Pianificazione del calendario che fa la differenza

Oggi esploreremo il dashboard e le impostazioni del team di Cal.com. Si tratta di un insieme di strumenti e funzionalità impattanti che lavorano insieme per consentire a organizzazioni e individui di massimizzare l'efficienza, la portata e la sinergia della loro infrastruttura di pianificazione Cal.com. Per accedere alla pagina delle impostazioni del team, devi essere connesso al tuo account Cal.com ed essere un amministratore autorizzato.

Una volta completato questo passaggio, sarai in grado di accedere completamente alla scheda Team, che si trova sul lato sinistro del tuo dashboard subito sotto Disponibilità. Quando visualizzi il dashboard del team, potrai vedere i team attualmente stabiliti e aggiungerne di nuovi. Se desideri creare un nuovo team, tutto ciò che devi fare è fare clic sul pulsante [+new] nell'angolo in alto a destra. Da qui, puoi specificare un nome per il team, un logo del team e i membri che ne fanno parte.

Navigazione nel dashboard del team

Il dashboard ti consente di:

• Vedere i team esistenti.

• Iniziare nuovi team facendo clic sul pulsante "Nuovo" nell'angolo in alto a destra. Specifica il nome del team, il logo e i membri.

• Modificare team esistenti.

• Anteprima della pagina di prenotazione del team.

• Invitare nuovi membri o sciogliere un team.

Se hai appena creato il tuo primo team, noterai che i passaggi successivi consigliati sono invitare membri del team, creare un evento e personalizzare l'aspetto. Dedicheremo un po' di tempo in questo articolo a coprire tutte queste opzioni e a vedere come possono essere sfruttate per beneficiare il flusso di lavoro della tua organizzazione.

Aggiunta di nuovi membri del team

Cliccare sul pulsante "Invita" ti porterà all'area “Membri” delle impostazioni del team del tuo account. Una volta qui, noterai un pulsante che dice "[+ Aggiungi]" nell'angolo in alto a destra della pagina. Basta fare clic su questo pulsante per aggiungere nuovi membri al team. Noterai, una volta fatto ciò, che verrà generata una finestra pop-up.

Questa finestra ti offre l'opzione di invitare i membri del team singolarmente inserendo la loro email o nome utente Cal.com, se già possiedono un account. Quando inviti membri utilizzando questo metodo, potrai anche specificare tramite il menu a discesa se l'individuo verrà aggiunto come membro normale, amministratore o proprietario. Questo è un metodo rapido ed efficiente se lavori in un piccolo team con solo un paio di membri.

Tuttavia, se fai parte di una grande organizzazione che ha molti team diversi con una vasta gamma di membri, potresti voler utilizzare la funzione di importazione in blocco. Questo può essere accesso semplicemente facendo clic sulla scheda Importazione in blocco. Una volta fatto, noterai che hai due opzioni per inviare inviti in blocco.

La prima opzione ti consente di incollare o digitare gli indirizzi email delle parti interessate nel campo "Invita tramite Email". Quando fai ciò, è importante assicurarsi che ogni indirizzo email sia separato da una virgola. La seconda opzione ti consente di caricare un file CSV con tutte le informazioni di contatto degli invitati previsti.

Dopo aver fatto questo, puoi utilizzare un menu a discesa identico a quello trovato sotto la scheda di invito individuale per specificare se tutti gli inviti in blocco appena impostati sono per membri normali, amministratori o proprietari.

Altre impostazioni dei membri

L'area Membri delle impostazioni del team di Cal.com ti consente anche di impostare altri parametri come l' impersonificazione dell'utente e la privacy. L'impostazione di impersonificazione dell'utente può essere attivata per consentire ai proprietari e agli amministratori del team di accedere temporaneamente come altri membri. Questo è ottimo per risolvere problemi a livello di account, oltre a personalizzare gli account dei nuovi dipendenti prima dell'inserimento. Subito sotto l'impostazione di impersonificazione dell'utente troverai la tua opzione di privacy. Abilitare la funzione "Rendi Team Privato" significa che i membri del team non potranno vedere chi altro fa parte dello stesso team. Questo è utile in situazioni in cui la sicurezza è fondamentale e le informazioni vengono fornite solo su base di necessità.

