Was ist Workflow-Automatisierung? (Und warum ist sie wichtig?)
Workflow-Automatisierung ist, wenn Sie Software verwenden, um Schritt-für-Schritt-Geschäftsprozesse auszuführen, anstatt sie manuell zu erledigen. Die Idee ist, dass diese Prozesse ohne (oder mit minimaler) menschlicher Intervention ablaufen können.
Die Workflow-Automatisierung hat ihre Wurzeln in der Fertigung und der maschinengestützten Automatisierung, die auf die industrielle Revolution folgte. Heute umfasst sie KI oder regelbasierte Logik – Computer werden mit „Wenn dies, dann das“ Anweisungen programmiert, sodass eine spezifische Aktion eine bestimmte Aufgabe auslöst.
Jetzt, da wir die Frage „Was ist Workflow-Automatisierung?“ beantwortet haben, ist die nächste „Warum ist das wichtig?“. Wie bei allen Formen der Automatisierung spart es Zeit und Geld. Lassen Sie uns anschauen, was Workflow-Automatisierung für Ihr Geschäft tun kann.
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Vorteile der Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung bringt viele Vorteile, von der Vermeidung mühsamer Aufgaben bis hin zur Kosteneinsparung durch Effizienz.
Erhöhte Effizienz und Produktivität
70% der Führungskräfte glauben, dass bis zu 40% ihrer Zeit für banale Aufgaben aufgewendet werden. Das könnte bis zu drei Stunden eines achtstündigen Arbeitstags ausmachen. Selbst wenn Ihre Statistiken nicht so alarmierend sind, wird die Automatisierung Ihrer Workflows Sie sicherlich effizienter machen.
Automatisierte Lösungen arbeiten schneller als Menschen. Sie kümmern sich um die grundlegenden Dinge, damit Menschen sich auf Aufgaben konzentrieren können, die mehr Geschick erfordern. Mit Unterstützung durch die Software können Ihre Mitarbeiter täglich mehr erledigen – und Sie müssen nicht viele neue Mitarbeiter einstellen, während Ihr Unternehmen wächst.
Sie können auch Ihre Prozesse durch Workflow-Automatisierung standardisieren. Anstatt dass Mitarbeiter interpretieren oder eine Aufgabe auswählen, wird jeder durch eine genehmigte Arbeitsweise geleitet. Dies hilft Ihnen, mit Ihren eigenen Richtlinien und Branchenvorschriften konform zu bleiben.
Workflow-Automatisierung gibt Ihnen eine erhöhte Skalierbarkeit, und sobald Sie Ihre Prozesse optimiert haben, können Sie mehr Arbeit und mehr Kunden übernehmen. Mit der richtigen Software können Sie mehrere Anwendungen in einem Workflow verbinden und sogar mit Altsystemen integrieren, anstatt sie vollständig zu ersetzen.
Fehlerreduktion und verringerte manuelle Arbeit
Wie jede Form der Automatisierung reduziert die automatisierte Workflow-Automatisierung die Notwendigkeit für wiederholende manuelle Arbeit, wie Dateneingabe und Aufgabenverteilung. Sie sind so programmiert, dass sie Aktionen automatisch auslösen, wenn ein Trigger auftritt – beispielsweise eine Erinnerungsnachricht generieren, wenn ein E-Commerce-Kunde den Checkout nicht abschließt.
Dies spart Zeit und verhindert, dass die Mitarbeiter von mühsamen und zeitaufwändigen Aufgaben überwältigt werden. Sie können sich auf Projekte konzentrieren, die Geschick und Kreativität erfordern, und das Risiko, Stress und Burnout zu erleiden, ist geringer.
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Mit einer Verringerung der manuellen Arbeit geht eine Reduzierung menschlicher Fehler einher. Vorausgesetzt, Sie haben sie anfangs korrekt programmiert, eliminiert die Workflow-Automatisierung Fehler, die durch unklare Anweisungen oder mangelnde Konzentration verursacht werden. Außerdem senken Sie die Kosten für Nacharbeiten, die mit Fehlern verbunden sind.
Automatisierungsplattformen geben Ihnen zusätzliche Sichtbarkeit in Ihre Abläufe. Beispielsweise können Sie automatisch alle Aktionen in einem Prozess protokollieren und aufzeichnen, was Ihnen ermöglicht, die Verfahren später zu überprüfen und zu auditieren. Dies hilft sicherzustellen, dass Sie bei relevanten Vorschriften konform bleiben.
Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
Workflow-Automatisierung verbessert die Kommunikation, indem sie jede Phase eines Prozesses klärt. Jeder versteht seine Verantwortlichkeiten, ohne dass Fragen oder Streitigkeiten nötig sind. Projektmanagement wird durch automatische Zuweisung von Aufgaben und Fristen und ein Protokoll jeder abgeschlossenen Aufgabe einfach.
