Qu'est-ce que les événements collectifs?

Un événement collectif est un format de planification où plusieurs hôtes ou membres d'équipe rencontrent un participant ou un groupe externe au même moment. Au lieu de planifier chaque hôte séparément, l'événement rassemble tout le monde via un lien de réservation unique. Par exemple :

• Une démonstration commerciale où deux responsables de compte unissent leurs forces avec un ingénieur solutions.

• Un entretien d'embauche où un recruteur et un chef de département rencontrent ensemble un candidat.

• Un lancement de projet où des parties prenantes du design, du développement et du produit se rejoignent avec le client lors d'un appel partagé.

Ce type de planification élimine les communications interminables et garantit que les bonnes personnes sont toujours présentes.

Pourquoi la planification collective est importante pour les équipes

Les équipes de toutes tailles luttent souvent pour aligner les calendriers. Plus il y a de personnes impliquées, plus les points de douleur de planification apparaissent. Les événements collectifs résolvent ces problèmes en simplifiant la coordination et en assurant la transparence.

Défis communs sans planification collective

• Chaînes d'emails interminables pour essayer de trouver un moment qui convient à tout le monde.

• Risques de double réservation lorsque différents hôtes planifient séparément.

• Opportunités perdues en raison de temps de réponse lents.

• Confusion lorsque les participants ne savent pas qui assistera à la réunion.

Avantages de l'adoption des événements collectifs

• Efficacité : Un lien remplace des dizaines de messages.

• Clarté : Tout le monde sait exactement qui sera à la réunion.

• Professionnalisme : Un processus de réservation fluide reflète bien votre organisation.

• Économie de temps : Les coordinateurs passent moins de temps à jongler avec les calendriers.

Comment configurer des événements collectifs dans Cal.com

La configuration des événements collectifs dans Cal.com est simple et efficace. Suivez ces étapes pour commencer :

1. Connectez-vous à Cal.com

Tout d'abord, créez un compte Cal.com ou connectez-vous à votre compte existant.

2. Créez un nouveau type d'événement

Sur le tableau de bord des types d'événements, cliquez sur '+ Nouveau' pour créer un nouveau type d'événement.

3. Sélectionnez une équipe et un type d'événement

Dans le menu déroulant, sélectionnez l'une de vos (sous-)équipes, puis choisissez 'événement collectif' comme type d'événement. Remplissez les détails de base de votre événement.

4. Configurez les membres de l'équipe collective

Choisissez les membres de l'équipe qui devraient faire partie de l'événement collectif. Vous pouvez :

• Sélectionner chaque membre de l'équipe individuellement.

• Ajouter tout le monde dans une (sous-)équipe spécifique, y compris les membres futurs.

5. Cliquez sur disponibilité et sélectionnez le calendrier de disponibilité souhaité de chacun.

Le calendrier de disponibilité 'par défaut' sera utilisé par défaut.

Meilleures pratiques pour configurer des événements collectifs

Pour maximiser la valeur de la planification collective, il est important de configurer vos événements de manière stratégique.

1. Définissez clairement vos hôtes

Choisissez les bons membres d'équipe qui doivent être présents. Par exemple, une consultation technique peut nécessiter à la fois un chef de produit et un ingénieur solutions. La clarté dès le départ évite les pertes de temps plus tard.

2. Standardisez la disponibilité

Assurez-vous que les hôtes ont défini des heures de travail ou des périodes bloquées. Cela crée une disponibilité prévisible et évite les conflits de dernière minute.

3. Utilisez des tampons et du temps de préparation

Ajoutez des tampons avant et après les réunions pour que les hôtes puissent se préparer ou débriefer. Cela aide à garantir que les discussions restent concentrées et productives.

4. Automatisez les rappels et les suivis

Les rappels réduisent les absences et les suivis améliorent l'expérience client. Avec les bons flux de travail en place, les participants restent engagés sans effort manuel.

