Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ? (Et pourquoi est-ce important ?)

L'automatisation des workflows consiste à utiliser des logiciels pour exécuter des processus commerciaux étape par étape au lieu de les effectuer manuellement. L'idée est que ces processus peuvent fonctionner sans intervention humaine (ou avec un minimum d'intervention).

L'automatisation des workflows a ses racines dans la fabrication et l'automatisation basée sur des machines qui a suivi la Révolution industrielle. Aujourd'hui, elle implique l'IA ou la logique basée sur des règles : les ordinateurs sont programmés avec des instructions de type “si cela, alors cela” afin qu'une action spécifique déclenche une tâche particulière.

Maintenant que nous avons répondu à la question “Qu'est-ce que l'automatisation des workflows ?”, la suivante est : “Pourquoi est-ce important ?”. Tout comme pour toutes les formes d'automatisation, cela vous fait gagner du temps et de l'argent. Voyons ce que l'automatisation des workflows peut faire pour votre entreprise.

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Avantages de l'automatisation des workflows

L'automatisation des workflows apporte de nombreux avantages, allant de l'évitement des tâches fastidieuses à des économies d'argent grâce à l'efficacité.

Efficacité et productivité accrues

70% des dirigeants d'entreprise estiment que jusqu'à 40 % de leur temps est consacré à des tâches banales. Cela pourrait représenter jusqu'à trois heures d'une journée de huit heures. Même si vos statistiques ne sont pas aussi alarmantes, automatiser vos workflows vous rendra sûrement plus efficace.

Les solutions automatisées fonctionnent plus rapidement que les humains. Elles prennent en charge les tâches de base afin que les humains puissent se concentrer sur des tâches nécessitant plus de compétences. Avec un logiciel qui aide, vos employés peuvent accomplir plus de tâches quotidiennement — et vous n'avez pas besoin d'embaucher beaucoup de nouveaux employés à mesure que votre entreprise se développe.

Vous pouvez également standardiser vos processus grâce à l'automatisation des workflows. Au lieu que les employés interprètent ou choisissent une tâche, chacun est guidé à travers une manière de travailler approuvée. Cela vous aide à rester conforme à vos propres politiques et à la législation de l'industrie.

L'automatisation des workflows vous donne une évolutivité accrue, et une fois que vous avez optimisé vos processus, vous pouvez prendre plus de travail et plus de clients. Avec le bon logiciel, vous pouvez connecter plusieurs applications dans un seul workflow et même vous intégrer à des systèmes hérités au lieu de les remplacer complètement.

Réduction des erreurs et diminution du travail manuel

Comme toute forme d'automatisation, les workflows automatisés réduisent le besoin de travail manuel répétitif, tel que la saisie de données et l'attribution de tâches. Ils sont programmés pour lancer des actions automatiquement lorsqu'un déclencheur se produit — par exemple, générer un message de rappel lorsqu'un client de commerce électronique n'achève pas son achat.

Cela fait gagner du temps et empêche les employés de se sentir submergés par des tâches fastidieuses et chronophages. Ils peuvent se concentrer sur des projets qui nécessitent des compétences et de la créativité, et il y a moins de risque qu'ils souffrent de stress et de burn-out.

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Avec une diminution des travaux manuels, il y a une réduction des erreurs humaines. À condition que vous les ayez programmés correctement au départ, les workflows automatisés éliminent les erreurs causées par des instructions peu claires ou un manque de concentration. Vous réduirez également les coûts de reprise associés aux erreurs.

Les plateformes d'automatisation vous offrent une visibilité supplémentaire sur vos opérations. Par exemple, vous pouvez enregistrer automatiquement et consigner toutes les actions dans un processus, vous permettant ainsi de passer en revue et d'auditer les procédures plus tard. Cela aide à s'assurer que vous restez conforme aux réglementations pertinentes.

Communication et collaboration améliorées

L'automatisation des workflows améliore la communication en clarifiant chaque étape d'un processus. Chacun comprend ses responsabilités, sans besoin de questions ou d'arguments. La gestion de projet est simplifiée par l'attribution automatique de tâches et de deadlines et un registre de chaque tâche complétée.

