Hoe Buffer Tijd Te Gebruiken
In ons vorige artikel, hebben we het over buffer tijd gehad. We hebben specifiek onderzocht wat het was en hoe het van toepassing is op kalenderplanning en het dagelijks leven.
Deze keer zullen we onderzoeken hoe iemand buffer tijd kan gebruiken om hun kwaliteit van leven te verbeteren. Buffer tijd is geweldig voor het verbeteren van de balans tussen werk en privé. Om dit als onderdeel van kalenderplanning te implementeren, moet je de hoeveelheid buffer tijd die je nodig hebt identificeren.
Hoe bepalen we de hoeveelheid buffer tijd die nodig is voor een afspraak of taak? Om dat te doen, moet je het evenement in kwestie vanuit een objectief perspectief bekijken. Dit betekent niet alleen nadenken over hoe lang een vergadering duurt, maar ook over hoeveel tijd er onmiddellijk voor en na de vergadering nodig is.
Hier is een voorbeeld. Laten we ons voorstellen dat je een boekbaar evenement gaat opzetten om de account van een klant te beoordelen. Je weet dat je voordat je een vergadering met een klant begint, 8 tot 12 minuten nodig hebt om eventuele berichten die aan hun profiel zijn toegevoegd te bekijken en een paar formulieren af te drukken. Je weet ook dat zodra je de vergadering hebt afgerond, je relevante opmerkingen of zorgen die tijdens de vergadering zijn opgekomen aan het profiel van de klant wilt toevoegen. Dit zorgt ervoor dat alle relevante teamleden de juiste informatie kunnen raadplegen de volgende keer dat deze zaak wordt beoordeeld. Als je geen buffer tijd gebruikt, is er altijd een kans dat je dubbel geboekt kunt worden of onder druk gezet kunt worden, zodat het je vermogen compromitteert om een afspraak af te ronden of voldoende voor te bereiden op de volgende. Dit is slechts één geval dat illustreert waarom het een goed idee is om aangepaste buffer tijden in te stellen.
Laten we een tweede voorbeeld overwegen van hoe je buffer tijd kunt gebruiken. Stel je voor dat je een boekbaar evenement type hebt gemaakt zodat je vrienden tijd met je kunnen reserveren. Aangezien je sociale kring bestaat uit mensen die het graag informeel houden, weet je dat je voor de afspraak vijf minuten nodig hebt om ervoor te zorgen dat je herinnert waar je je sleutels hebt gelegd, en dat is alles; er is geen extra voorbereiding nodig. Aangezien je vrienden relaxed zijn en niet veel waarde hechten aan formaliteit, weet je dat er geen lange of uitgebreide afscheidswoorden zullen zijn, dus je hebt na de samenkomst geen buffer tijd nodig. Bij het maken van een boekbaar evenement voor het socializen met je naaste vrienden, heb je alleen een buffer tijd van vijf minuten nodig voor het evenement begint.
Laten we een derde en laatste voorbeeld bestuderen van hoe je buffer tijd kunt gebruiken. Misschien gebruik je boekbare evenementen in een educatieve setting. Je zou bijvoorbeeld bijlesdiensten kunnen aanbieden. Het zou kunnen dat een bijles sessie meestal een uur duurt en dat je voor elke sessie 10 minuten nodig hebt om een virtuele of persoonlijke leeromgeving voor de student op te zetten. Daarnaast heb je na de sessie 30 minuten nodig om de gegevens van de student bij te werken en een lesplan voor de volgende sessie voor te bereiden. In dit scenario wil je een boekbaar evenement creëren dat is ingeklemd door buffer tijden. Eén buffer tijd is 10 minuten voor het evenement begint en een tweede buffer tijd is 30 minuten direct nadat het evenement eindigt. Dit zorgt ervoor dat je hoe dan ook altijd de tijd hebt die nodig is om je voor te bereiden op en af te ronden na elke bijles sessie.
Een van de meest onderbenutte voordelen van Kalenderplanning is dat je de buffer tijd voor elke afspraak/evenement kunt aanpassen. Bovendien kun je ook meerdere buffer tijden toevoegen, zodat elke afspraak ingebouwde tijdsgebonden verzekering heeft die de integriteit beschermt. Simpel gezegd, buffer tijd is een van de meest eenvoudige hulpmiddelen om de impact van je gekozen kalenderplanningsinfrastructuur te vergroten.
Cal.com is nu GRATIS voor individuen - meld je hier aan
