Quels sont les types d'événements dans Cal.com

Dans Cal.com, les types d'événements sont les différentes catégories de rendez-vous, réunions ou sessions que vous pouvez configurer et gérer en fonction de vos besoins spécifiques. Ces types d'événements vous permettent de personnaliser l'expérience de planification pour vous-même, votre équipe ou toute votre organisation, en veillant à ce que chaque type de réunion soit géré selon ses propres règles, disponibilités et structures.

Les différents types de types d'événements

Cal.com offre une variété de types d'événements adaptés à différents besoins de planification. Comprendre ces options est essentiel pour créer un processus de planification fluide et efficace. Chaque type d'événement propose des fonctionnalités et caractéristiques uniques pour vous aider à organiser votre calendrier en fonction de votre façon de travailler, que vous planifiiez des réunions personnelles ou que vous gériez des rendez-vous à l'échelle de l'équipe. Regardons de plus près les différents types d'événements que vous pouvez choisir dans Cal.com.

Types d'événements de planification personnelle

Les types d'événements personnels dans Cal.com sont le type d'événement le plus courant et sont conçus pour des réunions en tête-à-tête. Que ce soit pour des consultations, des entretiens ou des sessions privées, ce type d'événement facilite la programmation d'un moment dédié avec quelqu'un. Vous pouvez définir votre disponibilité et la durée de la réunion (par exemple, 30 minutes ou une heure) et partager le lien de réservation, permettant à l'autre personne de choisir un moment qui convient à vous deux.

Bien qu'ils soient généralement utilisés pour des réunions en tête-à-tête, les types d'événements personnels peuvent également être ajustés pour inclure des participants supplémentaires, les rendant flexibles pour des réunions de petits groupes ou des vérifications d'équipe lorsque nécessaire.

Types d'événements de planification collective

Les types d'événements collectifs dans Cal.com simplifient le processus de planification lorsque plusieurs hôtes sont impliqués. Plutôt que de coordonner des horaires séparés pour chaque personne, un événement collectif permet de réunir plusieurs membres de l'équipe ou hôtes pour rencontrer un participant ou un groupe externe en même temps. Par exemple, une démonstration de vente peut impliquer quelques cadres commerciaux et un ingénieur solutions, ou un entretien d'embauche pourrait réunir un recruteur et un responsable de département.

Ce type d'événement résout de nombreux défis de planification pour les équipes. Il élimine les chaînes d'e-mails interminables pour trouver un créneau qui convient à tout le monde, réduit le risque de double réservation et aide à garantir que tous les participants nécessaires soient présents à la réunion. Les événements collectifs rationalisent la coordination et améliorent la transparence, rendant le processus de planification plus efficace pour tout le monde.

Types d'événements de planification en rotation

Les types d'événements en rotation dans Cal.com sont le type d'événement d'équipe le plus couramment utilisé, aidant les équipes à répartir les tâches ou rendez-vous de manière égale entre plusieurs membres de l'équipe selon un ordre cyclique. Cela garantit l'équité et empêche qu'un membre de l'équipe soit surchargé. Lorsque les clients réservent des rendez-vous, le système fait tourner les créneaux horaires disponibles entre les membres de l'équipe, offrant aux clients plus d'options tout en gardant la charge de travail équilibrée. Ceci est particulièrement utile pour les équipes des ventes, du support client et de soins de santé qui doivent gérer de gros volumes de tâches ou de rendez-vous.

Les avantages de la planification en rotation incluent la distribution équitable de la charge de travail, une efficacité accrue et une satisfaction client améliorée. Elle automatise la répartition des tâches, réduisant les efforts manuels et garantissant la responsabilité. Que vous choisissiez l'équilibrage de charge ou la maximisation de la disponibilité, la planification en rotation aide à rationaliser la planification, assurant un processus fluide pour votre équipe et les clients.

Types d'événements de planification gérée

Les types d'événements gérés dans Cal.com sont conçus pour donner aux équipes un plus grand contrôle et une plus grande cohérence sur leur planification des événements. Avec les événements gérés, les administrateurs d'équipe peuvent créer des modèles d'événements qui maintiennent l'uniformité à travers l'équipe, garantissant la cohérence dans les questions de réservation, la durée et les rappels. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes qui doivent maintenir un processus de réservation professionnel et standardisé tout en permettant aux membres individuels de l'équipe de personnaliser certains aspects de l'événement.

