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Automatiser la planification des campus avec des flux de travail pour les universités et les collèges

Automatiser la planification des campus avec des flux de travail pour les universités et les collèges

Rationalisez le processus d'admission à l'université, la liste de contrôle de la visite du campus, les idées d'orientation des étudiants et le flux de travail de conseil académique avec des flux de travail flexibles et pilotés par API.

Rationalisez le processus d'admission à l'université, la liste de contrôle de la visite du campus, les idées d'orientation des étudiants et le flux de travail de conseil académique avec des flux de travail flexibles et pilotés par API.

Tableau de bord de la configuration d'un flux de travail automatisé dans Cal.com, affichant un déclencheur pour envoyer un rappel par email aux participants 24 heures avant le début d'une visite du campus. La section d'action comprend un modèle d'email personnalisable demandant aux étudiants de confirmer leur présence, avec des variables pour la date, l'heure, l'organisateur, le lieu et un bouton de confirmation.

Approuvé par des entreprises en forte croissance dans le monde entier

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Comment cela fonctionne pour les universités et les collèges

Comment cela fonctionne pour les universités et les collèges

Cal.com transforme la planification académique complexe en flux de travail simples et configurables. Connectez vos calendriers, outils vidéo et formulaires, puis définissez une logique qui correspond à chaque département. Les développeurs peuvent tout étendre avec notre API et nos webhooks.

Cal.com transforme la planification académique complexe en flux de travail simples et configurables. Connectez vos calendriers, outils vidéo et formulaires, puis définissez une logique qui correspond à chaque département. Les développeurs peuvent tout étendre avec notre API et nos webhooks.

01

Connecter les calendriers, la visioconférence et les politiques

Connectez les calendriers Google ou Microsoft, Zoom, Microsoft Teams, et plus encore en quelques minutes via le marché Cal.com (https://cal.com/marketplace). Définissez des garde-fous qui correspondent à la politique du campus, y compris des fenêtres de réservation par trimestre, des tampons avant et après les réunions, des heures de travail à travers les fuseaux horaires, et des limites par jour. Ajoutez des formulaires de collecte pour capturer le programme, l'identifiant étudiant ou le statut du candidat, et routez en fonction des réponses. Le personnel des admissions peut publier une seule page de réservation pour les entretiens, tandis que les équipes de gestion des installations gèrent la capacité pour les visites. Tout reste synchronisé avec vos calendriers, donc les doubles réservations et les conflits d'horaires sont évités.

02

Modèles de flux de travail de planification académique

Modélisez chaque flux académique avec des types d'événements réutilisables et des modèles de workflow. Pour le processus d'admission à l'université, dirigez les candidats par programme ou par ancienneté de l'intervieweur, puis planifiez automatiquement les entretiens et les appels de décision. Pour les visites, utilisez votre liste de contrôle pour la visite du campus afin d'assigner des guides et des salles. Pour des idées d'orientation étudiant comme des sessions multi-pistes, créez des événements de groupe avec des limites de capacité et des rappels automatiques. Les conseillers peuvent standardiser le workflow de conseil académique, de la prise en charge au suivi. Même le processus d'audit de diplôme et les procédures du bureau des étudiants bénéficient des confirmations automatisées, des rappels et des escalations qui gardent les étudiants sur la bonne voie.

03

Automatiser la messagerie, le routage et les transitions

Automatisez la messagerie et les transferts internes sans effort manuel. Utilisez les Workflows de Cal.com pour envoyer des confirmations par email, SMS ou WhatsApp de marque, des rappels et des suivis post-événement déclenchés par des réservations, des reprogrammations et des annulations (https://cal.com/docs/workflows). Informez les canaux Slack pour les candidats de haute priorité, publiez des charges utiles de webhook vers votre SIS ou CRM, et mettez à jour les feuilles de calcul ou les entrepôts de données via l'API (https://cal.com/docs/api). Accédez aux journaux et contrôles que votre équipe informatique attend, y compris l'accès basé sur les rôles et le SSO, avec des détails sur notre page de sécurité (https://cal.com/security).

Principaux avantages de la planification dans l'enseignement supérieur

Principaux avantages de la planification dans l'enseignement supérieur

Cal.com aide les universités à réduire la charge administrative, à augmenter le taux de présence, et à offrir une expérience cohérente aux candidats, étudiants, professeurs, et personnel.

