Zencal vs. Calendly: Markenbildung und Analysen im Vergleich

Terminplanungs-Tools sind unverzichtbar geworden, um Termine im heutigen Geschäftsumfeld zu verwalten. Unter den besten Terminplanungssoftwares, die verfügbar sind, ist Calendly seit langem ein führender Name, der die Buchung von Meetings für Millionen von Nutzern vereinfacht. Kürzlich sind neue Wettbewerber in demselben Bereich aufgetaucht. Einer dieser Herausforderer ist Zencal, eine Plattform, die sich als starke Alternative positioniert. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Vergleich von ZenCal vs. Calendly, mit Schwerpunkt auf ihren Funktionen zur Terminvermarktung und Analytikfähigkeit. Wir werden untersuchen, wie jede Plattform Anpassungen und Dateneinblicke handhabt und Ihnen helfen zu bestimmen, welches Tool besser zu Ihren Bedürfnissen passt.

Überblick über Calendly

Calendly ist eine der beliebtesten Kalenderplanung-Apps, bekannt für ihre einfache Bedienung und große Verbreitung. Nach der Einführung im Jahr 2013 wurde es schnell zur bevorzugten Plattform für die Kalenderbuchung von Einzelpersonen und Organisationen, um das Hin und Her bei der Suche nach Meetingzeiten zu eliminieren. Die Plattform integriert sich mit Google- und Outlook-Kalendern, automatisiert Erinnerungen und unterstützt eine Vielzahl von Meetingtypen. Die Benutzerbasis von Calendly ist enorm gewachsen – bis Ende 2023 hatte sie 20 Millionen Nutzer in über 100.000 Unternehmen überschritten. Diese weitverbreitete Nutzung ist ein Beweis für ihre Zuverlässigkeit und den Wert, den sie als Online-Buchungssystem für Unternehmen aller Größen bietet.

Ihr Kernangebot konzentriert sich auf ein einfaches Planungserlebnis: Benutzer erstellen Buchungslinks für verschiedene Meetingtypen, legen ihre Verfügbarkeit fest, und die Eingeladenen planen selbst einen Termin, der beiden Parteien passt. Die Plattform wird oft zu den besten Meeting-Planern gezählt, da sie die Terminvereinbarung vereinfacht und sich mit vielen Arbeitsplatz-Tools integriert. Sie bietet eine kostenlose Ebene mit grundlegender Funktionalität und mehrere kostenpflichtige Pläne, die erweiterte Funktionen freischalten, auf die wir später eingehen werden. Sie bietet eine robuste Grundlage von Planungsfunktionen, die sie zu einer festen Lösung für Vertriebsteams, Personalvermittler, Kundenberatungen und mehr gemacht haben.

Überblick über Zencal

Zencal ist ein neuerer Teilnehmer im Bereich der Terminplanungssoftware, der darauf ausgelegt ist, direkt mit etablierten Anbietern wie Calendly zu konkurrieren. Es präsentiert sich als All-in-One-Tool für Termin- und Meeting-Management mit besonderem Schwerpunkt auf Anpassung und Analytik. Es ermöglicht Benutzern, vollständig gebrandete Buchungsseiten zu erstellen, Kundenkontakte zu verwalten, Zahlungen für Termine entgegenzunehmen und Meeting-Metriken zu verfolgen. Der Reiz von Zencal liegt darin, dass es über einfache Terminplanung hinausgehende Möglichkeiten bietet – zum Beispiel können Benutzer ihre eigene Marke nutzen und sogar erweiterte Berichte zu Meetings erstellen. Durch die Einbeziehung von Funktionen wie Kundenverwaltung, Umsatzerfassung aus bezahlten Meetings und Sammlung von Feedback nach Meetings verschwimmt die Grenze zwischen Planer und einem leichten CRM. Es positioniert sich als Online-Buchungssystem für Unternehmen, die ihren Planungsprozess optimieren und mit weniger Aufwand „mehr Meetings buchen“ wollen. Zencal bietet einen großzügigen kostenlosen Plan (mit den meisten Funktionen aktiviert) und erschwingliche kostenpflichtige Pläne für Power-User. Bei einem Vergleich mit Calendly wird deutlich, dass Zencals Fokus auf Anpassung und Datenanalysen Anwender anspricht, die mehr als nur Basisfunktionen benötigen. Als Nächstes werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie jede Plattform Branding- und Benutzererfahrungsanpassungen auf ihren Planungsseiten handhabt.

