Wat is workflowautomatisering? (En waarom is het belangrijk?)
Workflowautomatisering is wanneer u software gebruikt om stap-voor-stap bedrijfsprocessen uit te voeren in plaats van ze handmatig te doen. Het idee is dat deze processen kunnen draaien zonder (of met minimale) menselijke tussenkomst.
Workflowautomatisering heeft zijn wortels in de productie en de machinale automatisering die volgde op de Industriële Revolutie. Tegenwoordig omvat het AI of regelgebaseerde logica—computers worden geprogrammeerd met “als dit, dan dat” instructies, zodat een specifieke actie een bepaalde taak activeert.
Nu we de vraag “Wat is workflowautomatisering?” hebben beantwoord, is de volgende vraag: “Waarom is het belangrijk?”. Net als bij alle vormen van automatisering bespaart het u tijd en geld. Laten we eens kijken wat workflowautomatisering voor uw bedrijf kan betekenen.
Gratis te gebruiken afbeelding afkomstig van Pexels
Voordelen van workflowautomatisering
Workflowautomatisering biedt vele voordelen, van het vermijden van saaie taken tot het besparen van geld door efficiëntie.
Verhoogde efficiëntie en productiviteit
70% van de bedrijfsleiders gelooft dat tot 40% van hun tijd besteed wordt aan alledaagse taken. Dat kan zo veel zijn als drie uur van een achtuurige werkdag. Zelfs als uw statistieken niet zo schrikbarend zijn, zal het automatiseren van uw workflows u zeker efficiënter maken.
Geautomatiseerde oplossingen werken sneller dan mensen. Ze zorgen voor het basiswerk, zodat mensen zich kunnen concentreren op taken die meer vaardigheden vereisen. Met software die helpt, kunnen uw medewerkers dagelijks meer gedaan krijgen—en u hoeft niet veel nieuw personeel aan te nemen terwijl uw bedrijf groeit.
U kunt ook uw processen standaardiseren via workflowautomatisering. In plaats van dat medewerkers een taak interpreteren of kiezen, wordt iedereen door een goedgekeurde werkwijze geleid. Dit helpt u om compliant te blijven met uw eigen beleidslijnen en wetgeving in de sector.
Workflowautomatisering biedt u verhoogde schaalbaarheid, en zodra u uw processen hebt geoptimaliseerd, kunt u meer werk en meer klanten aan. Met de juiste software kunt u meerdere applicaties in één workflow verbinden en zelfs integreren met legacy-systemen in plaats van deze volledig te vervangen.
Foutreductie en verminderde handmatige arbeid
Net als bij elke vorm van automatisering, vermindert workflowautomatisering de behoefte aan repetitieve handmatige arbeid, zoals gegevensinvoer en taaktoewijzing. Ze zijn geprogrammeerd om acties automatisch te starten wanneer er een trigger voorkomt—bijvoorbeeld, het genereren van een herinneringsbericht wanneer een e-commerce klant de afrekeningen niet voltooit.
Dit bespaart tijd en voorkomt dat medewerkers overweldigd raken door saaie en tijdrovende taken. Ze kunnen zich concentreren op projecten die vaardigheid en creativiteit vereisen, en er is minder kans dat ze lijden onder stress en burn-out.
Gratis te gebruiken afbeelding afkomstig van Unsplash
Met een afname van handmatige arbeid gaat een vermindering van menselijke fouten gepaard. Voor zover u ze in de eerste plaats nauwkeurig hebt geprogrammeerd, elimineren geautomatiseerde workflows fouten die worden veroorzaakt door onduidelijke instructies of gebrek aan concentratie. U zult ook de herwerk-kosten die gepaard gaan met fouten verlagen.
Automatiseringsplatforms bieden u extra inzicht in uw operaties. U kunt bijvoorbeeld automatisch alle acties in een proces registreren en loggen, waardoor u de procedures later kunt bekijken en auditen. Dit helpt ervoor te zorgen dat u compliant blijft met relevante voorschriften.
Verbeterde communicatie en samenwerking
Workflowautomatisering verbetert de communicatie door elke fase van een proces te verduidelijken. Iedereen begrijpt zijn verantwoordelijkheden, zonder dat daar vragen of ruzies voor nodig zijn. Projectmanagement wordt eenvoudig gemaakt met automatische toewijzing van taken en deadlines en een log van elke voltooide taak.