Le principal avantage des événements gérés est la capacité à verrouiller des champs critiques, évitant les erreurs et maintenant l'uniformité à travers tous les membres de l'équipe utilisant le type d'événement. Tandis que les administrateurs contrôlent les détails essentiels, ils peuvent déverrouiller des champs non critiques (comme le titre ou la description) pour permettre une personnalisation si nécessaire. Cette fonctionnalité est parfaite pour les équipes qui ont besoin à la fois de contrôle et de flexibilité, assurant un processus de planification fluide et standardisé qui réduit les erreurs et améliore l'intégration des nouveaux membres de l'équipe.

Comment créer un type d'événement dans Cal.com

Créer un type d'événement dans Cal.com est simple et peut se faire en quelques étapes seulement. Voici comment le configurer :

1. Connectez-vous à Cal.com

Connectez-vous à votre compte Cal.com ou créez un nouveau compte Cal.com.

2. Créez un nouveau type d'événement

Une fois connecté, allez au tableau de bord des types d'événements et cliquez sur le bouton “+ Nouveau” pour commencer à créer un nouveau type d'événement.

3. Sélectionnez le type de type d'événement

Sélectionnez le type d'événement que vous souhaitez créer. Personnel, géré, collectif ou en rotation. Puis, remplissez les détails de base pour votre événement, comme le nom de l'événement, la durée et la description.

4. Configurez les participants à l'événement (pas nécessaire pour les événements personnels)

Pour les événements collectifs ou en rotation, vous devrez sélectionner quels membres de l'équipe doivent faire partie de l'événement. Vous pouvez choisir chaque membre de l'équipe individuellement ou sélectionner une (sous-)équipe entière. Pour les événements gérés, choisissez les membres de l'équipe qui doivent utiliser ce modèle.

5. Configurez la disponibilité

Après avoir configuré les participants, cliquez sur l'onglet de disponibilité pour sélectionner les créneaux horaires qui conviennent à tout le monde. Pour les événements personnels, vous pouvez ajouter votre propre disponibilité pour convenir à votre emploi du temps individuel. Pour les événements gérés, l'administrateur peut verrouiller les paramètres de disponibilité, ou les membres de l'équipe peuvent personnaliser leur disponibilité si elle est déverrouillée.

6. Finalisez votre configuration

Personnalisez tous les paramètres supplémentaires tels que les rappels, les questions de réservation et les liens de réunion, selon le type d'événement. Une fois que vous avez effectué tous les ajustements nécessaires, sauvegardez votre type d'événement. Si vous avez besoin d'information plus détaillée sur ces fonctionnalités, continuez à lire l'article pour plus d'informations sur la façon de configurer et optimiser vos types d'événements.

Configuration des types d'événements en détail

Une fois que vous avez créé votre type d'événement dans Cal.com, vous aurez accès à plusieurs onglets qui vous permettent de configurer chaque aspect de votre événement. Chaque onglet offre un ensemble unique de fonctionnalités qui vous aide à peaufiner la façon dont vos événements fonctionneront. Depuis la définition des bases et de la disponibilité jusqu'à l'ajout de fonctionnalités avancées comme les options récurrentes et les flux de travail, cette section vous guidera à travers chaque onglet et comment ils peuvent être utilisés pour optimiser votre configuration d'événement.

Analisons-les un par un pour vous aider à tirer le meilleur parti de la configuration de vos événements Cal.com!

1. Onglet des bases

L'onglet des bases est où vous définissez les détails fondamentaux pour votre type d'événement. Ici, vous pouvez personnaliser des informations clés telles que le titre, la description et la durée de l'événement pour répondre à vos besoins. Analysons les réglages clés de l'onglet des bases :

• Informations de base:
  Commencez par ajouter le titre et la description de votre événement. Vous pouvez également choisir la langue d'interface pour l'événement. Une fonctionnalité passionnante ici est la possibilité d'activer l'option pour traduire le titre et la description dans la langue du navigateur du visiteur en utilisant l'IA. Cela aide à créer une expérience plus personnalisée pour vos clients internationaux en ajustant automatiquement la langue pour correspondre à leurs préférences.