Branding- und Anpassungsfunktionen

Für Unternehmen und Fachleute kann es wichtig sein, während des Terminierungsprozesses ein konsistentes Markenimage aufrechtzuerhalten. Sowohl Calendly als auch Zencal erkennen dieses Bedürfnis an, gehen aber die Anpassung unterschiedlich an.

In kostenpflichtigen Plänen von Calendly können Benutzer ihr Firmenlogo hinzufügen, Farbschemata anpassen und benutzerdefinierte Fragen für Eingeladene erstellen, um die Planungsseite mit ihrer Marke in Einklang zu bringen. Teams- und Professional-Stufen erlauben das Entfernen des eigenen Logos und Namens von Calendly von den Buchungsseiten und bieten somit eine semi-weiße Kennzeichnung. Beispielsweise im Standardplan (Professional) und darüber. Es gibt keine native Unterstützung für die Verwendung einer benutzerdefinierten Domain auf den gehosteten Planungsseiten von Calendly. In der Praxis bedeutet dies, dass kleine Unternehmen, die die kostenlose Version nutzen, das Logo/den Link von Calendly auf ihrer Planungsseite akzeptieren müssen, während bezahlte Abonnenten eine stärker gebrandete Oberfläche präsentieren können.

Zencal wurde mit Blick auf Branding entwickelt und ermöglicht umfangreiche Anpassungen auch für kostenlose Nutzer. Sie können Ihr eigenes Logo und Titelbild hochladen, die Farben Ihrer Buchungsseiten anpassen, um die Farbpalette Ihrer Marke zu entsprechen, und das Styling personalisieren. Bemerkenswert ist, dass es Ihnen ermöglicht, jegliches Branding von Ihren Planungsseiten zu entfernen. Dies bedeutet, dass ein Benutzer einen Buchungslink teilen kann, der wie die eigene Website aussieht und sich wie diese anfühlt, was den Kunden eine vollständig gebrandete Erfahrung bietet. Es unterstützt auch das Einbetten des Planers auf Ihrer eigenen Website mit einem Inline-Frame oder Pop-up und bietet Optionen zur Anpassung der Bestätigungsseiten und E-Mail-Benachrichtigungen mit Ihrem Branding. Während Calendly viele dieser Funktionen nur in kostenpflichtigen Plänen anbietet, sind sie bei Zencal standardmäßig enthalten, was ein signifikanter Vorteil für Benutzer ist, die Branding priorisieren.

Analytik und Berichterstattung

Über das Buchen eines Meetings hinaus können Buchungsplattform-Analytik- und Berichterstattungstools Einblicke in Ihre Planungsmuster, beliebte Meetingzeiten, Teamperformance und mehr bieten. Historisch waren die Berichte von Calendly in niedrigen Tarifen begrenzt – Benutzer konnten grundlegende Metriken anzeigen, wie die Anzahl der geplanten Meetings, aber umfassende In-App-Analytik fehlte. In 2023 wurde jedoch ein neues Analytics-Dashboard für Teamkonten eingeführt, um tiefere Einblicke zu bieten. Dieses Tool bietet ein intuitives Dashboard mit wichtigen Metriken: Sie können beliebte Meetingtage und -zeiten, Ihre Top-Planer oder „Power-User“ und die am häufigsten gebuchten Veranstaltungstypen sehen, unter anderen Datenpunkten. Administratoren in einem Teamplan können organisationsweite Statistiken anzeigen, während einzelne Benutzer auf ihre persönlichen Planungsstatistiken zugreifen können.

