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01
Verbinden Sie Ihre Kalender und Räume
Synchronisieren Sie die Kalender der Veranstaltungsorte, Raumressourcen und die Verfügbarkeit des Personals. Ordnen Sie den Mietinventar der Besprechungsräume den Veranstaltungsarten zu, legen Sie Pufferzeiten fest und vermeiden Sie Doppelbuchungen in den Unternehmensbesprechungsräumen und Hotelkonferenzräumen.
02
Auslöser und Aktionen definieren
Wählen Sie Auslöser wie Buchung erstellt, umgeplant oder Kapazität erreicht. Automatisieren Sie Aktionen wie E-Mail-, SMS- oder WhatsApp-Erinnerungen, interne Slack-Benachrichtigungen und Mitteilungen an Anbieter für Catering-, AV- und Sicherheitsteams.
03
Personalisieren Sie die Kommunikation mit Gästen und Anbietern
Markenbestätigungen und -aktualisierungen, Teilnehmerdetails sammeln, Badges oder Zugangsinfos senden und Anweisungen zur Anmietung von Schulungsräumen nach Raum, Kapazität und Layout anpassen, um die Teilnahme und pünktliches Erscheinen zu fördern.
01
Raumauslastung und Umsatz maximieren
Jede ungenutzte Stunde kostet Geld. Cal.com hilft Ihnen, Lücken mit genauer Verfügbarkeit, gebündelten Ressourcen und intelligenter Leitung zu füllen. Leiten Sie Anfragen an den richtigen Besprechungsraum oder Schulungsraumverleih weiter, stellen Sie sicher, dass Vorbehalte rechtzeitig ablaufen, und automatisieren Sie Erinnerungen, damit Interessenten konvertieren. Mit Echtzeitverfügbarkeit für Hotelkonferenzräume und vor Ort befindliche Räume kann das Personal schnell Räume neu zuweisen oder Veranstaltungen ohne Konflikte verlängern. Eigenes Hosting und Open-Source-Flexibilität ermöglichen es der IT, bestehende CRM- und PMS-Systeme zu integrieren, um Upsell-Möglichkeiten zu erfassen, während die Kontrolle über Daten und Arbeitsabläufe beibehalten wird.
02
Reduzieren Sie No-Shows durch proaktive Kommunikation
Versäumte Ankünfte beeinträchtigen Zeitpläne und Budgets. Automatisieren Sie mehrkanalige Erinnerungen, die die Teilnehmerzahlen bestätigen, Parkplatz- und Zugangsinformationen teilen und am Tag die Wegbeschreibung senden. Cal.com-Workflows unterstützen E-Mail, SMS und WhatsApp, um Teilnehmer dort zu erreichen, wo sie sind. Für „Konferenzzentren in meiner Nähe“-Suchen, die Last-Minute-Buchungen antreiben, werden Bestätigungen sofort versendet, mit optionalen Vorab-Check-ins. Wenn sich Pläne ändern, erfolgt die Umschulung reibungslos, und das Personal erhält Warnungen, um die Sitzordnung oder AV zurückzusetzen, was Abfall minimiert und die Gästeerfahrung schützt.
03
Vereinfachen Sie die Koordination und Compliance mit Anbietern
Große Veranstaltungen hängen von AV, Catering und Einrichtungen ab. Cal.com leitet Buchungen an die richtigen Teams weiter, löst interne Benachrichtigungen bei festgelegten Schwellenwerten aus und fügt Anforderungen wie Bühnenaufbau oder Ernährungsbedürfnisse hinzu. Rollenbasierte Nachrichten halten Lieferanten informiert, ohne Gäste zu überlasten. Für regulierte Branchen speichern Sie Prüfpfade und Einwilligungsprotokolle und nutzen Sie unsere API-First-Architektur, um Besuchermanagement-Tools zu verbinden. Wenn sich mehrere Veranstaltungen überschneiden, organisieren Workflows den Aufbau, die Sicherheit und die Reinigung, halten die Korridore frei und die Zeitpläne ein.
04
Bieten Sie ein markenspezifisches, hochwertiges Gästeerlebnis
Von der ersten Anfrage bis zur Nachbereitung des Events prägt die Kommunikation die Wahrnehmung. Passen Sie Bestätigungen, Grundrisse und Beschilderungsanweisungen nach Raumtyp und Marke an. Für Kunden, die Tagungsräume mieten, betten Sie Raumfotos, Kapazitätsdiagramme und Zusatzoptionen in Nachrichten ein. Gäste in Unternehmenskonferenzräumen können automatisch Kalenderreservierungen, Badge-QR-Codes und WLAN-Details erhalten. Nach der Veranstaltung senden Sie Umfragen und Rechnungen oder lösen Verkaufsabläufe für Wiederholungsbuchungen aus. Cal.com sorgt dafür, dass sich jeder Kontakt konsistent, hilfreich und markengerecht anfühlt.
Ressourcen- und Raum-Pooling
Gruppieren Sie Räume nach Kapazität, Layout oder Gebäude. Richten Sie Buchungen automatisch an dem am besten geeigneten Raum aus, vermeiden Sie Doppelbuchungen und beachten Sie Pufferzeiten für Aufbau und Abbau.
Mehrkanal-Erinnerungen und -Updates
Versenden Sie E-Mail-, SMS- und WhatsApp-Erinnerungen an Teilnehmer, Veranstalter und Anbieter. Planen Sie Nachrichten für Bestätigungen, Check-ins und Nachverfolgungen nach der Veranstaltung, um No-Shows zu reduzieren.
Bedingte Arbeitsabläufe und Genehmigungen
Genehmigungen für große Veranstaltungen, den Service von Alkohol oder den Zugang für VIPs einholen. Interne Überprüfungen auslösen, wenn Schwellenwerte für die Anzahl der Teilnehmer oder das Budget erreicht werden.
Kalender- und PMS-Integrationen
Verbinden Sie Google, Microsoft und Unternehmenskalender sowie Immobilien- und Event-Systeme. Halten Sie die Verfügbarkeit der Konferenzräume im Hotel und der vor Ort verfügbaren Ressourcen synchron.
Selbsthosting und Unternehmenssicherheit
Führen Sie Cal.com in Ihrer eigenen Cloud für die Datenkontrolle aus. SSO, SCIM, rollenbasierter Zugriff, Prüfprotokolle und granulare Berechtigungen unterstützen die Compliance-Anforderungen von Unternehmen.
Entwicklerfreundliche API und Webhooks
Verwenden Sie unsere API, um Buchungen zu erstellen, Ressourcen zu verwalten und Webhooks für AV-, Beschilderungs- und Abrechnungssysteme auszulösen. Erweitern Sie die Logik mit benutzerdefinierten Feldern und Formularen.
Beginnen Sie mit Cal.com Workflows
Automatisieren Sie die Planung für jeden Raum, jedes Team und jeden Anbieter, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Richten Sie Kernarbeitsabläufe in Minuten ein oder integrieren Sie sich tiefgehend mit Ihrem CRM und PMS. Erstellen Sie ein kostenloses Konto oder fordern Sie noch heute eine maßgeschneiderte Demo an.
