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Automatisez la planification et les opérations des salons professionnels avec les workflows de Cal.com

Automatisez la planification et les opérations des salons professionnels avec les workflows de Cal.com

Coordonnez les exposants, les sponsors, les intervenants et les participants avec des rappels automatisés, un routage et un suivi qui réduisent les absences et débloquent un retour sur investissement mesurable tout au long du cycle de vie de votre événement.

Coordonnez les exposants, les sponsors, les intervenants et les participants avec des rappels automatisés, un routage et un suivi qui réduisent les absences et débloquent un retour sur investissement mesurable tout au long du cycle de vie de votre événement.

Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier

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Comment ça marche

Comment ça marche

Coordonnez la planification d'expositions multi-parties prenantes avec l'automatisation, le routage et des intégrations qui évoluent de l'intégration des exposants au suivi après l'événement.

Coordonnez la planification d'expositions multi-parties prenantes avec l'automatisation, le routage et des intégrations qui évoluent de l'intégration des exposants au suivi après l'événement.

01

Connectez les calendriers, les types d'événements et les équipes

Synchronisez les calendriers des organisateurs, des exposants et des intervenants, définissez les types d'événements pour les démonstrations, les réunions avec les fournisseurs et les enregistrements des sponsors, puis assignez des règles de routage pour que les invitations parviennent rapidement à la bonne personne.

02

Concevez des flux de travail pour chaque étape

Créez des modèles pour l'intégration, les confirmations de planification logistique du stand, les rappels de session et la capture de prospects lors des salons professionnels. Déclenchez par la réservation, le report, l'annulation ou les fenêtres horaires avant et après les sessions.

03

Automatiser les relances et les rapports

Envoyez des modèles de rapports d'événements de publication, dirigez des pistes chaudes vers les ventes et informez les sponsors de leurs performances. Transmettez des données via API et webhooks vers votre CRM, vos analyses ou votre logiciel de gestion des exposants.

Pourquoi cela fonctionne pour les équipes de salons professionnels et d'expositions

Pourquoi cela fonctionne pour les équipes de salons professionnels et d'expositions

Automatisation spécialement conçue pour des opérations événementielles complexes, destinée à réduire les tâches manuelles, protéger les marges et offrir des expériences prévisibles aux participants et aux exposants à grande échelle.

Automatisation spécialement conçue pour des opérations événementielles complexes, destinée à réduire les tâches manuelles, protéger les marges et offrir des expériences prévisibles aux participants et aux exposants à grande échelle.

Image montrant un rappel de réunion Cal.com sur mobile, y compris le numéro de stand et l'heure de début pour une démonstration de salon professionnel.

01

Unifiez la planification entre les exposants, les sponsors et les intervenants

Remplacez les outils fragmentés par un moteur de workflow unique. Standardisez les confirmations, les rappels et les check-ins, afin que chaque partie prenante reçoive les bons détails à temps. Éliminez les allers-retours et créez une expérience cohérente pour tous les participants.

02

Protégez les revenus et réduisez les absences

Des rappels automatisés par email, SMS et WhatsApp augmentent la participation aux démonstrations, aux réunions d'acheteurs et aux sessions sponsorisées. Créez des séquences liées aux fuseaux horaires et au logiciel de plan d'étage d'événements, en optimisant l'utilisation des salles, des stands et du personnel.

Image d'un tableau de bord des réservations affichant des démonstrations d'exposition, des sessions de théâtre des sponsors et des séances d'information média organisées par aujourd'hui et demain.

03

Rationalisez les opérations avec une flexibilité axée sur l'API

Cal.com est open source, API-first, et prend en charge l'auto-hébergement. Connectez des systèmes d'enregistrement, des logiciels de gestion des exposants ou des outils de paiement. Automatisez les libérations de créneaux, les changements de salle et la planification logistique des stands sans modifications manuelles.

04

Planifiez, mesurez et optimisez le ROI

Utilisez des flux de travail pour distribuer une liste de contrôle pour la planification d'un salon professionnel, suivre les livrables des sponsors avec un modèle de package de sponsoring, et envoyer un modèle de rapport post-événement aux parties prenantes. Capturez les résultats par session et reliez-les à votre modèle de budget pour le salon professionnel.

Image d'un modèle de communication de marque pour un rappel de session d'exposition, adapté avec la date et les détails de l'événement.

Ce que vous pouvez faire avec Cal.com Workflows

Ce que vous pouvez faire avec Cal.com Workflows

Une automatisation de planification puissante conçue pour des événements à enjeux élevés, de la planification avant le spectacle à la génération de rapports après le spectacle, avec des options centrées sur la vie privée et des contrôles de niveau entreprise.

Une automatisation de planification puissante conçue pour des événements à enjeux élevés, de la planification avant le spectacle à la génération de rapports après le spectacle, avec des options centrées sur la vie privée et des contrôles de niveau entreprise.

Routing des formulaires pour les bonnes réunions

Qualifier et orienter les acheteurs, les médias et les partenaires vers l'exposant ou l'équipe de parrainage appropriée en fonction des intérêts, de l'emplacement et de la disponibilité. Réduire le tri manuel et accélérer le temps jusqu'à la réunion réservée.

