Pour garantir que les rendez-vous, les systèmes de dossiers médicaux électroniques et les flux de travail cliniques restent correctement alignés, intégrer la planification avec les DME est une nécessité. Dans ce guide détaillé, nous expliquerons comment l'intégration de Cal.com avec les DME peut aider le système à maintenir la continuité des soins tout en respectant également les exigences de conformité, de sécurité et d'audit.

Comprendre les Dossiers Médicaux Électroniques et Cal.com

Qu'est-ce qu'un dossier médical électronique ?

Un DME est essentiellement l'historique médical complet d'un patient stocké sous un format numérique sécurisé. Il est maintenu par les prestataires de soins de santé dans les cliniques et les hôpitaux au fil du temps. Un logiciel de dossier médical électronique inclut généralement :

• Diagnostics

• Médicaments

• Allergies

• Résultats de laboratoire

• Notes de traitement et 

• Historique des visites

Composants essentiels des logiciels et systèmes de dossier médical électronique

Le logiciel DME maintient l'ensemble des composants que nous décrirons ci-dessous pour garantir que les informations des patients sont précises et disponibles. La plupart des systèmes DME incluent les éléments suivants au niveau fonctionnel.

✅Identité du patient : Il inclut des détails personnels, des informations de contact et de l'assurance.

✅Documentation Clinique : Tous les diagnostics passés des patients, les notes des médecins et les plans de soins y sont réunis.

✅Médication & Allergie : Il s'agit de prescriptions et de contre-indications.

✅Résultats de tests de laboratoire & imagerie : Il couvre toutes les commandes de tests des patients, les rapports et les tendances historiques.

✅Support de facturation : Il contient les factures, les réclamations et les données de remboursement.

✅Sécurité & Conformité : Il offre des autorisations d'accès sécurisées avec des pistes d'audit.

Où se situent la planification & l'accès des patients dans le flux de travail du DME ?

Avant que les patients obtiennent une note de médecin en ligne ou que le traitement commence, le système est censé déterminer :

• Qui est le patient ?

• Quel prestataire voit le patient ?

• Où la visite a-t-elle lieu ?

• Quel type de visite est-ce ?

La planification et l'accès des patients déterminent quelles données sont saisies dans le système DME. S'il y a une erreur dans l'accès des patients et la planification, telle qu'une mauvaise localisation, un mauvais prestataire, ou un mauvais type de visite, la continuité des soins est compromise. Cela se produit même avant l'utilisation du DME.

Comment Cal.com fonctionne-t-il comme couche de planification pour les cliniques, les hôpitaux et les cabinets médicaux ?

Maintenant, venons-en à la vraie question, comment Cal.com aide-t-il ici ?

Cal.com fonctionne parallèlement au DME, agissant en tant que couche de planification conforme à la HIPAA pour le secteur de la santé. Il protège l'intégrité de tout ce qui suit dans un logiciel DME en régissant comment les rendez-vous sont créés. 

Pour vous donner une image claire, Cal.com effectue tout le travail de fond pour les cliniques, les hôpitaux et les cabinets médicaux.

• Prévient la création de rendez-vous non valides ou non conformes

• Met à jour les informations sur la disponibilité réelle des prestataires et à quel emplacement

• S'assure que seules les visites médicales précises et prêtes à l'emploi sont saisies dans le DME

• Standardise la logique de réservation pour éviter des plannings surchargés pour les prestataires, conformément à la conformité gouvernementale

Modèles d'intégration entre Cal.com et les systèmes de Dossier Médical Électronique

Les modèles d'intégration varient en fonction de la taille de votre clinique, de la capacité technique et des exigences de conformité. Cal.com est une plateforme robuste qui prend en charge divers modèles d'intégration, allant de la mise en place d'intégrations DME natives à des intégrations axées sur middleware avec des systèmes DME.

Intégrations natives et sur le marché

En bref, c'est la méthode d'intégration la plus rapide prise en charge par Cal.com. Elle prend en charge la synchronisation des rendez-vous, de la disponibilité et des détails de base des patients. Ce type d'intégration ne prend pas en charge des personnalisations étendues ou il a un support limité pour les cas extrêmes et les flux de travail complexes. 