Die Analytik von Calendly ermöglicht das Filtern nach Datumsbereich, Team, Benutzer und Meetingtyp, was Managern hilft, Planungstrends zu verstehen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Es unterstützt die Erfolgsverfolgung durch Integration mit Google Analytics und Meta Pixel. Eine Marketingabteilung könnte beispielsweise ein Calendly-Buchungswidget auf einer Zielseite einbetten und Google Analytics verwenden, um zu verfolgen, wie viele Besucher zu geplanten Meetings konvertieren.

Zencal hat dies als Kernfunktion betont. Auf der Plattform können Benutzer Berichte über ihre Meetings und Kunden generieren, ohne externe Tools zu benötigen. Das Dashboard von Zencal verfolgt Metriken wie die Anzahl der Buchungen im Laufe der Zeit, Teilnahmequoten und den Umsatz aus bezahlten Meetings. Da es eine Kundenverwaltungskomponente enthält, können Sie die Historie eines Kunden und die Gesamtausgaben für Ihre Dienstleistungen an einem Ort anzeigen. Für Teams bietet es auch Teamanalytik – Manager können sehen, wie Meetings auf Teammitglieder verteilt sind und Produktivitätstrends identifizieren. Die Plattform unterstützt auch die Integration mit Google Analytics und Facebook Pixel, indem sie UTM-Parameter und Verfolgungscode auf Buchungsseiten erlaubt, sodass Sie den Traffic von Quellen und Konversionsraten für Buchungen überwachen können. Benutzer, die Dateneinblicke als Priorität betrachten, werden schätzen, dass Zencal solche Analysen in der App ohne die Notwendigkeit des höchsten Tarifplans bereitstellt. Es positioniert sich als nicht nur ein Planer, sondern eines der Analysewerkzeuge für Terminplanung, die helfen, Ihre Terminplanungsstrategie im Laufe der Zeit zu verbessern.

Preise und Pläne

Bei der Auswahl einer Planungs-App sind Kosten- und Planbeschränkungen wesentliche Faktoren, insbesondere für Freiberufler oder kleine Unternehmen mit knappen Budget. Lassen Sie uns die Preisen von Calendly und Zencastr vergleichen und sehen, wie sich ihre kostenlosen Tarife gegenüberstellen.

• Preise von Calendly: Calendly bietet einen kostenlosen Plan, der einen aktiven Veranstaltungstyp pro Benutzer und grundlegende Funktionen erlaubt. Diese kostenlose Version ist für den individuellen Gebrauch oder sehr einfache Bedürfnisse geeignet, aber sie ist beschränkt – zum Beispiel können Sie nicht mehrere unterschiedliche Terminarten gleichzeitig erstellen, ohne ein Upgrade durchzuführen. Bezahlte Pläne umfassen den Essentials/Standard-Plan, der unbegrenzte Veranstaltungstypen, Integrationen mit Tools wie Zoom und Slack, benutzerdefiniertes Branding und die Möglichkeit zur Entfernung des eigenen Brandings hinzufügt. Darüber hinaus beinhaltet der Professional/Teams-Plan Teamfunktionen wie Rundlaufereignisse, gebündelte Verfügbarkeit für die Terminplanung im Team und erweiterte Analytik-Dashboards. Calendly hat auch einen Enterprise-Plan (individuelle Preise ab mehreren tausend Dollar pro Jahr) für große Organisationen, die SSO, Sicherheitsprüfungen und dedizierte Unterstützung benötigen.

