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01
Kalender, Formulare und Aufnahme verbinden
Verbinden Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter oder Anbieter, legen Sie Bürozeiten fest und fügen Sie Aufnahmeformulare hinzu, um Bewerberdaten wie Passnummer, Nationalität und Reisedaten zu erfassen. Verwenden Sie Eignungsfragen, um Bewerber an die richtigen Ereignistypen weiterzuleiten, einschließlich Passverlängerung, beschleunigten Passdienstleistungen und Visainterviews. Cal.com integriert sich über den App-Marktplatz unter https://cal.com/apps mit Ihren vorhandenen Tools und unterstützt Unternehmens-SSO unter https://cal.com/enterprise für sichere Rollouts über Teams und Standorte hinweg.
02
Gestalten Sie Ihren Workflow und Ihre Regeln
Verwenden Sie den No-Code-Workflow-Builder, um Regeln für den Visumantragsprozess festzulegen. Definieren Sie sofortige Bestätigungen, zeitbasierte Erinnerungen und Anweisungen vor dem Termin. Fügen Sie dynamische Links für Formulare, Checklisten und Zahlungen hinzu. Konfigurieren Sie separate Wege für Erstbewerber, Erneuerungen und Familien. Entwickler können mit unserer API und Webhooks unter https://cal.com/docs/api erweitern und automatisieren, sodass Sie Fallsysteme aktualisieren, Referenznummern generieren oder Hintergrundprüfungen auslösen können, wenn Buchungen erstellt oder umgeplant werden.
03
Bestätigungen, Erinnerungen und Nachverfolgungen automatisieren
Bestätigen Sie sofort und planen Sie Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp, um No-Shows zu reduzieren. Fügen Sie Visa-Fotobestimmungen, eine Checkliste für Reisvisa und Tipps für den Konsulatstermin hinzu, damit die Antragsteller gut vorbereitet sind. Nach dem Termin senden Sie Follow-ups für fehlende Dokumente, Terminänderungen oder die nächsten Schritte. Jeder Kontaktpunkt wird protokolliert, und Sie können den Status mit Ihren internen Systemen synchronisieren. Erfahren Sie mehr über die Konfiguration von Workflows unter https://cal.com/docs.
01
Senkung von No-Shows und verspäteten Ankünften
Bewerber versäumen Termine, wenn die Anweisungen unklar sind oder Erinnerungen zu spät eintreffen. Workflows lösen dies mit intelligenten Bestätigungen, geplanten Benachrichtigungen und klaren Anweisungen. Sie können Tipps für Konsulatstermine, was mitzubringen ist, und Details zur Anmeldung vor Ort einfügen. An Tagen mit hoher Nachfrage senden Sie eine 24-Stunden-Erinnerung, eine 2-Stunden-Erinnerung und eine 15-Minuten-Erinnerung. Die Teams sehen weniger unangemeldete Besuche zur falschen Zeit und weniger freie Slots, was den Durchsatz und die Zufriedenheit der Bewerber erhöht.
02
Dokumentenvorbereitung beschleunigen
Reduzieren Sie Last-Minute-Probleme, indem Sie die richtige Anleitung zur richtigen Zeit senden. Teilen Sie vor dem Besuch die Anforderungen an Visafotos, die Checkliste für Reisewisum und alle lokalen Formulare in einer einzigen Nachricht. Bei Verlängerungen fügen Sie einen kurzen Leitfaden zu den Anforderungen zur Passverlängerung und einen Link zu Ihren häufig gestellten Fragen bei. Wenn etwas fehlt, lösen Sie automatisch eine Folgeaktion mit Anweisungen zum erneuten Hochladen oder zur erneuten Terminvereinbarung aus. Dies reduziert die Bearbeitungszeit pro Termin und erhöht den Erfolg beim ersten Versuch.
03
Skalieren Sie über Standorte und Anbieter hinweg
Rollen Sie ein konsistentes Buchungserlebnis in Konsulaten, Partneragenturen und ausgelagerten Dienstleistungszentren aus. Cal.com unterstützt Pool- und Rotationsplanung, sodass Sie die Nachfrage fair verteilen und die Auslastung hoch halten können. Verwalten Sie lokale Feiertage, Mitarbeiterberechtigungen und einzigartige Ereignistypen pro Standort. Wählen Sie gehostete oder selbstgehostete Bereitstellungen und integrieren Sie sich über API in bestehende Systeme. Entdecken Sie die Flexibilität von Open Source unter https://cal.com/open-source und Unternehmensoptionen unter https://cal.com/enterprise.
04
Nachweis von Compliance und Sicherheit
Schützen Sie personenbezogene Daten mit starken Zugriffskontrollen und rollenbasierten Berechtigungen. Cal.com unterstützt Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, SSO, Prüfungsprotokolle und benutzerdefinierte Datenaufbewahrungsrichtlinien. Halten Sie die Kommunikation mit Bewerbern konsistent und zentralisiert für Prüfungen, während Sie bei Bedarf Self-Hosting-Optionen nutzen können. Lesen Sie über unsere Sicherheitslage unter https://cal.com/security und erkunden Sie die Preise unter https://cal.com/pricing.
Routing-Formulare und Anspruchsprüfungen
Bewerben Sie Bewerber mit Routing-Formularen, um sie basierend auf dem Visumantragsprozess oder den Erneuerungsbedürfnissen an den richtigen Ereignistyp, Zeitfenster und Standort zu senden.
Mehrkanalbenachrichtigungen
Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden. Fügen Sie zeitgesteuerte Benachrichtigungen für kritische Fälle wie einen beschleunigten Reisepass hinzu, um die Antragsteller auf Kurs zu halten.
Dokumentensammlung und Links
Teilen Sie Links zu Anleitungen, Checklisten und Upload-Portalen. Fügen Sie Anforderungen für Visa-Fotos und eine Checkliste für Reisevisa hinzu, damit die Antragsteller vorbereitet mit den erforderlichen Dokumenten erscheinen.
Teamplanung und Rundlauf
Verfügbarkeit von Pools über Standorte, Fähigkeiten zuweisen und Rundlaufverteilung verwenden, um die Arbeitslast für Interviews, Erneuerungen und Aufnahmekonsultationen zu verteilen.
APIs und Webhooks
Verbinden Sie Cal.com mit Ihrem Fallmanagement oder CRM. Lösen Sie Webhooks bei Buchungen, Umscheduling oder Stornierungen aus. Siehe Entwicklerdokumentation unter https://cal.com/docs/api.
Open-Source und Self-Hosting
Setzen Sie es in Ihrer eigenen Umgebung für maximale Kontrolle ein oder nutzen Sie unseren gehosteten Dienst. Erforschen Sie Optionen unter https://cal.com/open-source und https://cal.com/enterprise.
Beginnen Sie mit der Automatisierung der Planung von Pässen und Visa
Erstellen Sie Ihren ersten Workflow in Minuten und sehen Sie, wie Automatisierung No-Shows reduziert, die Dokumentenbereitschaft beschleunigt und an verschiedenen Standorten skaliert. Melden Sie sich an unter https://cal.com, erkunden Sie die Dokumentation unter https://cal.com/docs oder fordern Sie eine Unternehmensdemo unter https://cal.com/enterprise an.