Intégration directe d'API à API

Les intégrations API vous permettent de profiter des avantages de l'automatisation, car Cal.com et votre système DME peuvent communiquer de manière programmatique grâce aux intégrations API. Ce type d'intégration est le mieux adapté aux cliniques et cabinets où une cartographie de données précise, des règles commerciales personnalisées et des intégrations de systèmes internes sont nécessaires.

Intégration axée sur les événements à l'aide de webhooks

Au-delà des intégrations de niveau API, vous avez l'utilisation de webhooks qui créent une intégration axée sur les événements. Cal.com et votre système DME se connectent instantanément lorsqu'un événement se produit, comme la création, la modification ou l'annulation d'un rendez-vous. Il est le mieux adapté aux cliniques où la vitesse est essentielle, surtout lorsque plusieurs emplacements et prestataires peuvent être impliqués.

Utilisation de middleware ou de plateformes d'intégration pour la cartographie et le routage

Les intégrations basées sur middleware conviennent mieux aux grands hôpitaux où il y a un volume élevé de réservations tout en gérant de nombreux prestataires et emplacements chaque jour. Le middleware fonctionne comme une couche d'authentification, réduisant la charge de travail à la fois de Cal.com et de votre système DME, assurant une gestion précise des deux systèmes par le personnel de la réception, les cliniciens et les patients.

Quand envisager des services de développement de logiciels de santé personnalisés

C'est l'intégration la plus complexe et détaillée qui n'est nécessaire que lorsque les intégrations sur étagère ne peuvent répondre à vos exigences réglementaires, opérationnelles ou d'échelle. Le développement de logiciels de santé personnalisés vous permet d'avoir un contrôle total sur les flux de données et les sauvegardes de conformité. Cependant, c'est significativement coûteux et nécessite beaucoup de temps pour être développé et testé avant la mise en œuvre.

Planification de votre intégration

Des intégrations solides des DME sont nécessaires, non pas pour rendre les cliniques plus rapides, mais pour les rendre correctes par défaut. Et la justesse commence par la planification. Les intégrations réussies DME-planification ont leur base ancrée dans la clarté. Les cliniques doivent se mettre d'accord sur les problèmes qu'elles résolvent et sur la manière dont les systèmes doivent se comporter si les choses tournent mal. Planifier votre intégration avec clarté est ce qui sépare un flux de travail résilient d'un flux de travail fragile. 

Définir vos cas d'utilisation

Commencez à planifier votre intégration en définissant clairement tous les scénarios du monde réel que votre système de planification peut avoir besoin de prendre en charge à l'avenir.

• Nouvelles réservations de patients

Pour les nouvelles réservations de patients, des étapes d'admission supplémentaires et des temps de visite prolongés sont nécessaires. Lors de la planification, cela doit être reflété en amont afin qu'une rencontre complète et conforme soit saisie dans le DME sans nécessiter de correction ultérieure.

• Rendez-vous de patients de retour

Pour les rendez-vous de patients de retour, la planification doit correctement apparier les patients aux prestataires existants, aux dossiers et aux types de visite. De cette façon, le DME pourra étendre correctement l'historique du patient sans le fragmenter.

• Visites de télésanté et en personne

Les règles de localisation, les licences de prestataire et les normes de documentation varient pour les rendez-vous virtuels et physiques. La distinction entre une visite de télésanté et une visite en personne doit être appliquée à la couche de planification afin que les cliniciens puissent éviter le travail manuel et se concentrer sur les rendez-vous.

• Planification des ressources de prestataires et de salle

La couche de planification peut aider les cliniques à éviter les goulets d'étranglement opérationnels en tenant compte des plannings qui se chevauchent, de la disponibilité des prestataires et des contraintes de salle. 

Décider du système d'enregistrement des données et des rendez-vous des patients

La plateforme de planification est le système d'enregistrement pour la logique de réservation, la disponibilité et la création de rendez-vous. Et le DME est le système d'enregistrement pour l'historique clinique et les données des patients. La confusion entre ces deux éléments peut entraîner des doublons de dossiers et des pistes d'audit incorrectes. Par conséquent, une distinction claire entre les systèmes d'enregistrement qui travaillent ensemble pour des opérations fluides doit être maintenue.

