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Automate client scheduling with workflows for life coaches
Automate client scheduling with workflows for life coaches
Reduce no-shows, standardize session prep, and scale your coaching practice with flexible, API-ready automation.
Reduce no-shows, standardize session prep, and scale your coaching practice with flexible, API-ready automation.
Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier
Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier
Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier
How Cal.com workflows help life coaches
How Cal.com workflows help life coaches
Cal.com Workflows give life coaches a simple way to automate booking, preparation, and follow-up without changing your coaching style. Connect your calendar, choose triggers like booking confirmations or time-based reminders, and let Workflows handle the rest. Combine email, SMS, and WhatsApp messages, add webhooks, and plug into the tools you already use via our apps marketplace and API. Use Routing Forms to qualify prospects, collect life coaching intake questions, and route them to the right session type, from discovery calls to paid programs. Every step is configurable, so your coaching session structure stays consistent while your client experience feels personal at scale. Explore integrations at https://cal.com/apps, routing at https://cal.com/routing, and our API at https://docs.cal.com/api.
Cal.com Workflows give life coaches a simple way to automate booking, preparation, and follow-up without changing your coaching style. Connect your calendar, choose triggers like booking confirmations or time-based reminders, and let Workflows handle the rest. Combine email, SMS, and WhatsApp messages, add webhooks, and plug into the tools you already use via our apps marketplace and API. Use Routing Forms to qualify prospects, collect life coaching intake questions, and route them to the right session type, from discovery calls to paid programs. Every step is configurable, so your coaching session structure stays consistent while your client experience feels personal at scale. Explore integrations at https://cal.com/apps, routing at https://cal.com/routing, and our API at https://docs.cal.com/api.
01
Define your coaching flow
Map each event type to your coaching journey, from discovery and goal setting to accountability check-ins and program milestones. Set durations, buffers, and locations, then add questions that guide preparation. Use Routing Forms to model life coach niche ideas and send clients to the right experience based on interests or stage. Your coaching session structure becomes repeatable and easy to improve.
02
Automate messaging and tasks
Create confirmations, reminders, and follow-ups that feel human. Send email, SMS, and WhatsApp messages on a schedule you control. Include prep links, goal setting frameworks, homework, and post-session reflection prompts to drive momentum. Trigger webhooks to update your CRM or notes, and connect video links automatically with Zoom or Google Meet through https://cal.com/apps. Keep accountability moving without manual work.
03
Track outcomes and optimize
Monitor booking rates, attendance, and lead-to-client conversion. See which reminders reduce no-shows, which questions improve readiness, and which coaching package ideas convert best. Export event data or stream it through webhooks to your analytics stack. Iterate on message timing and copy, then standardize the best-performing workflow for your team with our API-first approach.
Benefits for life coaches and coaching teams
Benefits for life coaches and coaching teams
Deliver a consistent, personal experience while saving hours each week. Cal.com pairs open scheduling infrastructure with flexible automation, so your practice runs smoothly and scales with demand.
Deliver a consistent, personal experience while saving hours each week. Cal.com pairs open scheduling infrastructure with flexible automation, so your practice runs smoothly and scales with demand.
01
Fewer no-shows and smoother sessions
Automated confirmations and time-based reminders keep clients engaged and on time. Use email, SMS, and WhatsApp to reach clients on their preferred channel, and attach prep materials so sessions start strong. Add backup hosts, buffers, and scheduling limits to protect your calendar. The result is a reliable cadence, fewer last-minute cancellations, and a calm day for you and your clients.
02
Better client preparation and outcomes
Collect life coaching intake questions before the first call and use them to personalize the agenda. Standardize your coaching session structure, then enrich it with goal setting frameworks and pre-work. Follow up with reflection prompts and action items. Over time, your workflows become client accountability tools that reinforce progress and make results visible.
03
Revenue clarity for packages and programs
Turn your coaching package ideas into bookable, repeatable event types. Connect Stripe to collect payments and deposits at booking, then attach pricing to sessions, programs, or workshops. Offer recurring check-ins and track attendance across a series to ensure clients complete their program. Clear scheduling and payment flows reduce friction and help you forecast revenue.
04
Developer friendly and enterprise ready
Cal.com is open source, API-first, and supports self-hosting for full control of data and security posture. Build custom logic with webhooks, extend with apps, or integrate your CRM and messaging tools. Teams can manage permissions, branding, and templates centrally. Learn about self-hosting at https://cal.com/self-hosted and enterprise options at https://cal.com/enterprise.
