Automate wedding planning workflows to book, remind, and coordinate
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Streamline vendor coordination, client communication, and timelines with flexible scheduling automation built for wedding planners.
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Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier
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How Cal.com workflows power wedding planning
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From inquiry to sparkler exit, keep every detail on schedule.
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01
Create bookable event types for planning stages
Set up event types for discovery calls, venue tours, vendor meetings, design reviews, rehearsal, and the wedding day. Use routing forms to qualify leads, capture preferences, and align availability. Share links in your proposals and your client onboarding wedding planner packet. Attach documents like a wedding planning checklist and a wedding budget spreadsheet via links so couples can access everything in one place. Learn more about event types and routing at https://help.cal.com and https://cal.com/docs.
02
Automate reminders across channels
Reduce no-shows by scheduling email, SMS, and WhatsApp reminders for couples, family, and vendors. Send confirmations instantly, add countdown reminders the week and day before, and follow up with thank you notes. Build conditional workflows that notify the florist with setup times while sending a different reminder to the DJ with arrival and soundcheck details. See how workflows operate at https://cal.com/docs and explore apps at https://cal.com/marketplace.
03
Connect tools, track changes, and scale
Keep calendars synced for every planner on your team. Connect Google Calendar, Outlook, Zoom, and Slack to centralize updates. When a time shifts, Cal.com automatically adjusts reminders and alerts the right stakeholders through webhooks. Developers can extend the flow using our API-first architecture. Self-host if you need full control and compliance. Explore the API at https://cal.com/docs/api, marketplace apps at https://cal.com/marketplace, and self-hosting at https://cal.com/self-hosted.
Benefits for modern wedding planning teams
Benefits for modern wedding planning teams
Deliver a polished client experience while reducing manual work and stress.
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01
Never miss vendor deadlines
Create a reusable vendor timeline template wedding vendors can follow. Trigger setup and teardown instructions at the right moments, and keep the day of wedding timeline on track. If anything changes, workflows notify vendors automatically, preventing delays and last-minute confusion.
02
Professional client onboarding
Make the first impression count. Build an intake flow that routes packages, locations, and budgets to the right planner. Share your wedding planning checklist, contracts, and payment links in automated confirmations. Use reminder sequences to collect missing details during client onboarding wedding planner stages without manual chasing.
03
Reduce no-shows and last-minute chaos
Smart reminders confirm attendance, share parking info, and include prep checklists. If a vendor or guest reschedules, Cal.com updates the invite and messages everyone affected. You get fewer panicked calls and a smoother run of show on rehearsal and wedding day.
04
Own your data and brand
Cal.com is open source and API-first. Customize templates, white-label booking pages, and control your data. Self-host for privacy and compliance needs, and integrate with your CRM, storage, and communication tools. See enterprise options at https://cal.com/enterprise and the code at https://github.com/calcom/cal.com.
Features wedding planners rely on
Features wedding planners rely on
Flexible, API-first scheduling that adapts to your process.
Flexible, API-first scheduling that adapts to your process.
Multi-channel reminders
Email, SMS, and WhatsApp with customizable timing.
Vendor and couple routing forms
Route inquiries to the right planner based on criteria.
Reusable timeline templates
Build a vendor timeline template wedding teams can reuse.
Checklist and budget integrations
Sync your wedding planning checklist and wedding budget spreadsheet.
Self-hosting and SSO
Deploy on your infrastructure with enterprise controls.
Developer-friendly API and webhooks
Automate updates to calendars, CRMs, and comms.
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Tous vos outils clés synchronisés avec vos réunions
Cal.com fonctionne avec toutes les applications déjà dans votre flux, garantissant que tout fonctionne parfaitement ensemble.
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Questions fréquemment posées
Questions fréquemment posées
Voici quelques-unes de nos questions les plus fréquentes.
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Can Cal.com handle day of wedding timeline reminders?
Yes. Create timeline events for rehearsal, load-in, ceremony, and reception. Add timed reminders for vendors, the couple, and family with role-based messages and dynamic fields. Cal.com updates reminders if times change.
How do I manage vendor communications in one place?
