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Workflows for events & event planning

Workflows for Events and Event Planning | Cal.com Scheduling Automation

Automate event scheduling, reminders, and communication with Cal.com workflows. Simplify planning for conferences, workshops, and meetups using open scheduling infrastructure trusted by teams and enterprises.

Bouton

Dashboard of setting up an automated workflow in Cal.com for event planning, showing a trigger to send an email reminder to attendees 24 hours before an event. The action section includes a customizable email template asking attendees to confirm attendance, with event details, organizer name, and a confirmation button.

Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier

Comment ça marche

How Cal.com automates event planning workflows

Turn event scheduling chaos into a streamlined process using Cal.com’s powerful workflow automation. Manage invitations, reminders, and post-event follow-ups in one place.

Bouton

Set up your event trigger

Choose when your workflow starts—such as when an attendee registers, a session is added, or before the event begins.

Automate actions and notifications

Send personalized invites, reminders, and updates to attendees via email, SMS, or WhatsApp. Keep everyone informed at every stage.

Customize event messages and branding

Fully tailor communication templates to match your event’s theme, schedule, and brand, ensuring a consistent attendee experience.

Principaux avantages

Why automate event planning with Cal.com workflows?

Automating event workflows reduces manual work, prevents no-shows, and delivers a professional experience for attendees and organizers.

Bouton

Reduce no-shows with automated reminders

Automatically notify attendees about upcoming sessions, schedule changes, or required confirmations to boost attendance rates.

Save time and eliminate manual busywork

Let Cal.com handle attendee confirmations, reminders, and follow-ups so your team can focus on delivering a great event.

Deliver a branded, professional attendee journey

Ensure every touchpoint—from invites to follow-ups—reflects your event brand and provides clear, timely information.

Centralize and track all event communications

Manage all attendee interactions in one dashboard. Track confirmations, cancellations, and engagement for every session.

Image showing a branded Cal.com email reminder template for event attendees, with a question about attending the event on a specific date and clear branding for the organizer.

Fonctionnalités supplémentaires

Key features for event planners and teams

Cal.com brings open, flexible scheduling automation to every type of event, from conferences to webinars.

Bouton

Multi-channel attendee notifications

Reach attendees via email, SMS, WhatsApp, or all three. Increase engagement and reduce missed sessions.

Flexible workflow triggers for event milestones

Start workflows when attendees register, sessions change, or before/after key event moments.

Bulk actions for large-scale events

Automate invitations, reminders, and follow-ups for hundreds or thousands of attendees at once.

Branded, customizable communication templates

Edit invite, reminder, and update messages to reflect your event’s style and audience.

Seamless integration with event tools and calendars

Connect Cal.com with your event management software, CRM, or calendars for a unified scheduling experience.

API-first architecture for custom automation

Developers can build unique scheduling flows or integrate with any event tech stack using Cal.com’s robust API.

Fonctionnalité

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Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus.

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