Was sind Ereignistypen in Cal.com

In Cal.com sind Ereignistypen die verschiedenen Kategorien von Terminen, Besprechungen oder Sitzungen, die Du basierend auf deinen spezifischen Bedürfnissen einrichten und verwalten kannst. Diese Ereignistypen ermöglichen es Dir, das Planungserlebnis individuell anzupassen – für Dich selbst, Dein Team oder Deine gesamte Organisation – und sicherzustellen, dass jeder Besprechungstyp gemäß seinen eigenen Regeln, Verfügbarkeiten und Strukturen gehandhabt wird.

Die verschiedenen Arten von Ereignistypen

Cal.com bietet eine Vielzahl von Ereignistypen, die auf unterschiedliche Planungsanforderungen zugeschnitten sind. Diese Optionen zu verstehen, ist entscheidend für die Erstellung eines reibungslosen und effizienten Planungsprozesses. Jeder Ereignistyp bietet einzigartige Funktionen und Möglichkeiten, um Dir zu helfen, Deinen Kalender basierend auf Deiner Arbeitsweise zu organisieren – sei es bei der Planung persönlicher Treffen oder beim Management teamweiter Termine. Lassen Sie uns die verschiedenen Arten von Ereignistypen, die Du in Cal.com wählen kannst, genauer betrachten.

Persönliche Planungsereignistypen

Persönliche Ereignistypen in Cal.com sind die häufigste Art von Ereignissen und sind für Einzelgespräche konzipiert. Ob für Beratungen, Vorstellungsgespräche oder private Sitzungen – dieser Ereignistyp erleichtert es, feste Zeiten mit jemandem zu planen. Du kannst Deine Verfügbarkeit und Meetingdauer (z.B. 30 Minuten oder eine Stunde) festlegen und den Buchungslink teilen, sodass die andere Person eine Zeit wählen kann, die für Euch beide passt.

Zwar werden sie in der Regel für Einzelgespräche verwendet, aber persönliche Ereignistypen können auch angepasst werden, um zusätzliche Teilnehmer einzuschließen, wodurch sie sich bei Bedarf auch für kleine Gruppenbesprechungen oder Team-Check-ins flexibel einsetzen lassen.

Kollektive Planungsereignistypen

Kollektive Ereignistypen in Cal.com vereinfachen den Planungsprozess, wenn mehrere Gastgeber beteiligt sind. Anstatt separate Zeitpläne für jede Person zu koordinieren, ermöglicht ein kollektives Ereignis, mehrere Teammitglieder oder Gastgeber zusammenzubringen, um sich gleichzeitig mit einem externen Teilnehmer oder einer Gruppe zu treffen. Beispielsweise könnte eine Verkaufsdemonstration ein paar Account Executives und einen Lösungsingenieur umfassen, oder ein Vorstellungsgespräch könnte einen Recruiter und einen Abteilungsleiter zusammenbringen.

Diese Art von Ereignis löst viele Planungsherausforderungen für Teams. Es beseitigt endlose E-Mail-Ketten, um eine passende Zeit für alle zu finden, reduziert das Risiko von Doppelbuchungen und hilft sicherzustellen, dass alle notwendigen Teilnehmer bei der Besprechung anwesend sind. Kollektive Ereignisse optimieren die Koordination und verbessern die Transparenz, was den Planungsprozess für alle Beteiligten effizienter macht.

Round-Robin-Planungsereignistypen

Round-Robin-Ereignistypen in Cal.com sind die am häufigsten verwendeten Teamereignistypen, die Teams helfen, Aufgaben oder Termine gleichmäßig in einer zyklischen Reihenfolge unter mehreren Teammitgliedern zu verteilen. Dies gewährleistet Fairness und verhindert, dass ein Teammitglied überlastet wird. Wenn Kunden Termine buchen, dreht das System verfügbare Zeitfenster zwischen den Teammitgliedern, wodurch den Kunden mehr Optionen geboten werden, während die Arbeitsbelastung ausgeglichen wird. Es ist besonders nützlich für Verkaufs-, Kundendienst- und Gesundheitsteams, die hohe Volumina von Aufgaben oder Terminen verwalten müssen.