Use workflows to send vendor-specific briefs, arrival windows, and location details by email, SMS, or WhatsApp. Connect Slack for internal alerts and track confirmations. Centralize everything with apps from https://cal.com/marketplace.
Can I customize client onboarding for different packages?
Yes. Use routing forms to segment by package, venue, and budget. Trigger unique confirmation pages, prep questionnaires, and payment or contract links. You can add package-specific timelines and reminders automatically.
Does Cal.com integrate with my existing tools?
Cal.com integrates with Google Calendar, Outlook, iCloud, Zoom, Teams, Slack, and more. Use Zapier or webhooks to connect CRMs like HubSpot and Airtable. Developers can extend workflows via API at https://cal.com/docs/api.
Is there a way to share a wedding planning checklist with clients?
Attach links to your wedding planning checklist in confirmations and reminders. Embed your checklist app in confirmation pages or use webhooks to update tasks as meetings are booked or rescheduled.
Can I self-host Cal.com for my agency?
Yes. You can deploy Cal.com on your own infrastructure, maintain full control of data, and customize as needed. Learn more at https://cal.com/self-hosted and review the repository at https://github.com/calcom/cal.com.
How secure is guest and vendor data?
Cal.com uses industry-standard encryption in transit and at rest. You can enable SSO and granular access controls. For advanced needs, explore enterprise features at https://cal.com/enterprise.
Can Cal.com handle day of wedding timeline reminders?
Yes. Create timeline events for rehearsal, load-in, ceremony, and reception. Add timed reminders for vendors, the couple, and family with role-based messages and dynamic fields. Cal.com updates reminders if times change.
How do I manage vendor communications in one place?
Use workflows to send vendor-specific briefs, arrival windows, and location details by email, SMS, or WhatsApp. Connect Slack for internal alerts and track confirmations. Centralize everything with apps from https://cal.com/marketplace.
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Yes. Use routing forms to segment by package, venue, and budget. Trigger unique confirmation pages, prep questionnaires, and payment or contract links. You can add package-specific timelines and reminders automatically.
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Attach links to your wedding planning checklist in confirmations and reminders. Embed your checklist app in confirmation pages or use webhooks to update tasks as meetings are booked or rescheduled.
Can I self-host Cal.com for my agency?
Yes. You can deploy Cal.com on your own infrastructure, maintain full control of data, and customize as needed. Learn more at https://cal.com/self-hosted and review the repository at https://github.com/calcom/cal.com.
How secure is guest and vendor data?
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Can Cal.com handle day of wedding timeline reminders?
Yes. Create timeline events for rehearsal, load-in, ceremony, and reception. Add timed reminders for vendors, the couple, and family with role-based messages and dynamic fields. Cal.com updates reminders if times change.
How do I manage vendor communications in one place?
Use workflows to send vendor-specific briefs, arrival windows, and location details by email, SMS, or WhatsApp. Connect Slack for internal alerts and track confirmations. Centralize everything with apps from https://cal.com/marketplace.
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Ne vous fiez pas seulement à notre parole
Nos utilisateurs sont nos meilleurs ambassadeurs. Découvrez pourquoi nous sommes le meilleur choix pour planifier des réunions.
"Plus élégant que Calendly, plus ouvert que SavvyCal, Cal.com fonctionne et c'est juste parfait."
Flo Merian
Marketing Produit, Mintlify
Je pense que Cal.com a une très bonne chance de créer une nouvelle catégorie en étant à la fois excellent et bien conçu.
Guillermo Rauch
PDG, Vercel
"Je viens de migrer de Calendly vers Cal.com."
Kent C. Dodds
Fondateur d'EpicWeb.dev
"Je viens de l'essayer et c'est définitivement la réunion la plus facile que j'aie jamais planifiée !"
Aria Minaei
PDG, Theatre.JS
"J'ai finalement fait le pas vers Cal.com après ne pas avoir trouvé comment modifier les événements dans le tableau de bord de Calendly."
Ant Wilson
Co-fondateur et CTO, Supabase
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Notre mission est de connecter un milliard de personnes d'ici 2031 grâce à la planification de calendriers.
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