Applications pratiques des événements collectifs

La planification collective est largement adoptée dans les industries où la collaboration entre plusieurs participants est cruciale pour réussir. Voici quelques cas d'utilisation convaincants qui montrent comment la planification collective simplifie la coordination et stimule l'efficacité dans divers secteurs.

Ventes et succès client

Dans les ventes et le succès client, les événements collectifs permettent aux responsables de compte, experts produits et ingénieurs de rencontrer les clients lors d'une session unique et rationalisée. Cela élimine les retards de planification et garantit que toute l'expertise nécessaire est disponible en même temps, améliorant les chances de conclure des affaires et de résoudre les problèmes rapidement. En coordonnant efficacement les plannings, les événements collectifs offrent une expérience transparente et professionnelle aux clients, économisant du temps et améliorant la satisfaction client.

Recrutement et embauche

Les événements collectifs simplifient le processus de planification pour le recrutement en rassemblant recruteurs, responsables d'embauche et responsables techniques lors d'une session unique. Cela élimine les tracas de la planification aller-retour, offrant une expérience plus fluide et efficace pour les candidats et l'équipe de recrutement. Cela accélère la prise de décision en garantissant que tous les acteurs clés sont présents en même temps, menant à des processus d'embauche plus rapides et plus efficaces.

Services professionnels et conseils

Dans les services professionnels et conseils, les événements collectifs permettent aux équipes de différents départements - tels que les chefs de projet, les développeurs et les designers - de rencontrer les clients lors d'une session unifiée. Cela garantit une façade coordonnée et professionnelle et évite les conflits de planification, améliorant l'efficacité, la collaboration et la satisfaction client. Cela aide les agences et cabinets à offrir des services plus rationalisés tout en garantissant que toutes les perspectives sont abordées en temps réel.

Éducation et santé

Dans l'éducation et la santé, les événements collectifs permettent aux instructeurs, professionnels de santé et spécialistes de rencontrer les étudiants, patients ou familles, assurant que tous les participants clés sont présents en même temps. Cette approche simplifie le processus de planification, favorise une communication plus claire et permet une prise de décision plus rapide, améliorant les résultats et réduisant les délais dans les deux secteurs.

Événements collectifs vs planification en rotation

Les événements collectifs permettent à un groupe de personnes de participer à une réunion ou un événement, mais la différence clé avec la planification en rotation est qu'ils n'impliquent pas la répartition des tâches ou des créneaux horaires. Au lieu de cela, tous les membres d'un groupe partagent la même disponibilité, et une réunion est planifiée lorsque tous les participants sont disponibles. Ceci est particulièrement utile pour les réunions d'équipe ou événements où tout le monde doit être présent en même temps, comme un lancement de projet, une consultation client ou une démonstration commerciale impliquant plusieurs membres de l'équipe.

En revanche, la planification en rotation assigne équitablement les tâches ou les plages horaires entre individus, garantissant à chaque membre de l'équipe une part égale de rendez-vous ou réunions. Cette méthode est idéale lorsque plusieurs personnes d'une équipe doivent se succéder pour des heures de rencontre, comme dans le support client ou les consultations individuelles, où il est nécessaire de distribuer la charge de travail au sein de l'équipe.

Envie d'en savoir plus sur la planification en rotation et comment elle peut profiter à votre équipe? Lisez notre guide complet sur la planification en rotation ici.

Principaux points à retenir sur l'utilisation des événements collectifs dans la planification

Les événements collectifs résolvent l'un des plus grands défis de la planification : aligner plusieurs hôtes avec des participants externes. En adoptant cette approche, les individus, les équipes et les entreprises gagnent en efficacité, clarté et professionnalisme. Lorsqu'elle est alimentée par une plate-forme flexible comme Cal.com, la planification collective devient un moteur de croissance plutôt qu'un problème chronophage.

Prêt à simplifier la planification collective pour votre équipe? Découvrez comment Cal.com peut vous aider à coordonner vos événements en toute confiance.