Mapper les champs de données

Le mappage des champs est nécessaire pour garantir qu'il n'y a pas de données mal alignées, car les problèmes d'intégration proviennent souvent de là. C'est là que la précision technique rencontre la réalité opérationnelle.

• Champs de profil du patient

Des détails de base tels que le nom du patient, la date de naissance et les informations de contact constituent le champ du profil du patient. Ce champ doit être mappé proprement pour éviter les discordances et les doublons de dossiers patient.

• Types et codes de rendez-vous

Les différents types de rendez-vous et leurs codes internes doivent être standardisés tôt pour qu'ils signifient la même chose dans le système de planification et dans le DME. Cela peut aider les cliniques à prévenir les problèmes de facturation dès le début. 

• Identifiants des prestataires

Mapper les ID des prestataires dans le système est nécessaire pour garantir que les rendez-vous sont attachés au bon clinicien. Les prestataires peuvent avoir des ID différents dans divers systèmes, et leur mappage correct est crucial pour la continuité des soins et la conformité.

Identifier les exigences de conformité, de sécurité et d'audit

Cal.com joue un rôle stratégique ici en appliquant une planification basée sur des règles et auditable qui protège l'intégrité des données DME en aval. Avant l'intégration DME-planification, les équipes doivent définir les éléments suivants.

• Qui peut créer, modifier ou annuler des rendez-vous

• Comment les changements sont-ils enregistrés et audités

• Comment les contrôles d'accès sont-ils alignés sur les politiques internes et les réglementations externes

• Quelles données doivent être masquées, cryptées ou restreintes 

Utiliser les fonctionnalités intégrées de Cal.com avec votre dossier médical électronique

Cal.com offre des fonctionnalités intégrées qui vous permettent de vous intégrer à un logiciel DME sans avoir besoin de développeurs, d’APIs ou d’une infrastructure complexe. C'est la façon la plus simple d'intégrer Cal.com avec votre DME, et c'est la méthode d'intégration la plus couramment utilisée par les équipes de santé qui adoptent pour la première fois Cal.com dans leur flux de travail clinique. Voici comment le système fonctionne :

Étape 1 : Configurer les types d'événements pour les visites et procédures médicales

Pensez à cela comme l'étape où les règles sont fixées pour que Cal.com les suive. Pourquoi des règles sont-elles nécessaires, et quelles sont ces règles ? Les règles sont nécessaires pour garantir qu'il y a peu ou pas d'ambiguïté lors de l'étape de mappage et de rapport des données à l'intérieur du DME.

Cal.com peut recevoir des informations sur le type de rendez-vous proposés par votre pratique médicale (tests de diagnostic, consultations médicales, visites de suivi ou procédures chirurgicales). Chacun de ces types de rendez-vous (lire événement) a sa durée définie, ses limites de réservation et ses temps de tampon ; ce sont ses règles. Une fois que Cal.com a reçu toutes ces informations, il peut automatiquement suivre cette logique de réservation.

Étape 2 : Définir la disponibilité des prestataires et les horaires de la clinique

Vous avez défini les types de rendez-vous proposés par votre pratique médicale ; maintenant Cal.com doit savoir quand vous pouvez offrir ces rendez-vous (services). Donc, maintenant vous devez entrer les horaires de vos prestataires dans Cal.com ainsi que vos heures d'ouverture de clinique, jours fériés de la clinique et congés des prestataires. Cela garantit que Cal.com ne montre que des créneaux horaires valables aux patients, et que votre DME reçoit des rendez-vous qu'il peut réellement offrir.

Étape 3 : Utiliser des formulaires de routage pour collecter les informations patient requises avant la réservation

Un logiciel de planification peut simplement configurer un rendez-vous avec les deux étapes précédentes, mais Cal.com va plus loin. Il utilise des formulaires de routage pour accélérer le processus de prise de rendez-vous. Des questions simples au moment de la prise de rendez-vous, comme la raison de la visite, un nouveau patient ou une visite de suivi, et le prestataire préféré de l'utilisateur, peuvent contribuer à réduire la charge de travail de la réception.

Étape 4 : Limiter l'accès et les permissions pour le personnel clinique et administratif

Les pratiques médicales doivent suivre plusieurs exigences d'audit et de conformité. C'est pourquoi les contrôles d'accès sont nécessaires. Cal.com sépare les deux couches, permettant aux administrateurs de gérer les règles de routage, les types d'événements, et les modifications de disponibilité, tandis que les cliniciens ne peuvent gérer que leurs propres agendas.

