Come Utilizzare il Tempo di Riserva

Nel nostro articolo precedente, abbiamo parlato del tempo di riserva. Nello specifico, abbiamo esplorato cosa fosse e come si applica alla pianificazione del calendario e alla vita quotidiana.

Questa volta, esamineremo come una persona possa usare il tempo di riserva per migliorare la propria qualità della vita. Il tempo di riserva è ottimo per migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Per implementare questo come parte della pianificazione del calendario, devi identificare la quantità di tempo di riserva di cui hai bisogno.

Come determiniamo la quantità di tempo di riserva necessaria per un appuntamento o un compito? Per farlo, devi esaminare l'evento in questione da un punto di vista oggettivo. Questo significa non solo pensare a quanto dura un incontro, ma anche a quanto tempo è necessario immediatamente prima e dopo che l'incontro si svolge.

Ecco un esempio. Immagina di dover organizzare un evento prenotabile per rivedere il conto di un cliente. Sai che prima di iniziare un incontro con un cliente, ti serviranno da 8 a 12 minuti per valutare eventuali messaggi che potrebbero essere stati aggiunti al loro profilo e stampare un paio di moduli. Sai anche che, una volta terminato l'incontro, vuoi aggiungere eventuali commenti o preoccupazioni pertinenti che sono emerse durante esso al profilo del cliente. Questo assicura che tutti i membri del team pertinenti possano fare riferimento alle informazioni corrette la prossima volta che questo caso viene esaminato. Se non utilizzi il tempo di riserva, c'è sempre la possibilità che tu possa essere sovraprenotato o essere sotto pressione al punto da compromettere la tua capacità di concludere un appuntamento o di prepararti adeguatamente per il successivo. Questo è solo un caso che illustra perché è una buona idea impostare tempi di riserva personalizzati.

Consideriamo un secondo esempio di come puoi utilizzare il tempo di riserva. Supponiamo che tu abbia creato un tipo di evento prenotabile affinché i tuoi amici possano prenotare del tempo con te. Poiché il tuo cerchio sociale è composto da persone che amano mantenere le cose informali, sai che prima dell'appuntamento, avrai bisogno di cinque minuti per assicurarti di ricordare dove hai messo le chiavi, e questo è tutto; non è necessaria alcuna preparazione extra. Poiché i tuoi amici sono tranquilli e non amano la formalità, sai che non ci saranno addii lunghi, quindi non avrai bisogno di tempo di riserva dopo l'incontro. Quando crei un evento prenotabile per socializzare con il tuo gruppo di amici più intimo, hai solo bisogno di un tempo di riserva di cinque minuti prima dell'inizio dell'evento.

Studiamo un terzo e ultimo esempio di come utilizzare il tempo di riserva. Forse stai usando eventi prenotabili in un contesto educativo. Potresti, ad esempio, fornire servizi di tutoraggio. Potrebbe essere che una sessione di tutoraggio duri tipicamente un'ora e che prima di ogni sessione, tu abbia bisogno di 10 minuti per allestire un ambiente di apprendimento virtuale o fisico per lo studente. Inoltre, dopo la sessione, hai bisogno di 30 minuti per aggiornare i registri dello studente e preparare un piano di lezione per la sessione successiva. In questo scenario, vorresti creare un evento prenotabile incastonato da tempi di riserva. Un tempo di riserva è di 10 minuti prima dell'inizio dell'evento, e un secondo tempo di riserva è di 30 minuti subito dopo la fine dell'evento. Questo assicura che, in qualunque modo, tu abbia sempre il tempo necessario per prepararti e concludere ogni sessione di tutoraggio.

Uno dei benefici meno sfruttati della pianificazione del calendario è che puoi personalizzare il tempo di riserva per ciascun appuntamento/evento. Inoltre, puoi anche aggiungere più tempi di riserva affinché ogni appuntamento abbia un'assicurazione basata sul tempo integrata che protegge la sua integrità. In parole semplici, il tempo di riserva è uno degli strumenti più semplici per aumentare l'impatto della tua infrastruttura di pianificazione del calendario scelta.

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