Das System benachrichtigt die Teammitglieder, wenn etwas zu erledigen ist, sodass Manager und Kollegen sich nicht gegenseitig erinnern müssen. Teammitglieder werden nur dann einbezogen, wenn es notwendig ist, was bedeutet, dass niemand durch irrelevante Benachrichtigungen abgelenkt wird.
Was die Zusammenarbeit betrifft, so erleichtern Workflow-Automatisierungsplattformen das Verbinden von Mitarbeitern aus verschiedenen Teams und Abteilungen. Visuelle Design-Tools helfen Ihnen, einen Workflow zu konfigurieren, der diese unterschiedlichen Benutzer in einen einzigen Prozess integriert und relevante Daten teilt.
Abgesehen von internen Kommunikationen profitieren automatisierte Workflows auch von der Kundenkommunikation. Beispielsweise helfen automatisierte Anrufverteilungen und Self-Service-Tools wie Chatbots, Supportmitarbeitern zu helfen, mehr Anfragen zu beantworten.
Gemeinsame Workflow-Automatisierungstools und -technologien
Es gibt zwei Haupttypen von Automatisierungs-Workflows: Geschäftsprozess-Workflows und robotergestützte Prozess-Workflows. Erstere werden häufig im Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet, das Prozesse bewertet und optimiert, um Geschäftsziele zu erreichen. Dies neigt dazu, sich auf End-to-End-Prozesse zu konzentrieren.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) umfasst Roboter, die spezifische Aufgaben ausführen. Beispielsweise das Datensynchronisieren über Anwendungen hinweg – Sie könnten den Workflow so einrichten, dass alle Daten in Ihre ERP-Lösung gezogen werden, um sofortige Geschäftseinblicke zu erhalten, ohne dass die Mitarbeiter danach suchen müssen.
Workflow-Automatisierungssoftware hat in der Regel Low-Code-Funktionen, die es Benutzern ermöglichen, Workflows zu gestalten und zu automatisieren. Die Drag-and-Drop-Funktionen bedeuten, dass Mitarbeiter keine umfangreiche Programmierkenntnisse benötigen, um die Software zu verwenden.
Stattdessen können Sie Workflows mit visuellen Design-Tools „zeichnen“, ähnlich wie beim Erstellen eines Flussdiagramms. Sie können „Knoten“ entlang des Workflows platzieren, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren und Systeme sowie Daten zu integrieren. Einige Tools zur Workflow-Automatisierung verfügen auch über KI-Funktionen, die Empfehlungen zur Workflow-Optimierung machen oder die „nächste beste Aktion“ für Benutzer vorschlagen.
Workflow-Automatisierungssoftware wird in der Regel als SaaS-Anwendung (Software-as-a-Service) verkauft. Zu den beliebten Beispielen gehören Microsoft, IBM und Zapier. Einige Anbieter bieten funktionalspezifische Tools an, wie Automatisierung für den Kundenservice oder Terminplanung. Es ist auch möglich, Echtzeiteinblicke mit Workflow-Analyse-Tools zu erhalten.
Wichtige Branchen und Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung
Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, gilt diese Technologie für verschiedene Branchen und Abläufe. Hier sind einige Beispiele für Workflow-Automatisierung:
Vertrieb: Sie können Regeln festlegen, die Aktionen auslösen, wenn ein Kunde einen bestimmten Schritt unternimmt – zum Beispiel einen Vertriebsmitarbeiter benachrichtigen, wenn jemand ein Anmeldeformular ausfüllt oder automatisch einen neuen Kundenrekord erstellen. Automatisierung wird auch für Nachverfolgungen und die Qualifizierung von Leads verwendet.
Marketing: Sie könnten Workflows entwerfen, um Inhalte in sozialen Medien zu posten oder Werbe-E-Mails an ein bestimmtes Segment zu senden. Das System kann automatisch Daten sammeln, um den Erfolg einer Kampagne zu analysieren.
HR: Automatisierung hilft bei Aufgaben wie der Sichtung von Lebensläufen, dem Versenden von Informationen zur Einarbeitung, dem Abrufen von Daten aus Zeiterfassungstools für die Gehaltsabrechnung und der Genehmigung von Urlaubsanfragen.
Kundenservice: Richten Sie Workflows ein, um Tickets zu erstellen und zu priorisieren oder Kundenumfragen am Ende jedes Anrufs zu versenden. Weitere Beispiele sind regelbasierte oder KI-gestützte Anrufweiterleitung und IVR-Menüs, die Kunden zum richtigen Mitarbeiter oder zur richtigen Abteilung leiten.