Étape 5 : Utiliser des notifications et rappels en accord avec les flux de travail cliniques

Maintenant que votre système de planification est mis en place, tout ce dont vous avez besoin sont des notifications et rappels pour garder tout le monde informé. Cal.com fournit cela avec des notifications d'application pour les cliniciens et des rappels par email et message pour les patients. Le logiciel envoie des confirmations de réservation, des rappels, et des alertes de reprogrammation aux parties concernées. Cela réduit les absences et garde tout le monde à la même page.

Intégration via APIs de Cal.com

Vous avez configuré les fonctionnalités intégrées à l'intérieur de Cal.com pour répondre à vos besoins de planification et les transférer dans votre DME. Les APIs vous aideront maintenant à automatiser le processus plus avant avec une intégration DME plus stricte et contrôlée.

Aperçu des principaux points d'entrée API de Cal.com pour la santé

L'API de Cal.com accède et partage des objets de planification structurés tels que des types d'événements, des réservations, des utilisateurs et des disponibilités. Ces points d'entrée sont utilisés pour synchroniser l'état des rendez-vous et non pour gérer les données cliniques. C'est une distinction cruciale pour assurer la conformité aux directives HIPAA.

Étape 1 : Authentification sécurisée entre Cal.com et votre système de dossier médical électronique

Avant tout échange de données, les APIs authentifient les systèmes de manière sécurisée. Cela est fait pour garantir que le flux de données est sécurisé, fiable et n'implique pas le flux de PHI ou de contrôles administratifs en amont. L’API Cal.com délimite les permissions minimums côté serveur pour compléter l'authentification.

Étape 2 : Créer et mettre à jour des rendez-vous à partir du dossier médical électronique dans Cal.com

Avec l'API authentifiée, Cal.com est prêt à permettre aux patients de réserver leurs rendez-vous et de mettre à jour des informations cruciales lorsque le rendez-vous est confirmé dans le DME en tant qu'événements. Mais que se passe-t-il lorsque les rendez-vous sont créés dans le DME en premier ? L'intégration API garantit que les rendez-vous DME en premier occasionnent des verrouillages de créneaux horaires et de disponibilité des prestataires sur le calendrier de Cal.com sans écraser les rendez-vous du DME.

Étape 3 : Écrire les réservations de Cal.com dans le dossier médical électronique

Comme mentionné dans le point précédent, dans la plupart des cas, Cal.com est la source de la création des rendez-vous lorsqu'il est utilisé en tant que couche de planification. Donc, cette étape est principalement Cal.com authentifiant que le créneau horaire et la disponibilité du prestataire sont exacts et configurant le rendez-vous en tant qu'événement à l'intérieur du DME. Le travail restant, qui est de tirer ou créer des dossiers de santé des patients, est géré par le DME et non par Cal.com.

Étape 4 : Synchroniser les données des prestataires et les plannings de manière programmatique

Les systèmes basés sur API peuvent automatiquement mettre à jour les métadonnées des prestataires et les changements de planning si des identifiants cohérents sont utilisés à travers les deux systèmes. Cela élimine le risque de dossiers de prestataires dupliqués ou de calendriers mal assortis.

Utiliser des Webhooks pour la Synchronisation en Temps Réel

Une fois que la couche API est en place, vous pouvez maintenant entrer dans le territoire de l'automatisation instantanée avec des webhooks qui permettent des mises à jour basées sur des événements. C'est lorsque les systèmes peuvent réagir immédiatement aux changements de planification.

Événements auxquels vous pouvez vous abonner dans Cal.com

Lors de l'utilisation de Cal.com, les changements de planification sont effectués lorsque des événements clés se produisent, tels que :

• Création de réservation

• Mise à jour de réservation

• Annulation de réservation

Dans de tels cas, les webhooks notifient instantanément et automatiquement votre backend (système DME) sans nécessiter de requêtes constantes.