Het systeem meldt teamleden wanneer er iets moet worden gedaan, zodat managers en collega's elkaar niet hoeven te herinneren. Teamleden worden alleen wanneer nodig getagged, wat betekent dat niemand wordt afgeleid door irrelevante meldingen.
Wat samenwerking betreft, maken workflowautomatiseringsplatformen het gemakkelijker om werknemers van verschillende teams en afdelingen te verbinden. Visuele ontwerptools helpen u een workflow te configureren die deze verschillende gebruikers in één proces samenbrengt en relevante gegevens deelt.
Afgezien van interne communicatie, profiteren ook klanten van geautomatiseerde workflows. Bijvoorbeeld, geautomatiseerde oproepverdeling en self-service tools zoals chatbots helpen ondersteuningsmedewerkers om meer vragen te beantwoorden.
Veelvoorkomende tools en technologieën voor workflowautomatisering
Er zijn twee hoofdtypes van automatiseringsworkflow: bedrijfsprocesworkflows en robotprocesworkflows. Laatstgenoemden worden vaak gebruikt in Business Process Management (BPM), dat processen evalueert en optimaliseert om bedrijfsdoelen te helpen bereiken. Dit richt zich doorgaans op end-to-end processen.
Robotprocesautomatisering (RPA) omvat robots die specifieke taken uitvoeren. Bijvoorbeeld, gegevens synchroniseren tussen applicaties—u zou de workflow kunnen opzetten om alle gegevens naar uw ERP-oplossing te trekken om directe bedrijfsinzichten te zien zonder dat medewerkers er naar op zoek hoeven te gaan.
Afbeelding afkomstig van techtarget.com
Software voor workflowautomatisering heeft meestal low-code functies die gebruikers in staat stellen om workflows te ontwerpen en te automatiseren. De drag-and-drop mogelijkheden betekenen dat werknemers geen uitgebreide programmeerkennis nodig hebben om de software te gebruiken.
In plaats daarvan kunt u workflows "tekenen" met visuele ontwerptools, zoals het maken van een stroomdiagram. U kunt “knopen” langs de workflow plaatsen om verschillende taken te automatiseren en systemen en gegevens te integreren. Sommige tools voor workflowautomatisering worden ook geleverd met AI-capaciteiten die aanbevelingen doen voor workflowoptimalisatie of de “volgende beste actie” voor gebruikers voorstellen.
Software voor workflowautomatisering wordt meestal verkocht als een SaaS (software-as-a-service) applicatie. Populaire voorbeelden zijn Microsoft, IBM en Zapier. Sommige aanbieders bieden functie-specifieke tools, zoals automatisering voor klantenservice of afspraakplanning. Het is ook mogelijk om realtime inzichten te verkrijgen met tools voor workflowanalyse.
Belangrijke industrieën en gebruikscases voor workflowautomatisering
Zoals u zich kunt voorstellen, past deze technologie in verschillende industrieën en operaties. Hier zijn enkele voorbeelden van workflowautomatisering:
Verkoop: U kunt regels instellen die acties activeren wanneer een klant een specifieke stap neemt—bijvoorbeeld het informeren van een verkoper wanneer iemand een aanmeldformulier invult of automatisch het maken van een nieuw klantrecord. Automatisering wordt ook gebruikt voor follow-ups en leadkwalificatie.
Marketing: U kunt workflows ontwerpen om inhoud op sociale media te plaatsen of promotionele e-mails naar een specifiek segment te versturen. Het systeem kan automatisch gegevens verzamelen om het succes van een campagne te analyseren.
HR: Automatisering helpt bij taken zoals het screenen van cv's, het versturen van onboardinginformatie, het ophalen van gegevens uit tijdregistratietools in de loonlijst en het goedkeuren van vakantieaanvragen.
Klantondersteuning: Stel workflows in om ****tickets te creëren en ****prioriteit te geven of klanttevredenheidsenquêtes aan het einde van elk gesprek te versturen. Andere voorbeelden zijn regelgebaseerde of AI-gestuurde belrouting en IVR-menu's die klanten naar de juiste agent of afdeling sturen.
E-commerce: Bestelbeheerapplicaties kunnen het hele proces automatiseren, van realtime voorraadbeheer tot leveranciersbetalingen. Zodra een klant een bestelling plaatst, genereert het systeem picking- en pakinstructies en een verzendetiket.
