L'impatto della pianificazione automatizzata sull'equilibrio tra vita professionale e vita privata dei dipendenti

Quando pianificazione e gestione dei turni diventano il centro dell'attenzione, la preoccupazione principale è di solito come ne trarrà vantaggio un'azienda. Ma ecco un consiglio dal corso 101 di gestione delle risorse umane: i dipendenti sono la risorsa chiave. Se sono felici e motivati, possono aumentare i ricavi semplicemente grazie alla qualità del lavoro e dei servizi che offrono. Questa regola funziona anche al contrario: i dipendenti sovraccarichi e non ascoltati sono meno inclini a dare il 101% al proprio lavoro. Si limitano a fare il minimo indispensabile, aspettando che finisca il turno – o non raggiungono nemmeno le aspettative lavorative minime.

Inoltre, la pianificazione automatizzata renderà più facile ed efficiente il rispetto delle nuove normative sulle condizioni di lavoro.

Lo sai bene come imprenditore responsabile e intelligente, quindi concentriamoci su aspetti più tecnici. Come puoi automatizzare il tuo processo di pianificazione per aiutare i dipendenti ad avere orari ottimali, un buon equilibrio tra vita professionale e vita privata e, in generale, sentirsi valorizzati?

In poche parole, devi scegliere uno strumento affidabile e potente per la pianificazione automatizzata. Poi sarai pronto a far crescere i ricavi e la soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti.

Vantaggi della pianificazione automatizzata dei dipendenti

Un software di pianificazione davvero valido dovrebbe aiutarti a raggiungere diversi obiettivi importanti legati alla forza lavoro e alle sue esigenze, quindi esploriamo questi vantaggi nel dettaglio.

1. Ridurre i costi del lavoro

Introdurre la pianificazione automatizzata non significa che licenzierai automaticamente qualcuno perché non ne hai bisogno e quindi risparmierai sugli stipendi. Sarebbe un approccio irresponsabile. La pianificazione automatizzata ti permetterà invece di capire i colli di bottiglia del tuo approccio al personale e come migliorarlo.

A sua volta, una migliore distribuzione dei turni farà risparmiare sui compensi per gli straordinari, sulle spese per problemi di sicurezza, sugli incidenti o sulle perdite dovute alla mancanza di clienti o a turni con troppo personale nei periodi di bassa stagione o nelle fasce meno affollate della giornata.

Se guardiamo con attenzione, tutto diventa evidente. La pianificazione manuale è spesso involontariamente di parte ed esposta a errori umani e ad abitudini consolidate. Quindi alcuni dipendenti possono ricevere più turni mentre altri non ne ottengono abbastanza. Oppure i turni più impegnativi, con molti clienti, sono scoperti o coperti da lavoratori inesperti, mentre nei momenti di calma si assiste a un afflusso di personale con poco da fare.

I dipendenti stanchi tendono ad avere più incidenti e i lavoratori inesperti possono aver bisogno di più competenze per gestire i turni più impegnativi. Tutto questo porta a perdite di denaro invece che a un profitto.

Quando fai un'analisi fondamentale dei fattori da considerare e poi li integri nel tuo strumento di pianificazione, la macchina costruisce uno schema di turni equo. Tutti hanno la possibilità di riposare e tutti i turni sono coperti in modo adeguato per soddisfare la domanda.

2. Operazioni semplificate

La pianificazione manuale include sempre dati importanti nel processo decisionale, quindi i problemi sorgeranno sempre. Qualcuno semplicemente non può presentarsi in un certo giorno o a una certa ora oppure chiede un giorno libero invece di turni aggiuntivi. Inoltre, il feedback e una comunicazione ravvicinata con i dipendenti sono indispensabili, preferibilmente raccolti in un unico posto, accessibile sia ai manager sia ai dipendenti.

Un buon pianificatore automatizzato può incorporare tutte le richieste e i fattori senza 'dimenticare' nulla. Poi permetterà ai dipendenti di comunicare direttamente nell'app le proprie preoccupazioni, così le loro richieste non andranno perse. La pianificazione diventa più fluida ed efficiente e le persone si sentono ascoltate e rispettate.