Cal.com aide les universités à réduire la charge administrative, à augmenter le taux de présence, et à offrir une expérience cohérente aux candidats, étudiants, professeurs, et personnel.

Image montrant une notification de rappel de réunion Cal.com sur un appareil mobile pour une visite du campus, avec un message de rappel et les photos de profil des participants indiquant leur statut de réponse.

01

Accélérer le processus d'admission

Faites passer les candidats de la demande à l'inscription plus rapidement. Remplacez les échanges d'emails par des liens de réservation instantanés qui respectent la disponibilité des intervieweurs, les fuseaux horaires et les règles spécifiques au programme. Utilisez des formulaires de routage pour qualifier les prospects, envoyer des candidats de haute priorité au personnel supérieur et équilibrer la charge avec l'assignation en rotation. Automatisez les rappels pour réduire les absences, et collectez les informations dont les examinateurs ont besoin dès le départ. Cal.com se connecte à Zoom ou Teams pour les entretiens virtuels et s'intègre à votre site Web ou portail pour que l'expérience semble native. En rationalisant le processus d'admission à l'université, votre équipe passe plus de temps à évaluer l'adéquation et moins de temps à courir après les calendriers.

02

Améliorer le succès des étudiants et le conseil

Améliorez les résultats de conseil avec un flux de travail de conseil académique fiable. Créez des types d'événements séparés pour les heures de permanence, les vérifications de diplôme et les évaluations de transfert, chacun avec la bonne durée de réunion, des marges et des formulaires appropriés. Déclenchez des rappels pour les étudiants qui doivent compléter des documents avant une session, et envoyez des suivis incluant des ressources et des étapes suivantes. Les conseillers peuvent également automatiser des incitations liées au processus d'audit de diplôme, afin que les étudiants prennent le temps de résoudre les blocages ou de choisir des cours. La visioconférence intégrée et la synchronisation du calendrier gardent tout le monde aligné, tandis que les pages de réservation accessibles soutiennent tous les apprenants.

Image d'un tableau de bord de réservations affichant des entretiens d'admission programmés, des visites de campus, des sessions d'orientation et des rendez-vous de conseil avec des dates, des heures, des titres d'événements et des photos de profil des participants.

03

Réduisez le risque avec le contrôle et la conformité

Maintenez le contrôle sur les données et les opérations. Cal.com est open source et prend en charge l'auto-hébergement, offrant aux universités des options pour la résidence des données et le déploiement personnalisé. Activez SSO pour appliquer l'authentification centrale et gérer l'accès par département et rôle. Les journaux d'audit détaillés, la rétention de données configurable et le chiffrement aident l'informatique à respecter les normes internes. Consultez notre approche sur https://cal.com/security et explorez le code sur GitHub à https://github.com/calcom/cal.com. Avec moins d'étapes manuelles, le personnel réduit les erreurs et protège les informations sensibles liées aux candidats et aux étudiants.

04

Construire une fois, réutiliser dans tous les départements

Échelonnez une planification cohérente à travers les admissions, le conseil, le bureau du registraire, le logement, et plus encore. Construisez des modèles une fois, puis partagez-les avec les départements pour accélérer le déploiement et préserver les meilleures pratiques. Notre architecture d'abord API permet aux développeurs de créer des types d'événements, des règles de routage et des flux de travail de manière programmatique, ou de synchroniser des métadonnées avec votre SIS et CRM. Utilisez la plateforme pour rationaliser les procédures du bureau du registraire telles que les retraits de relevés de notes et les rendez-vous de graduation, puis réutilisez les mêmes modèles pour les événements sur le campus. Consultez la documentation des développeurs à https://cal.com/docs/api et les options d'entreprise à https://cal.com/enterprise.

Éditeur de modèle montrant un rappel par e-mail de marque pour une visite de campus dans Cal.com, avec un sujet personnalisable et des variables pour la date de l'événement.

Des caractéristiques sur lesquelles les universités s'appuient

Des caractéristiques sur lesquelles les universités s'appuient

Planification flexible, d'abord API, qui s'adapte aux admissions, visites, orientation, conseils et flux de travail du registraire.

Planification flexible, d'abord API, qui s'adapte aux admissions, visites, orientation, conseils et flux de travail du registraire.

