de personnes, préparez-vous à passer un bon jour ou deux à organiser cette réunion. C'est là que vous commencez à espérer que tout ce mouvement en vaille la peine, mettant une pression inconsciente pour obtenir un bon résultat lors de la réunion.
Ce n'est pas un bon plan si vous me demandez. Quoi d'autre existe-t-il ?
Problème 2 : Lutte de synchronisation
Tout va bien, votre client a été assez aimable pour vous donner un compte au sein de sa plateforme, donc vous devriez être capable de voir sa disponibilité immédiatement et de trouver le meilleur moment possible. Mais attendez, ce n'est pas juste vous. Vous devez trouver le meilleur moment possible pour 3-4 personnes, peut-être plus, à mesure que d'autres parties intéressées s'impliquent. C'est là que votre solution entre en jeu et pense qu'il doit y avoir un moyen de synchroniser votre calendrier avec celui que vous avez sur la plateforme du client—la même plateforme pour toutes les personnes intéressées à assister à la réunion.
Heureusement, il existe plusieurs scripts de synchronisation automatisés que vous pouvez configurer pour résoudre votre problème, mais ils ne sont pas faciles à configurer si vous n'êtes pas familiarisé avec les langages de programmation. Vous devez être plus clair sur ce qu'ils font en interne ; et s'ils envoient chaque événement prévu à un calendrier externe, envahissant votre vie privée ? C'est le genre de comportement frauduleux dont vous devez vous méfier.
De plus, ces scripts de synchronisation ne sont pas complets loin s'en faut. Vous aurez peut-être la chance de le configurer pour synchroniser vos événements de votre plateforme à celle de vos clients. Cependant, vous aurez besoin d'un autre outil de synchronisation pour synchroniser les événements de la plateforme de vos clients vers votre plateforme, et vous devrez maintenir les deux dans le temps. Les interfaces peuvent changer, et les scripts doivent être mis à jour en conséquence et reconfigurés. Une lutte que je ne recommande pas.
Il doit y avoir un moyen de résoudre ce problème facilement, n'est-ce pas ? Eh bien, il y en a !
Solution Cal.com
Cal.com se spécialise dans la création et l'évolution de la meilleure plateforme possible pour la planification. Point. Il n'y a rien à propos de Cal.com que vous ne pouvez pas auditer si vous en avez besoin. C'est une plate-forme de logiciel libre commercial (COSS) largement ouverte pour que vous puissiez l'utiliser à votre guise. Nous offrons un compte totalement gratuit pour les particuliers avec toutes les fonctionnalités incluses, mais aussi la meilleure solution que vous pourriez trouver pour les entreprises.
Comment Cal.com résout-il le problème de la disponibilité mixte ? Vous avez votre propre compte au sein de la plateforme Cal.com. La capacité de connecter votre Google Calendar et votre calendrier Microsoft Outlook est tout en un seul endroit. Ensuite, vous créez différents types d'événements que vous souhaiteriez que quiconque prenne rendez-vous avec vous, avec Zoom inclus, ou peut-être Google Meet. Un point de contrôle de quinze minutes, des réunions individuelles rapides de trente minutes, des réunions de conseil récurrentes toutes les deux semaines, des réunions de support tardives nécessitant une confirmation, tout ce que vous pouvez imaginer. Le client se rend sur votre page de profil de la plateforme Cal.com et choisit un jour/un moment en fonction de votre disponibilité fusionnée de tous vos calendriers connectés, et c'est tout ! Les deux reçoivent une notification par email, la réunion est créée dans votre calendrier principal, et la vie continue sans tracas.
Oh, mais qu'en est-il de cette réunion avec plus de deux personnes présentes ? Vous pouvez créer des équipes au sein de la plateforme Cal.com et avoir des types d'événements prenant une approche en rotation ou collective pour mieux façonner le type d'événement que vous devez proposer à votre client. Chacun apporte sa disponibilité de ses calendriers connectés pour chaque membre de l'équipe. N'est-ce pas incroyablement pratique ?
De plus, avec la fonctionnalité Workflow au sein de Cal.com, il existe un App Store pour vous permettre de façonner votre disponibilité et de planifier comme vous le souhaitez. C'est super non ? Vous souhaitez synchroniser votre CRM préféré avec quiconque prend un rendez-vous avec vous ? C'est fait ! Vous souhaitez expérimenter une autre plateforme vidéo pour vos réunions ? C'est à un clic. Vous souhaitez faire quelque chose de très complexe lorsque vous obtenez une nouvelle réservation ? Créez un nouveau flux de travail en un instant. Sans parler de la possibilité de devenir créatif et d'utiliser l'API de Cal.com pour gérer chaque aspect dont vous avez besoin.
Choisissez votre propre aventure
Il y a plein d'options pour vous donner une chance à la plateforme Cal.com. Vous pouvez toujours aller pour l'option SaaS individuelle pour voir comment cela fonctionne ou demander une démo. Il existe également des moyens officiels de tester la plateforme.
Pour commencer, vous pouvez exécuter votre propre plateforme sur vos locaux, devant garder un œil pour obtenir des corrections et de nouvelles fonctionnalités. Alternativement, nous pouvons exécuter une instance pour vous, en veillant à ce qu'elle reste à jour, recevant des corrections et de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure qu'elles arrivent. Et laissez-moi personnellement recommander le niveau Enterprise. C'est le meilleur rapport qualité-prix, un énorme gagnant-gagnant pour tout le monde, où vous obtenez la meilleure plateforme, et nous continuons à y travailler, bénéficiant de la communauté Open Source.