Tipi di eventi unici per i team

Se torni al dashboard del team di Cal.com, noterai che c'è un'opzione per creare tipi di eventi speciali riservati solo al team. Puoi scegliere di creare eventi gestiti, collettivi o round-robin. Cliccando sul pulsante "Crea" designato si aprirà una finestra pop-up che ti consente di nominare il nuovo evento, scegliere tra una delle tre opzioni e poi ulteriormente personalizzarlo. I nostri eventi collettivi sono utilizzati per riunioni con più membri obbligatori del team. Gli eventi round-robin, d'altra parte, sono utilizzati per riunioni che vengono alternate tra i membri del team in base alla disponibilità. Sentiti libero di controllare la nostra documentazione per gli utenti se desideri saperne di più su questi diversi tipi di eventi e sui vantaggi del loro utilizzo.

Gestire l'aspetto della pagina di prenotazione

Se fai clic sul pulsante "Modifica" nell'area Aspetto del dashboard del tuo team, verrai reindirizzato alla sezione aspetto della pagina delle impostazioni del team. Da qui, potrai scegliere il tema che verrà applicato alle pagine di prenotazione del tuo team. Le opzioni del tema vanno dal sistema predefinito a chiaro e scuro. Inoltre, puoi personalizzare i colori del marchio del tuo team, scegliere di disabilitare il marchio Cal.com e anche nascondere il pulsante "Prenota un Membro del Team" dalle tue pagine pubbliche. Una volta che hai effettuato le modifiche desiderate, è essenziale fare clic sul pulsante "Aggiorna" nell'angolo in basso a sinistra per applicarle. Se non vedi le modifiche riflesse subito dopo aver fatto questo, prova a disconnetterti dal tuo account e poi a riconnetterti.

Altre impostazioni del team

Ci sono altre due aree che troverai nell'area delle impostazioni del team di Cal.com. La prima si chiama “Fatturazione" ed è dove puoi visualizzare e gestire i dettagli di fatturazione. Dopo aver selezionato questa scheda, noterai un pulsante su cui puoi fare clic, che ti reindirizzerà al portale di fatturazione. Una volta nel portale di fatturazione, potrai apportare modifiche, come aggiornare o aggiungere ulteriori metodi di pagamento. La seconda impostazione che troverai si chiama SAML. Qui puoi configurare le tue opzioni di accesso singolo. Questo ti consentirà di effettuare personalizzazioni che consentono ai membri del tuo team di accedere al proprio account utilizzando un fornitore di identità. Troverai opzioni qui dentro per configurare l'accesso singolo utilizzando sia SSO con SAML che SSO con OIDC.

Navigare nel dashboard e nelle impostazioni del team di Cal.com può inizialmente sembrare scoraggiante, ma la piattaforma è progettata per migliorare il coordinamento, la sicurezza e la personalizzazione del team. Con una miriade di funzionalità che variano dall'aggiunta di membri, configurazioni di eventi unici, personalizzazioni dell'aspetto, alla fatturazione e configurazioni di accesso, Cal.com offre ai team la flessibilità di cui hanno bisogno per semplificare le operazioni di pianificazione.

Avere uno spazio centralizzato per gestire tutte queste funzionalità offre un modo efficiente per controllare le interazioni tra i team e le esperienze degli utenti. Utilizzando le capacità di Cal.com, i team possono ridurre i carichi amministrativi, migliorare la collaborazione e migliorare l'esperienza di prenotazione complessiva sia per i membri del team che per coloro che desiderano pianificare con loro.

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