E-Commerce: Bestellverwaltungsanwendungen können den gesamten Prozess automatisieren, von der Echtzeitanalyse des Inventars bis zu den Lieferantenzahlungen. Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, generiert das System Picking- und Packanweisungen sowie ein Versandetikett.
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Finanzen: Genauigkeit ist im Finanzwesen entscheidend, und Workflow-Automatisierung hilft Ihnen, konsistent und konform zu bleiben. Sie können das System so programmieren, dass es Prognosen erstellt, Rechnungen und Bestellungen versendet und automatisch Mitarbeiterausgaben zurückerstattet.
DevOps: Workflow-Automatisierung ermöglicht genauere Kommunikationskanäle zwischen Entwicklern und Betriebsteams und reduziert Engpässe, die durch isolierte Abteilungen verursacht werden.
Fertigung: Automatisierung verbessert die Qualitätskontrolle und reduziert Genehmigungs- und Durchlaufzeiten für Einkaufs- und Lieferkettenabläufe. Sie können auch Workflows in der Produktentwicklung automatisieren.
IT-Betrieb: Gut gestaltete Workflows helfen Ihrem IT-Team, Netzwerkbenutzer über mehrere Abteilungen hinweg zu verwalten. Sie könnten Automatisierung für Passwortzurücksetzungen sowie für die Bereitstellung von Dienstleistungen und Updates verwenden.
Sicherheit: Überwachen Sie automatisch Cyber-Bedrohungen, erstellen Sie Vorfallberichte und integrieren Sie das System mit vorhandenen Sicherheitswerkzeugen.
Herausforderungen und Überlegungen bei der Implementierung von Workflow-Automatisierung
Eine der wichtigsten Herausforderungen besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter Bedenken haben werden, von Robotern ersetzt zu werden. Sie müssen sie beruhigen, dass Automatisierung den Arbeitsplatz bereichern wird, anstatt ihn vollständig zu übernehmen, und dass Menschen für höherwertige Aufgaben, die ihre Fähigkeiten nutzen, umgeschult werden.
Einige Mitarbeiter könnten auch neuen Technologien und einem anderen Arbeitsansatz抵抗. Erklären Sie erneut, wie die Rationalisierung allen zugutekommt und bieten Sie umfassende Schulungen zur neuen Software an. Die meisten Workflow-Automatisierungstools sind dank der Low-Code- und Drag-and-Drop-Funktionen einfach zu erlernen und zu verwenden.
Stellen Sie sicher, dass die Software, die Sie wählen, nahtlos mit bestehenden Systemen integriert und robuste Sicherheits- und Kundensupportdienste bietet.
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Zukünftige Trends und Innovationen in der Workflow-Automatisierung
Wir haben bereits die Low-Code- und visuellen Workflow-Automatisierung angesprochen, die wahrscheinlich weiter zunehmen werden, da mehr Softwareanbieter diese Fähigkeit ihren Angeboten hinzufügen. Dies demokratisiert die Erstellung von Workflows und ermöglicht ein kollaborativeres System, in dem alle Benutzer Verbesserungsvorschläge machen können. Wir können auch einen Anstieg templatisierter Workflows erwarten, die zukünftige Automatisierungen beschleunigen.
Wie in den meisten Geschäftsbereichen ist KI ein wichtiger Trend. Sie kann Workflow-Optimierungen vorschlagen und Aufgaben basierend auf Datenmustern und maschinellem Lernen priorisieren. Prädiktive und Echtzeitanalysen sind ideal für agile Unternehmen, da sie kontinuierliche Verbesserungen ermöglichen. Beispielsweise können KI-gestützte Tools die besten Kandidaten auswählen, um den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
Mit dem Anstieg von Remote- und Hybridarbeit besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeiter disconnected fühlen. Workflow-Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen, indem sie es einfach macht, kollaborative Aufgaben aus der Ferne zu erledigen. Dies hilft auch, eine wachsende Qualifikationslücke und die damit verbundenen Produktivitätsprobleme anzugehen.
Wichtiges Fazit
Wir haben nun die entscheidende Frage beantwortet: „Was ist Workflow-Automatisierung?“. Sobald Sie verstehen, wie es funktioniert, wird klar, dass diese Technologie enorme Vorteile für alle Arten von Arbeitsplätzen hat. Sie vereinfacht und rationalisiert Geschäftsprozesse, was zu einer Steigerung der Produktivität und niedrigeren Betriebskosten führt.
Automatisierung übernimmt grundlegende, wiederkehrende und wenig wertvolle Aufgaben, während KI in die intelligente Entscheidungsfindung integriert werden kann. Die Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten für lohnendere Arbeiten einsetzen, was ihnen (und Ihren Kunden) ein besseres Erlebnis bietet.