Die Vorteile von Round-Robin-Planung umfassen faire Arbeitslastverteilung, erhöhte Effizienz und verbesserte Kundenzufriedenheit. Es automatisiert die Aufgabenverteilung, reduziert den manuellen Aufwand und gewährleistet Verantwortlichkeit. Ob Du Lastenausgleich wählst oder die Verfügbarkeit maximierst, Round-Robin hilft, die Planung zu optimieren und sicherzustellen, dass sowohl Dein Team als auch die Kunden reibungslos arbeiten können.

Managed Planungsereignistypen

Managed Ereignistypen in Cal.com sind so gestaltet, dass sie Teams mehr Kontrolle und Konsistenz bei der Ereignisplanung geben. Mit verwalteten Ereignissen können Teamadministratoren Ereignisvorlagen erstellen, die Einheitlichkeit im gesamten Team bewahren, und so Konsistenz bei Buchungsfragen, Dauer und Erinnerrungen zu garantieren. Diese Funktion ist besonders nützlich für Teams, die einen professionellen, standardisierten Buchungsprozess aufrecht erhalten müssen, während sie dennoch den einzelnen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, bestimmte Aspekte des Ereignisses zu personalisieren.

Der Hauptvorteil von Managed Events ist die Fähigkeit, kritische Felder zu sperren, Fehler zu vermeiden und Konsistenz über alle Teammitglieder zu gewährleisten, die den Ereignistyp verwenden. Während Administratoren wichtige Details steuern, können sie nicht-kritische Felder (wie den Titel oder die Beschreibung) entsperren, um personalisierte Anpassungen zu ermöglichen, wo nötig. Diese Funktion ist ideal für Teams, die sowohl Kontrolle als auch Flexibilität benötigen und einen reibungslosen und standardisierten Planungsprozess gewährleisten, der Fehler reduziert und das Onboarding für neue Teammitglieder verbessert.

Wie man einen Ereignistyp in Cal.com erstellt

Das Erstellen eines Ereignistyps in Cal.com ist einfach und kann in nur wenigen Schritten erfolgen. Hier erfährst Du, wie Du es einrichten kannst:

1. In Cal.com einloggen

Logge Dich in Dein Cal.com Konto ein oder erstelle ein neues Cal.com Konto.

2. Einen neuen Ereignistyp erstellen

Sobald Du eingeloggt bist, gehe zum Dashboard für Ereignistypen und klicke auf die Schaltfläche „+ Neu“, um mit der Erstellung eines neuen Ereignistyps zu beginnen.

3. Wähle den Typ des Ereignistyps

Wähle den Typ des Ereignisses, das Du erstellen möchtest. Persönlich, verwaltet, kollektiv oder Round-Robin. Danach fülle die grundlegenden Details für Dein Ereignis aus, wie den Ereignisnamen, die Dauer und die Beschreibung.

4. Teilnehmer des Ereignisses festlegen (nicht für persönliche Ereignisse erforderlich)

Für kollektive oder Round-Robin-Ereignisse musst Du festlegen, welche Teammitglieder Teil des Ereignisses sein sollen. Du kannst jedes Teammitglied einzeln oder ein ganzes (Unter-)Team auswählen. Für Managed Events wähle die Teammitglieder aus, die diese Vorlage verwenden sollen.

5. Verfügbarkeit konfigurieren

Nachdem Du die Teilnehmer festgelegt hast, klicke auf den Tab „Verfügbarkeit“, um die Zeitfenster auszuwählen, die für alle geeignet sind. Für persönliche Ereignisse kannst Du Deine eigene Verfügbarkeit hinzufügen, um Deinen individuellen Zeitplan zu passen. Für Managed Events kann der Administrator die Verfügbarkeitseinstellungen sperren, oder Teammitglieder können ihre Verfügbarkeit personalisieren, wenn sie freigegeben ist.

6. Deine Einrichtung abschließen

Passe alle zusätzlichen Einstellungen wie Erinnerungen, Buchungsfragen und Besprechungslinks an, abhängig vom Typ des Ereignisses. Sobald Du alle notwendigen Anpassungen vorgenommen hast, speichere Deinen Ereignistyp. Wenn Du detailliertere Informationen zu diesen Funktionen benötigst, lies den Artikel weiter, um weitere Einblicke zu erhalten, wie Du Deine Ereignistypen konfigurieren und optimieren kannst.

