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01
Kalender verbinden und Ihre Verfügbarkeit festlegen
Synchronisieren Sie die Teamkalender, legen Sie Bürozeiten und Reisepuffer fest und fügen Sie Regeln für Hausbesuche oder die Abdeckung mehrerer Anbieter hinzu, damit die Kunden nur genaue, buchbare Zeiten sehen.
02
Bau von Aufnahme- und Routing-Regeln
Formulare für den Klientenaufnahmeprozess, die soziale Dienste benötigen, erstellen, nach Programm, Sprache, Standort oder Berechtigung leiten und den richtigen Ereignistyp automatisch auslösen.
03
Benachrichtigungen und Follow-ups automatisieren
Bestätigungen, Erinnerungen und Nachrichten nach dem Termin per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden. Reduzieren Sie die Ausfälle und halten Sie die Fallnotizen rechtzeitig mit freihändigen Workflows.
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Die Administrationszeit verkürzen und den Zugriff für Kunden erhöhen
Ersetzen Sie das Hin- und Her-Terminieren durch Selbstbedienungsbuchung und intelligente Weiterleitung. Kunden wählen Zeiten, die passen, während Cal.com die Kapazität, Reisepuffer und Übergaben verwaltet. Ihr Team verbringt weniger Zeit mit Koordination und mehr Zeit damit, zu dienen. Mit automatisierten Erinnerungen, Umbuchungen und Wartelisten reduzieren Sie das Hin und Her am Telefon, verkürzen die Zeit bis zum Service und halten Kalender über Programme und Anbieter hinweg genau.
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Standardisieren Sie Ihren Fallmanagement-Workflow
Erstellen Sie wiederholbare Abläufe für Bewertungen, Berechtigungsprüfungen und laufende Unterstützung. Vom Kundenaufnahmeprozess, auf den Sozialdienste angewiesen sind, bis hin zu wiederkehrenden Check-ins, verwandelt Cal.com bewährte Verfahren in konsistente Schritte. Struktur sorgt für Compliance, verbessert die Datenqualität und erleichtert die Berichterstattung über Ergebnisse, ohne den Papierkram zu vergrößern. Vorlagen helfen neuen Mitarbeitern, Standards schnell zu übernehmen.
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Verhindern Sie No-Shows und verpasste Verbindungen
Automatisierte Bestätigungen und mehrkanalige Erinnerungen helfen den Kunden, Termine zu merken, Dokumente vorzubereiten und Bedürfnisse zu aktualisieren. Fügen Sie Anweisungen, Links zu virtuellen Meetings oder Anleitungen zur Terminvereinbarung für Hausbesuche hinzu. Wenn ein Kunde absagt, wird der Slot sofort für andere freigeschaltet. Ihre Kalender bleiben voll, die Reisezeit wird effektiv genutzt und Dienstlücken verringern sich.
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Koordinieren Sie komplexe Teams und Gemeinschaftspartner
Unterstützen Sie die übergreifende Terminplanung mit gemeinsamer Verfügbarkeit, Rotationsverteilung und Gruppensitzungen. Weiterleitung nach Sprache, Fachgebiet oder Geografie. Teilen Sie buchbare Links für Tage zur Überprüfung der Leistungsberechtigung, Kliniken oder Workshops. Cal.com’s offene Plattform integriert sich mit CRMs, Fallbearbeitungssystemen und Messaging-Tools, sodass die Zusammenarbeit ohne doppelten Aufwand erfolgt.
Eignungsgeführte Aufnahmeformulare
Sammeln Sie nur das, was Sie benötigen, und leiten Sie es dann automatisch gemäß den Programmenregelungen wie Standort, Sprache oder den Ergebnissen des Eignungsscreenings für Leistungen weiter. Reduzieren Sie Fehler und bringen Sie die Klienten beim ersten Versuch zum richtigen Service.
Reisebewusste Hausbesuchsplanung
Fügen Sie Reisepuffer, Servicezonen und die Verfügbarkeit von Außendienstmitarbeitern hinzu. Verhindern Sie Doppelbuchungen, minimieren Sie die Fahrzeit und gruppieren Sie Besuche nach Stadtvierteln, um die persönliche Wirkung zu maximieren.
