L'impatto della programmazione automatizzata sul bilancio tra vita lavorativa e vita privata dei dipendenti

Quando si tratta di pianificare e gestire i turni di lavoro, la principale preoccupazione è solitamente come un'azienda può beneficiarne. Ma ecco un consiglio dal corso di Gestione delle Risorse Umane 101: i dipendenti sono l'asset chiave. Se sono felici e motivati, possono aumentare i ricavi semplicemente grazie alla qualità del lavoro e dei servizi che offrono. Questa regola funziona anche al contrario: i dipendenti sovraccaricati e inascoltati sono meno inclini a contribuire al 101% al loro lavoro. Fanno solo il minimo richiesto, aspettando che il turno finisca – o non soddisfano nemmeno le aspettative minime di lavoro.

In aggiunta, la pianificazione automatizzata renderà più facile e più efficiente la conformità a nuove normative sulle condizioni di lavoro.

Sai questo come un proprietario d'azienda responsabile e intelligente, quindi concentriamoci su aspetti più tecnici. Come puoi automatizzare il tuo processo di pianificazione per aiutare i dipendenti ad avere turni ottimali, ottenere un buon equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e, in generale, sentirsi apprezzati?

In poche parole, devi scegliere uno strumento affidabile e potente per la pianificazione automatizzata. Poi, sei pronto a far crescere i tuoi ricavi e la soddisfazione e la retention dei dipendenti.

Vantaggi della Pianificazione Automatica dei Dipendenti

Un buon software di pianificazione dovrebbe aiutarti a raggiungere diversi obiettivi importanti legati alla forza lavoro e alle loro esigenze, quindi esploriamo questi vantaggi in dettaglio.

1. Costi Lavorativi Inferiori

Introdurre la pianificazione automatizzata non significa che assumerai automaticamente una persona perché non ne hai bisogno, e quindi risparmierai sui loro stipendi. Questo sarebbe un approccio irresponsabile. Invece, la pianificazione automatizzata ti permetterà di comprendere i collo di bottiglia del tuo approccio al personale e come migliorarlo. 

A sua volta, una distribuzione migliorata dei turni ti farà risparmiare sui compensi per straordinari, sulle spese per problemi di sicurezza, sugli incidenti o sulle perdite di denaro dai clienti persi o dalle turnazioni troppo sovraffollate durante la bassa stagione / orari del giorno meno richiesti.

Se guardiamo attentamente, tutto diventa chiaro. La pianificazione manuale è spesso involontariamente soggetta a bias e aperta a errori umani e azioni abituali. Pertanto, alcuni dipendenti possono essere assegnati a più turni mentre altri non ne riceveranno a sufficienza. Oppure turni difficili con molti clienti sono sotto-staffati o sono assegnati a lavoratori inesperti, mentre i periodi di inattività vedono un afflusso di lavoratori con poco da fare. 

I dipendenti stanchi tendono ad avere più incidenti, e i lavoratori inesperti potrebbero aver bisogno di più abilità per affrontare turni affollati. Tutto questo porta a perdite di denaro invece di generare profitto.

Quando esegui un'analisi fondamentale dei fattori da considerare e poi li integri nel tuo strumento di pianificazione, la macchina costruisce uno schema di turni equo. Tutti hanno la possibilità di riposare e tutti i turni sono adeguatamente strutturati per soddisfare la domanda.

2. Operazioni Semplificate

La pianificazione manuale include sempre dati importanti nel processo decisionale, quindi i problemi sorgeranno sempre. Qualcuno semplicemente non può presentarsi in un giorno o orario specifico o richiede un giorno di riposo invece di turni aggiuntivi di lavoro. Inoltre, il feedback e una comunicazione stretta con i dipendenti sono un must, preferibilmente raccolti in un unico posto, accessibile sia ai manager che ai dipendenti.

Un buon pianificatore automatico può incorporare tutte le richieste e i fattori senza 'dimenticare' nulla. Quindi, permetterà ai dipendenti di comunicare le loro preoccupazioni direttamente nell'app affinché le loro richieste non vengano smarrite. La pianificazione diventa semplificata ed efficiente, e le persone si sentono ascoltate e rispettate.

