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Automate client care with workflows for wellness coaches
Automate client care with workflows for wellness coaches
Reduce no shows, streamline habit coaching, and personalize touchpoints across your wellness coaching programs.
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Fidato da aziende in rapida crescita in tutto il mondo
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How Cal.com Workflows support wellness coaching
How Cal.com Workflows support wellness coaching
Set up flexible automations that guide clients from discovery to sustained behavior change.
Set up flexible automations that guide clients from discovery to sustained behavior change.
01
Capture leads and qualify clients
Use routing forms to segment leads by goals, location, and program fit, then automatically route to the right holistic health coach or corporate wellness coaching path.
02
Onboard and schedule the right sessions
Trigger welcome messages, collect intake data, and schedule assessments, 1 to 1 sessions, and group classes, all aligned to the client’s plan and availability.
03
Nurture, measure, and retain
Send timely reminders, habit check ins, and follow ups across email, SMS, and WhatsApp to reduce churn and improve outcomes for every online wellness coach.
Benefits for wellness coaches
Benefits for wellness coaches
Turn first interest into long term engagement with automated but personal client communication throughout the coaching journey.
Turn first interest into long term engagement with automated but personal client communication throughout the coaching journey.
01
Increase show rates and reduce churn
Automated confirmations, reminders, and reschedule flows dramatically cut no shows across assessments, coaching calls, and group sessions. Cal.com Workflows support email, SMS, and WhatsApp, so clients get nudges where they pay attention. Send pre session prep, link waivers, and share location or video details. After sessions, trigger notes and next steps to keep momentum. For wellness coaching programs, these timely touchpoints help clients follow through, strengthen trust, and steadily improve adherence to plans.
02
Personalize every client journey at scale
Create branching workflows based on client goals, program tier, attendance history, or corporate wellness coaching requirements. New stress management clients can receive a weekly check in, while nutrition focused members get daily reminders near mealtimes. Use variables and templates to keep communication personal without manual typing. Your brand, tone, and cadence remain consistent while each client gets exactly what they need.
03
Streamline operations and reclaim coaching time
Replace repetitive admin with automated scheduling, intake collection, payment confirmations, and post session follow ups. Connect calendars, video, and chat tools to eliminate friction. Use tags and triggers to coordinate multi coach teams, round robin assignments, and group cohorts. With manual tasks handled in the background, you can focus on coaching, content creation, and client outcomes, not chasing messages.
04
Prove progress and grow recurring revenue
Automate progress check ins and reactivation campaigns to maintain engagement beyond the first month. Nurture former clients with value based touchpoints and timely offers for renewals, higher tier packages, or seasonal wellness coaching programs. Use data driven triggers, such as missed sessions or plan completion, to send the right message at the right time and improve lifetime value.
Features built for modern coaching teams
Features built for modern coaching teams
Open source flexibility, API first architecture, and enterprise grade controls give you the freedom to design scheduling that fits your practice today and scales tomorrow.
Open source flexibility, API first architecture, and enterprise grade controls give you the freedom to design scheduling that fits your practice today and scales tomorrow.
Routing forms and lead qualification
Segment by goals, readiness, budget, and employer program, then route to the best coach, group, or cohort.
Multi channel reminders and follow ups
Send emails, SMS, and WhatsApp messages with branded templates and dynamic variables for context.
Flexible triggers and conditions
Start workflows on booking, reschedule, cancel, or time based checkpoints before and after sessions.
Packages, cohorts, and group events
Automate multi session packages, recurring classes, and cohort programs with attendance aware messaging.
Integrations and webhooks
Connect video tools, CRMs, Slack, Stripe, and EHR like systems via integrations, webhooks, and the Cal.com API.
Self hosting and admin controls
Choose hosted or self hosted, with SSO, role based permissions, and granular data retention settings.