• Durée de l'événement:
  Dans cette section, vous pouvez définir la durée de l'événement en minutes. Vous pouvez également activer la fonctionnalité Permettre au réservataire de sélectionner parmi plusieurs durées. Lorsqu'elle est activée, cela permet au réservataire de choisir parmi plusieurs options de durée, telles que 15 ou 30 minutes. Vous pouvez également définir une durée par défaut—donc si le réservataire ne sélectionne pas de durée, la durée par défaut sera utilisée (par exemple, 15 minutes).

• Emplacement:
  Pour les paramètres d'emplacement, vous pouvez sélectionner parmi trois options :

  • Vidéo-conférence: Choisissez un outil de conférence que vous avez ajouté dans le marketplace d'applications ou les paramètres de conférence.

  • En personne: Si l'événement est en personne, sélectionnez soit l'adresse du participant soit celle de l'organisateur.

  • Autre: Pour les lieux personnalisés ou les réunions par lien, sélectionnez cette option. Vous pouvez même autoriser plusieurs emplacements, donnant au réservataire la flexibilité de choisir celui qui lui convient le mieux.

2. Onglet Disponibilité

L'Onglet Disponibilité vous permet de sélectionner les créneaux horaires pour votre événement. Par défaut, il utilise votre calendrier de disponibilité général, mais vous pouvez le personnaliser. Pour les événements personnels, les participants peuvent ajouter leur propre disponibilité. Pour les événements gérés, l'administrateur peut verrouiller les paramètres ou autoriser les membres de l'équipe à les ajuster. Pour les événements en rotation et collectifs, vous pouvez sélectionner pour chaque membre de l'équipe quel calendrier de disponibilité doit être utilisé, en veillant à ce que tous les participants soient disponibles avant de planifier.

3. Onglet d'attribution (uniquement pour les événements collectifs, en rotation et gérés)

L'Onglet d'attribution est où vous gérez les attributions des membres de l'équipe pour les événements en rotation, collectifs, et gérés.

Pour les événements gérés et collectifs, assigner les membres de l'équipe est simple—vous sélectionnez simplement les individus qui doivent être inclus dans l'événement. Vous pouvez également ajouter des membres d'équipe futurs à ces événements, garantissant que les nouveaux membres du personnel sont automatiquement inclus.

Pour les événements en rotation, il y a des options d'attribution plus avancées. Après avoir sélectionné vos membres d'équipe, vous pouvez personnaliser davantage le paramètre de rotation en choisissant entre deux modes :

• Équilibrage de charge: Répartit équitablement les rendez-vous ou devoirs entre les membres de l'équipe.

• Maximiser la disponibilité: Fait tourner les créneaux horaires disponibles entre les membres de l'équipe pour offrir aux réservataires plus d'options et augmenter les chances de réservation.

En outre, vous pouvez ajuster les priorités des membres de l'équipe (par exemple, haute ou basse priorité), activer la répartition pondérée (pour allouer les tâches en fonction d'un pourcentage), et définir des hôtes fixes (pour garantir que des individus clés soient toujours assignés). Pour des configurations plus complexes, vous pouvez également créer des groupes en rotation pour organiser les membres de l'équipe par département ou rôle, renforçant la collaboration.

4. Onglet Limites

L'Onglet Limites vous permet de configurer diverses restrictions pour votre type d'événement, vous donnant plus de contrôle sur les réservations. Vous pouvez définir des limites pour des éléments tels que les temps tampons, la fréquence de réservation, le préavis minimum, et plus, pour vous assurer que votre emploi du temps fonctionne sans accroc. Il est recommandé d'activer toutes les fonctionnalités une fois pour voir comment elles fonctionnent et les ajuster en fonction de vos besoins. Cet onglet offre un moyen flexible pour personnaliser votre disponibilité d'événement et gérer les réservations efficacement.

5. Onglet Avancé

L'Onglet Avancé offre des options de personnalisation étendues pour vos types d'événements. Il inclut la capacité d'ajouter des questions lors de la réservation, où vous pouvez demander divers types d'informations, y compris texte court, texte long, e-mails et numéros de téléphone. Vous pouvez créer des réservations basées sur l'email (ne nécessitant qu'un email) ou basées sur le téléphone (ne nécessitant qu'un numéro de téléphone) pour répondre à vos besoins.

Au-delà des questions de réservation, cet onglet vous permet de configurer des paramètres supplémentaires tels que l'intégration de calendrier, la confirmation de réservation, et les règles de reprogrammation. Vous pouvez activer ou désactiver des fonctionnalités comme la vérification par e-mail, l'annulation, et la reprogrammation, ainsi que configurer des redirections après la réservation et personnaliser l'apparence de vos événements.