Le système alerte les membres de l'équipe lorsque quelque chose doit être fait, de sorte que les gestionnaires et les collègues n'ont pas à se rappeler mutuellement. Les membres de l'équipe ne sont tagués que lorsque cela est nécessaire, ce qui signifie que personne n'est distrait par des notifications irrelevantes.

En ce qui concerne la collaboration, les plateformes d'automatisation des workflows facilitent la connexion des employés provenant de différentes équipes et départements. Des outils de conception visuelle vous aident à configurer un workflow qui regroupe ces différents utilisateurs dans un seul processus et partage des données pertinentes.

En dehors des communications internes, les workflows automatisés bénéficient également à la communication avec les clients. Par exemple, la distribution automatique d'appels et des outils d'auto-assistance tels que les chatbots aident les agents d'assistance à répondre à davantage de requêtes.

Outils et technologies courants d'automatisation des workflows

Il existe deux types principaux d'automatisation des workflows : les workflows de processus d'affaires et les workflows de processus robotiques. Les premiers sont souvent utilisés dans la gestion des processus d'affaires (BPM), qui évalue et optimise les processus pour aider à atteindre les objectifs commerciaux. Cela tend à se concentrer sur les processus de bout en bout.

L'automatisation des processus robotiques (RPA) implique des robots exécutant des tâches spécifiques. Par exemple, la synchronisation des données entre applications — vous pourriez configurer le workflow pour extraire toutes les données dans votre solution ERP pour voir des aperçus instantanés des affaires sans que les employés n'aient à les rechercher.

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Le logiciel d'automatisation des workflows dispose généralement de fonctionnalités à faible code qui permettent aux utilisateurs de concevoir et d'automatiser des workflows. Les capacités de glisser-déposer signifient que les employés n'ont pas besoin de connaissances approfondies en programmation pour utiliser le logiciel.

Au lieu de cela, vous pouvez “dessiner” des workflows avec des outils de conception visuelle, comme la création d'un organigramme. Vous pouvez placer des “nœuds” le long du workflow pour automatiser diverses tâches et intégrer des systèmes et des données. Certains outils d'automatisation des workflows sont également dotés de capacités d'IA qui font des recommandations pour l'optimisation des workflows ou suggèrent la “prochaine meilleure action” pour les utilisateurs.

Le logiciel d'automatisation des workflows est généralement vendu en tant qu'application SaaS (software-as-a-service). Des exemples populaires incluent Microsoft, IBM et Zapier. Certains fournisseurs proposent des outils spécifiques à une fonction, tels que l'automatisation pour le service client ou la planification des rendez-vous. Il est également possible d'obtenir des aperçus en temps réel avec des outils d'analyse des workflows.

Principales industries et cas d'utilisation de l'automatisation des workflows

Comme vous pouvez l'imaginer, cette technologie s'applique à diverses industries et opérations. Voici quelques exemples d'automatisation des workflows :

Ventes : Vous pouvez configurer des règles qui déclenchent des actions lorsqu'un client effectue une étape spécifique — par exemple, notifier un représentant de vente lorsqu'une personne complète un formulaire d'inscription ou créer automatiquement un nouvel enregistrement client. L'automatisation est également utilisée pour les suivis et la qualification des pistes.

Marketing : Vous pourriez concevoir des workflows pour publier du contenu sur les réseaux sociaux ou envoyer des e-mails promotionnels à un segment spécifique. Le système peut automatiquement rassembler des données pour analyser le succès d'une campagne.

Ressources humaines : L'automatisation aide avec des tâches telles que le tri des CV, l'envoi d'informations d'intégration, l'extraction de données des outils de suivi du temps dans la paie et l'approbation des demandes de congés.

Support client : Configurez des workflows pour créer et prioriser des tickets ou envoyer des enquêtes clients à la fin de chaque appel. D'autres exemples incluent le routage d'appels basé sur des règles ou alimenté par IA et les menus IVR qui dirigent les clients vers le bon agent ou service.

