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Definieren Sie Auslöser für wichtige Meilensteine
Beginnen Sie mit der Abbildung Ihres Buchhaltungslebenszyklus, von der Aufnahme neuer Kunden bis zum monatlichen Abschluss und zu Steuererklärungen. In Cal.com wählen Sie den Auslöser, der den Vorgang startet, z. B. wenn ein Meeting gebucht, ein Kunde verschiebt oder ein Fälligkeitsdatum näher rückt. Für Steuerengagements, lösen Sie Erinnerungen 14 Tage vor einer Frist aus, und dann nochmals 24 Stunden vorher. Für Controllership-Arbeiten, lösen Sie Aufgaben um Ihre monatliche Abschluss-Checkliste aus, bei T minus 3 Tagen und am Tag 1. Sie können auch Workflows starten, wenn ein Routing- oder Aufnahmeformular für die Einarbeitung von Buchhaltungskunden eingereicht wird. Verbinden Sie Praxis-Tools über Webhooks oder Zapier, damit jede Buchung Ihr CRM und Aufgabenmanager aktualisiert. Erkunden Sie die Einrichtungsdetails unter https://cal.com/workflows.
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Automatisieren Sie Nachrichten und Aufgaben
Wählen Sie die Aktionen aus, die als Nächstes erfolgen sollen. Senden Sie E-Mail-, SMS- oder WhatsApp-Erinnerungen mit Vorbereitungsanweisungen, Links zu Ihrem sicheren Portal und den genauen Dokumenten, die Sie benötigen. Bitten Sie die Kunden, eine Steuererklärung-Checkliste auszufüllen oder Buchhaltungsunterlagen vor dem Meeting hochzuladen. Benachrichtigen Sie Ihr Team in Slack, posten Sie in einen Abstimmungskanal oder erstellen Sie eine Aufgabe in Ihrem Praxissystem über Zapier. Nach dem Meeting senden Sie Follow-ups mit den nächsten Schritten und einem Link zur Terminvereinbarung für das nächste Check-in. Verknüpfen Sie jede Nachricht mit einem konsistenten Buchhaltungsworkflow, damit nichts übersehen wird. Siehe Integrationen unter https://cal.com/integrations.
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Die Terminplanung für Kunden und Teams personalisieren
Personalisieren Sie Nachrichten mit Variablen wie Kundenname, Servicetyp, Organisator und Zeitzone. Leiten Sie Buchungen an den richtigen Partner oder Buchhalter weiter, indem Sie Formulare und das Team-Round-Robin verwenden. Verwenden Sie Gruppenereignisse, wenn mehrere Beteiligte teilnehmen müssen, wie zum Beispiel Anrufe zur Einführung oder Prüfungs-Außenarbeiten. Für das Onboarding planen Sie automatisch die Einrichtung des Kontenplans und Schulungssitzungen ein. Erstellen Sie rollenbasierte Nachrichten, damit Kunden, Partner und Mitarbeiter die richtigen Anweisungen zur richtigen Zeit erhalten. Entwickler können Workflows programmatisch mit unserer API unter https://docs.cal.com/api verwalten. Wenn Sie die volle Kontrolle über den Datenstandort benötigen, installieren Sie Cal.com selbst gehostet von https://github.com/calcom.
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Weniger No-Shows und kurzfristige Verzögerungen
Automatisierte Erinnerungen über E-Mail, SMS und WhatsApp halten die Kunden informiert und pünktlich. Vorab-Nachrichten enthalten Anweisungen, Portal-Links und Vorbereitungsgegenstände, damit die Meetings bereit beginnen können. Sie können Bestätigungen und Anstöße hinzufügen, die sich verstärken, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, was die Anzahl der verpassten Termine während der Steuersaison und des Monatsabschlusses verringert. Das Ergebnis ist ein vorhersehbarer Kalender und weniger dringende Umplanungen für Ihr Team.
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Betriebliche Konsistenz über alle Engagements hinweg
Kodifizieren Sie die besten Praktiken Ihrer Firma einmal und wenden Sie sie dann auf jeden Kunden an. Verwenden Sie Workflows, um konsistente Schritte für die Einarbeitung von Buchhaltungs-Kunden, die Einrichtung des Kontenplans, vierteljährliche Überprüfungen und Ihre Abschluss-Checkliste am Monatsende durchzusetzen. Für die Steuersaison fügen Sie jeder Buchung die gleiche Steuervorbereitungs-Checkliste bei, damit das Personal und die Kunden genau wissen, was erforderlich ist. Standardisierung senkt die Einarbeitungszeit und hilft neuen Mitarbeitern, mit Vertrauen zu arbeiten.
