Cosa sono gli eventi collettivi?

Un evento collettivo è un formato di pianificazione in cui più ospiti o membri del team incontrano contemporaneamente un partecipante esterno o un gruppo. Invece di programmare ciascun ospite separatamente, l'evento riunisce tutti in un unico link di prenotazione. Ad esempio:

• Una demo di vendita in cui due account executive si uniscono a un ingegnere di soluzioni.

• Un colloquio di assunzione in cui un reclutatore e un manager di dipartimento incontrano un candidato insieme.

• Un kickoff di progetto in cui le parti interessate di design, sviluppo e prodotto si uniscono al cliente in una chiamata condivisa.

Questo tipo di pianificazione elimina interminabili comunicazioni avanti e indietro e assicura che le persone giuste siano sempre nella stanza.

Perché la pianificazione collettiva è importante per i team

I team di tutte le dimensioni spesso faticano ad allineare i calendari. Più persone sono coinvolte, più problemi di pianificazione si presentano. Gli eventi collettivi risolvono questi problemi semplificando il coordinamento e garantendo trasparenza.

Problemi comuni senza pianificazione collettiva

• Catene di email infinite per trovare un orario che funzioni per tutti.

• Rischi di prenotazione doppia quando diversi ospiti programmano separatamente.

• Opportunità perse a causa di tempi di risposta lenti.

• Confusione quando i partecipanti non sono sicuri di chi parteciperà all'incontro.

Vantaggi dell'adozione degli eventi collettivi

• Efficienza: Un link sostituisce dozzine di messaggi.

• Chiarezza: Tutti sanno esattamente chi sarà alla riunione.

• Professionalità: Un processo di prenotazione fluido riflette bene sulla tua organizzazione.

• Risparmio di tempo: I coordinatori spendono meno tempo a gestire i calendari.

Come configurare eventi collettivi in Cal.com

Impostare eventi collettivi in Cal.com è semplice ed efficiente. Segui questi passi per iniziare:

1. Accedi a Cal.com

Prima di tutto, crea un account Cal.com o accedi al tuo account esistente.

2. Crea un nuovo tipo di evento

Nel dashboard dei tipi di eventi, fai clic su '+ Nuovo' per creare un nuovo tipo di evento.

3. Seleziona un team e un tipo di evento

Nell'elenco a discesa, seleziona uno dei tuoi (sotto)team, quindi scegli 'evento collettivo' come tipo di evento. Compila i dettagli di base del tuo evento.

4. Configura i membri del team collettivo

Scegli i membri del team che dovrebbero far parte dell'evento collettivo. Puoi:

• Selezionare ciascun membro del team individualmente.

• Aggiungere tutti in uno specifico (sotto)team, inclusi i membri futuri.

5. Fai clic sulla disponibilità e seleziona il programma di disponibilità desiderata per tutti.

Utilizzerà la disponibilità 'predefinita' come standard.

Migliori pratiche per impostare eventi collettivi

Per massimizzare il valore della pianificazione collettiva, è importante configurare strategicamente i tuoi eventi.

1. Definisci chiaramente i tuoi ospiti

Scegli i membri del team giusti che devono essere nella stanza. Ad esempio, una consulenza tecnica può richiedere sia un product manager che un ingegnere di soluzioni. La chiarezza iniziale evita perdite di tempo in seguito.

2. Standardizza la disponibilità

Assicurati che gli ospiti abbiano ore di lavoro definite o tempi bloccati. Questo crea una disponibilità prevedibile e evita conflitti all'ultimo minuto.

3. Usa buffer e tempo di preparazione

Aggiungi buffer prima e dopo le riunioni in modo che gli ospiti possano prepararsi o fare un debriefing. Questo aiuta a garantire che le discussioni rimangano focalizzate e produttive.

4. Automatizza i promemoria e i follow-up

I promemoria riducono le assenze e i follow-up migliorano l'esperienza del cliente. Con i flussi di lavoro giusti, i partecipanti rimangono coinvolti senza sforzo manuale.

