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Zeitmanagement hilft der Produktivität, aber wie behältst du jeden Tag den Überblick über deine Zeit? Sicher, du kannst deinen Kalender oder dein Tagebuch markieren, aber was passiert, wenn du nicht in der Nähe bist? Siehst du die Einschränkungen? Das ist der Grund, warum Planungs-Apps im Jahr 2026 eine Notwendigkeit sind. Egal, ob du Student, Freiberufler oder Unternehmensinhaber bist, eine Planungs-App hilft dir, deine Zeit und Arbeit nahtlos zu verwalten.
Es geht über die einfache Terminplanung hinaus; die besten Terminplanungs-Apps bieten heute Plattformintegrationen, verwalten Erinnerungen und synchronisieren automatisch über Geräte hinweg. Aber welche Terminplanungs-App wählst du? Da kommen wir ins Spiel. Wir haben die beliebtesten Terminplanungs-Apps auf dem Markt getestet und sie basierend auf Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Integration bewertet. Und das Beste? Du bist genau im Zeitplan, um die 10 besten Terminplanungs-Apps für 2026 zu überprüfen, die für dich gereiht wurden.
Was macht eine großartige Terminplanungs-App aus?
Der entscheidende Faktor einer großartigen Terminplanungs-App ist die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Basierend auf deinen Anforderungen sollte die von dir gewählte Terminplanungssoftware über all diese oder die meisten dieser Funktionen verfügen.
Intelligente Verfügbarkeit: Eine großartige Terminplanungs-App versteht, wann du wirklich frei bist. Sie berücksichtigt Zeitzonen, Pufferzeiten und Fokuszeiten, um sicherzustellen, dass dein Zeitplan dich nie überfordert.
Kalendersynchronisation: Deine Terminplanungs-App sollte deinen Kalender automatisch über alle Geräte hinweg synchronisieren, damit du immer auf dem neuesten Stand bist.
Online-Buchung: Das Online-Buchungssystem spart Zeit und optimiert alles, von Kundenanrufen bis hin zu Teammeetings, ohne das ständige Hin und Her.
Zeitenblockierung: Um zu entspannen, fokussiert zu arbeiten oder einfach Besorgungen zu machen, ohne ständig in Meetings zu sein, kannst du während deines Tages Zeit blockieren.
Teamplanung: Sieh direkt die Verfügbarkeit deines Teams ein und plane Meetings, ohne E-Mail-Runden zu benötigen.
Automatisierung: Deine Zeitmanagement-Software muss Erinnerungen an alle Beteiligten senden, Meeting-Bestätigungen verschicken und Workflows auslösen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
Integrationen: Flexibilität und native Integration mit den bereits in deinem Workflow verwendeten Apps, wie Zoom, Slack oder Stripe, sind ein Grundpfeiler für eine großartige Terminplanungs-App.
Mobile Erfahrung: Wenn du nicht den ganzen Tag am Schreibtisch arbeitest, ist eine robuste mobile Erfahrung entscheidend für deine digitale Kalender-App.
Anpassungsmöglichkeiten: Sie ermöglichen es dir, das Tool perfekt an deinen Workflow anzupassen, was es zu einem unverzichtbaren Merkmal für großartige Terminplanungs-Apps macht.
Sicherheit und Datenschutz: Datensicherheitsstandards bestimmen, ob ein Terminplanungs-Tool für viele Berufe nutzbar ist, wie beispielsweise für medizinisches Fachpersonal, Therapeuten oder Anwälte.
Spezialfälle: Geschäftliche, Persönliche, Mitarbeiterplanung: Die heutigen Top-Terminplanungs-Apps bieten maßgeschneiderte Dienstleistungen zusätzlich zur Meeting-Planung, wie Projektplanungssoftware und Mitarbeiterplanungssoftware.
