Die Lösung des Problems der gemischten Verfügbarkeit für immer
Von Leo Giovanetti, Senior Full Stack Engineer bei Cal.com, aus Erfahrung während seiner 12 Jahre in einem großen Softwareunternehmen.
Verfügbarkeit ist schwierig. Sie können ein kleines oder großes Unternehmen sein, und Sie haben möglicherweise viel investiert, um für Ihre Kunden da zu sein, wann immer sie Sie brauchen. Doch die Realität trifft irgendwann gnadenlos auf Sie: Es gibt eine Menge Kalenderplattformen da draußen, und Sie können keinen Kunden zwingen, die Plattform zu nutzen, die Sie verwenden, oder auch nur darüber nachdenken, Ihre eigene zu ändern.
Kalenderplattformen sind für jedes Unternehmen unerlässlich; Zeit effizient zu managen, ist ein Muss, wie das bekannte Sprichwort sagt: Zeit ist Geld. Daher ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre Verfügbarkeit für die Kunden gut organisiert ist, damit Ihr Unternehmen gedeihen kann. Leider ist die große Anzahl an Plattformen und die Unfähigkeit, gut zusammenzuarbeiten, ein großes Problem bei der Organisation Ihrer Verfügbarkeit.
Nehmen Sie Google Kalender und Microsoft Outlook. Zwei der häufigsten Verdächtigen. Angenommen, Ihr Unternehmen verlässt sich vollständig auf Google Workspace und sendet und empfängt Einladungen, um Ihre Verfügbarkeit zu organisieren. Es ist alles Sonnenschein und Rosen, bis ein Kunde mit Microsoft Outlook ins Spiel kommt. Es gibt ein paar Szenarien; lassen Sie uns jedes durchgehen.
Problem 1: Manuelle Arbeit
Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Treffen zwischen ein paar Personen per E-Mail oder sogar Slack manuell organisieren. Das ist der Moment, in dem Nachrichten im Stil von "Ich bin Montag und Dienstag zu X Uhr verfügbar" kommen, auf die Sie freundlich und herzlich mit "Oh, ich bin am Dienstag überhaupt nicht verfügbar und ich bin nur Montag um Y Uhr verfügbar, kannst du es schaffen?" antworten, woraufhin Sie akzeptieren und alles umsortieren oder im Freudenkarussell der Verfügbarkeit fortfahren, in der Hoffnung auf das Beste, während es schlimmer wird.
Ganz zu schweigen davon, wenn Sie sich mit einer größeren Gruppe von Menschen treffen müssen. Bereiten Sie sich darauf vor, einen guten Tag oder zwei damit zu verbringen, dieses Treffen zu organisieren. Das ist der Moment, in dem Sie zu hoffen beginnen, dass sich all der Mühe lohnt, und unbewussten Druck ausüben, um ein gutes Ergebnis für das Treffen zu erzielen.
Kein guter Plan, wenn Sie mich fragen. Was gibt es sonst noch?
Problem 2: Synchronisierungsprobleme
Alles ist gut, Ihr Kunde war nett genug, Ihnen ein Konto in ihrer Plattform zu geben, sodass Sie sofort ihre Verfügbarkeit sehen und die bestmögliche Zeit finden sollten. Aber warten Sie, es geht nicht nur um Sie. Sie müssen die bestmögliche Zeit für 3-4 Personen finden, vielleicht noch mehr, wenn weitere interessierte Parteien hinzukommen. Hier kommt Ihr Problemlöser ins Spiel und denkt, es muss einen Weg geben, Ihren Kalender mit dem Kalender in der Plattform des Kunden zu synchronisieren – der gleichen Plattform für alle, die an dem Treffen teilnehmen möchten.
Glücklicherweise gibt es einige automatisierte Synchronisierungsskripte, die Sie konfigurieren können, um Ihr Problem zu lösen, aber sie sind nicht einfach zu konfigurieren, wenn Sie keine Programmierkenntnisse haben. Sie müssen klarer verstehen, was sie intern tun; was ist, wenn sie jedes geplante Ereignis an einen externen Kalender senden und Ihre Privatsphäre verletzen? Das ist die Art von betrügerischem Verhalten, mit dem Sie vorsichtig sein müssen.
