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01
Connecter les calendriers, les formulaires et les admissions
Connectez vos calendriers de personnel ou de fournisseurs, définissez les heures de bureau, et ajoutez des formulaires de collecte pour capturer les détails des candidats tels que le numéro de passeport, la nationalité et les dates de voyage. Utilisez des questions d'éligibilité pour orienter les candidats vers les bons types d'événements, y compris le renouvellement de passeport, les services de passeport accélérés et les entretiens de visa. Cal.com s'intègre avec vos outils existants via le marché d'applications à https://cal.com/apps et prend en charge le SSO d'entreprise à https://cal.com/enterprise pour des déploiements sécurisés à travers les équipes et les emplacements.
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Concevez votre flux de travail et vos règles
Utilisez le constructeur de Workflow sans code pour définir des règles autour du processus de demande de visa. Définissez des confirmations instantanées, des rappels basés sur le temps et des instructions préalables aux rendez-vous. Ajoutez des liens dynamiques pour des formulaires, des listes de contrôle et des paiements. Configurez des chemins séparés pour les nouveaux demandeurs, les renouvellements et les familles. Les développeurs peuvent étendre et automatiser avec notre API et des webhooks à https://cal.com/docs/api, vous permettant de mettre à jour les systèmes de cas, de générer des numéros de référence ou de déclencher des vérifications de fonds lorsque des réservations sont créées ou reprogrammées.
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Automatiser les confirmations, les rappels et les suivis
Envoyez des confirmations immédiatement et planifiez des rappels par e-mail, SMS ou WhatsApp pour réduire les absences. Incluez les exigences de photo de visa, une liste de contrôle de visa de voyage et des conseils pour les rendez-vous au consulat afin que les demandeurs arrivent préparés. Après le rendez-vous, envoyez des suivis pour les documents manquants, les reportings ou les prochaines étapes. Chaque point de contact est enregistré, et vous pouvez synchroniser les statuts avec vos systèmes internes. En savoir plus sur la configuration des Flux de travail à https://cal.com/docs.
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Réduisez les absences et les arrivées tardives
Les demandeurs manquent des rendez-vous lorsque les instructions sont peu claires ou que les rappels arrivent trop tard. Les flux de travail résolvent ce problème avec des confirmations intelligentes, des notifications programmées et des instructions claires. Vous pouvez inclure des conseils sur les rendez-vous au consulat, ce qu'il faut apporter et les détails de l'enregistrement sur place. Pour les jours à forte demande, envoyez un rappel de 24 heures, un rappel de 2 heures et un rappel de 15 minutes. Les équipes constatent moins de visites non planifiées au mauvais moment et moins de créneaux vides, ce qui augmente le rendement et la satisfaction des demandeurs.
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Accélérer la préparation des documents
Réduisez les problèmes de dernière minute en envoyant les bonnes informations au bon moment. Avant la visite, partagez les exigences de photo de visa, la liste de vérification des visas de voyage et tout formulaire local dans un seul message. Pour les renouvellements, incluez un court guide sur les exigences de renouvellement de passeport et un lien vers votre FAQ. S'il manque quelque chose, déclenchez automatiquement un suivi avec des instructions pour re-télécharger ou reprogrammer. Cela réduit le temps de bureau par rendez-vous et augmente le taux de réussite au premier essai.
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Échelle à travers les emplacements et les fournisseurs
Déployez une expérience de réservation cohérente dans les consulats, les agences partenaires et les centres de services externalisés. Cal.com prend en charge la planification partagée et en rotation, vous permettant ainsi de répartir la demande de manière équitable et de maintenir une utilisation élevée. Gérez les jours fériés locaux, les autorisations du personnel et les types d'événements uniques par site. Choisissez des déploiements hébergés ou auto-hébergés et intégrez-les aux systèmes existants via l'API. Explorez la flexibilité open-source sur https://cal.com/open-source et les options d'entreprise sur https://cal.com/enterprise.
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Prouver la conformité et la sécurité
Protégez les informations personnellement identifiables avec des contrôles d'accès stricts et des autorisations basées sur les rôles. Cal.com prend en charge le chiffrement en transit et au repos, SSO, les journaux d'audit, et des politiques de rétention des données personnalisées. Gardez la communication avec les candidats cohérente et centralisée pour les audits, tout en utilisant des options d'auto-hébergement si vous avez besoin de plus de contrôle. Lisez à propos de notre posture de sécurité à https://cal.com/security et explorez les tarifs à https://cal.com/pricing.
