Het beheersen van het Teamdashboard en Instellingen van Cal.com: Een Overzicht
Kalenderschema dat een verschil maakt
Vandaag gaan we het teamdashboard en de instellingen van Cal.com verkennen. Dit is een set van impactvolle tools en functies die samenwerkt om organisaties en individuen in staat te stellen, zodat zij de efficiëntie, reikwijdte en synergie van hun Cal.com planningsinfrastructuur kunnen maximaliseren. Om toegang te krijgen tot de teamsinstellingenpagina, moet je ingelogd zijn op je Cal.com-account en een geautoriseerde beheerder zijn.
Eenmaal voltooid, kun je de Teams-tab volledig openen, die aan de linkerkant van je dashboard bevindt, net onder Beschikbaarheid. Wanneer je het teamdashboard bekijkt, kun je de momenteel gevestigde teams zien en nieuwe teams toevoegen. Als je een nieuw team wilt creëren, hoef je alleen maar op de knop [+nieuw] in de rechterbovenhoek te klikken. Vanaf hier kun je een teamnaam, een teamlogo en de leden die deel uitmaken van het team specificeren.
Navigeren door het teamdashboard
Het dashboard laat je het volgende doen:
Bestaande teams bekijken.
Nieuwe teams starten door op de knop "Nieuw" rechtsboven te klikken. Geef de naam, het logo en de leden van het team op.
Bestaande teams bewerken.
Bekijk de boekingspagina van het team.
Nodig nieuwe leden uit of ontbind een team.
Als je net je eerste team hebt opgezet, zul je opmerken dat de aanbevolen volgende stappen zijn om teamleden uit te nodigen, een evenement te creëren en het uiterlijk aan te passen. We gaan in deze artikel enige tijd besteden aan het behandelen van al deze opties en bekijken hoe ze kunnen worden benut om de workflow van jouw organisatie te verbeteren.
Nieuwe teamleden toevoegen
Door op de knop "Nodig uit" te klikken, ga je naar het gedeelte “Leden” van de teamsinstellingen van je account. Zodra je hier bent, zul je een knop zien die “[+ Toevoegen]” zegt in de rechterbovenhoek van de pagina. Klik eenvoudig op deze knop om nieuwe teamleden toe te voegen. Je zult opmerken dat er een pop-upvenster wordt gegenereerd zodra je dit hebt gedaan.
Dit venster biedt je de optie om teamleden op individuele basis uit te nodigen door hun e-mailadres of Cal.com-gebruikersnaam in te voeren, als ze al een account hebben. Wanneer je leden op deze manier uitnodigt, kun je ook via het dropdownmenu specificeren of de persoon als een regulier lid, een beheerder of een eigenaar moet worden toegevoegd. Dit is een snelle en efficiënte methode als je in een klein team werkt met slechts een paar leden.
Als je echter deel uitmaakt van een grote organisatie met veel verschillende teams en een breed scala aan leden, wil je misschien de bulkimportfunctie gebruiken. Deze is toegankelijk door gewoon op het tabblad Bulkimport te klikken. Zodra dit is gedaan, zul je opmerken dat je twee opties hebt om bulkuitnodigingen te verzenden.
De eerste optie laat je de e-mailadressen van de betrokken partijen in het veld "Nodig uit via E-mail" plakken of typen. Als je dit doet, is het belangrijk ervoor te zorgen dat elk e-mailadres gescheiden is door een komma. De tweede optie stelt je in staat om een CSV-bestand te uploaden met alle contactinformatie van de beoogde genodigden.
Nadat dit is gedaan, kun je een dropdownmenu gebruiken dat identiek is aan datgene dat werd gevonden onder het individuele uitnodigings-tabblad om op te geven of al deze bulkuitnodigingen die je zojuist hebt ingesteld voor reguliere leden, beheerders of eigenaren zijn.