Außerdem sind diese Synchronisierungsskripte bei weitem nicht vollständig. Sie könnten Glück haben und es so konfigurieren, dass es Ihre Ereignisse von Ihrer Plattform zu der des Kunden synchronisiert. Trotzdem benötigen Sie ein weiteres Synchronisierungstool, um die Ereignisse der Plattform des Kunden mit Ihrer Plattform zu synchronisieren, und Sie müssen beide über die Zeit pflegen. Die Schnittstellen können sich ändern, und die Skripte müssen entsprechend aktualisiert und neu konfiguriert werden. Ein Kampf, den ich nicht empfehle.
Es muss doch einen einfachen Weg geben, dieses Problem zu lösen, oder? Nun, den gibt es!
Cal.com-Lösung
Cal.com ist darauf spezialisiert, die bestmögliche Plattform für Terminplanung zu erstellen und weiterzuentwickeln. Punkt. Es gibt nichts an Cal.com, was Sie nicht überprüfen können, wenn Sie es benötigen. Es ist eine Commercial Open Source Software (COSS)-Plattform, die für Ihre eigene Nutzung ganz offen ist. Wir bieten ein komplett kostenloses Konto für Einzelpersonen mit allem, was dazugehört, aber auch die beste Lösung, die Sie für Unternehmen finden könnten.
Wie löst Cal.com das Problem gemischter Verfügbarkeit? Sie haben Ihr eigenes Konto innerhalb der Cal.com-Plattform. Die Möglichkeit, Ihren Google Kalender und Ihren Microsoft Outlook-Kalender an einem Ort zu verbinden. Dann erstellen Sie verschiedene Arten von Ereignissen, mit denen Sie gebucht werden möchten, einschließlich Zoom oder vielleicht Google Meet. Ein fünfzehnminütiger Check-in, schnelle dreißigminütige Einzelgespräche, alle zwei Wochen wiederkehrende Beratungsgespräche, bestätigungsbedürftige Spätabendsupport-Meetings, was auch immer Sie sich vorstellen können. Der Kunde geht auf Ihre Profilseite der Cal.com-Plattform und wählt einen Tag/Zeit gemäß Ihrer zusammengeführten Verfügbarkeit aus all Ihren verbundenen Kalendern, und das war's! Beide erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, das Treffen wird in Ihrem Hauptkalender erstellt und das Leben geht ohne Mühe weiter.
Oh, aber wie sieht es mit dem Treffen aus, bei dem mehr als zwei Personen teilnehmen? Sie können Teams innerhalb der Cal.com-Plattform erstellen und haben Ereignistypen, die sich in einer Round-Robin- oder kollektiven Haltung für die Gestaltung der Art von Ereignis, das Sie Ihrem Kunden anbieten möchten, befinden. Alle bringen Ihre Verfügbarkeit aus ihren verbundenen Kalendern für jedes Teammitglied. Ist das nicht einfach erstaunlich praktisch?
Darüber hinaus gibt es neben der Workflow-Funktion innerhalb von Cal.com einen App Store, mit dem Sie Ihre Verfügbarkeit und Ihren Zeitplan nach Ihren Wünschen anpassen können. Wie cool ist das? Möchten Sie Ihr bevorzugtes CRM mit jedem synchronisieren, der Sie für ein Ereignis bucht? Erledigt! Möchten Sie mit einer anderen Video-Plattform für Ihre Meetings experimentieren? Ein Klick entfernt. Möchten Sie etwas sehr Kompliziertes tun, wenn Sie eine neue Buchung erhalten? Erstellen Sie in einem Augenblick einen neuen Workflow. Ganz zu schweigen von der Möglichkeit, kreativ zu werden und die Cal.com-API zu nutzen, um jeden Aspekt zu verwalten, den Sie benötigen.
Wähle dein eigenes Abenteuer
Es gibt viele Optionen, um der Cal.com-Plattform eine Chance zu geben. Sie können immer zur individuellen SaaS-Option gehen, um zu sehen, wie sie funktioniert, oder eine Demo anfordern. Es gibt auch offizielle Möglichkeiten, der Plattform eine Chance zu geben.
Zuallererst können Sie Ihre eigene Plattform in Ihren Räumlichkeiten betreiben, wobei Sie darauf achten müssen, um Fixes und neue Funktionen kümmert. Alternativ können wir eine Instanz für Sie betreiben, um sicherzustellen, dass sie aktuell bleibt, mit Fixes und neuen Funktionen, sobald sie verfügbar sind. Und lassen Sie mich persönlich die Enterprise-Stufe empfehlen. Das ist das beste Schnäppchen, ein riesiger Gewinn für alle, wo Sie die beste Plattform erhalten und wir daran weiterarbeiten können, um von der Open-Source-Community zu profitieren.