Die 10 besten Terminplanungs-Apps im Vergleich (Schnelle Übersichtstabelle)
Terminplanungs-App | Preisgestaltung | Beste Eigenschaft | Geeignete Nutzer | Automatisierungsniveau | Benutzerfreundlichkeit |
Cal.com | Kostenlos, Team-Tarif beginnt bei 15 USD pro Monat | Funktionsreiches, vollständiges Terminplanungsinfrastruktur Open-Source-Infrastruktur | Kreative, Teams, Unternehmen, Agenturen und Kliniken | Hoch | Einfach |
Calendly | Kostenlos, Standard-Tarif beginnt bei 12 USD pro Monat | Schnell einsatzbereit | Einzelpersonen und kleine Teams | Niedrig | Einfach |
Acuity Scheduling | Starter-Tarife beginnen bei 20 USD pro Monat | Schutz bei Nichterscheinen | Persönliche, dienstleistungsbasierte Unternehmen | Niedrig | Mittel |
Doodle | Kostenlos für Einzelpersonen, Pro-Tarife beginnen bei 14,95 USD pro Monat | Umfragen für Meeting-Verfügbarkeit | Kleine Teams | Niedrig | Einfach |
Square Appointments | Kostenlos, Plus-Tarif beginnt bei 49 USD pro Monat | Integration in das Square-Ökosystem | Persönliche, dienstleistungsbasierte Unternehmen | Niedrig | Schwierig |
HubSpot Meeting Scheduler | Kostenlos | Integration mit HubSpot CRM | Vertriebsteams | Niedrig | Mittel |
Zoho Bookings | Grundabonnement beginnt bei 5,38 USD pro Monat | Integration mit Zoho App Suite | Kleine Unternehmen | Moderat | Schwierig |
Google Kalender (mit Terminplanung) | Kostenlos | Integration mit Google Workspace | Persönlicher Gebrauch | Niedrig | Einfach |
Microsoft Outlook Kalender + Booking | Kommt mit einem vollständigen Microsoft 365-Abonnement | Microsoft 365- und Outlook-Kalender-Integration | Unternehmen auf Unternehmensebene | Moderat | Schwierig |
Setmore | Kostenlos für bis zu 4 Nutzer, Pro-Tarif beginnt bei 12 USD pro Monat | Benutzerfreundlich | Freiberufler | Niedrig | Einfach |
Cal.com rangiert auf Platz 1, weil es die anpassbarste und robusteste Terminplanungssoftware auf dem Markt ist. Selbst Experten stimmen zu, laut Alex und Andra von Efficient App, „Cal.com ist wirklich der beeindruckendste, flexibelste und modernste Meetingplaner auf dem Markt.“
Das saubere UI-Design und die Einfachheit der Einrichtung sind wirklich einer der Hauptgründe, warum Cal.com an erster Stelle steht. Es ist nicht nur einfach einzurichten, sondern Cal.com ist auch Open Source. Zusätzlich bietet Cal.com den besten Datenschutz in allen Cal.com-Plänen (sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig), indem es sicherstellt, dass alle Cal.com-Pläne HIPAA-konform sind.
Zusätzlich zu Datenschutz und Datensicherheit bietet Cal.com auch wichtige Funktionen wie Multi-Kalender-Synchronisation, Onlinebuchungssysteme und intelligente Verfügbarkeit. Diese Funktionen integrieren sich nahtlos in smarte Planungsworkflows für jeden Profi, von Kreativen und Teams bis hin zu Unternehmen, Agenturen und sogar Kliniken.
Vorteile
Offene und erweiterbare Plattform
API-First-Infrastruktur in allen Cal.com-Plänen
Unterstützt erweiterte Automatisierungen und Team-Workflows
Multi-Kalender-Synchronisation vereinfacht die Buchungsverfügbarkeit
Sauberes Interface und mobilfreundliches Design
Einschränkungen
Selbsthosting erfordert IT-Support und anfängliche Einrichtung
Erweiterte Funktionen können für Anfänger überwältigend sein
Preisgestaltung
Kostenlos für Einzelpersonen, Team-Pläne beginnen bei 15 USD pro Monat.
Bestens geeignet für
Kreative, Teams, Unternehmen, Agenturen und Kliniken.