• Preise von Zencal: Die Plattform behauptet, dass, wenn Ihre Meetings unbezahlbar sind, Sie Zencal wahrscheinlich kostenlos auf unbestimmte Zeit nutzen können. Der kostenlose Plan hat sehr wenige Einschränkungen. Tatsächlich sind fast alle Funktionen ohne Aufpreis verfügbar. Die einzigen dem kostenpflichtigen Plänen vorbehaltenen Dinge sind die Möglichkeit, Online-Zahlungen für Buchungen zu akzeptieren und erweiterte Teambewirtschaftungsfähigkeiten. Mit anderen Worten, es beschränkt keine Kernplanungsfunktionen im kostenlosen Tarif; Sie müssen nur upgraden, wenn Sie den E-Commerce-Aspekt benötigen (Verkauf von bezahlten Meetings oder Paketen) oder wenn Sie ein Teamkonto mit mehreren Mitarbeitern führen. Die bezahlten Pläne von Zencal sind ebenfalls wettbewerbsfähig: Ein Pro-Plan kostet etwa 15 Dollar pro Monat (mit Rabatten für jährliche Abrechnung), wodurch Zahlungen gesammelt werden können und möglicherweise größere Teams unterstützt werden. Es gibt auch einen Teamplan, der pro Benutzer berechnet wird, was im ähnlichen Bereich oder niedriger als die Äquivalenten von Calendly für das Team bleibt. Der Fokus liegt darauf, mehr Wert zu einem niedrigeren Preis pro Benutzer zu bieten.

Beide Tools bieten auf unterschiedliche Weise einen guten Wert: Calendly für seine erprobte Plattform und umfangreiche Integrationsökosystem und Zencal für seinen funktionsreichen kostenlosen Plan und erschwingliche Upgrades.

Anwendungsfälle: Kleinunternehmen vs. Teamanforderungen

Für eine Planungs-App für kleine Unternehmen oder Solo-Unternehmer hat Zencal viel zu bieten. Diese Benutzer benötigen oft eine erschwingliche Lösung, die dennoch professionell aussieht und die erforderlichen Funktionen bietet. Seine Fähigkeit, fast alle Funktionen in der kostenlosen Version bereitzustellen, ist ein starker Vorteil für ein budgetbewusstes kleines Unternehmen. Ein Alleinberater könnte beispielsweise Zencal verwenden, um Kunden eine Vielzahl von Meeting-Optionen anzubieten, alle gebrandet mit ihrem eigenen Logo und Stil, ohne monatliche Gebühren zu zahlen. Außerdem, falls der Berater beschließt, Sitzungen zu berechnen, verfügt Zencal über eine integrierte Zahlungsintegration (verfügbar im Pro-Plan) mit Unterstützung für Gutscheine und Tracking des Kundenkaufverlaufs – was den Planer effektiv zu einem leichten E-Commerce-Buchungssystem macht.

Calendly hingegen wird oft von mittelgroßen und größeren Teams in Unternehmensumgebungen bevorzugt. Für Team-Planer-Apps, bei denen mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen Meetings koordinieren, können sein ausgereiftes Ökosystem und seine Unternehmensfunktionen entscheidend sein. Teams profitieren von seinen ausgefeilten Planungsabläufen, wie Rundlaufzuweisungen und gebündelte Verfügbarkeit. Calendly bietet auch Admin-Kontrollen, um bestimmte Einstellungen in einer Organisation durchzusetzen und eine konsistente Nutzung des Tools sicherzustellen. Die neuen Analyse-Dashboards sind besonders nützlich für Manager zur Überwachung der Teamleistung.

Darüber hinaus machen es seine umfangreichen Integrationsoptionen mit Unternehmenssystemen attraktiv für Unternehmen, die möchten, dass Terminvereinbarungen nahtlos in ihren bestehenden Werkzeugkette eingefügt werden. Während ein kleines Unternehmen Calendly sicherlich nutzen kann – und viele tun dies auch glücklich –, sind die gestuften Preise und das Funktionsspektrum der Plattform klar darauf ausgerichtet, bis hin zu den Anforderungen großer Unternehmen zu skalieren. Im Gegensatz dazu wächst Zencal immer noch seine Integrationsliste und konzentriert sich auf Kernplanungsverbesserungen, die für ein kleines Unternehmen durchaus ausreichen können, aber für ein größeres Unternehmen mit komplexen Anforderungen ein Überlegungspunkt sein könnten.