Gestion des événements webhook dans votre backend santé

Une intégration fiable sait comment gérer les imperfections et les échecs, plutôt que de ne fonctionner que dans des conditions parfaites. C'est pourquoi les gestionnaires de webhooks doivent authentifier les requêtes entrantes et valider les charges utiles pour traiter les événements en toute sécurité. La clé ici est que les gestionnaires doivent être idempotents et capables de réessayer les échecs sans créer d'entrées en double.

Mapper les charges utiles de webhook aux structures de données de dossier médical électronique

Les données de réservation de Cal.com et les schémas de DME ne s'alignent pas toujours directement. C'est là que la logique de mappage entre en jeu. Elle traduit les données de réservation de Cal.com dans le système de rendez-vous du DME. Elle partage des données sur les modèles de prestataire et de patient, y compris les horodatages et les identifiants requis pour la réconciliation.

Prévenir les doublons et garder des dossiers cohérents

Enfin, la prévention de la duplication des données repose sur la création et le maintien d'ID de réservation uniques. Le système fonctionne lorsqu'il y a des règles de propriété définies et une source de vérité claire (système DME). En cas de réservations déjà existantes, les systèmes doivent valider en conséquence et mettre à jour les ID de réservation existants sans les recréer.

Utiliser Middleware ou Plateformes d'Intégration

À mesure que votre pratique se développe, le nombre de rendez-vous quotidiens, de prestataires et d'administration augmente également. Les plateformes middleware travaillent à apporter de la résilience au système pour garantir que tout fonctionne bien.

Quand le middleware est plus sensé que l'intégration directe

Utiliser le middleware devient plus sensé dans divers scénarios, tels que :

• Lorsque vous utilisez plusieurs DME

• Lorsque vous effectuez la planification et la gestion multi-emplacements

• Lorsque vous avez plusieurs départements et des règles de routine complexes

Le middleware absorbe les échecs dans ces flux de travail et réessaie en toute sécurité sans provoquer des échecs en cascade qui peuvent compromettre les flux de travail cliniques.

Exemples de modèles middleware pour les équipes de santé

Le but des modèles middleware est d'améliorer la fiabilité de l'intégration tout en minimisant le couplage entre les systèmes. Les modèles middleware pour les équipes de santé incluent :

• Utilisation de files d'attente d'événements pour mettre à jour les changements de réservation dans le DME

• Utilisation de couches de validation pour appliquer la logique et les règles de réservation

• Utilisation de réessais automatiques et de files d'attente de lettres mortes pour les échecs de synchronisation

Mapper les données de Cal.com aux objets de dossier médical électronique

Pour les flux de travail complexes, gérer et maintenir manuellement les systèmes Cal.com et DME avec leurs nombreux champs, charges utiles et identifiants peut être extrêmement difficile. C'est là que le middleware peut normaliser les données, enrichir les charges utiles et résoudre les identifiants pour s'assurer que les deux systèmes peuvent être gérés facilement.

Gérer le routage complexe, tel que les configurations multi-emplacements et multi-prestataires

Les systèmes middleware peuvent aider les grandes organisations par précisément trois choses qui peuvent maintenir les systèmes cliniques de base faciles à utiliser sans introduire de complexité. Cela inclut le routage des réservations en fonction de :

• Destinations

• Spécialité

• Et des contraintes opérationnelles

Considérations de sécurité, confidentialité, et HIPAA

Micah Friedland, le Fondateur et PDG de Navi, a dit, « Chez Navi, protéger les informations de santé personnelles est non négociable, choisir donc Cal.com pour la planification semble logique. » C'est ainsi que nos utilisateurs ont commenté sur l'attention de Cal.com pour garantir la sécurité des données et la confidentialité des données des patients.

La gestion des Informations de Santé Protégées (PHI) est une partie cruciale de la planification et des intégrations DME. Une fois vos intégrations terminées et fonctionnelles, vous devez immédiatement vous concentrer sur la sécurité et la confidentialité.

Protéger les informations de santé des patients lors de l'échange de données

Le principe le plus crucial pour protéger les informations de santé lors des échanges de données est la minimisation des données. Seules les informations liées à la planification sont partagées entre les systèmes, à l'exception des notes cliniques, diagnostics, résultats de tests et historiques de traitement.