Applicazioni del mondo reale per eventi collettivi

La pianificazione collettiva è ampiamente adottata in settori in cui la collaborazione tra più partecipanti è fondamentale per il successo. Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso convincenti che evidenziano come la pianificazione collettiva semplifica il coordinamento e aumenta l'efficienza in vari settori.

Vendite e successo clienti

Nel settore delle vendite e del successo clienti, gli eventi collettivi garantiscono che account executive, esperti di prodotto e ingegneri possano incontrare i clienti in una singola sessione snella. Questo elimina ritardi di pianificazione e assicura che tutta l'esperienza necessaria sia disponibile contemporaneamente, migliorando le possibilità di chiudere accordi e risolvere rapidamente i problemi. Coordinando efficacemente gli orari, gli eventi collettivi offrono un'esperienza senza interruzioni e professionale ai clienti, risparmiando tempo e migliorando la soddisfazione del cliente.

Reclutamento e assunzione

Gli eventi collettivi semplificano il processo di pianificazione per il reclutamento riunendo reclutatori, manager delle assunzioni e responsabili tecnici in una sola sessione. Questo elimina la seccatura della pianificazione avanti e indietro, offrendo un'esperienza più fluida ed efficace per i candidati e il team di assunzione. Accelera il processo decisionale garantendo che tutti i principali attori siano presenti contemporaneamente, portando a processi di assunzione più rapidi ed efficienti.

Servizi professionali e consulenza

Nei servizi professionali e nella consulenza, gli eventi collettivi consentono a team di diversi dipartimenti come project manager, sviluppatori e designer di incontrare i clienti in una sessione unificata. Questo garantisce un fronte coordinato e professionale ed evita conflitti di pianificazione, migliorando efficienza, collaborazione e soddisfazione del cliente. Aiuta agenzie e consulenze a fornire servizi più snelli mentre si assicurano che tutte le prospettive siano affrontate in tempo reale.

Istruzione e sanità

Nell'istruzione e nella sanità, gli eventi collettivi consentono a istruttori, professionisti medici e specialisti di incontrare studenti, pazienti o famiglie, assicurando che tutti i partecipanti chiave siano presenti contemporaneamente. Questo approccio semplifica il processo di pianificazione, promuove una comunicazione più chiara e consente decisioni più rapide, migliorando i risultati e riducendo i ritardi in entrambi i settori.

Eventi collettivi vs pianificazione per turni (round robin scheduling)

Gli eventi collettivi permettono a un gruppo di persone di partecipare a un meeting o evento, ma la differenza chiave rispetto alla pianificazione per turni è che non coinvolgono la distribuzione dei compiti o delle fasce orarie. Invece, tutti i membri di un gruppo condividono la stessa disponibilità e un incontro viene pianificato quando tutti i partecipanti sono liberi. Questo è particolarmente utile per riunioni o eventi a livello di team in cui tutti devono essere presenti contemporaneamente, come un kickoff di progetto, una consulenza con un cliente o una demo di vendita che coinvolge più membri del team.

Al contrario, la pianificazione per turni assegna in modo equo compiti o fasce orarie tra gli individui, assicurandosi che ciascun membro del team riceva una parte equa di appuntamenti o riunioni. Questo metodo è ideale quando più persone in un team devono alternarsi nei tempi di incontro, come nell'assistenza al cliente o nelle consulenze individuali, dove il carico di lavoro è distribuito tra il team.

Vuoi saperne di più sulla pianificazione per turni e su come può beneficiare il tuo team? Leggi la nostra guida completa sulla pianificazione per turni qui.

Punti chiave dell'uso della pianificazione di eventi collettivi

Gli eventi collettivi risolvono una delle maggiori sfide di pianificazione: allineare più ospiti con partecipanti esterni. Adottando questo approccio, individui, team ed enti guadagnano efficienza, chiarezza e professionalità. Quando supportata da una piattaforma flessibile come Cal.com, la pianificazione collettiva diventa un abilitatore di crescita piuttosto che un problema che richiede tempo.

Pronto a semplificare la pianificazione collettiva per il tuo team? Scopri come Cal.com può aiutarti a coordinare eventi con fiducia.