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Tutti i tuoi strumenti chiave sincronizzati con i tuoi incontri
Cal.com funziona con tutte le app già presenti nel tuo flusso, assicurando che tutto funzioni perfettamente insieme.
Tutti i tuoi strumenti chiave sincronizzati con i tuoi incontri
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Domande frequenti
Domande frequenti
Queste sono alcune delle domande che ci vengono poste più frequentemente.
Queste sono alcune delle domande che ci vengono poste più frequentemente.
Can Cal.com support complex wellness coaching programs with cohorts and packages?
Yes. Use event types for packages, recurring series, and group sessions. Workflows can automate reminders, prep materials, and follow ups per attendee and per session.
How do I route leads to the right holistic health coach?
Use routing forms to collect goals and preferences, then auto assign to the right coach or calendar based on rules like specialty, availability, or location.
Can I send habit coaching check ins by SMS and WhatsApp?
Yes. Workflows support email, SMS, and WhatsApp. Configure timing and content, then personalize with variables such as client name, coach, and session details.
Does Cal.com work for corporate wellness coaching?
Yes. Create employer specific booking pages, route employees based on benefit tier, and automate reporting touchpoints and attendance reminders for cohorts.
How does Cal.com handle intake and consent?
Attach pre session forms, waivers, or links in booking confirmations and reminders. Trigger follow ups if forms are incomplete before the session.
Can I integrate with my CRM or notes app?
Yes. Use native integrations, Zapier, and webhooks, or the API to sync contacts, deals, notes, and outcomes with your existing systems.
Is Cal.com secure for client data?
Cal.com offers encryption in transit and at rest, role based access, SSO, audit logs, and the option to self host for maximum data control.
Can Cal.com support complex wellness coaching programs with cohorts and packages?
Yes. Use event types for packages, recurring series, and group sessions. Workflows can automate reminders, prep materials, and follow ups per attendee and per session.
How do I route leads to the right holistic health coach?
Use routing forms to collect goals and preferences, then auto assign to the right coach or calendar based on rules like specialty, availability, or location.
Can I send habit coaching check ins by SMS and WhatsApp?
Yes. Workflows support email, SMS, and WhatsApp. Configure timing and content, then personalize with variables such as client name, coach, and session details.
Does Cal.com work for corporate wellness coaching?
Yes. Create employer specific booking pages, route employees based on benefit tier, and automate reporting touchpoints and attendance reminders for cohorts.
How does Cal.com handle intake and consent?
Attach pre session forms, waivers, or links in booking confirmations and reminders. Trigger follow ups if forms are incomplete before the session.
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Non fidarti solo delle nostre parole
I nostri utenti sono i nostri migliori ambasciatori. Scopri perché siamo la scelta migliore per pianificare meeting.
"Più elegante di Calendly, più aperto di SavvyCal, Cal.com funziona ed è semplicemente perfetto. "
Flo Merian
Marketing del prodotto, Mintlify
Penso che Cal.com abbia una grande possibilità di creare una nuova categoria attorno all'essere sia eccellente che ben progettato.
Guillermo Rauch
CEO, Vercel
"Mi sono appena trasferito da Calendly a Cal.com."
Kent C. Dodds
Fondatore di EpicWeb.dev
"Ho appena provato ed è decisamente l'incontro più facile che abbia mai programmato!"
Aria Minaei
CEO, Theatre.JS
"Finalmente ho fatto il passaggio a Cal.com dopo non essere riuscito a trovare come modificare gli eventi nella dashboard di Calendly."
Ant Wilson
Co-Fondatore e CTO, Supabase
"At Navi, protecting personal health information is a non-negotiable, so choosing Cal.com for scheduling just makes sense."
Micah Friedland
CEO & Founder, Navi
"Più elegante di Calendly, più aperto di SavvyCal, Cal.com funziona ed è semplicemente perfetto. "
Flo Merian
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Penso che Cal.com abbia una grande possibilità di creare una nuova categoria attorno all'essere sia eccellente che ben progettato.
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