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Entwicklerfreundlich und unternehmensbereit
Cal.com ist quelloffen und API-first, was bedeutet, dass Sie die Terminplanung tief in Ihre Praxissysteme integrieren können. Verwenden Sie Webhooks, um Datensätze zu aktualisieren, Audit-Trails hinzuzufügen und Aufgaben zu koordinieren. Hosten Sie selbst, wenn Sie eine strengere Kontrolle benötigen und den Code für einzigartige Workflows anpassen möchten. Rollenbasierte Berechtigungen und detaillierte Ereignisprotokolle unterstützen die Governance im gesamten Unternehmen. Lesen Sie die Dokumentation unter https://docs.cal.com.
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Funktioniert mit Ihrem Buchhaltungs-Stack
Verbinden Sie Ihre Kalender und Kommunikation in wenigen Minuten. Cal.com integriert sich mit Google und Microsoft-Kalendern, Slack, Zoom und Zapier, sodass Sie Ihre Praxistools ohne Unterbrechung anschließen können. Arbeiten Sie in QuickBooks Online oder Xero durch Zapier oder benutzerdefinierte API-Aufrufe aus. Egal, ob Sie eine Boutique-Firma oder eine Praxis mit mehreren Büros führen, die Arbeitsabläufe passen sich Ihrem Buchhaltungsworkflow und Ihren Beratungsdiensten an. Durchsuchen Sie Integrationen unter https://cal.com/integrations.
Multikanal-Erinnerungen und Nachverfolgungen
Bestätigungen, Erinnerungen und Notizen nach dem Meeting per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden. Erhöhen Sie die Teilnahme und reduzieren Sie das Hin und Her bei jedem Kundenkontaktpunkt. Verwenden Sie markenbezogene Vorlagen, um die Kommunikation konsistent zu halten.
Bedingte Logik und Zeitsteuerungen
Trigger bei Buchungen, Neuplanungen, Stornierungen oder zeitbasierten Verschiebungen vor oder nach einem Meeting. Nachrichten sequenziell anpassen, um jede Interaktion zu berücksichtigen. Schritte basierend auf Antworten von Routing-Formularen oder dem Ereignistyp verzögern oder überspringen.
Routing-Formulare und Eingabe
Erfassen Sie die richtigen Details im Voraus und leiten Sie die Kunden dann nach Entity-Typ, Dienstleistung oder Dringlichkeit weiter. Perfekt für die Einarbeitung von Buchhaltungskunden. Beseitigen Sie hin und her, indem Sie die Ziele des Treffens und die erforderlichen Systeme im Voraus erfassen.
Gruppenevents und rollenspezifische Nachrichten
Mehrere Stakeholder einladen und Inhalte für jede Rolle anpassen, zum Beispiel Kunde, Partner und Buchhalter. Halten Sie interne Notizen privat, während Kunden nur das sehen, was sie zur Vorbereitung benötigen.
Teamplanung und Rundlauf
Gleichgewicht der Arbeitslast in Ihrem Team, legen Sie die Verfügbarkeit nach Dienst fest und berücksichtigen Sie die Zeitzonen für Remote-Büros. Bieten Sie eine gebündelte Verfügbarkeit für gemeinsame Dienste wie Steuerprüfungen oder Einarbeitungen an.
Sichere Selbsthostung und API-Zugriff
Führen Sie Cal.com auf Ihrer eigenen Infrastruktur aus oder nutzen Sie die gehostete Cloud. Erweitern Sie Workflows mit Webhooks und unserer API unter https://docs.cal.com/api. Authentifizieren Sie sich mit API-Schlüsseln und verwalten Sie Workflows über Code oder das Dashboard.
Automatisiere deine Buchhaltungsplanung noch heute
Beginnen Sie kostenlos unter https://cal.com/signup oder buchen Sie eine Demo unter https://cal.com/contact/sales. Verbinden Sie in Minuten Kalender, importieren Sie Veranstaltungstypen und erstellen Sie einen Arbeitsablauf, der mit Ihrer Monatsabschluss-Checkliste und den Steuerverpflichtungen übereinstimmt. Reduzieren Sie No-Shows, standardisieren Sie die Einführung neuer Kunden und schaffen Sie mehr abrechenbare Stunden in Ihrer Kanzlei. Entwickler können alles mit unserer API unter https://docs.cal.com/api erweitern.