Calendly ist ein einfaches Planungstool, das eine grundlegende kostenlose Stufe bietet, mit erweiterten Funktionen, die nur für zahlende Nutzer verfügbar sind. Es wird hauptsächlich für die persönliche Planung oder Verkaufsgespräche verwendet und funktioniert mit minimalen Einrichtungsvoraussetzungen. Während umfangreiche Anpassungsfunktionen fehlen, funktioniert es als minimalistische Buchungssoftware mit Multi-Kalender-Synchronisation.
Kernfunktionen
Google-, Outlook- und iCloud-Kalender-Synchronisation
Einfaches Interface für Buchungen von Einzelgesprächen
Automatisierte Besprechungserinnerungen
Zoom-Integration verfügbar
Vorteile
Einfach einzurichten und zu starten
Professionelles Design-Interface
Geeignet für schnelle Terminplanungsbedürfnisse
Einschränkungen
Erweiterte Funktionen sind nur für zahlende Nutzer verfügbar
Begrenzte Automatisierungsoptionen
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Preisgestaltung
Kostenlos für den persönlichen Gebrauch, Standard-Tarifpreise für Fachleute beginnen bei 12 USD pro Monat.
Bestens geeignet für
Einzelpersonen und kleine Teams mit begrenzten Planungsanforderungen.
Acuity Scheduling ist ein Terminplaner für dienstleistungsbasierte Unternehmen wie Salons, Spas und Wellnesszentren. Das UI und der Gesamtausbau sind auf Dienstleister ausgerichtet und bieten daher von Natur aus Aufnahmeformulare und Online-Zahlungsintegrationen für Terminbuchungen.
Vorteile
Professionelles Design für die kundeorientierte Benutzeroberfläche
Integration von Zahlungsschnittstellen für einfache Zahlungsverwaltung
Geeignet für Unternehmen mit mehreren Standorten
Einschränkungen
Erweiterte Funktionen sind nur in höherpreisigen Plänen zugänglich
Begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten
Nicht flexibel für nicht dienstleistungsbasierte Nutzer
Preisgestaltung
Keine kostenlose Stufe, Starter-Tarife beginnen bei 20 USD pro Monat, und Premium-Tarife beginnen bei 61 USD pro Monat.
Wenn du eine Personalplanungssoftware suchst, die gemeinsame Besprechungstermine für alle erforderlichen Teilnehmer findet, ist Doodle eine gute Option. Diese App eignet sich am besten für Teamworkflows und ermöglicht eine einfache Meeting-Koordination mit Umfragen.
Vorteile
Verfügbarkeitsumfragen für einfache Terminplanung
Geeignet für Teamworkflows
Sauberes Interface-Design
Einschränkungen
Erweiterte Funktionen sind nur für zahlende Nutzer verfügbar
Weniger Anpassungsoptionen
Es ist nicht leistungsfähig genug, um als eigenständiges vollständiges Planungssystem zu funktionieren
Preisgestaltung
Kostenlos für Einzelpersonen, Pro- und Team-Tarife beginnen bei 14,95 USD bzw. 19,95 USD pro Monat.
Square Appointments ist eine Terminplanungs-App, die am besten für persönliche dienstleistungsbasierte Unternehmen geeignet ist. Sie bietet integrierte Zahlungsverwaltung und Funktionen wie Nichterscheinungsschutz. Die App ist auch Teil des Square-Ökosystems.
Vorteile
Native Square-Ökosystem-Integration
Bietet Nichterscheinungsschutz
Ermöglicht Terminplanung und Zahlungsabwicklung
Einschränkungen
Erfordert die Nutzung der Square-Oberfläche, um die meisten Vorteile zu nutzen
Eingeschränkte Verfügbarkeitsverwaltungsfunktionen
Nicht geeignet für nicht dienstleistungsbasierte Unternehmen
Preisgestaltung
Kostenlose Planungsoption verfügbar, Plus- und Premium-Pläne beginnen bei 49 USD bzw. 149 USD pro Monat.