Routage des formulaires et éligibilité

Collecter des données sur les candidats, les orienter par programme, emplacement, langue ou priorité. Parfait pour le processus d'admission à l'université.

Événements de groupe avec contrôles de capacité

Organisez des visites de campus et des parcours d'orientation avec des limites d'attendees, des alertes de capacité et des rappels automatisés.

Tournoi circulaire et planification collective

Distribuez des entretiens entre le personnel des admissions ou réservez avec plusieurs participants comme des paires de conseillers et des panels de faculté.

Flux de travail pour la messagerie multicanal

Envoyez des rappels, confirmations et suivis par e-mail, SMS et WhatsApp déclenchés par des événements.

Intégrations, SSO et contrôles d'accès

Intégrez des pages de réservation dans votre site ou portail, activez le SSO et gérez les rôles pour les départements et les campus.

API et webhooks

Automatiser les procédures du bureau des registres, synchroniser les systèmes SIS et CRM, et enregistrer les événements sur Slack et dans les entrepôts de données.

Découvrez comment les flux de travail maintiennent votre planification sur la bonne voie

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Découvrez comment les Workflows de Cal.com simplifient la planification, automatisent les rappels et garantissent le bon déroulement de vos réunions. Voyez des exemples concrets de la manière dont les équipes utilisent les workflows pour réduire les absences et gagner du temps.

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Tous vos outils clés synchronisés avec vos réunions

Cal.com fonctionne avec toutes les applications déjà dans votre flux, garantissant que tout fonctionne parfaitement ensemble.

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Questions fréquemment posées

Questions fréquemment posées

Voici quelques-unes de nos questions les plus fréquentes.

Voici quelques-unes de nos questions les plus fréquentes.

Pouvons-nous héberger Cal.com nous-mêmes pour respecter les politiques de données de l'université ?

Oui. Cal.com prend en charge l'auto-hébergement avec les mêmes fonctionnalités de base que notre service cloud, permettant ainsi à l'IT de contrôler la résidence des données et le déploiement. Consultez les détails de sécurité sur https://cal.com/security et explorez le code sur https://github.com/calcom/cal.com.

Comment soutenons-nous le processus d'admission à l'université avec l'acheminement ?

Utilisez des formulaires de routage pour capturer le programme, l'emplacement et la priorité, puis attribuez automatiquement des entretiens par tirage au sort ou par routage direct. Ajoutez des pools d'intervieweurs par département et publiez un seul lien de réservation pour les candidats.

Cal.com s'intègre-t-il avec notre SIS ou CRM ?

Oui. Utilisez notre API et des webhooks pour synchroniser les réservations, les participants et les métadonnées avec votre SIS ou CRM. Vous pouvez également connecter des outils populaires via le marketplace (https://cal.com/marketplace) ou des middleware comme Zapier.

Pouvons-nous gérer des événements de groupe pour les visites du campus et l'orientation ?

Oui. Créez des événements de groupe avec des limites de capacité, des créneaux horaires et des rappels automatisés. Attribuez des hôtes, ajoutez des questions d'introduction et suivez la participation depuis un tableau de bord unique.

Comment les conseillers gèrent-ils la disponibilité récurrente sur plusieurs périodes ?

Définissez les horaires par trimestre, campus ou programme. Définissez les fenêtres de réservation, les tampons et les règles de fuseau horaire. Les conseillers peuvent proposer des liens distincts pour les heures d'accueil et les rendez-vous, chacun avec des formulaires adaptés.

Pouvons-nous recueillir des paiements pour des événements comme la formation continue ?

Oui. Connectez Stripe depuis le marché pour collecter des paiements ou des dépôts lorsqu'une session est réservée. Activez la tarification par événement et émettez des remboursements via votre compte Stripe.

Quelles fonctionnalités de sécurité aident les TI et le bureau d'enregistrement ?

Cal.com propose l'authentification unique (SSO), des contrôles d'accès basés sur les rôles, des journaux d'audit, le chiffrement en transit et au repos, et des options d'hébergement autonome. En savoir plus sur https://cal.com/security.

Ne vous fiez pas seulement à notre parole

Nos utilisateurs sont nos meilleurs ambassadeurs. Découvrez pourquoi nous sommes le meilleur choix pour planifier des réunions.

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