3. Maggiore Soddisfazione e Retention dei Dipendenti

Questo punto deriva dai due precedenti: quando i turni sono distribuiti in modo ragionevole, tutti hanno la loro parte di lavoro e tempo libero. Pertanto, c'è poco motivo per loro di lasciare. Il denaro è solo una parte della retention dei dipendenti. Un vero equilibrio tra vita lavorativa e vita privata è altrettanto importante quanto il compenso. Quindi, quando puoi creare turni che rispettano le esigenze e i diritti dei lavoratori (mentre tieni la tua azienda in movimento), fallo.

4. Conformità Completa

Parti della legislazione sul lavoro vengono regolarmente riviste per proteggere i lavoratori da trattamenti ingiusti. È difficile considerare tutti i nuovi requisiti mentre si creano turni manualmente. In particolare, le normative sulla pianificazione richiedono che i dipendenti debbano essere informati dei loro turni con largo anticipo in modo da poter regolare i loro piani o chiedere al loro datore di lavoro di spostare il loro turno in un altro orario. Informare le persone che il loro turno inizia tra un'ora o anche in 30 minuti è illegale (e irragionevole, a questo proposito). La pianificazione automatizzata ti consente di creare turni con largo anticipo e di conformarti a normative severe. L'automazione aiuta a collocare un lavoro che richiede 3-5 ore in mezza ora.  Quindi, puoi costruire turni adeguati in modo rapido e preciso senza ritardare questo compito angosciante.

5. Flessibilità della Forza Lavoro

Un buon strumento di pianificazione consente una comunicazione bidirezionale che consente ai lavoratori di esprimere la propria voce nella creazione del programma. Alcune persone possono avere ampie motivazioni per richiedere turni diversi o orari specifici della giornata, ed è ragionevole ascoltare queste richieste. Una volta che hanno inviato le loro richieste tramite lo strumento di pianificazione, questo può avvisarti riguardo a queste preferenze specifiche. Così non dovrai affannarti per trovare un sostituto all'ultimo minuto. La pianificazione automatica rende la flessibilità della forza lavoro un obiettivo raggiungibile, ed è fantastico.

6. Equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e processi automatizzati

Quando i turni vengono assegnati automaticamente con riguardo a una distribuzione equa di turni diurni e notturni, l'equilibrio generale tra vita lavorativa e vita privata dei tuoi lavoratori migliora. Puoi programmare lo strumento per adattarsi alle esigenze delle persone con bambini che richiedono orari specifici o altre motivazioni serie che le persone possono avere. Allora, avrai dipendenti devoti che investiranno il 200% nel loro lavoro e avranno meno esaurimenti o motivi per andarsene.

Tutto ciò che devi fare è ottenere un software che non trascuri dati preziosi mentre organizza i turni e che tenga traccia di una distribuzione equa degli stessi. Eviti una buona parte del lavoro monotono e soggetto a errori e costruisci un team forte, sano e altamente motivato per la tua attività.

Come Risolvere Adeguatamente i Problemi di Pianificazione

Ora che sai come un buon strumento di automazione può aiutarti e il tuo personale, esploriamo come avviare e perfezionare questo software per ottenere il massimo.

1. Identifica i tuoi specifici problemi di pianificazione

Ogni azienda è unica, e la tua organizzazione potrebbe affrontare problemi di pianificazione e personale diversi da quelli simili che altre organizzazioni affrontano. Quindi guarda attentamente quando e dove sorgono i tuoi problemi di pianificazione: in determinati orari della giornata, in determinati giorni, o stagionalmente. Sovraccarico di personale o carenza di personale? Abbinare i lavoratori a un turno? Assenteismo? Esaurimento e alto turnover? Identifica i problemi specifici da risolvere per primi.

2. Raccogli il feedback dei dipendenti sui problemi di pianificazione

Il passo successivo è ascoltare cosa hanno da dire le persone. Le loro osservazioni e richieste potrebbero essere le soluzioni ai problemi che hai identificato. Raccogli il feedback e verifica come si inserisce nelle aree problematiche che hai trovato. Le lamentele di una cronica carenza di lavoratori possono segnalare una carenza di personale o sui turni in cui più dipendenti dovrebbero presentarsi a lavorare. Esaurimento e desiderio di lasciare a causa di fatica e mancanza di equilibrio tra vita lavorativa e vita privata indicano una distribuzione iniqua dei turni. L'assenteismo è un segnale forte di un sistema rotto di avvisi di programmazione e pianificazione dei turni senza il coinvolgimento dei lavoratori. L'elenco può essere lungo; il tuo compito è ascoltare e sentire cosa viene detto.