Der HubSpot Meeting Scheduler ist ein Werkzeug für Vertriebsteams, die Meetings direkt in ihre CRM-Software einspeisen müssen. Es bietet nützliche Funktionen wie Lead-Routing und Kalendersynchronisation, um Vertretern dabei zu helfen, schneller Leads zu konvertieren.
Vorteile
Vollständige Integration mit der HubSpot CRM-Software
Lead-Routing ermöglicht automatische Meeting-Zuweisungen
Einschränkungen
Nicht am besten geeignet für nicht-vertriebsorientierte Teams
Erfordert die Nutzung des HubSpot CRM, um den besten Nutzen zu ziehen
Preisgestaltung
Kostenlos für jedermann nutzbar.
Zoho Bookings integriert sich nativ in die Zoho Suite und hilft Unternehmen, die das Zoho-Ökosystem bereits nutzen. Es ist eine erschwingliche Buchungslösung für Unternehmen mit guten Anpassungsmöglichkeiten.
Vorteile
Erschwingliche Premium-Pläne
Native Integration mit Zoho Suite-Apps
Einschränkungen
Kein kostenloser Plan
Bietet den meisten Wert, wenn du die Zoho Suite bereits nutzt
Die Benutzeroberfläche kann einigen Benutzern veraltet vorkommen
Preisgestaltung
Kein kostenloser Plan. Grundabonnement beginnt bei 5,38 USD pro Monat.
Der Google Kalender mit der Funktion zur Terminplanung bietet eine einfache Funktion zur Besprechungsplanung, die direkt in den Google Workspace integriert ist. Dieses System ist leicht und zuverlässig für den persönlichen Gebrauch.
Vorteile
Synchronisiert sich mit allen Google Apps
Einfach zu bedienen und erfordert keine zusätzlichen Installationen
Einschränkungen
Begrenzte Funktionalität
Keine Zahlungsintegrationsoptionen
Nicht für Unternehmen geeignet
Bestens geeignet für
Studenten, Freiberufler, Solopreneure oder persönlichen Gebrauch.
Microsoft Bookings integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und den Outlook-Kalender, um eine robuste Planungs Lösung zu bieten. Dieses Tool ist am besten für Unternehmen und akademische Institutionen geeignet.
Vorteile
Enge Integration mit Microsoft 365 und Outlook-Kalender
Sicher und bietet eine Unternehmenslösung
Einschränkungen
Geeignet für Unternehmen, die bereits das Microsoft 365-Ökosystem nutzen
Nicht leichtgewichtig
Weniger intuitiv als einige Planer
Preisgestaltung
Kann nicht separat erworben werden; kommt mit einem vollständigen Microsoft 365-Abonnement.
Setmore ist eine saubere, benutzerfreundliche Terminplanungs-App mit einem guten kostenlosen Plan. Es hat eine einfache Benutzeroberfläche und ermöglicht es dir, einfache Buchungsseiten zu erstellen und grundlegende Automatisierungen zu erhalten.
Vorteile
Großzügiger kostenloser Plan
Automatisiert Buchungsbestätigungen und Erinnerungen
Einschränkungen
Weniger erweiterte Funktionen
Begrenzte Integrationsoptionen
Unterstützt keine komplexen Unternehmensanforderungen
Preisgestaltung
Kostenlos für bis zu 4 Nutzer. Pro-Plan ab 12 USD pro Monat.
Beste Terminplanungs-App je nach Anwendungsfall
Insgesamt am besten: Cal.com wird als die beste gesamthafte Terminplanungs-App eingestuft, dank seiner Funktionen, des robusten kostenlosen Plans und der API-First-Infrastruktur.
Beste kostenlose Option: Die beste kostenlose Terminplanungs-App geht ebenfalls an Cal.com, da sie alle notwendigen Funktionen für einzelne Benutzer im kostenlosen Tarif bietet.
Am besten für Unternehmen: Diese Kategorie ist ein Unentschieden zwischen Cal.com und dem HubSpot Meeting Scheduler. Allerdings unterstützt der HubSpot Meeting Scheduler weniger Anwendungsfälle für Unternehmen im Vergleich zu Cal.com.