3. Migliore soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti

Questo punto deriva dai due precedenti: quando i turni sono distribuiti in modo ragionevole, ognuno ha la propria parte di lavoro e di tempo libero. Quindi c'è poca ragione per andarsene. Il denaro è solo una parte della fidelizzazione dei dipendenti. Il vero equilibrio tra vita professionale e vita privata è importante quanto la retribuzione. Quindi, quando puoi creare orari di lavoro che rispettano le esigenze e i diritti dei lavoratori (mantenendo al tempo stesso la tua attività in pieno funzionamento), fallo.

4. Conformità completa

Alcune parti della normativa sul lavoro vengono regolarmente riviste per proteggere i lavoratori da trattamenti ingiusti. È difficile considerare tutti i nuovi requisiti quando si creano i turni manualmente. In particolare, le norme sulla pianificazione richiedono che i dipendenti siano informati dei loro turni con largo anticipo, così da poter adattare i propri piani o chiedere al datore di lavoro di spostare il turno in un'altra fascia oraria. Informare le persone che il loro turno inizia tra un'ora o persino tra 30 minuti è illegale (e comunque irragionevole). La pianificazione automatizzata ti consente di creare gli orari con largo anticipo e di rispettare norme rigorose. L'automazione aiuta a far rientrare in mezz'ora un lavoro che richiede da 3 a 5 ore. Quindi puoi creare orari adeguati in modo rapido e preciso senza ritardare questo compito odioso.

5. Flessibilità della forza lavoro

Un buon strumento di pianificazione consente una comunicazione bidirezionale che permette ai lavoratori di avere voce in capitolo nella creazione degli orari. Alcune persone possono avere ottimi motivi per chiedere turni diversi o orari specifici della giornata, ed è ragionevole ascoltare queste richieste. Una volta inviate le richieste tramite lo strumento di pianificazione, questo può avvisarti di queste preferenze specifiche. Così non dovrai correre all'ultimo minuto per trovare un sostituto. La pianificazione automatica rende la flessibilità della forza lavoro un obiettivo raggiungibile, ed è fantastico.

6. Equilibrio tra vita professionale e vita privata e processi automatizzati

Quando i turni vengono assegnati automaticamente tenendo conto di una distribuzione equa tra turni diurni e notturni, l'equilibrio tra vita professionale e vita privata dei tuoi lavoratori migliora complessivamente. Puoi programmare lo strumento per adattarsi alle esigenze delle persone con figli che chiedono fasce orarie specifiche o per altri motivi seri che le persone possono avere. Così otterrai dipendenti fedeli, che investiranno il 200% nel proprio lavoro e avranno meno burnout o motivi per andarsene.

Ti basta procurarti un software che non perda dati preziosi mentre organizza i turni e che tenga traccia di una distribuzione equa dei turni. Eviti gran parte del lavoro monotono e soggetto a errori e costruisci per la tua azienda un team forte, sano e altamente motivato.

Come risolvere correttamente i problemi di pianificazione

Ora che sai come un buon strumento di automazione può aiutare te e il tuo personale, esploriamo come implementare e perfezionare questo software per ottenere il massimo da esso.

1. Identifica i tuoi specifici problemi di pianificazione

Ogni azienda è unica e la tua organizzazione può affrontare problemi di pianificazione e di personale diversi da quelli di altre organizzazioni simili. Quindi osserva con attenzione quando e dove sorgono i problemi di pianificazione: in certe ore del giorno, in determinati giorni o stagionalmente. Sovraffollamento o carenza di personale? Abbinamento dei lavoratori a un turno? Assenteismo? Burnout e alto turnover? Individua con precisione i problemi specifici da risolvere per primi.

2. Raccogli il feedback dei dipendenti sui problemi di pianificazione

Il passo successivo è ascoltare ciò che le persone hanno da dire. I loro commenti e le loro richieste possono essere le soluzioni ai problemi che hai individuato. Raccogli i feedback e vedi come si inseriscono nelle aree problematiche che hai trovato. Le lamentele per una cronica mancanza di personale possono segnalare carenza di organico o turni in cui dovrebbero presentarsi più dipendenti. Burnout e voglia di lasciare il lavoro a causa della stanchezza e della mancanza di equilibrio tra vita professionale e vita privata indicano una distribuzione ingiusta dei turni. L'assenteismo è un segnale forte di un sistema di comunicazione dei turni guasto e di una pianificazione fatta senza il contributo dei lavoratori. L'elenco può essere lungo; il tuo compito è ascoltare e capire ciò che viene detto.