Potenzielle Nachteile von Zencal und Calendly

Während Zencal und Calendly beide beliebte Wahlmöglichkeiten für Terminplanung und Terminmanagement sind, hat jede Plattform ihre eigenen Einschränkungen, die Benutzer vor einer Entscheidung berücksichtigen sollten. Ein gemeinsames Manko beider Tools ist die Einschränkung auf kostenlosen Tarifen. Calendly beispielsweise beschränkt kostenfreie Benutzer auf einen einzigen aktiven Ereignistyp und schränkt den Zugang zu erweiterten Integrationen und Anpassungsfunktionen ein. Dies kann frustrierend für Einzelpersonen oder kleine Unternehmen sein, die mehr Flexibilität benötigen, ohne sich zu einem kostenpflichtigen Abonnement zu verpflichten. Zencal, obwohl großzügiger mit seinem kostenlosen Tier, behält dennoch einige kritische Funktionen - wie die Annahme von Online-Zahlungen und erweiterte Teamverwaltung - für seine bezahlten Pläne vor. Benutzer, die diese Fähigkeiten benötigen, könnten feststellen, dass sie früher als erwartet ein Upgrade benötigen.

Ein weiterer Nachteil ist die Lernkurve, die mit jedem Tool verbunden ist. Obwohl sowohl Zencal als auch Calendly benutzerfreundlich gestaltet sind, können neue Benutzer Schwierigkeiten beim Navigieren durch erweiterte Einstellungen oder beim Anpassen ihrer Buchungsseiten haben. Beispielsweise kann die Konfiguration von Integrationen oder das Einrichten von Team-Planungsfunktionen weniger intuitiv sein, insbesondere für diejenigen ohne vorherige Erfahrung mit Terminplanungssoftware. Diese anfängliche Komplexität kann den Onboarding-Prozess für Organisationen oder Einzelpersonen verlangsamen, die eine schnelle Einrichtung suchen. Auch Integrationsbeschränkungen stellen eine Herausforderung dar. Während Calendly eine robuste Reihe von Integrationen mit beliebten Tools wie Google Kalender, Zoom und Slack bietet, unterstützt es möglicherweise keine weniger verbreiteten oder spezialisierteren Plattformen, auf die sich einige Unternehmen verlassen. Zencal integriert sich gut mit großen Kalenderdiensten, könnte jedoch nicht die Breite an Drittanbieter-Integrationen bieten, die größere Organisationen benötigen. Dies kann die Workflow-Automatisierung behindern und Benutzer dazu zwingen, Ausweichlösungen oder zusätzliche Tools zu suchen.

Beide Plattformen sind auch auf eine stabile Internetverbindung angewiesen, da sie webbasierte Anwendungen sind. In Gebieten mit unzuverlässiger Konnektivität kann diese Abhängigkeit die Terminplanungsoperationen stören und zu verpassten Terminen oder Benachrichtigungen führen. Darüber hinaus könnten Datenschutzbedenken auftreten, insbesondere bei Calendly, da die öffentliche Freigabe von Verfügbarkeitslinks sensible Informationen über Benutzerpläne preisgeben könnte. Einige Benutzer fühlen sich mit diesem Maß an Transparenz unwohl, insbesondere beim Umgang mit externen Kunden oder Partnern.

Cal.com erscheint als starke Alternative für Benutzer, die diese Einschränkungen als restriktiv empfinden. Als Open-Source-Plattform bietet sie größere Flexibilität und Kontrolle. Benutzer können die Software selbst hosten, um den Datenschutz zu gewährleisten und die Plattform umfassend anzupassen. Dies macht Cal.com besonders attraktiv für Organisationen mit einzigartigen Anforderungen oder gesteigerten Datenschutzbedenken. Indem die Einschränkungen von sowohl Zencal als auch Calendly adressiert werden, bietet es eine überzeugende Lösung für diejenigen, die ein anpassungsfähigeres und datenschutzorientierteres Planungswerkzeug suchen.

