Affaticamento da riunione: 5 strategie per ricaricarsi e aumentare la produttività sul posto di lavoro
Se ti trovi a temere le riunioni, probabilmente stai vivendo una certa fatica da riunione. Questo fenomeno comporta una combinazione di sintomi, tra cui esaurimento mentale, ridotta concentrazione e una sensazione di sopraffazione derivante da riunioni consecutive, indipendentemente dal fatto che si tengano di persona in ufficio o online. Questo dilemma moderno è spesso il risultato di diversi fattori, che vanno dalla mancanza di mobilità fisica e dal sentirsi intrappolati, sia davanti allo schermo che in una sala conferenze, a causa del diluvio di riunioni programmate in un giorno.
C'è un modo per uscirne? Possiamo risolverlo o almeno minimizzarlo? Certamente. In questo articolo, Will Cotter, proprietario della società di pulizie domestiche professionali HappyCleans, condivide cinque strategie pratiche per combattere la fatica da riunione che hanno funzionato per lui e il suo team, che gestisce da remoto.
1. Pianificazione Consapevole: Qualità sopra Quantità
Riduci: Rivedi e semplifica il tuo programma settimanale di riunioni utilizzando uno strumento di pianificazione pratico progettato per i team. Scegli questa strada se gli obiettivi di una riunione possono essere raggiunti tramite email o una breve chiacchierata.
Tempo di Sicurezza: Assicurati un intervallo di 15-30 minuti tra le riunioni. Questo spazio di respiro ti consente di decomprimere, elaborare le informazioni e prepararti per la discussione successiva.
Rispetta le Ore di Riposo: Comprendi l'importanza dell'equilibrio tra vita lavorativa e personale. Evita di programmare riunioni presto al mattino, tardi la sera o nei fine settimana.
2. Coinvolgere, Non Solo Partecipare: Rendere le Riunioni Utili
Introduci strumenti e piattaforme che favoriscono l'interazione, come lavagne interattive o app di collaborazione. Questo mantiene alti i livelli di coinvolgimento e contrasta l'ascolto passivo.
Non è necessario che ogni riunione sia guidata dalla stessa persona. Ruota questa responsabilità. Prospettive diverse portano energia fresca e dinamiche variegate alla discussione.
3. Movimento Fisico: La tua Arma Segreta
Includi mobilità nelle tue riunioni di persona.
Una riunione in piedi, specialmente per sessioni più brevi, può energizzare i partecipanti e incoraggiare la brevità.
Per riunioni lunghe, introduci una pausa di stretching di 2 minuti. Un rapido momento di riposo fisico può rinvigorire una mente stanca.
4. Stabilire una Chiara Tabella di Marcia: Dirigere il Focus
Hai Sempre un Agenda Strutturata. Inizia con un chiaro schema di ciò che deve essere realizzato entro la fine della riunione. Circola questa agenda in anticipo, permettendo ai partecipanti di prepararsi.
Abbi una Lista di Azioni. Concludi con un riepilogo e passaggi successivi chiaramente definiti. Tutti dovrebbero lasciare la riunione con una solida comprensione dei loro ruoli e responsabilità.
5. Tracciare Confini: Lavoro e Riposo
Cerca sempre di riservare uno spazio distinto per i compiti lavorativi. Una volta che ti allontani da quest'area, questo dovrebbe segnalare mentalmente “tempo di inattività.” Inoltre, dedica alcune parti della tua giornata per essere completamente priva di tecnologia. Questo potrebbe avvenire durante i pasti o una passeggiata serale, assicurandoti di dare alla tua mente una vera pausa.
Riflessioni Finali
Vivendo in un mondo che glorifica la “cultura del lavoro instancabile,” è facile spingere te stesso oltre i limiti, sovraccaricandoti e il tuo team con riunioni infinite che potrebbero non equivalere necessariamente a produttività o efficacia. Riconoscendo e affrontando la fatica da riunione di petto, possiamo sfruttare il potere della collaborazione senza lasciare che diventi emotivamente o mentalmente drenante. Ricorda, nel mondo delle riunioni, si tratta di far contare ciascuna, non di contare quante hai partecipato.