Einrichtung von Ereignistypen im Detail

Sobald Du Deinen Ereignistyp in Cal.com erstellt hast, hast Du Zugriff auf mehrere Registerkarten, die es Dir ermöglichen, jeden Aspekt Deines Ereignisses zu konfigurieren. Jede Registerkarte bietet eine einzigartige Funktionalität, mit der Du optimieren kannst, wie Deine Ereignisse funktionieren werden. Vom Einstellen der Grundlagen und der Verfügbarkeit bis zum Hinzufügen erweiterter Funktionen wie wiederkehrender Optionen und Workflows wird Dich dieser Abschnitt durch jede der Registerkarten führen und Dir zeigen, wie sie zur Optimierung Deiner Ereigniskonfiguration genutzt werden können.

Lass uns sie einzeln durchgehen, um Dir zu helfen, das Beste aus Deiner Event-Einrichtung in Cal.com herauszuholen!

1. Grundlagen-Registerkarte

Die Grundlagen-Registerkarte ist der Ort, an dem Du die grundlegenden Details für Deinen Ereignistyp einrichtest. Hier kannst Du wichtige Informationen wie den Titel, die Beschreibung und die Ereignisdauer anpassen, um sie an Deine Bedürfnisse anzupassen. Lassen Sie uns die wichtigsten Einstellungen der Grundlagen-Registerkarte aufschlüsseln:

• Grundinformationen:
  Beginne mit dem Hinzufügen des Titels und der Beschreibung für Dein Ereignis. Du kannst auch die Interface-Sprache für das Ereignis wählen. Eine spannende Funktion hier ist die Möglichkeit, die Option den Titel und die Beschreibung in die Browser-Sprache des Besuchers mit Hilfe von KI zu übersetzen zu aktivieren. Dies hilft, ein personalisierteres Erlebnis für Deine internationalen Kunden zu schaffen, indem die Sprache automatisch an ihre Präferenzen angepasst wird.

• Dauer des Ereignisses:
  In diesem Abschnitt kannst Du die Dauer des Ereignisses in Minuten festlegen. Du kannst auch die Funktion Dem Bucher erlauben, aus mehreren Dauern zu wählen aktivieren. Wenn aktiviert, kann der Bucher aus mehreren Dauervarianten auswählen, wie z.B. 15 oder 30 Minuten. Du kannst auch eine Standarddauer festlegen, sodass, wenn ein Bucher keine Dauer auswählt, die Standarddauer (z.B. 15 Minuten) verwendet wird.

• Ort:
  Für die Einstellung des Ortes kannst Du aus drei Optionen wählen:

  • Konferenzen: Wähle ein Konferenztool aus, das Du im App-Marktplatz oder den Konferenzeinstellungen hinzugefügt hast.

  • Präsenz: Wenn das Ereignis persönlich ist, wähle entweder die Adresse des Teilnehmers oder des Organisators.

  • Andere: Für benutzerdefinierte Standorte oder Link-Meetings wähle diese Option. Du kannst sogar mehrere Standorte ermöglichen, sodass der Bucher die Flexibilität hat, einen zu wählen, der am besten für ihn funktioniert.

2. Verfügbarkeits-Registerkarte

Die Verfügbarkeits-Registerkarte ermöglicht es Dir, Zeitfenster für Dein Ereignis auszuwählen. Standardmäßig verwendet sie Deinen allgemeinen Verfügbarkeitsplan, aber Du kannst ihn anpassen. Bei persönlichen Ereignissen können Teilnehmer ihre eigene Verfügbarkeit hinzufügen. Bei verwalteten Ereignissen kann der Administrator die Einstellungen sperren oder den Teammitgliedern erlauben, sie anzupassen. Für Round-Robin- und kollektive Ereignisse kannst Du pro Teammitglied auswählen, welcher Verfügbarkeitsschedule verwendet werden soll, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer verfügbar sind, bevor eine Planung erfolgt.

3. Zuordnungs-Registerkarte (nur für kollektive, Round-Robin- und Managed-Events)

Die Zuordnungs-Registerkarte ist der Ort, an dem Du die Zuweisung der Teammitglieder für Round-Robin, kollektive und Managed-Events verwaltest.