Mehrkanal-Erinnerungen und -Aktualisierungen
Bestätigungen, Erinnerungen und Nachverfolgungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden. Fügen Sie Anweisungen, Dokumentenchecklisten und Links zur Neuplanung hinzu, um Abwesenheiten zu reduzieren und die Vorbereitung zu verbessern.
Gruppensitzungen und Workshops
Veröffentlichen Sie Veranstaltungen für Orientierung, Elternkurse oder Leistungsberatungen. Legen Sie Kapazitätsgrenzen, Wartelisten und automatische Nachverfolgungen fest, damit jeder Platz genutzt und die Anwesenheit erfasst wird.
Open-Source- und Self-Hosting-Optionen
Betreiben Sie Cal.com in Ihrer eigenen Infrastruktur für mehr Kontrolle, oder nutzen Sie unseren gehosteten Service. API-First-Design, Prüfungsprotokolle und rollenbasierter Zugriff unterstützen organisatorische Anforderungen.
Integrationen und API-Automatisierung
Verknüpfen Sie Kalender, EHRs, Fallmanagementsysteme, Chats und Analysen. Verwenden Sie Webhooks, um Fallnotizen zu erstellen, Status zu aktualisieren oder Teams zu benachrichtigen, wenn Buchungen sich ändern, alles in Echtzeit.
Wie unterstützt Cal.com das Fallmanagement in der Sozialarbeit?
Verwenden Sie Arbeitsabläufe, um die Aufnahme, Bewertungen und Nachverfolgungen zu standardisieren. Leiten Sie Klienten anhand von Programmkriterien weiter, weisen Sie automatisch Mitarbeitende zu und synchronisieren Sie die Ergebnisse über API oder Webhooks mit Ihrem Fallmanagementsystem.
Können Kunden ohne Internet oder ein Smartphone buchen?
Personal können im Auftrag von Klienten während Anrufen oder Besuchen buchen. Sie können auch einmalige Links senden, Pflegekräfte die Planung ermöglichen oder über Gemeinschaftspartner koordinieren, die bei Buchungen helfen.
Wie gehen Sie mit der Planung von Hausbesuchen über große Gebiete hinweg um?
Richten Sie Servicezonen und Reisepuffer ein, und bündeln Sie dann die Verfügbarkeit des Außendienstpersonals. Cal.com gruppiert nahegelegene Termine, reduziert die Fahrzeit und verhindert Überschneidungen mit Bürozeiten oder virtuellen Sitzungen.
Können wir Eignungsfragen in den Aufnahmeprozess einbeziehen?
Ja. Erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare, die die Eignungsprüfung für Leistungen unterstützen, und leiten Sie dann automatisch an das richtige Programm oder den richtigen Termin basierend auf Antworten, Sprache oder Standort weiter.
Was ist, wenn Vertraulichkeit und Zustimmung erforderlich sind?
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, Einwilligungsprüfungen und rollenbasierte Zugriffsrechte. Selbst hosten für maximale Kontrolle. Sichtbarkeit nach Team oder Programm einschränken und Änderungen zur Einhaltung prüfen.
Wird dies mit unserem bestehenden Fallmanagementsystem funktionieren?
Ja. Cal.com integriert sich über API und Webhooks, um Datensätze zu erstellen oder zu aktualisieren, Buchungsmetadaten anzufügen und Aufgaben in Ihrem CRM- oder Fallplattform auszulösen.
Wie reduzieren wir die Anzahl der Nichterscheinen bei Klienten mit hohem Bedarf?
Aktivieren Sie Erinnerungen über mehrere Kanäle, fügen Sie klare Anweisungen hinzu und senden Sie Nachfassaktionen. Ermöglichen Sie eine einfache Umbuchung und nutzen Sie Wartelisten, um die Kalender voll zu halten, wenn sich Pläne ändern.
Loslegen
Sehen Sie, wie Cal.com die Terminplanung für soziale Dienste rationalisiert. Probieren Sie gehostet oder selbst gehostet aus, erstellen Sie Ihren ersten Workflow und laden Sie Ihr Team ein. Wenn Sie eine Einführung bevorzugen, vereinbaren Sie eine kurze Demo und erkunden Sie reale Anwendungsfälle.