Gratis te gebruiken afbeelding afkomstig van Unsplash
Financiën: Nauwkeurigheid is cruciaal in de financiële sector, en workflowautomatisering helpt u consistent en compliant te blijven. U kunt het systeem programmeren om prognoses te maken, facturen en inkooporders te versturen en automatisch de onkosten van medewerkers terug te betalen.
DevOps: Workflowautomatisering maakt nauwkeurigere communicatielijnen mogelijk tussen ontwikkelaars en operations en vermindert knelpunten die veroorzaakt worden door silo-afdelingen.
Productie: Automatisering verbetert de kwaliteitscontrole en vermindert goedkeurings- en cyclustijden voor inkoop- en leveringsketenoperaties. U kunt ook workflows automatiseren in productontwikkeling.
IT-operations: Goed ontworpen workflows helpen uw IT-team bij het beheren van netwerkgebruikers in verschillende afdelingen. U zou automatisering kunnen gebruiken voor wachtwoordresets en de inzet van diensten en updates.
Veiligheid: Automatisch monitoren van cyberdreigingen, incidentrapporten genereren en het systeem integreren met bestaande beveiligingsgereedschappen.
Uitdagingen en overwegingen bij het implementeren van workflowautomatisering
Een van de belangrijkste uitdagingen is dat uw medewerkers zich zorgen maken over vervanging door robots. U zult hen moeten geruststellen dat automatisering de werkplek zal verbeteren in plaats van deze volledig over te nemen en dat mensen zullen worden herplaatst naar taken van hogere waarde die gebruik maken van hun vaardigheden.
Sommige medewerkers kunnen ook weerstand bieden tegen nieuwe technologieën en een andere werkwijze. Leg opnieuw uit hoe het stroomlijnen iedereen ten goede zal komen en bied volledige training aan op de nieuwe software. De meeste tools voor workflowautomatisering zijn dankzij de low-code, drag-and-drop functies gemakkelijk te leren en te gebruiken.
Zorg ervoor dat de software die u kiest soepel integreert met bestaande systemen en robuuste beveiliging en klantondersteuning biedt.
Gratis te gebruiken afbeelding afkomstig van Unsplash
Toekomstige trends en innovaties in workflowautomatisering
We hebben de low-code en visuele workflowautomatisering al genoemd, die waarschijnlijk verder zal blijven groeien met meer softwareleveranciers die deze capaciteit aan hun aanbod toevoegen. Dit democratiseert de workflowcreatie en maakt een systeem mogelijk waarin alle gebruikers verbeteringen kunnen suggereren. We kunnen ook een toename verwachten van gestandaardiseerde workflows die toekomstige automatiseringen versnellen.
Zoals in de meeste gebieden van het bedrijfsleven, is AI een belangrijke trend. Het kan optimalisatie van workflows voorstellen en taken prioriteren op basis van gegevenspatronen en machine learning. Predictieve en realtime-analyse zijn ideaal voor agile bedrijven, omdat ze continu verbeteringen mogelijk maken. Bijvoorbeeld, AI-gestuurde tools kunnen de beste kandidaten selecteren om rekrutering te versnellen.
Met het stijgende aantal werknemers die op afstand of hybride werken, is er een risico dat medewerkers zich losgekoppeld voelen. Workflowautomatisering kan hierin voorzien, waardoor samenwerkingstaken op afstand eenvoudig kunnen worden uitgevoerd. Dit helpt ook om een groeiende kloof in vaardigheden en de bijbehorende productiviteitsproblemen aan te pakken.
Belangrijkste conclusie
Dus, we hebben de brandende vraag beantwoord: “Wat is workflowautomatisering?”. Zodra u begrijpt hoe het werkt, is het duidelijk dat deze technologie enorme voordelen heeft voor alle soorten werkplekken. Het vereenvoudigt en stroomlijnt bedrijfsprocessen, wat leidt tot een boost in productiviteit en lagere operationele kosten.
Automatisering behandelt basis-, repetitieve, laagwaardige taken, terwijl AI betrokken kan raken bij intelligente besluitvorming. Werknemers kunnen hun vaardigheden gebruiken voor zinvoller werk, waardoor ze (en uw klanten) een betere ervaring krijgen.