Cryptage en transit et au repos

Le cryptage de bout en bout lorsque les données sont transférées ou stockées d'un système à un autre est crucial. Le cryptage doit également être appliqué à chaque couche, des APIs et webhooks aux journaux, sauvegardes et files d'attente middleware. C'est crucial pour la sécurité des données des patients, même en cas d'accès inapproprié au système.

Contrôle d'accès et permissions basées sur les rôles

Les permissions basées sur les rôles garantissent que le personnel concerné peut accéder uniquement à ce dont il a besoin dans le flux de travail médical. Les cliniciens peuvent voir et gérer leurs calendriers, les administrateurs peuvent gérer les plannings et les horaires d'ouverture des cliniques, et enfin, les fournisseurs de services backend opèrent avec des identifiants à portée étroite.

Journaux d'audit et traçabilité entre Cal.com et le dossier médical électronique

Les journaux d'audit sont cruciaux pour la conformité, surtout lorsque les systèmes sont en direct. Les intégrations Cal.com avec le DME peuvent potentiellement capturer qui crée, modifie ou annule des rendez-vous avec des horodatages et des systèmes sources. Cette traçabilité soutient les enquêtes internes et le signalement d'incidents, ainsi qu'un support pour les audits de conformité.

Travailler avec des équipes légales et de conformité avant le lancement

Les revues légales et de conformité avant le lancement peuvent éviter aux pratiques des changements coûteux. Les équipes testent les intégrations et s'assurent qu'elles sont conformes aux réglementations HIPAA, aux politiques régionales et internes, ainsi qu'aux obligations contractuelles.

Tester votre intégration

Les tests terminent le processus d'intégration de Cal.com et du DME, et ils garantissent que tous les systèmes fonctionnent comme requis dans des conditions réelles.

Mettre en place un environnement de préproduction avec des patients et prestataires de test

Un environnement de préproduction avec des données de patients synthétiques et des prestataires peut vous permettre de tester votre intégration sans accidentellement divulguer de vraies informations de patients ou perturber les flux de travail cliniques en direct.

Tester les flux de réservation de bout en bout

C'est l'un des tests les plus cruciaux où vous parcourez le cycle de vie complet d'un rendez-vous depuis la configuration sur Cal.com jusqu'à la fin de la facturation dans le DME. Cela vous permet de vérifier si vos systèmes fonctionnent ou non, tout du long.

Tester les annulations, reprogrammations, et scénarios de non-présentation

Dans un environnement synthétique, testez toujours vos intégrations en utilisant des cas extrêmes. Cela inclut les absences malgré les rappels, les annulations, les reprogrammations, et les changements de planning de dernière minute. Cela vous aidera vraiment à comprendre l'intégrité de votre système dans le monde réel.

Vérifications de charge et de performance pour les cliniques ou hôpitaux occupés

Vérifiez les goulets d'étranglement des API, webhook, ou middleware avant de mettre en ligne votre intégration. Cela vous évitera beaucoup de maux de tête lorsque le système fonctionnera à plein régime pendant les heures de pointe.

Créer des plans de retour arrière et de réponse aux incidents

Même lorsque tout fonctionne parfaitement, vous devez prévoir des backups et des retours arrière avec des plans de réponse aux incidents détaillés. Le système doit savoir quand et comment suspendre la synchronisation, annuler les modifications et communiquer en interne lorsque des problèmes surviennent.

Modèles et exemples d'intégration communs

Intégrer Cal.com avec votre DME est simple, et voici quelques modèles d'intégration courants pour vous aider à visualiser comment cela fonctionnera pour vous, accompagnés d'exemples.

Petite pratique médicale utilisant Cal.com avec un système de dossiers médicaux électroniques cloud

Dans une petite pratique médicale, Cal.com fonctionne comme une couche de planification légère sur le logiciel DME basé sur le cloud. Voici comment l'intégration et le flux de travail fonctionnent en action :

• Les patients prennent rendez-vous en utilisant l'interface de réservation en ligne de Cal.com

• Cal.com gère la disponibilité des prestataires, les tampons, et même les calendriers des prestataires

• Une fois la réservation terminée, l'information est mise à jour dans le DME en tant que rendez-vous par Cal.com

• En utilisant les informations du patient qui ont été utilisées pour configurer le rendez-vous, de nouveaux dossiers sont créés, ou les informations sont appariées avec des dossiers existants.