Weitere Alternativen

Eine besonders bemerkenswerte Alternative ist Cal.com, eine Open-Source-Terminplanungsplattform, die als flexible, entwicklerfreundliche Lösung Aufmerksamkeit erregt hat. Anders als Calendly und Zencal, die proprietäre Dienste sind, bietet Cal.com seinen Code offen an und ermöglicht es Organisationen, ihr eigenes Terminplanungssystem selbst zu hosten oder umfangreich anzupassen. Dies bedeutet, dass Unternehmen im Grunde Planungssoftware herunterladen (oder auf ihren Servern bereitstellen) können, um volle Kontrolle über Daten und Branding zu haben. Seine open-source Natur macht es extrem anpassbar – tatsächlich wird es oft dafür gelobt, tiefere Änderungen nicht nur im Erscheinungsbild, sondern auch in der Kernfunktionalität zu ermöglichen. Beispielsweise können Unternehmen mit eigenen Entwicklern einzigartige Funktionen oder Integrationen darüber hinaus hinzufügen, die auf einer geschlossenen Plattform möglicherweise nicht möglich sind. Diese Alternative unterstützt auch benutzerdefinierte Domains direkt und stark gebrandete Erlebnisse, da Sie Ihre eigene Instanz betreiben, wenn Sie dies wählen.

Es bietet auch eine gehostete Version mit Preisen, die denen der Konkurrenten ähneln, um einen Balance zwischen Komfort und Flexibilität zu bieten. Einige Benutzer entscheiden sich für Cal.com über Calendly, da sie das Gefühl hatten, für Funktionen in Calendly zu bezahlen, die sie nicht brauchten, während seine kostenlose Version bereits grundlegende Fähigkeiten wie mehrere Kalenderverbindungen und Google Analytics-Integration enthält. Acuity Scheduling ist bekannt für Terminplanung mit fortgeschrittener Kalenderverwaltung und ist bei Wellness-Unternehmen beliebt. YouCanBook.me konzentriert sich darauf, eine personalisierte Buchungsseite bereitzustellen, die mit Ihrem Kalender verknüpft ist und für seine Flexibilität bei der Anpassung von Buchungsformularen anerkannt wurde.

Die Wahl zwischen Calendly und Zencal hängt letztlich von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Beide gehören zu den besten Terminbuchungs-Apps, die Ihnen Zeit sparen und die Mühen der manuellen Planung beseitigen können. Wenn Sie eine bewährte Plattform mit umfangreichen Integrationen schätzen und mit größeren Teams oder in Unternehmen arbeiten, machen die ausgereifte Erfahrung und die fortschrittlichen Teamfunktionen von Calendly es zu einer sicheren Wahl. Diese Kalenderbuchungslösungen ermöglichen es Ihnen, Kunden eine gebrandete Planungsseite zu präsentieren und nützliche Daten über Ihre Meeting-Trends zu sammeln, ohne zusätzliche Tools zu benötigen oder hohe Gebühren zu verursachen.

Quellen:

• Exploding Topics – Digitale Kalender- und Planungs-App-Statistiken, einschließlich Calendly Benutzerbasis (2024) explodingtopics.com.

• Zencal Blog – „5 beste Calendly-Alternativen“ (2025) zencal.io.

• Zencal (Q&A) – Bestätigung, dass Benutzer das Zencal-Branding sogar im kostenlosen Plan entfernen können projekt-zencal-mikolaj.webflow.io.

• Calendly Blog – Einführung des Calendly Analytics-Dashboards und seiner Hauptmerkmale (2023) calendly.com.

• Capterra Review – Benutzervergleich, der die Einschränkungen des kostenlosen Veranstaltungstypen von Calendly im Vergleich zu Zencal herausstellt capterra.com.

• OneCal Blog – Schlussfolgerung, die auf Cal.com’s größere Anpassungsfähigkeit aufgrund der Open-Source-Natur hinweist onecal.io.

• Blog – Benutzererfahrung, die Cal.com kostenlose Funktionen (GA-Integration, Workflows) im Vergleich zu bezahlten Calendly-Funktionen erwähnt youcanbook.me.