Features built for modern coaching practices
Features built for modern coaching practices
Everything you need to run predictable, professional coaching at scale.
Everything you need to run predictable, professional coaching at scale.
Routing forms for discovery and intake
Collect life coaching intake questions and route prospects to the right event type, coach, or availability automatically. Learn more at https://cal.com/routing.
Multi-channel reminders and follow-ups
Send email, SMS, and WhatsApp reminders and post-session follow-ups with branded templates and precise timing that you control.
Payment and programs
Accept payments and deposits with Stripe, attach pricing to events, and represent multi-session programs as bookable event types.
Team scheduling and round robin
Offer group sessions, co-coaching, and round robin booking across your team calendars with pooled availability and admin controls.
API, webhooks, and apps
Integrate your CRM, notes, and client accountability tools through the apps marketplace, webhooks, and our API. Explore https://cal.com/apps and https://docs.cal.com/api.
Self-hosting and data control
Deploy Cal.com on your own infrastructure for maximum control. Open-source flexibility with enterprise features when you need them. See https://cal.com/self-hosted.
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Tous vos outils clés synchronisés avec vos réunions
Cal.com fonctionne avec toutes les applications déjà dans votre flux, garantissant que tout fonctionne parfaitement ensemble.
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Questions fréquemment posées
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Voici quelques-unes de nos questions les plus fréquentes.
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Can I collect intake answers before a session and route clients automatically?
Yes. Use Routing Forms to gather life coaching intake questions, then route clients to the right event based on answers, availability, price, or location. Set conditions to send discovery calls to you and paid sessions to your team. Learn more at https://cal.com/routing.
How do reminders and follow-ups work for coaching programs?
Create multi-step workflows that send confirmations, reminders, and post-session check-ins by email, SMS, or WhatsApp. Schedule sequences across weeks to support your goal setting frameworks and client accountability tools. Customize timing and content per event type.
Can I charge for sessions and packages?
Yes. Connect Stripe from the apps marketplace to accept payments and deposits, attach pricing to events, and collect at booking. Create event types that represent multi-session programs or packages. See apps at https://cal.com/apps.
Does Cal.com support my coaching niche and custom session structure?
Absolutely. Define event types for your life coach niche ideas, set durations, buffers, and locations, and add questions that reflect your coaching session structure. Use availability windows, limits, and time zone controls to match how you work.
Can I keep notes and track goals in my existing tools?
Yes. Send booking and attendance data to your CRM or notes using webhooks and integrations. Many coaches connect Google Sheets, Notion, or HubSpot through our apps and API to store goals and progress. Explore docs at https://docs.cal.com/api.
How do teams use Cal.com for multi-coach practices?
Set up round robin and pooled availability so clients book the next available coach. Use collective or group events for workshops. Centralize settings, branding, and permissions, and connect shared integrations. See enterprise options at https://cal.com/enterprise.
Is there an API and can I self-host?
Cal.com is API-first and open source. Build custom flows with our REST API and webhooks, and deploy a self-hosted instance for full data control. Read docs at https://docs.cal.com and self-hosting at https://cal.com/self-hosted.
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Ne vous fiez pas seulement à notre parole
Nos utilisateurs sont nos meilleurs ambassadeurs. Découvrez pourquoi nous sommes le meilleur choix pour planifier des réunions.
"Plus élégant que Calendly, plus ouvert que SavvyCal, Cal.com fonctionne et c'est juste parfait."
Flo Merian
Marketing Produit, Mintlify
Je pense que Cal.com a une très bonne chance de créer une nouvelle catégorie en étant à la fois excellent et bien conçu.
Guillermo Rauch
PDG, Vercel
"Je viens de migrer de Calendly vers Cal.com."
Kent C. Dodds
Fondateur d'EpicWeb.dev
"Je viens de l'essayer et c'est définitivement la réunion la plus facile que j'aie jamais planifiée !"
Aria Minaei
PDG, Theatre.JS
"J'ai finalement fait le pas vers Cal.com après ne pas avoir trouvé comment modifier les événements dans le tableau de bord de Calendly."
Ant Wilson
Co-fondateur et CTO, Supabase
"At Navi, protecting personal health information is a non-negotiable, so choosing Cal.com for scheduling just makes sense."
Micah Friedland
CEO & Founder, Navi
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