Routage des formulaires et vérifications d'éligibilité
Filtrer les candidats avec des formulaires de routage pour les envoyer au bon type d'événement, créneau horaire et lieu en fonction du processus de demande de visa ou des besoins de renouvellement.
Notifications multicanaux
Envoyez des confirmations et des rappels par e-mail, SMS ou WhatsApp. Ajoutez des alertes temporisées pour des cas critiques comme un passeport accéléré afin de garder les demandeurs sur la bonne voie.
Collection de documents et liens
Partagez des liens vers des instructions, des listes de contrôle et des portails de téléchargement. Incluez les exigences en matière de photo de visa et une liste de contrôle de visa de voyage afin que les candidats arrivent prêts avec des documents conformes.
Planification d'équipe et rotation
Disponibilité des piscines sur les sites, attribuer des compétences et utiliser un routage en rotation pour répartir la charge de travail pour les entretiens, les renouvellements et les consultations d'admission.
APIs et webhooks
Connectez Cal.com à votre gestion de cas ou CRM. Déclenchez des webhooks lors de la réservation, du reprogrammation ou de l'annulation. Consultez les documents pour développeurs sur https://cal.com/docs/api.
Open source et auto-hébergement
Déployez dans votre propre environnement pour un contrôle maximal, ou utilisez notre service hébergé. Explorez les options sur https://cal.com/open-source et https://cal.com/enterprise.
Cal.com peut-il gérer des règles spécifiques à un emplacement comme les dates d'indisponibilité et les limites de créneaux ?
Oui. Vous pouvez définir des fenêtres de disponibilité, des tampons, des limites par jour et des horaires spécifiques à un lieu. Combinez les formulaires d'acheminement avec les types d'événements pour appliquer des règles par consulat ou centre de services.
Comment collectons-nous les données et documents des candidats en toute sécurité ?
Utilisez des questions personnalisées pour les champs clés et incluez des liens vers vos portails de documents sécurisés. Les flux de travail automatisent les rappels pour les éléments manquants. L'accès est contrôlé par des rôles et SSO.
Cal.com peut-il aider les candidats à répondre aux exigences de photo de visa ?
Oui. Incluez les spécifications des photos et des exemples dans les rappels, ainsi que des liens vers votre page de conseils. Cal.com ne valide pas les images, mais il s'assure que les candidats reçoivent les bonnes instructions à temps.
Proposez-vous des services de passeport accéléré avec une planification prioritaire ?
Oui. Créez des types d'événements dédiés, ajoutez des questions d'éligibilité, exigez un paiement avec des applications comme Stripe, et envoyez des rappels de haute priorité pour les rendez-vous de passeport accélérés.
Comment éviter les doubles réservations sur plusieurs calendriers ?
Cal.com vérifie les calendriers connectés pour les conflits, prend en charge la disponibilité groupée et peut réserver des créneaux pendant que les candidats complètent l'enregistrement, réduisant ainsi les doubles réservations accidentelles.
Cal.com est-il sécurisé pour les informations personnelles identifiables (PII) et conforme aux normes d'entreprise ?
Cal.com fournit le chiffrement, les journaux d'audit, l'authentification unique (SSO) et l'accès basé sur les rôles. Consultez les détails sur https://cal.com/security et choisissez hébergé ou auto-hébergé pour répondre à vos besoins de conformité.
Les développeurs peuvent-ils intégrer Cal.com avec notre système de gestion de cas et les mises à jour de statut ?
Oui. Cal.com est axé sur l'API avec des webhooks, des SDK et une place de marché pour les applications. Utilisez https://cal.com/docs/api pour synchroniser les réservations, les statuts et les notes avec vos systèmes internes.
Commencez à automatiser la planification des passeports et des visas
Créez votre premier workflow en quelques minutes et voyez comment l'automatisation réduit les absences, accélère la préparation des documents et s'étend sur plusieurs sites. Inscrivez-vous sur https://cal.com, explorez la documentation sur https://cal.com/docs, ou demandez une démonstration d'entreprise sur https://cal.com/enterprise.
