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01
Kalender, Veranstaltungsarten und Teams verbinden
Synchronisieren Sie die Kalender von Organisatoren, Ausstellern und Referenten, definieren Sie die Veranstaltungsarten für Demos, Anbieterbesprechungen und Sponsor-Check-ins und weisen Sie dann Routing-Regeln zu, damit Einladungen schnell bei der richtigen Person landen.
02
Design-Workflows für jedes Meilenstein
Erstellen Sie Vorlagen für die Einarbeitung, Bestätigungen der Standlogistikplanung, Sitzungs-Erinnerungen und die Erfassung von Interessenten auf Messen. Auslösen durch Buchung, Neuplanung, Stornierung oder Zeitfenster vor und nach Sitzungen.
03
Automatisieren Sie Follow-ups und Berichterstattung
Gesende poste Ereignisbericht Vorlagenaufforderungen, routen Sie warme Leads zu Verkäufen und benachrichtigen Sie Sponsoren über die Leistung. Push-Daten über API und Webhooks an Ihr CRM, Analytik- oder Ausstellerverwaltungssoftware.
01
Die Planung zwischen Ausstellern, Sponsoren und Referenten vereinheitlichen
Ersetzen Sie fragmentierte Tools durch eine einheitliche Workflow-Engine. Standardisieren Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Check-ins, sodass jeder Stakeholder die richtigen Details pünktlich erhält. Eliminieren Sie Hin und Her und schaffen Sie ein konsistentes Erlebnis für alle Teilnehmer.
02
Umsätze sichern und No-Shows reduzieren
Automatisierte E-Mail-, SMS- und WhatsApp-Erinnerungen erhöhen die Teilnahme an Demos, Käuferbesprechungen und gesponserten Sitzungen. Erstellen Sie Sequenzen, die an Zeitzonen und Event-Standplan-Software gebunden sind, um Räume, Stände und Personal optimal zu nutzen.
03
Optimieren Sie die Abläufe mit API-erst Flexibilität
Cal.com ist Open Source, API-first und unterstützt Self-Hosting. Verbinden Sie Registrierungssysteme, Ausstellermanagement-Software oder Zahlungswerkzeuge. Automatisieren Sie Slot-Freigaben, Raumänderungen und die Planung der Standlogistik ohne manuelle Bearbeitungen.
04
Planen, messen und ROI optimieren
Verwenden Sie Workflows, um eine Checkliste für die Planung von Messen zu verteilen, die Leistungen der Sponsoren mit einer Vorlage für Sponsorenpakete zu verfolgen und eine Vorlage für den Nachbericht der Veranstaltung an die Interessengruppen zu übermitteln. Erfassene Ergebnisse pro Sitzung und binden Sie diese an Ihre Vorlage für das Messebudget.
Routing-Formulare für die richtigen Besprechungen
Qualifizieren und leiten Sie Käufer, Medien und Partner basierend auf Interessen, Standort und Verfügbarkeit an das richtige Aussteller- oder Sponsor-Team weiter. Reduzieren Sie die manuelle Triage und beschleunigen Sie die Zeit bis zum gebuchten Meeting.
Mehrkanal-Erinnerungen und -Updates
Versenden Sie markenbasierte Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Fügen Sie Einrichtungsfenster, Saalnummern und Stand-IDs hinzu. Passen Sie die Zeitplanung für internationale Teilnehmer an, um Verwirrung und verpasste Sitzungen zu reduzieren.
Lead-Erfassung und sofortige Übergabe
Leiten Sie die Lead-Erfassung auf Messen ein, indem Sie Buchungslinks, QR-Flüsse oder APIs einbetten. Automatisch CRM-Datensätze erstellen, Sitzungen kennzeichnen und Verantwortliche für eine sofortige Nachverfolgung zuweisen.