3. Rivedi e aggiorna le tue politiche di pianificazione

Quando inizi per la prima volta a riorganizzare i turni, dovresti redigere a mano nuove politiche e procedure di pianificazione per tenere traccia di tutto. Decidi quali passaggi introdurrai (o eliminerai) per migliorare la pianificazione e quali suggerimenti diventeranno politiche. Stabilisci cosa è vietato e come si possono negoziare cambi e adattamenti flessibili degli orari (e quando).

4. Usa un software o strumenti di pianificazione

Puoi implementare il software una volta che hai redatto queste nuove politiche e ne hai parlato con i tuoi lavoratori. Inserisci tutti i dettagli e le richieste specifiche che hai raccolto e avvia il programma. Guarda come viene creato l'orario e discutine con le persone. Se tutto sembra a posto, applica il piano. Poi raccogli feedback, analizza come stanno andando ora le cose per l'azienda e perfeziona ancora, se necessario.

5. Sviluppa un processo standardizzato per le richieste di ferie

Le richieste di ferie sono probabilmente uno degli argomenti più delicati per te e per i tuoi dipendenti. Quindi, per evitare conflitti e rispettare richieste ragionevoli, sviluppa una politica semplificata per questa situazione. Spiega con quanto anticipo le persone devono chiedere, con quale frequenza si possono chiedere cambi di orario e così via. I dipendenti che non hanno tempo per ricaricarsi vanno in burnout e se ne vanno. È più semplice organizzare un orario ragionevole che bilanci le loro esigenze e quelle dell'azienda piuttosto che vedere tutto il tuo team lasciare il lavoro in un giorno.

Automazione dei processi manuali

Accanto all'automazione della pianificazione, è ragionevole automatizzare il più possibile le attività che i tuoi lavoratori devono svolgere. Non intendiamo eliminare del tutto i loro ruoli. Intendiamo fornire al tuo team strumenti preziosi per facilitare le attività monotone e risparmiare energia per il lavoro che conta davvero, come servire i clienti.

1. Identifica le attività che possono essere automatizzate

Anche in questo caso, parla con il tuo team e analizza individualmente cosa può e deve essere automatizzato. L'automazione riduce al minimo la possibilità di errori e aumenta la produttività senza sovraccaricare il tuo team. È molto importante. Qualsiasi piccola attività che fa perdere tempo e può essere svolta automaticamente dovrebbe essere affidata a un software.

2. Scegli gli strumenti di automazione necessari

Quando sai cosa fare, è il momento di scegliere gli strumenti. Se hai intenzione di avviare un'automazione su larga scala, integrando molte app e funzioni in un'unica rete, guarda Zapier. È uno strumento esteso che collega gli account dei tuoi social network, collega la posta elettronica al sistema CRM, integra strumenti di pagamento e feedback nel tuo dashboard e molto altro ancora.

Se hai bisogno di un'automazione più specifica e raffinata, guarda Google Docs. Il loro kit di strumenti può aiutarti ad automatizzare attività più piccole senza acquistare un pacchetto software separato — e farlo in modo efficiente.

Ti invitiamo a prestare particolare attenzione all'automazione dei processi di creazione delle etichette, che possono richiedere molto tempo ed essere soggetti a errori se tutto viene fatto manualmente. Le etichette si usano ovunque, dalla spedizione alla marcatura dei prodotti. Quindi, la creazione di etichette accurate migliora i processi della tua azienda.

Foxy Labels è uno strumento ideale per automatizzare la stampa delle etichette perché utilizza Google Docs come base. Trasferisce le informazioni dal tuo CRM e da altri strumenti in Google Docs, ti aiuta a creare etichette pulite ed eleganti per diversi scopi in questo ambiente e le invia subito in stampa. Questa app fa gran parte del lavoro mentre tu ti concentri su altre attività urgenti, senza preoccuparti di precisione e velocità.

3. Configura la tua automazione

Una volta configurato il tuo strumento di automazione, fai una prova e vedi dove sono i possibili colli di bottiglia. Raccogli il feedback dei lavoratori. Configura lo strumento finché non soddisfa le tue esigenze al 100%.

I tuoi lavoratori apprezzeranno gli strumenti di automazione come aggiunta al loro kit di lavoro, soprattutto se li aiuta a essere produttivi mantenendo un equilibrio tra vita professionale e vita privata. Anche la tua azienda ne trarrà molto vantaggio.