Bei Managed und kollektiven Ereignissen ist das Zuweisen von Teammitgliedern einfach – Du wählst einfach die Individuen aus, die in das Ereignis einbezogen werden sollen. Du kannst auch zukünftige Teammitglieder zu diesen Ereignissen hinzufügen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter automatisch einbezogen werden.

Bei Round-Robin-Ereignissen gibt es erweiterte Zuweisungsoptionen. Nach der Auswahl der Teammitglieder kannst Du die Round-Robin-Einrichtung weiter anpassen, indem Du zwischen zwei Modi wählst:

• Lastenausgleich: Verteilung der Termine oder Aufgaben gleichmäßig auf die Teammitglieder.

• Verfügbarkeit maximieren: Rotiert verfügbare Zeitfenster zwischen Teammitgliedern, um Buchern mehr Optionen zu bieten und die Buchungschancen zu erhöhen.

Darüber hinaus kannst Du die Prioritäten der Teammitglieder anpassen (z.B. hohe oder niedrige Priorität), gewichtete Verteilung aktivieren (um Aufgaben basierend auf Prozentsätzen zuzuweisen) und fixe Gastgeber festlegen (um sicherzustellen, dass wichtige Personen immer zugewiesen werden). Für komplexere Konfigurationen kannst Du auch Round-Robin-Gruppen erstellen, um Teammitglieder nach Abteilungen oder Rollen zu organisieren und die Zusammenarbeit zu fördern.

4. Beschränkungs-Registerkarte

Die Beschränkungs-Registerkarte ermöglicht es Dir, verschiedene Einschränkungen für Deinen Ereignistyp zu konfigurieren, um mehr Kontrolle über Buchungen zu haben. Du kannst Beschränkungen für Dinge wie Pufferzeiten, Buchungshäufigkeit, Mindesthinweiszeiten und mehr festlegen, um sicherzustellen, dass Dein Zeitplan reibungslos verläuft. Es wird empfohlen, alle Funktionen einmal einzuschalten, um zu sehen, wie sie funktionieren, und sie entsprechend Deinen Anforderungen anzupassen. Diese Registerkarte bietet eine flexible Möglichkeit, die Verfügbarkeit Deines Ereignisses anzupassen und Buchungen effizient zu verwalten.

5. Erweitert-Registerkarte

Die Erweitert-Registerkarte bietet umfangreiche Anpassungsoptionen für Deine Ereignistypen. Sie umfasst die Möglichkeit, Buchungsfragen hinzuzufügen, bei denen Du verschiedene Arten von Informationen anfordern kannst, einschließlich Kurztext, Langtext, E-Mails und Telefonnummern. Du kannst E-Mail-basierte Buchungen erstellen (die nur eine E-Mail erfordern) oder Telefon-basierte Buchungen (die nur eine Telefonnummer erfordern) anpassen, um Deinen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Über Buchungsfragen hinaus ermöglicht Dir diese Registerkarte, zusätzliche Einstellungen wie Kalenderintegration, Buchungsbestätigungen und Neuplanungsregeln zu konfigurieren. Du kannst Funktionen wie E-Mail-Verifizierung, Stornierung und Neuplanung aktivieren oder deaktivieren, Umleitungen nach der Buchung einrichten und das Erscheinungsbild Deiner Ereignisse anpassen.

Es wird empfohlen, alle Funktionen einzeln zu aktivieren, um zu erforschen, wie jede einzelne funktioniert, und die beste Konfiguration für Deinen Buchungsprozess zu finden.

6. Wiederkehrend-Registerkarte

Die Wiederkehrend-Registerkarte ermöglicht es Dir, Ereignisse festzulegen, die regelmäßig wiederkehren, wie wöchentliche Kurse oder Teamtreffen. Du kannst die Frequenz (z.B. wöchentlich, monatlich) wählen und eine maximale Anzahl von Vorkommnissen festlegen. Wenn ein Bucher sich abmeldet, werden alle zukünftigen Ereignisse automatisch storniert. Das Neuplanen von wiederkehrenden Ereignissen ist nicht möglich, daher ist es wichtig, den Zeitplan sorgfältig anzupassen.