E-commerce : Les applications de gestion des commandes peuvent automatiser l'ensemble du processus, du suivi des stocks en temps réel aux paiements des fournisseurs. Dès qu'un client passe une commande, le système génère des instructions de prélèvement et d'emballage ainsi qu'une étiquette d'expédition.

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Finance : L'exactitude est essentielle en finance, et l'automatisation des workflows vous aide à rester cohérent et conforme. Vous pouvez programmer le système pour faire des prévisions, envoyer des factures et des bons de commande et rembourser automatiquement les frais des employés.

DevOps : L'automatisation des workflows permet des canaux de communication plus précis entre les développeurs et les opérations et réduit les goulets d'étranglement causés par des départements cloisonnés.

Fabrication : L'automatisation améliore le contrôle qualité et réduit le temps d'approbation et de cycle pour les opérations d'achat et de chaîne d'approvisionnement. Vous pouvez également automatiser les workflows dans le développement de produits.

Opérations informatiques : Des workflows bien conçus aident votre équipe informatique à gérer les utilisateurs de réseau à travers plusieurs départements. Vous pourriez utiliser l'automatisation pour les réinitialisations de mots de passe et le déploiement de services et mises à jour.

Sécurité : Surveillez automatiquement les cybermenaces, générez des rapports d'incident et intégrez le système avec les outils de sécurité existants.

Défis et considérations dans la mise en œuvre de l'automatisation des workflows

L'un des principaux défis est que vos employés craignent d'être remplacés par des robots. Vous devrez les rassurer sur le fait que l'automatisation améliorera le lieu de travail plutôt que de le remplacer entièrement et que les humains seront redéployés vers des tâches de plus grande valeur qui utilisent leurs compétences.

Certains employés peuvent également résister à la nouvelle technologie et à une manière différente de faire les choses. Encore une fois, expliquez comment la rationalisation bénéficiera à tous et proposez une formation complète sur le nouveau logiciel. La plupart des outils d'automatisation des workflows sont faciles à apprendre et à utiliser grâce à leurs fonctionnalités à faible code et de glisser-déposer.

Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez s'intègre facilement avec les systèmes existants et offre une sécurité robuste et un support client.

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Tendances futures et innovations dans l'automatisation des workflows

Nous avons déjà mentionné l'automatisation des workflows à faible code et visuelle, qui continuera probablement à se développer avec de plus en plus de fournisseurs de logiciels ajoutant cette capacité à leurs offres. Cela démocratise la création de workflows et permet un système plus collaboratif où tous les utilisateurs peuvent suggérer des améliorations. Nous pouvons également nous attendre à une augmentation des workflows modélisés qui accélèrent les automatisations futures.

Comme dans la plupart des domaines des affaires, l'IA est une tendance clé. Elle peut suggérer l'optimisation des workflows et la priorisation des tâches en fonction des données et de l'apprentissage automatique. L'analyse prédictive et en temps réel est idéale pour les entreprises agiles, car elle vous permet de faire des améliorations constantes. Par exemple, les outils alimentés par l'IA peuvent sélectionner les meilleurs candidats pour accélérer le recrutement.

Avec le travail à distance et hybride en hausse, il existe un risque que les employés se sentent déconnectés. L'automatisation des workflows peut intervenir pour faciliter la réalisation de tâches collaboratives à distance. Cela aide également à résoudre un fossé de compétences croissant et les problèmes de productivité associés.

Conclusion clé

Nous avons donc maintenant répondu à la question brûlante : “Qu'est-ce que l'automatisation des workflows ?”. Une fois que vous comprenez comment cela fonctionne, il est clair que cette technologie présente d'énormes avantages pour tous les types de lieux de travail. Elle simplifie et rationalise les processus commerciaux, conduisant à un accroissement de la productivité et à une réduction des coûts opérationnels.

L'automatisation gère des tâches de base, répétitives et de faible valeur, tandis que l'IA peut s'impliquer dans la prise de décisions intelligentes. Les employés peuvent utiliser leurs compétences pour un travail plus gratifiant, offrant ainsi une meilleure expérience à eux (et à vos clients).