Am besten für dienstleistungsbasierte Unternehmen: Persönliche dienstleistungsbasierte Unternehmen wie Salons, Spas und Wellnesszentren können zwischen Acuity Scheduler und Square Appointments wählen.
Am besten für Kreative: Kreative und Freelancer, die eine einfache Terminplanungs-App zur Verwaltung ihrer Meetings benötigen, können sich für Cal.com oder Calendly entscheiden. Cal.com bietet einen vergleichsweise besseren kostenlosen Plan.
Am besten für Teams: Teams mit begrenzten Planungsanforderungen können Doodle für die Meeting-Koordination nutzen. Für zusätzliche Anforderungen bietet Cal.com umfassende Lösungen für die Terminplanung von Teams.
Am besten für persönliche Planung: Die beste Terminplanungs-App in dieser Kategorie ist ein Unentschieden zwischen Cal.com und Calendly.
Am besten für Unternehmen: Diese Kategorie wird von Cal.com dominiert, dank seiner API-First-Infrastruktur und seiner Open-Source-Oberfläche.
Am besten für Zahlungen + Terminplanung: Für Zahlungen + Terminplanung führt Cal.com mit nativer Stripe-Integration, und Square Appointments nimmt den zweiten Platz ein.
Fazit
Es gibt einen signifikanten Unterschied zwischen deinen persönlichen Planungsanforderungen und denen eines Unternehmens. Daher musst du basierend auf deinen Anforderungen verstehen, welche App am besten zu dir passt.
Die Daumenregel, ob du ein Unternehmen oder ein Einzelner bist, besteht darin, ein Tool zu wählen, das:
Deine Skalierungsanforderungen erfüllt und
An deinen Workflow angepasst werden kann
Cal.com sticht in beiden Bereichen als anpassbare und automatisierbare Software hervor, die deinen Workflow sowohl als Individuum als auch als Unternehmen passt.
FAQs
Laut unseren praktischen Tests und Bewertungen rangiert Cal.com als die beste Terminplanungs-App für 2026.
Unternehmen, die CRM-Software verwenden, sind mit CRM-Software-Markenterminplanungs-Apps wie Square Appointments und HubSpot Meeting Scheduler am besten bedient. Für unabhängige Anforderungen ist Cal.com am besten geeignet, dank seiner API-First-Infrastruktur und privaten Hosting-Möglichkeiten.
Sowohl Cal.com als auch Calendly eignen sich hervorragend für den persönlichen Gebrauch. Du kannst beide ausprobieren und sehen, welche am besten zu deinen Bedürfnissen passt.
Ja, Cal.com bietet eine großzügige kostenlose Stufe und ist kostenlos für einzelne Freelancer, Solopreneure und Kreative. Premium-Pläne sind für Unternehmen und Teams mit einer niedrigen Monatsgebühr konzipiert.
Cal.com ist am besten für komplexe Automatisierungen und Anpassungen geeignet, die für die Integration in komplexe Workflows erforderlich sind. Dies wird durch die Open-Source-Infrastruktur der App ermöglicht.
Doodle ist die einfachste für Teams, da es Einfachheit mit begrenzten Funktionen bietet.
Ja, die Buchung von Kundenterminen ist eine der Hauptfunktionen von Terminplanungs-Apps. Mit den richtigen Terminplanungs-Apps kannst du Kundentermine buchen, Zahlungen erhalten und Buchungsbestätigungen und Erinnerungen an Kunden senden, alles automatisch.
Die meisten modernen Terminplanungs-Apps integrieren sich mit Google Kalender; jedoch integriert sich die eigene Kalender-App von Google am engsten mit Google Kalender.
Persönliche Serviceunternehmen können Terminplanungs-Apps wie Acuity Scheduling und Square Appointment verwenden. Für Dienste, die die Vertraulichkeit der Benutzerinformationen erfordern, rangiert Cal.com am besten.
Kurz gesagt, Cal.com bietet die robusteste kostenlose Stufe unter den gängigen Terminplanungs-Apps auf dem Markt.
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