Ressourcensensitives Scheduling
Verknüpfen Sie Veranstaltungstypen mit Raumkapazität, Standgröße und Personalabdeckung. Verhindern Sie automatisch Doppelbuchungen und halten Sie die Abläufe auf dem Gelände im Einklang mit Ihrer Veranstaltungsplanungssoftware.
Self-Hosting und Unternehmenskontrollen
Führen Sie Cal.com in Ihrer Cloud aus, bringen Sie Ihre eigene Datenbank mit und halten Sie PII in der Region. Wenden Sie SSO, SCIM, Audit-Logs und granulare Berechtigungen an, um den Anforderungen von Unternehmen und Compliance zu entsprechen.
Analytik und Arbeitsabläufe nach der Show
Starten Sie die Aufgaben für den Abschlussbericht nach der Veranstaltung, fassen Sie die Teilnahme, die Nichtteilnehmerquoten und das Volumen der Interessenten zusammen und senden Sie den Beteiligten eine prägnante Zusammenfassung der Ergebnisse, die mit Ihrer Vorlage für das Messesbudget verknüpft ist.
Wie helfen Workflows bei der Einarbeitung von Ausstellern?
Erstellen Sie eine Onboarding-Sequenz, die Fristen, Bestätigungen des Grundrissplans und Badgedetails sendet. Erinnern Sie die Teams daran, Assets einzureichen, Strom und Internet zu bestätigen und Einrichtungstermine ohne manuelle Nachverfolgung zu buchen.
Kann Cal.com komplexe Sponsor-Lieferungen unterstützen?
Ja. Erstellen Sie Workflows, die an Ihre Vorlage für Sponsoring-Pakete gebunden sind, um gesponserte Demos, VIP-Treffen und Theatersitzungen zu planen und gleichzeitig Leistungszusammenfassungen und Erinnerungen an die Sponsorenkontakte zu senden.
Wie verbessert Routing die Meetings zwischen Teilnehmern und Ausstellern?
Routing-Formulare qualifizieren Interessen und Budget und buchen dann automatisch mit dem besten Vertreter basierend auf Fähigkeiten oder Produktlinie. Dies reduziert Reibungen und erhöht die Konversionsrate auf der Ausstellungsfläche für Aussteller.
Können wir uns mit unserem CRM- und Anmeldesystem integrieren?
Cal.com ist API-first mit robusten Webhooks. Synchronisieren Sie Teilnehmer, Aussteller und Meetings mit Ihrem CRM und Registrierungssystem, damit Daten in Pipelines, Dashboards und nach der Messe Analyse fließen.
Wie passen sich Erinnerungen an verschiedene Zeitzonen und Hallen an?
Erstellen Sie Erinnerungen basierend auf der lokalen Zeit, einschließlich Hallen- und Stand-IDs, und senden Sie unterschiedliche Anweisungen für den Aufbau im Vergleich zu den Öffnungszeiten. Verwenden Sie SMS für dringende Änderungen wie Raumwechsel.
Ist Self-Hosting verfügbar, um die Datenkontrolle zu gewährleisten?
Ja. Self-host Cal.com, um Teilnehmer- und Ausstellerdaten in Ihrer Umgebung zu behalten. Wenden Sie SSO, SCIM und granulare Berechtigungen an, um Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Können wir die Planungs- und Berichtsvorlagen standardisieren?
Verteilen Sie eine Checkliste für die Planung von Messen vor der Veranstaltung, sammeln Sie Ausgaben mit einer Budgetvorlage für Messen und automatisieren Sie eine Vorlage für den Nachbericht für Aussteller und Sponsoren nach der Veranstaltung.
Fange mit Cal.com an
Automatisieren Sie das Onboarding von Ausstellern, Sponsorensitzungen und Käufermeetings ohne die lästige Arbeit. Starten Sie kostenlos und skalieren Sie dann mit APIs, Routing und Unternehmenskontrollen. Wenn Sie komplexe Shows durchführen, hält Cal.com sie im Zeitplan.