Andere ledeninstellingen
Het ledengebied van je Cal.com teamsinstellingen laat je ook andere parameters instellen zoals gebruikersimpersonatie en privacy. De instelling voor gebruikersimpersonatie kan worden ingeschakeld om teamleden en beheerders in staat te stellen tijdelijk in te loggen als andere leden. Dit is geweldig voor het oplossen van problemen met accountniveau-zaken en het aanpassen van nieuwe werknemersaccounts voordat ze aan boord komen. Recht onder de instelling voor gebruikersimpersonatie vind je je privacyoptie. Het inschakelen van de functie "Maak Team Privé" betekent dat teamleden niet kunnen zien wie er nog meer deel uitmaakt van hetzelfde team. Dit is nuttig in situaties waar beveiliging van groot belang is en informatie alleen op een need-to-know basis wordt verstrekt.
Unieke evenementtypen voor teams
Als we teruggaan naar je Cal.com teamdashboard, zul je opmerken dat er een optie is om speciale team-only evenementtypen te creëren. Je kunt ervoor kiezen om beheerde, collectieve of round-robin evenementen te creëren. Door op de aangewezen knop "Creëer" te klikken, wordt er een pop-upvenster geopend waarin je het nieuwe evenement kunt naamgeven, uit een van de drie opties kunt kiezen en het vervolgens verder kunt aanpassen. Onze collectieve evenementen worden gebruikt voor vergaderingen met meerdere verplichte teamleden. Round-robin evenementen daarentegen worden gebruikt voor vergaderingen die worden gerouleerd tussen teamleden op basis van beschikbaarheid. Voel je vrij om onze gebruikers documentatie te bekijken als je meer wilt leren over deze verschillende evenementtypen en de voordelen van het gebruik ervan.
Beheren van het uiterlijk van de boekingspagina
Als je op de knop "Bewerken" klikt in het Uiterlijk-segment van je teamdashboard, word je doorgestuurd naar het uiterlijkgedeelte van je teamsinstellingenpagina. Van hieruit kun je het thema kiezen dat op de boekingspagina's van je team wordt toegepast. De themaopties variëren van systeemstandaard tot licht en donker. Bovendien kun je de merk kleuren van je team aanpassen, ervoor kiezen om de Cal.com-branding uit te schakelen en ook de knop "Boek een Teamlid" van je openbare pagina's te verbergen. Zodra je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, is het essentieel dat je op de knop "Bijwerken" in de linkerbenedenhoek klikt om ze toe te passen. Als je de wijzigingen niet meteen ziet na dit te hebben gedaan, probeer dan gewoon uit te loggen uit je account en vervolgens weer in te loggen.
Andere teaminstellingen
Er zijn nog twee andere gebieden die je in je Cal.com teamsinstellingengebied zult vinden. De eerste heet “Facturering" en het is waar je je factuurgegevens kunt bekijken en beheren. Nadat je deze tab hebt geselecteerd, zie je een knop waarop je kunt klikken, die je naar het factureringsportaal zal doorverwijzen. Zodra je in het factureringsportaal bent, kun je wijzigingen aanbrengen, zoals het bijwerken of toevoegen van extra betaalmethoden. De tweede instelling die je zult vinden heet SAML. Dit is waar je je opties voor single sign-on kunt configureren. Dit stelt je in staat om aanpassingen te maken waarmee je teamleden inloggen op hun account met behulp van een identiteitsprovider. Je zult hier opties vinden om single sign-on te configureren met SSO met SAML of SSO met OIDC.
Het navigeren door Cal.com's teamdashboard en instellingen kan aanvankelijk ontmoedigend lijken, maar het platform is ontworpen om teamcoördinatie, beveiliging en personalisatie te verbeteren. Met een overvloed aan functies variërend van het toevoegen van leden, unieke evenementconfiguraties, uiterlijk aanpassingen tot facturering en inlogconfiguraties, biedt Cal.com teams de flexibiliteit die ze nodig hebben om planningsoperaties te stroomlijnen.
Een gecentraliseerde ruimte hebben om al deze functies te beheren biedt een efficiënte manier om teaminteracties en gebruikerservaringen te controleren. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Cal.com, kunnen teams administratieve lasten verminderen, samenwerking verbeteren en de algehele boekingservaring voor zowel teamleden als degenen die met hen willen plannen verbeteren.