Rappels et mises à jour multicanaux

Envoyez des rappels de marque par e-mail, SMS ou WhatsApp. Incluez des fenêtres de configuration, des numéros de salle et des identifiants de stand. Ajustez le timing pour les participants internationaux afin de réduire la confusion et les sessions manquées.

Capture de prospects et transfert instantané

Déclenchez la capture de leads lors des salons en intégrant des liens de réservation, des flux QR ou des API. Créez automatiquement des enregistrements CRM, étiquetez les sessions et attribuez des propriétaires pour un suivi immédiat.

Planification tenant compte des ressources

Liez les types d'événements à la capacité de la salle, à la taille du stand et à la couverture du personnel. Empêchez automatiquement les doubles réservations et maintenez les opérations au sol alignées avec votre logiciel de planification d'événements.

Auto-hébergement et contrôles d'entreprise

Exécutez Cal.com dans votre cloud, apportez votre propre base de données et gardez les PII dans la région. Appliquez SSO, SCIM, journaux d'audit et autorisations granulaires pour répondre aux besoins de l'entreprise et de conformité.

Analytique et workflows post-spectacle

Démarrez les tâches de rapport post-événement, résumez la participation, les taux d'absence et le volume de prospects, puis envoyez aux parties prenantes un récapitulatif concis des résultats lié à votre modèle de budget de salon professionnel.

Découvrez comment les flux de travail maintiennent votre planification sur la bonne voie

Découvrez comment les flux de travail maintiennent votre planification sur la bonne voie

Découvrez comment les Workflows de Cal.com simplifient la planification, automatisent les rappels et garantissent le bon déroulement de vos réunions. Voyez des exemples concrets de la manière dont les équipes utilisent les workflows pour réduire les absences et gagner du temps.

Découvrez comment les Workflows de Cal.com simplifient la planification, automatisent les rappels et garantissent le bon déroulement de vos réunions. Voyez des exemples concrets de la manière dont les équipes utilisent les workflows pour réduire les absences et gagner du temps.

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Tous vos outils clés synchronisés avec vos réunions

Cal.com fonctionne avec toutes les applications déjà dans votre flux, garantissant que tout fonctionne parfaitement ensemble.

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Cal.com fonctionne avec toutes les applications déjà dans votre flux, garantissant que tout fonctionne parfaitement ensemble.

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Cal.com fonctionne avec toutes les applications déjà dans votre flux, garantissant que tout fonctionne parfaitement ensemble.

Questions fréquemment posées

Questions fréquemment posées

Voici quelques-unes de nos questions les plus fréquentes.

Voici quelques-unes de nos questions les plus fréquentes.

Comment les flux de travail aident-ils à l'intégration des exposants ?

Créez une séquence d'intégration qui envoie des délais, des confirmations de plan d'étage et des détails de badge. Rappelez aux équipes de soumettre des actifs, de confirmer l'alimentation et l'internet, et de réserver des créneaux de préparation sans relances manuelles.

Cal.com peut-il prendre en charge des livrables sponsorisés complexes ?

Oui. Créez des flux de travail liés à votre modèle de paquet de parrainage qui planifient des démonstrations sponsorisées, des rencontres VIP et des sessions de théâtre, tout en envoyant des résumés de performance et des rappels aux contacts des sponsors.

Comment le routage améliore-t-il les rencontres entre les participants et les exposants ?

Les formulaires de routage qualifient les intérêts et le budget, puis réservent automatiquement avec le meilleur représentant en fonction des compétences ou de la gamme de produits. Cela réduit les frictions et augmente le taux de conversion sur le salon pour les exposants.

Pouvons-nous nous intégrer à notre CRM et notre plateforme d'inscription ?

Cal.com est axé sur l'API avec des webhooks robustes. Synchronisez les participants, exposants et réunions avec votre CRM et système d'inscription, afin que les données circulent dans les pipelines, tableaux de bord, et analyses post-salon.

Comment les rappels s'adaptent-ils à travers les fuseaux horaires et les salles ?

Définissez des rappels en fonction de l'heure locale, incluez les identifiants de salle et de stand, et envoyez différentes instructions pour le montage par rapport aux heures publiques. Utilisez les SMS pour les changements urgents tels que les déplacements de salle.

L'auto-hébergement est-il disponible pour le contrôle des données ?

Oui. Hébergez Cal.com vous-même pour garder les données des participants et exposants dans votre environnement. Appliquez SSO, SCIM, et des autorisations granulaires pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité.

Pouvons-nous standardiser les modèles de planification et de rapport ?

Distribuez une liste de contrôle pour la planification d'un salon avant le spectacle, collectez les dépenses avec un modèle de budget pour le salon, et automatisez un modèle de rapport post-événement pour les exposants et les sponsors après l'événement.

Ne vous fiez pas seulement à notre parole

Nos utilisateurs sont nos meilleurs ambassadeurs. Découvrez pourquoi nous sommes le meilleur choix pour planifier des réunions.

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Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier

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Commencez avec Cal.com

Automatisez l'intégration des exposants, les sessions de parrainage et les réunions d'acheteurs sans les tâches fastidieuses. Commencez gratuitement, puis évoluez avec des API, du routage et des contrôles d'entreprise. Si vous organisez des salons complexes, Cal.com les maintient à l'heure.