7. Apps-Registerkarte

Die Apps-Registerkarte in Cal.com ermöglicht es Dir, die Funktionalität Deiner Ereignisse durch die Integration mit verschiedenen Kalenderanbietern, Videokonferenzsoftware und anderen Plattformen zu erweitern. Apps können auch zusätzliche Funktionen hinzufügen, wie die Wipe my Cal App zum Umplanen Deines Tages in größerem Umfang. Du kannst den Cal.com App Store durchsuchen, Apps nach Kategorie finden und sie mit nur einem Klick installieren. Einige Apps erfordern möglicherweise eine Authentifizierung, wie z.B. die Verbindung Deines Google-Kontos.

Sobald sie installiert sind, kannst Du Deine Apps verwalten, Integrationen aktivieren oder deaktivieren und Einstellungen direkt auf der Seite Installierte Apps anpassen.

8. Workflows-Registerkarte

Die Workflows-Registerkarte in Cal.com ermöglicht es Dir, Aktionen basierend auf spezifischen Auslösern zu automatisieren, wie z.B. wenn eine Buchung erstellt, storniert oder im Begriff ist, zu starten. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Kommunikation und stellt sicher, dass Dein Planungsprozess reibungslos verläuft.

Du kannst einen Workflow einrichten, indem Du einen Trigger auswählst (z.B. Buchung erstellt, Ereignis storniert) und eine Aktion definierst (z.B. eine E-Mail senden, eine SMS senden oder eine WhatsApp-Nachricht senden). Du kannst Nachrichten weiter anpassen, indem Du dynamische Textvariablen verwendest, wie z.B. Ereignisdetails, Teilnehmerinformationen und Meeting-URLs. Dies ermöglicht es Dir, personalisierte Benachrichtigungen, Erinnerungen und Folge-Mitteilungen automatisch zu versenden.

Es wird empfohlen, alle verfügbaren Trigger und Aktionen zu testen, um die Fähigkeiten der Workflows vollständig zu verstehen und Deinen Planungsprozess zu optimieren. Für detailliertere Anleitungen, sieh Dir unseren vollständigen Workflows-Hilfe-Artikel an.

9. Webhooks-Registerkarte

Die Webhooks-Registerkarte ermöglicht es Dir, Integrationen mit anderen Apps zu automatisieren, indem Du Aktionen auslöst, wenn bestimmte Ereignisse in Cal.com passieren, wie z.B. das Erstellen, Stornieren oder Neuplannen einer Buchung. Du kannst Webhooks einrichten, um diese Ereignisse zu überwachen und Daten an einen benutzerdefinierten Abonnenten-URL zu senden, oder Integrationen wie Zapier verwenden, um keine Entwicklungsarbeit für die Verbindung mit anderen Apps zu erfordern.

Webhooks können auf verschiedenen Ebenen eingerichtet werden, einschließlich Benutzerebene, Ereignistyp-Ebene und Team-Ebene, wodurch eine genaue Kontrolle darüber ermöglicht wird, welche Ereignisse Aktionen auslösen. Du kannst aus einer Vielzahl von Triggern (z.B. Buchung erstellt, Meeting gestartet, Aufnahme bereit) und Aktionen (z.B. E-Mails senden, SMS) wählen, und externe Apps aktualisieren. Angepasste Paylods können ebenfalls verwendet werden, um die gesendeten Daten jedes Webhooks mühelos anzupassen.

Es wird empfohlen, mit diesen Funktionen zu experimentieren und die Webhooks zu testen, um zu verstehen, wie sie in Deiner Einrichtung funktionieren. Für detailliertere Anleitungen, sieh Dir unseren vollständigen Webhooks-Hilfe-Artikel an.

Bist Du bereit, Deine Ereignistypen einzurichten?

Jetzt, da Du mit den Schritten und Funktionen für die Erstellung und Anpassung von Ereignistypen in Cal.com vertraut bist, hast Du alle Werkzeuge, die Du brauchst, um Deinen Planungsprozess zu optimieren. Ob Du persönliche, Round-Robin, kollektive oder wiederkehrende Ereignisse verwaltest, Du kannst jeden Ereignistyp an Deine Bedürfnisse anpassen. Beginne, mit diesen Einstellungen zu experimentieren, und schaffe ein nahtloses, effizientes Buchungserlebnis für Dich und Dein Team.

Bist Du bereit anzufangen? Melde Dich jetzt bei Cal.com an und optimiere noch heute Dein Planen!