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Automate venue scheduling, tours, and follow-ups with Cal.com workflows
Automate venue scheduling, tours, and follow-ups with Cal.com workflows
Streamline your venue booking process from inquiry to contract. Automate tours, holds, reminders, and post-event follow-ups with flexible, API-first scheduling built for event venues.
Streamline your venue booking process from inquiry to contract. Automate tours, holds, reminders, and post-event follow-ups with flexible, API-first scheduling built for event venues.
Vertraut von schnell wachsenden Unternehmen auf der ganzen Welt
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How workflows for event venues work
How workflows for event venues work
Connect your calendars, build routing and automation, then let Cal.com handle the rest across discovery calls, venue tours, holds, and final walk-throughs.
Connect your calendars, build routing and automation, then let Cal.com handle the rest across discovery calls, venue tours, holds, and final walk-throughs.
01
Capture leads and route bookings
Embed Cal.com on your website or listings to capture inquiries, qualify them with custom questions, and auto-route prospects to the right sales manager or coordinator. Use round robin, location rules, or capacity routing to keep calendars full and response times fast. Learn more at https://cal.com/apps.
02
Standardize venue tours and walkthroughs
Attach your venue tour script, event floor plan templates, and required documents to each event type. Automatically send prep emails and SMS so couples and planners arrive ready. Store preferences and notes in Cal.com or pass them to your CRM via webhooks.
03
Automate reminders, holds, and follow-ups
Reduce no-shows with timed email, SMS, and WhatsApp reminders. Block soft holds after a tour, trigger contract links, and send post-tour follow-ups. Everything can be managed in the dashboard or via the API at https://cal.com/docs.
Benefits for venue owners, managers, and sales teams
Benefits for venue owners, managers, and sales teams
Turn interest into confirmed bookings with consistent communication, fewer manual tasks, and better data across your pipeline.
Turn interest into confirmed bookings with consistent communication, fewer manual tasks, and better data across your pipeline.
01
Fewer no-shows and faster conversions
Automated confirmations and reminders keep prospects engaged. Smart follow-ups after tours increase booking velocity and reduce drop-off.
02
Consistent, professional client experience
Every inquiry receives the right information at the right time. Share your event venue checklist, parking details, and tour expectations upfront for a polished experience.
03
Centralize team scheduling and availability
Coordinate sales tours, AV walkthroughs, bar tastings, and staff meetings in one place. Round robin and pooled availability prevent double booking and calendar chaos.
04
Built for scale, secure for enterprise
Open-source, API-first, and SOC 2 compliant. Self-host if needed. Integrate with your CRM, payments, and communication tools to scale across locations. See https://cal.com/enterprise and https://cal.com/open-source.
Features built for venue operations
Features built for venue operations
Flexible tools that map to real venue workflows, from initial inquiry to event wrap-up and review requests.
Flexible tools that map to real venue workflows, from initial inquiry to event wrap-up and review requests.
Routing forms for qualification
Ask budget, headcount, date, and event type, then route to the right salesperson or calendar. Send to private links for preferred planners.
Multi-channel reminders
Email, SMS, and WhatsApp reminders reduce no-shows for tours, tastings, and walkthroughs. Customize timing and content.
Hold windows and buffer logic
Automatically add holds after a tour and insert buffers for room flips, loading, or security checks between appointments.
Attachments and prep kits
Include your venue tour script, policies, vendor list, and event floor plan templates in confirmations so clients arrive prepared.
CRM and payments integrations
Connect to tools via https://cal.com/apps. Sync lead data, trigger proposals, or collect deposits after a tour.
Self-hosting and robust API
Deploy on your infrastructure and manage workflows programmatically. Explore docs at https://cal.com/docs and support at https://help.cal.com/.
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Alle Ihre wichtigsten Werkzeuge synchron mit Ihren Besprechungen
Cal.com funktioniert mit allen Apps, die bereits in Ihrem Workflow sind, und sorgt dafür, dass alles perfekt zusammenarbeitet.
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Häufig gestellte Fragen
Häufig gestellte Fragen
Dies sind einige unserer am häufigsten gestellten Fragen.
Dies sind einige unserer am häufigsten gestellten Fragen.
Can Cal.com handle multiple spaces and calendars across one venue?
Yes. Create event types for each space, pool availability across team members, and add location-specific rules. You can also route by capacity, date, or space type.
How do reminders help our venue booking process?
Configure confirmations and reminders by channel and timing. Clients receive clear next steps, which reduces no-shows and shortens the time from tour to contract.
Can we include our event venue checklist and floor plans in confirmations?
Yes. Add attachments and links to your event venue checklist and event floor plan templates so clients arrive prepared and aligned.
Do you support custom questions for wedding venue marketing campaigns?
Yes. Use custom intake fields to tailor forms for weddings, corporate, or social events. Segment leads and pass responses to your CRM via webhooks or apps.
Can we standardize our venue tour script for every salesperson?
Yes. Attach your venue tour script and talking points to the event type. Use workflows to send prep materials to the client and internal notes to your team.
Is self-hosting available for venues with strict compliance needs?
Yes. Cal.com supports self-hosting, SSO, role-based access, and audit logs. See https://cal.com/enterprise and our repository via https://cal.com/open-source.
How do we track performance across teams and locations?
Use booking analytics, conversion tracking, and CRM integrations. Build custom dashboards with the API at https://cal.com/docs and find help at https://help.cal.com/.
Can Cal.com handle multiple spaces and calendars across one venue?
Yes. Create event types for each space, pool availability across team members, and add location-specific rules. You can also route by capacity, date, or space type.
How do reminders help our venue booking process?
Configure confirmations and reminders by channel and timing. Clients receive clear next steps, which reduces no-shows and shortens the time from tour to contract.
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Yes. Add attachments and links to your event venue checklist and event floor plan templates so clients arrive prepared and aligned.
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Glauben Sie uns nicht einfach so
Unsere Nutzer sind unsere besten Botschafter. Entdecken Sie, warum wir die erste Wahl für die Terminplanung sind.
"Eleganter als Calendly, offener als SavvyCal, funktioniert Cal.com und es fühlt sich genau richtig an."
Flo Merian
Produktmarketing, Mintlify
Ich denke, dass Cal.com eine sehr gute Chance hat, eine neue Kategorie zu schaffen, die sowohl großartig als auch gut gestaltet ist.
Guillermo Rauch
CEO, Vercel
"Ich bin gerade von Calendly zu Cal.com migriert."
Kent C. Dodds
Gründer von EpicWeb.dev
"Ich habe es gerade ausprobiert und es ist definitiv das einfachste Meeting, das ich je geplant habe!"
Aria Minaei
CEO, Theater.JS
"Ich habe schließlich den Schritt zu Cal.com gemacht, nachdem ich nicht herausfinden konnte, wie ich Ereignisse im Calendly-Dashboard bearbeiten kann."
Ant Wilson
Mitgründer & CTO, Supabase
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