Cosa sono gli eventi gestiti e come funzionano?

Gli eventi gestiti consentono agli amministratori del team di creare tipi di eventi che possono essere assegnati ai membri. A differenza degli eventi personali, che sono completamente controllati dall'individuo, gli eventi gestiti consentono all'amministratore di bloccare determinati campi lasciandone altri modificabili dai membri assegnati. Questo garantisce che dettagli critici come le domande di prenotazione, la durata e i promemoria rimangano coerenti all'interno del team, mentre i campi non critici possono essere personalizzati.

Le sfide comuni che risolvono gli eventi gestiti includono:

• Garantire l'uniformità dei tipi di eventi tra più membri del team.

• Ridurre gli errori di pianificazione causati da configurazioni incoerenti.

• Semplificare l'onboarding per nuovi membri del team fornendo tipi di eventi preconfigurati.

Utilizzando eventi gestiti, i team possono mantenere un'immagine professionale e migliorare l'efficienza della pianificazione.

La funzione di blocco negli eventi gestiti

Una caratteristica fondamentale degli eventi gestiti è la funzionalità di blocco, rappresentata da un'icona di blocco accanto ai campi nel tipo di evento. Per impostazione predefinita, ogni campo che può normalmente essere modificato in un tipo di evento standard è automaticamente bloccato per i membri del team. Questo assicura che dettagli critici come le domande di prenotazione, la durata o le regole di programmazione rimangano coerenti tra tutti i membri che utilizzano l'evento gestito. I membri del team non possono modificare questi campi bloccati, preservando la standardizzazione e riducendo gli errori.

In qualità di amministratore o creatore dell'evento gestito, puoi sbloccare campi specifici. Questo permette ai singoli membri del team di personalizzare alcuni aspetti del tipo di evento. Ad esempio, è comune sbloccare il titolo e la descrizione, in modo che ogni membro possa adattare l'evento al proprio stile o pubblico. Nel frattempo, campi essenziali come le domande di prenotazione, i promemoria o le regole di disponibilità rimangono solitamente bloccati per mantenere l'uniformità all'interno del team.

La funzione di blocco è uno dei principali elementi distintivi degli eventi gestiti, dando agli amministratori il pieno controllo mantenendo comunque la flessibilità dove conta di più. Garantisce che tutti i membri del team presentino un'esperienza professionale e coerente senza limitare la loro capacità di personalizzare le parti non critiche dei loro tipi di eventi.

Come configurare gli eventi gestiti su Cal.com

Segui questi passaggi per creare e configurare eventi gestiti:

1. Accedi a Cal.com
   Prima, crea un account Cal.com o accedi al tuo account esistente.

2. Crea un nuovo tipo di evento
   Nella dashboard dei tipi di eventi, clicca su '+ Nuovo' per creare un nuovo tipo di evento.

3. Seleziona un team e un tipo di evento
   Nel menu a tendina, seleziona uno dei tuoi (sotto)team, quindi scegli 'evento gestito' come tipo di evento. Compila i dettagli di base del tuo evento.

4. Configura i membri del team gestiti
   Scegli i membri del team che dovrebbero far parte dell'evento gestito. Puoi selezionare ogni membro individualmente o aggiungere tutti in un (sotto)team specifico, inclusi i membri futuri.

5. Clicca su disponibilità e seleziona l'orario di disponibilità desiderato da tutti
   Utilizzerà l'orario di disponibilità 'predefinito' come standard. È anche possibile sbloccare la scheda disponibilità, consentendo ai membri del team di scegliere il proprio orario di disponibilità.

Eventi gestiti vs eventi personali

Gli eventi personali e quelli gestiti sono abbastanza simili nella loro struttura, ma la differenza principale risiede nel controllo. Gli eventi gestiti sono gestiti dall'amministratore, il che significa che alcuni campi possono essere bloccati per mantenere la coerenza all'interno del team. Gli eventi personali, invece, sono completamente modificabili dagli utenti individuali. Gli eventi gestiti sono ideali quando vuoi standardizzare un tipo ricorrente di evento nel tuo team, mentre gli eventi personali consentono ai membri del team la piena libertà di personalizzare le loro prenotazioni. Essenzialmente, gli eventi gestiti ti permettono di gestire un tipo di evento personale per il tuo team, offrendo sia controllo che efficienza.

Principali vantaggi dell'uso degli eventi gestiti per la pianificazione

L'uso di eventi gestiti offre diversi vantaggi per team e organizzazioni:

• Coerenza tra i membri del team: I campi bloccati garantiscono che ogni evento mantenga la stessa struttura, domande e aspetto.

• Riduzione degli errori e delle incomprensioni: Le impostazioni predefinite riducono la possibilità di configurazioni errate.

• Miglioramento dell'onboarding: I nuovi membri del team possono iniziare rapidamente a utilizzare tipi di eventi preconfigurati senza dover imparare impostazioni complesse.

• Flessibilità dove conta: I campi sbloccati consentono la personalizzazione di elementi non critici come titoli o descrizioni.

• Scalabilità: Man mano che il tuo team cresce, gli eventi gestiti semplificano il rilascio di tipi di eventi standardizzati ai nuovi membri.

Casi d'uso reali per eventi gestiti

1. Vendite e successo del cliente

Gli eventi gestiti consentono ai team di vendita di assegnare sessioni dimostrative o consulenze cliente coerenti ai membri del team. Bloccando i campi critici, i manager possono garantire che le domande, la durata e le risorse siano uniformi tra tutte le riunioni, permettendo ai singoli membri di personalizzare i dettagli minori.

2. Reclutamento e assunzione

I recruiter e i responsabili delle assunzioni possono assegnare modelli di intervista standardizzati al loro team. I campi bloccati garantiscono che domande e processi di intervista essenziali rimangano coerenti, riducendo le discrepanze e migliorando l'esperienza del candidato.

3. Servizi professionali e consulenze

I consulenti e le agenzie spesso coordinano più specialisti per le chiamate cliente. Gli eventi gestiti garantiscono che tutte le riunioni seguano la stessa struttura consentendo ai consulenti di personalizzare i dettagli minori, come introduzioni o descrizioni delle sessioni.

4. Istruzione e sanità

Insegnanti, professori o professionisti medici possono assegnare appuntamenti standardizzati ai membri del team. Campi critici come i moduli di prenotazione e le istruzioni rimangono coerenti, mentre le note personali o gli stili di comunicazione possono essere adattati individualmente.

Concludendo la potenza degli eventi gestiti nella pianificazione

Gli eventi gestiti sono una soluzione potente per i team che cercano di ottimizzare la pianificazione mantenendo controllo e coerenza. Fornendo modelli gestiti dall'amministratore, la funzione di blocco e opzioni di assegnazione flessibili, Cal.com aiuta i team a ridurre gli errori, risparmiare tempo e offrire un'esperienza professionale a clienti, studenti o colleghi.

Pronto per ottimizzare il processo di pianificazione del tuo team? Esplora Cal.com oggi stesso e inizia a usare gli eventi gestiti per semplificare il tuo flusso di lavoro.