Il est recommandé d'activer toutes les fonctionnalités une par une pour explorer comment chacune fonctionne et trouver la meilleure configuration pour votre processus de réservation.

6. Onglet Récurrence

L'Onglet Récurrence vous permet de configurer des événements qui se répètent régulièrement, tels que des cours hebdomadaires ou des réunions d'équipe. Vous pouvez choisir la fréquence (par exemple, hebdomadaire, mensuelle) et définir un nombre maximum d'occurrences. Si un réservataire se désabonne, tous les événements futurs sont automatiquement annulés. La re-programmation des événements récurrents n'est pas possible, il est donc important d'ajuster le calendrier avec soin.

7. Onglet Applications

L'Onglet Applications dans Cal.com vous permet d'étendre la fonctionnalité de vos événements en intégrant divers fournisseurs de calendrier, logiciels de vidéo-conférence, et autres plateformes. Les applications peuvent également ajouter des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'application Effacer mon Cal pour reprogrammer massivement votre journée. Vous pouvez parcourir le magasin d'applications Cal.com, trouver des applications par catégorie, et les installer en un clic. Certaines applications peuvent nécessiter une authentification, comme connecter votre compte Google.

Une fois installées, vous pouvez gérer vos applications, activer ou désactiver des intégrations, et ajuster les paramètres directement depuis la page Applications installées.

8. Onglet Flux de travail

L'Onglet Flux de travail dans Cal.com vous permet d'automatiser des actions en fonction de déclencheurs spécifiques, tels que lorsqu'une réservation est créée, annulée, ou sur le point de commencer. Cela réduit l'effort manuel, améliore la communication, et assure que votre processus de planification fonctionne en douceur.

Vous pouvez configurer un flux de travail en sélectionnant un déclencheur (par exemple, réservation créée, événement annulé) et en définissant une action (par exemple, envoyer un e-mail, envoyer un SMS, ou envoyer un message WhatsApp). Vous pouvez personnaliser davantage les messages en utilisant des variables de texte dynamique, telles que les détails de l'événement, les informations sur le participant, et les URLs des réunions. Cela vous permet d'envoyer automatiquement des notifications personnalisées, des rappels, et des messages de suivi.

Il est recommandé de tester tous les déclencheurs et actions disponibles pour comprendre pleinement les capacités des flux de travail et optimiser votre processus de planification. Pour des conseils plus détaillés, consultez notre Article d'aide sur les flux de travail complet.

9. Onglet Webhooks

L'Onglet Webhooks vous permet d'automatiser les intégrations avec d'autres applications en déclenchant des actions lorsque des événements spécifiques se produisent dans Cal.com, tels qu'une réservation étant créée, annulée ou reprogrammée. Vous pouvez configurer des webhooks pour écouter ces événements et envoyer des données à une URL de souscripteur personnalisé, ou utiliser des intégrations comme Zapier pour se connecter à d'autres applications sans nécessiter de travail de développement.

Les webhooks peuvent être définis à différents niveaux, y compris au niveau utilisateur, au niveau du type d'événement, et au niveau de l'équipe, permettant un contrôle précis sur quels événements déclenchent des actions. Vous pouvez choisir parmi une variété de déclencheurs (par exemple, réservation créée, réunion commencée, enregistrement prêt) et d'actions (par exemple, envoyer des e-mails, SMS, ou mettre à jour des applications externes). Des charges utiles personnalisées peuvent également être utilisées, facilitant la personnalisation des données envoyées avec chaque webhook.

Il est recommandé d'expérimenter avec ces fonctionnalités et de tester les webhooks pour comprendre comment ils fonctionnent dans votre configuration. Pour des conseils plus détaillés, consultez notre Article d'aide sur les Webhooks complet.

Êtes-vous prêt à configurer vos types d'événements ?

Maintenant que vous êtes familier avec les étapes et les fonctionnalités pour créer et personnaliser les types d'événements dans Cal.com, vous avez tous les outils nécessaires pour optimiser votre processus de planification. Que vous gériez des événements personnels, en rotation, collectifs, ou récurrents, vous pouvez adapter chaque type d'événement pour répondre à vos besoins. Commencez à expérimenter ces paramètres et créez une expérience de réservation fluide et efficace pour vous et votre équipe.

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