Cette configuration est simple et réduit le travail administratif pour les petites pratiques médicales, et elle ne nécessite pas une infrastructure complexe pour être mise en place.

Cas d'utilisation pour un hôpital avec une planification complexe des prestataires et des départements

Si les petites pratiques médicales sont le cas d'utilisation le plus simple des intégrations Cal.com et DME, les hôpitaux sont la version la plus complexe de celle-ci. Même dans sa forme la plus simple, il utilise un logiciel middleware entre Cal.com et le DME pour garantir que le système est équipé pour gérer un volume élevé de réservations et garantir que les événements sont traités de manière fiable. Voici à quoi ressemble ce système en action.

• Cal.com est responsable de la gestion de la logique de réservation et du routage orientés patients. Cela inclut montrer la disponibilité à jour aux patients, réserver leurs créneaux horaires préférés, et confirmer les rendez-vous à l'intérieur du DME en configurant des événements.

• Le DME de l'hôpital ou le logiciel de chartage médical fonctionne comme le système d'enregistrement. Il valide et définit l'identité du patient, l'historique médical, les dossiers de rendez-vous, et les données de conformité pour chaque patient et rendez-vous.

Clinique ou spa médical associant Cal.com avec un logiciel de chartage médical

Les spas médicaux ou cliniques n'ont pas besoin que Cal.com gère les données cliniques. Ils nécessitent seulement les capacités de planification de Cal.com pour synchroniser les métadonnées de rendez-vous dans le système de chartage médical de la clinique. Cela permet au logiciel de chartage médical de prendre en charge la facturation et les notes de traitement tandis que Cal.com gère la configuration des rendez-vous, leur type, la disponibilité des prestataires, et les formulaires de prise d'information des patients.

Prestataire en santé mentale utilisant Cal.com avec des dossiers de santé mentale électroniques

Les prestataires en santé mentale nécessitent une planification priorisant la confidentialité. Cal.com fonctionne parfaitement ici car il fonctionne dans un flux d'information très limité où seules les informations essentielles relatives à la planification sont échangées entre Cal.com et le système de dossiers de santé mentale électronique. Dans ce flux de travail, Cal.com ne gère que le portail d'auto-réservation du patient et les informations de disponibilité des prestataires. Le système de dossiers de santé mentale électronique stocke les notes cliniques et les historiques de thérapie.

Dépannage et maintenance

Les intégrations et configurations techniques peuvent souvent tomber dans des impasses inexplicables. Voici comment vous pouvez résoudre les problèmes d'intégration courants et maintenir l'intégrité de votre système.

Problèmes d'intégration courants et comment les repérer

Les intégrations DME et Cal.com peuvent avoir certains problèmes, qui peuvent être classés comme suit :

• Mauvaises correspondances de calendrier et rendez-vous manqués

• Réservations en double

• Mauvaises correspondances de disponibilité des prestataires

• Mises à jour retardées

Les raisons communes des problèmes énumérés incluent :

• Échecs de webhook (les plus courants)

• Cartographie incorrecte des données

• Règles de système d'enregistrement peu claires

Ces problèmes peuvent être facilement repérés lorsque vous remarquez que votre personnel doit corriger manuellement les plannings.

Surveiller les webhooks, files d'attente et échecs de synchronisation

Avec les problèmes clairement définis, passons à la résolution de problèmes. Les échecs de webhooks, les fichiers d'attente et les échecs de synchronisation sont les causes les plus courantes des problèmes mentionnés ci-dessus. Donc, pour les résoudre, vous devez passer par les journaux d'événements entrants et sortants du webhook. Avec le suivi du statut de livraison du webhook, vous pouvez vérifier les synchronisations échouées et les alertes pour comprendre la cause racine des échecs et réparer chacun d'eux en conséquence.

De même, pour les systèmes middleware, vous devriez vérifier les files d'attente pour identifier la cause des échecs et les réparer en conséquence. Vous pouvez également mettre en place des révisions régulières de la logique de réessai pour prévenir les pertes de données.