3. Rivedi e aggiorna le tue politiche di pianificazione

Quando inizi a ristrutturare i turni, dovresti redigere nuove politiche e pratiche di pianificazione a mano per tenere traccia di tutto. Decidi quali passaggi introdurrai (o rimuoverai) per migliorare la pianificazione e quali suggerimenti diventeranno politiche. Dichiarare cosa è off-limits e come possono essere negoziati cambiamenti e aggiustamenti ai turni (e quando). 

4. Usa software o strumenti di pianificazione

Puoi implementare il software una volta che hai redatto queste nuove politiche e ne hai discusso con i tuoi lavoratori. Inserisci tutti i dettagli e le richieste specifiche che hai raccolto e avvia il programma. Vedi come viene creato il programma e discutine con le persone. Se tutto sembra a posto, applica il programma. Poi, raccogli feedback, analizzi come stanno andando le cose per l'azienda adesso e perfeziona ulteriormente, se necessario. 

5. Sviluppa un processo standardizzato per le richieste di ferie

Le richieste di ferie sono probabilmente uno dei temi più delicati per te e i tuoi dipendenti. Quindi, per evitare conflitti e onorare le loro richieste ragionevoli, sviluppa una politica semplificata per questa situazione. Spiega quanto tempo prima devono chiedere, con che frequenza possono chiedere cambiamenti ai turni, e così via. I dipendenti che non hanno il tempo di ricaricarsi si esauriscono e se ne vanno. È più semplice organizzare un programma ragionevole che bilanci le loro esigenze e le esigenze dell'azienda piuttosto che vedere l'intero team lasciare un giorno.

Automazione dei Processi Manuali

Insieme all'automazione della pianificazione, è ragionevole automatizzare i compiti che i tuoi lavoratori devono svolgere il più possibile. Non intendiamo tagliare completamente i loro ruoli. Vogliamo dare al tuo team strumenti preziosi per facilitare compiti monotoni e risparmiare energie per il lavoro che conta, come servire i clienti.

1. Identifica i compiti che possono essere automatizzati

Ancora una volta, parla con il tuo team e analizza individualmente cosa può e dovrebbe essere automatizzato. L'automazione minimizza la possibilità di errori e aumenta la produttività senza sovraccaricare il tuo team. Questo è molto importante. Qualsiasi piccolo compito che fa perdere tempo e che può essere eseguito automaticamente dovrebbe essere esternalizzato al software.

2. Scegli gli strumenti di automazione necessari

Quando sai cosa fare, è ora di scegliere gli strumenti. Se intendi implementare un'automazione su larga scala, integrando molte app e funzioni in un'unica rete, guarda Zapier. È uno strumento esteso che collega i tuoi account di social network, collega l'email al sistema CRM, integra i pagamenti e gli strumenti di feedback nel tuo dashboard, e molto altro.

Se hai bisogno di un'automazione più specifica e mirata, guarda Google Docs. Il loro toolkit può aiutare ad automatizzare compiti minori senza dover acquistare un pacchetto software separato – e farlo in modo efficiente.

Ti invitiamo a prestare particolare attenzione all'automazione dei processi di creazione di etichette, che possono richiedere molto tempo e essere aperti a errori se tutto viene fatto manualmente. Le etichette sono utilizzate ovunque, dalla spedizione alla marcatura dei prodotti.  Quindi, la creazione di etichette accurate migliora i tuoi processi aziendali.

Foxy Labels è uno strumento ottimale per l'automazione della stampa delle etichette perché utilizza Google Docs come base. Trasferisce informazioni dal tuo CRM e da altri strumenti in Google Docs, ti aiuta a creare etichette pulite e stilose per diversi scopi in questo ambiente, e le invia immediatamente alla stampa. Questa app svolge la maggior parte del lavoro mentre tu ti concentri su altri compiti urgenti, senza preoccuparti di accuratezza e velocità.

3. Configura la tua automazione

Una volta che hai impostato il tuo strumento di automazione, esegui un test e osserva dove potrebbero esserci i collo di bottiglia. Raccogli feedback dai lavoratori. Configura lo strumento fino a quando non soddisfa completamente le tue esigenze al 100%.

I tuoi lavoratori apprezzeranno gli strumenti di automazione come un'aggiunta al loro kit di strumenti, specialmente se aiuta a essere produttivi mantenendo un equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. La tua azienda avrà molti benefici da questo, così come.