Changements de version dans le logiciel de dossier médical électronique et les APIs Cal.com

Les mises à jour de version sont courantes tant pour les systèmes DME que pour l'API Cal.com. Donc, noter les changements tels que les champs obsolètes ou les nouvelles règles de validation peut vous aider à résoudre les échecs d'intégration et également à maintenir votre système avec les dernières versions de votre logiciel. La clé ici est de créer une sensibilisation aux versions et de s'abonner aux notifications de mise à jour pour vérifier le journal des modifications. Enfin, assurez-vous toujours de tester les changements et les intégrations dans un environnement de test avant de les déployer.

Quand refactoriser dans une architecture plus évolutive

La scalabilité entre en jeu dès que vous remarquez que votre personnel de réception doit prendre en charge manuellement le flux de planification encore et encore. Cela signifie que vous devez passer à des flux de travail orientés événements où les règles de propriété des données sont plus claires. Vous pouvez également opter pour des intégrations basées sur middleware où un logiciel s'interpose entre Cal.com et votre DME pour valider, réessayer, enregistrer, et mapper les données. Vos besoins définiront le type d'architecture de système qui vous conviendra.

Conclusion

Cal.com peut évoluer avec votre pratique, et vous devriez utiliser cela à votre avantage. Intégrer Cal.com avec votre DME ne devrait pas être une décision technique unique. Vous devriez l'utiliser comme une progression avec les étapes détaillées dans ce blog. L'approche correcte pour commencer dépendra de la taille de votre pratique et des exigences de conformité. 

À chaque étape, si vous définissez clairement la source de vérité et la propriété des données, cela peut limiter les fuites de données sensibles et améliorer l'accès des patients. Enfin, souvenez-vous toujours de tester votre intégration avant de la mettre en ligne et d'étendre toujours progressivement. Pour plus d'informations et une assistance experte, vous pouvez contacter notre équipe de support chez Cal.com.

FAQ

1. Cal.com peut-il s'intégrer à mon système de dossier médical électronique existant ?

Oui, Cal.com peut s'intégrer à la plupart des systèmes DME grâce à son infrastructure API-first. La méthode réelle d'intégration varie selon vos besoins, mais Cal.com prend en charge les intégrations DME de manière native, avec des plateformes middleware, des webhooks et des connexions API directes. 

2. Ai-je besoin d'un développeur pour connecter Cal.com et mon dossier médical électronique ?

Non, vous n'avez pas toujours besoin d'un développeur pour connecter Cal.com avec votre logiciel DME. Vous pouvez intégrer des fonctionnalités intégrées à l'intérieur de Cal.com pour vous connecter à votre DME de manière transparente. Vous pouvez également utiliser des intégrations existantes pour réaliser le travail. Cependant, si vos besoins sont pilotés par webhooks, basées sur API ou des intégrations de plateformes middleware, alors vous pourriez avoir besoin d'un développeur.

3. Comment garder les données de Cal.com et de mon dossier médical électronique synchronisées ?

Il y a deux façons d'y parvenir. Tout d'abord, la synchronisation des données peut être prise en charge par des webhooks en temps réel ou par le biais de synchronisations d'API programmées / files d'attente middleware. La clé ici est de configurer un système en tant que source de vérité et de permettre à Cal.com de mettre à jour les informations liées aux réservations et aux annulations sans écraser les données cliniques.

4. Puis-je contrôler quelles données circulent vers Cal.com pour des raisons de confidentialité ?

Oui, Cal.com vous permet de partager uniquement les informations requises pour la planification avec lui. Ces données incluent des données non sensibles, comme le nom du patient, les détails du rendez-vous, les coordonnées et le nom du prestataire. Cal.com est parmi les seules infrastructures de planification qui vous permettent de limiter le partage des Informations de Santé Protégées (PHI) en dehors du DME.

5. Est-il possible d'utiliser Cal.com uniquement comme une couche de réservation orientée patient ?

Oui, il est possible de configurer Cal.com comme la couche de réservation orientée patient. Dans de telles configurations, Cal.com ne collecte que la disponibilité et l'intention de réservation du DME et met à jour les rendez-vous confirmés dans le DME.

6. Que se passe-t-il si le système de dossier médical électronique se déconnecte ?

Pour les pannes temporaires, Cal.com peut toujours maintenir votre pratique en activité en suivant les règles de disponibilité mises en cache. Une fois que votre DME est de nouveau en ligne, Cal.com peut synchroniser automatiquement les rendez-vous.